陳素娟

【摘要】本文以劍川縣檔案館為例，分析了紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理體系中存在的問題，提出解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理問題的措施。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;紙質(zhì);驗(yàn)收;管理體系

云南省檔案局于2019年1月將劍川縣列入全省數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)縣，省發(fā)改委已將“劍川縣數(shù)字檔案館及其場(chǎng)館提升改造項(xiàng)目”列項(xiàng)審批并實(shí)施，總投資1500萬(wàn)元，建設(shè)內(nèi)容與規(guī)模為：建設(shè)劍川縣基礎(chǔ)數(shù)字信息平臺(tái)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、基礎(chǔ)輔助設(shè)施、服務(wù)設(shè)施等，制定一系列操作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，培養(yǎng)一支檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。隨著項(xiàng)目的實(shí)施，首先面臨的是紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理問題。本文分析我縣紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的問題，借鑒省局的研究成果，探討劍川縣檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理體系。

一、數(shù)字化項(xiàng)目研究現(xiàn)狀

（一）國(guó)外研究現(xiàn)狀。美國(guó)和英國(guó)是國(guó)外檔案數(shù)字化工作起步較早的國(guó)家。1994年，美國(guó)國(guó)家檔案文件局與美國(guó)研究圖書館團(tuán)體合作成立了一個(gè)數(shù)字檔案特別工作組，出臺(tái)了一份關(guān)于數(shù)字檔案的最終報(bào)告和建議。在這份報(bào)告中，提出了國(guó)家數(shù)字檔案館方案。同時(shí)，美國(guó)國(guó)家檔案文件局宣布將與美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)共同創(chuàng)建一個(gè)電子文件檔案館;英國(guó)公共檔案館也和倫敦大學(xué)合作推出了聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館計(jì)劃。檔案界學(xué)者紛紛對(duì)虛擬檔案項(xiàng)目建設(shè)開展了認(rèn)真細(xì)致的研究工作，自1996年戴維·比爾曼在十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上發(fā)表《虛擬檔案》以來(lái)，數(shù)字化檔案館問題開始成為檔案界研究的熱點(diǎn)。2010年，美國(guó)又提出智慧檔案館建設(shè)。

（二）國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀。在國(guó)家檔案局一系列政策標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)和規(guī)范下，2000年，國(guó)家檔案局在深圳召開了全國(guó)第一次數(shù)字檔案館建設(shè)研討會(huì)，拉開了全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。北京、上海等地先后開展數(shù)字檔案館建設(shè)。山東省已建成青島、淄博、威海、煙臺(tái)等8個(gè)市級(jí)數(shù)字檔案館和29個(gè)區(qū)縣級(jí)數(shù)字檔案館。這些研究與探索標(biāo)志著我國(guó)檔案數(shù)字化研究與實(shí)踐的開始。目前，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T31-2005）是我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作較為系統(tǒng)全面的規(guī)范指導(dǎo)。但國(guó)內(nèi)檔案界對(duì)數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)尚缺乏有效的技術(shù)手段和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。云南省檔案館開展的“紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究”項(xiàng)目，與浙江省檔案局研制開發(fā)的檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢系統(tǒng)有所不同，側(cè)重于紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系的研究，依據(jù)一系列可操作性較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)字化成果檢測(cè)指標(biāo)和流程逐一細(xì)化，逐項(xiàng)開展檔案數(shù)字化成果測(cè)試驗(yàn)收工作。從“紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究”項(xiàng)目的學(xué)術(shù)價(jià)值研究表明，本項(xiàng)目研究成果系統(tǒng)完整，進(jìn)一步補(bǔ)充與完善了國(guó)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)及流程管理，進(jìn)一步延伸并補(bǔ)充了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》內(nèi)容，對(duì)目前我縣檔案系統(tǒng)數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)的技術(shù)指標(biāo)和具體工作流程規(guī)范具在指導(dǎo)意義。

二、劍川縣紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理體系問題

（一）欠缺標(biāo)準(zhǔn)。我縣關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)建立還不夠完善，目前依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》在進(jìn)行，這套規(guī)范只提供一些相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，并未涉及配套的管理規(guī)范，比如在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，工作流程、標(biāo)準(zhǔn)表格等，沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定。

（二）工作流程銜接。紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的流程很多，其中有領(lǐng)取、編號(hào)、著錄、裝訂、掃描等等一系列的過程，其中哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響整個(gè)工作流程的進(jìn)展。比如，在存檔的過程中，其中的一頁(yè)上貼有半頁(yè)紙的證明，在編號(hào)的過程中，只編有一個(gè)號(hào)碼，但在掃描過程中，卻是兩頁(yè)，這種情況致使文件的編號(hào)與著錄的數(shù)據(jù)不一樣，導(dǎo)致數(shù)字化工作得不到有效銜接。

（三）存在的安全隱患。檔案原件的安全，為了使檔案安全無(wú)虞，將數(shù)字化的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)自身的實(shí)際狀況，制定符合自身?xiàng)l件的檔案領(lǐng)取及保管相關(guān)制度。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的數(shù)量比較多，數(shù)字化管理的過程中參與的工作人員又多，時(shí)常出現(xiàn)檔案資料查閱不到的情況。經(jīng)過數(shù)字化管理后，檔案的數(shù)據(jù)安全尤為重要，在著錄的環(huán)節(jié)里，參加工作的技術(shù)人員比較多，還有計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入等很多因素，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)也存在安全問題。

（四）數(shù)字化檔案法律效力爭(zhēng)議。原始的紙質(zhì)檔案上，蓋有單位公章及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，是具有法律效力的文件，同時(shí)還可作為憑證。受技術(shù)條件限制以及相關(guān)法律文件的影響，將原件進(jìn)行掃描后的數(shù)字檔案屬性，受到爭(zhēng)議和質(zhì)疑，得不到相關(guān)部門的認(rèn)可，數(shù)字檔案的利用，在個(gè)別情況下無(wú)法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

三、解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理問題的措施

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)，完善制度。檔案驗(yàn)收主要從以下幾個(gè)方面來(lái)完成：

1.數(shù)字化加工安全保密驗(yàn)收。安全保密包含兩方面的內(nèi)容：實(shí)體安全保密和信息安全保密。通過軟硬件及人員管理，實(shí)現(xiàn)全方位的安全管理。包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建、監(jiān)控設(shè)備的安裝（16個(gè)攝像頭）等。本單位的數(shù)字化管理中心對(duì)加工公司實(shí)行流程管理，通過對(duì)加工人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，增強(qiáng)人員安全意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等，確保檔案在數(shù)字化加工過程中的安全完整。驗(yàn)收小組檢查加工公司是否與縣檔案局簽訂“信息保密協(xié)議”、公司是否辦理《中華人民共和國(guó)國(guó)家秘密載體復(fù)制許可證》、工作人員是否持有云南省保密局頒發(fā)的《涉密人員上崗培訓(xùn)證》。檔案原件是否嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行管理。在未拆卷以前，如發(fā)現(xiàn)有缺失文件現(xiàn)象，必須填寫《館藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，經(jīng)簽字認(rèn)可后再進(jìn)行拆卷處理。下班之前，要檢查所有檔案是否進(jìn)箱、柜，檔案箱、柜鑰匙要由專人保管，并且由專人檢查水電、窗戶關(guān)閉后方可離開。在加工過程中，如發(fā)現(xiàn)文件屬秘密級(jí)以上，需登記文件所涉內(nèi)容。同時(shí)，不能隨便在文件上添寫任何字及符號(hào)，只能用2b鉛筆編寫頁(yè)碼。嚴(yán)禁將手機(jī)、相機(jī)、攝像機(jī)、私有移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備帶入加工現(xiàn)場(chǎng)。由于工作需要，每個(gè)公司只允許兩名管理人員在加工現(xiàn)場(chǎng)使用手機(jī)，其余員工只能在加工現(xiàn)場(chǎng)外或下班之后才能使用手機(jī)，如有違反上述規(guī)定，按相關(guān)規(guī)定處理。驗(yàn)收小組查看現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，注意下列事項(xiàng)：數(shù)字化加工過程中所使用的掃描儀、聲頻（視頻）采集卡等設(shè)備，必須符合相關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，主機(jī)不得有U盤插口，數(shù)字化加工所使用的計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)，必須嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)有關(guān)保密管理規(guī)定。使用的移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，按涉密載體進(jìn)行管理，不得在非涉密計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上使用，公司每天拷貝數(shù)據(jù)所用硬盤等，必須由專人在管理中心進(jìn)行登記后，方可領(lǐng)取使用，同時(shí)履行歸還登記手續(xù)。加工公司在合同履行結(jié)束離場(chǎng)時(shí)，所使用的電腦硬盤、移動(dòng)硬盤等數(shù)據(jù)載體需移交業(yè)主單位。

2.檔案掃描驗(yàn)收。檔案掃描是檔案數(shù)字化加工的中心環(huán)節(jié)，加工公司必須根據(jù)所掃描檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。檔案掃描驗(yàn)收上，主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進(jìn)行，是否反映檔案的原貌等。

3.圖像處理驗(yàn)收。檔案掃描圖像處理結(jié)束后加工公司必須對(duì)掃描圖像的偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行質(zhì)檢，對(duì)存在偏斜、污漬、不完整等問題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理，確保圖像完整無(wú)誤。加工公司質(zhì)檢完成后須認(rèn)真填寫“檔案數(shù)字化加工流程單”，對(duì)圖像處理結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)說明。

4.圖像存儲(chǔ)驗(yàn)收。加工公司在檔案圖像處理初驗(yàn)合格后，須對(duì)圖像文件進(jìn)行及時(shí)存儲(chǔ)。存儲(chǔ)格式分別采用TIFF格式和PDF格式兩種形式。在保證掃描圖像清晰可讀的前提下，以盡量減少存儲(chǔ)容量為原則，嚴(yán)禁以Word的插圖形式保存為Word文件。圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：同一批次檔案圖像數(shù)據(jù)要求分別采用TIFF格式和PDF格式兩種形式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，母盤采用TIFF格式進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)掛接備份則采用PDF格式進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案原文圖像數(shù)據(jù)審核驗(yàn)收主要檢查加工公司在檔案圖像處理完成后是否按圖像格式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，凡存儲(chǔ)格式不符合以上規(guī)定，采用JPG等格式保存的數(shù)據(jù)，一律重新處理圖像格式。圖像存儲(chǔ)的驗(yàn)收主要是數(shù)字化加工公司所提交的光盤或者移動(dòng)硬盤等其他存儲(chǔ)介質(zhì)，其圖像存儲(chǔ)的格式是否以TIFF（LZW）格式和PDF格式存儲(chǔ);存儲(chǔ)介質(zhì)中的每一份文件，是否都有與之對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，并以該檔號(hào)為掃描后的該份圖像文件命名。首先，檢查數(shù)據(jù)格式是否標(biāo)準(zhǔn)，所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。其次，檢查檔案的著錄，采用人工校對(duì)或自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、內(nèi)容是否規(guī)范和準(zhǔn)確。

5.目錄建庫(kù)驗(yàn)收。目錄建庫(kù)工作是此研究項(xiàng)目體系中一項(xiàng)很重要的組成部分，包括數(shù)據(jù)格式選擇、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和檔號(hào)唯一性選擇，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，每一份文件賦予一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，該檔號(hào)又作為這份文件掃描后的圖像文件命名的唯一性，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)工作中顯得十分重要。數(shù)據(jù)格式選擇：我們?cè)诩堎|(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究項(xiàng)目中，對(duì)目錄建庫(kù)主要是選擇通用數(shù)據(jù)格式（DBF、TXT、MDB），各數(shù)字化加工公司的數(shù)據(jù)移交時(shí)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為DBF格式，向劍川縣檔案館的局域網(wǎng)數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行導(dǎo)入，其所選定的數(shù)據(jù)格式都能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，按照國(guó)家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和《云南省檔案館檔案文件級(jí)目錄著錄要求》等規(guī)定建立規(guī)范化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

6.數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。掛接是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，各數(shù)字化加工公司將其加載到劍川縣檔案局（館）的數(shù)據(jù)服務(wù)器上。通過紫光檔案管理系統(tǒng)軟件，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，保證批量、快速地進(jìn)行掛接。

7.檔案文件級(jí)目錄及題名驗(yàn)收。在本類目錄數(shù)字化檔案驗(yàn)收中，我們根據(jù)國(guó)家檔案《DA/T18-1999國(guó)家檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》，并結(jié)合《云南省檔案館現(xiàn)行檔案文件級(jí)目錄著錄與掃描技術(shù)要求》和《云南省檔案館歷史檔案文件級(jí)目錄著錄及掃描要求》的具體規(guī)定對(duì)全宗號(hào)、止錄號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、文號(hào)、文件日期、起止頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目著錄質(zhì)量分項(xiàng)進(jìn)行。采用的方式是按照抽查比例，從每個(gè)驗(yàn)收檔案全宗中隨機(jī)調(diào)取部分檔案原件，對(duì)照數(shù)字化檔案條目和檔案原件逐條逐頁(yè)進(jìn)行對(duì)比驗(yàn)收。

8.檔案整理驗(yàn)收。掃描工作完成后，加工公司對(duì)拆除過裝訂物的檔案必須按檔案保管要求采用三孔一線的方法重新裝訂，裝訂必須保護(hù)檔案的實(shí)體不被損壞，保持案卷內(nèi)文件的排列排序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏，裝訂成品結(jié)實(shí)美觀。

9.數(shù)據(jù)備份驗(yàn)收。以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，還有最后一道驗(yàn)收工序，即對(duì)加工公司備份的數(shù)據(jù)驗(yàn)收。根據(jù)我們的要求，備份介質(zhì)采用一次性寫入光盤或移動(dòng)硬盤。至少備份三套，分別為兩套TIFF格式和一套PDF格式。在驗(yàn)收當(dāng)中需要注意的是：兩套TIFF格式的存儲(chǔ)介質(zhì)，必須是不同的品牌，以防止同批次的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)質(zhì)量問題，從而影響所有數(shù)據(jù)都不能使用。數(shù)據(jù)備份驗(yàn)收工作主要檢查圖片數(shù)據(jù)備份、目錄數(shù)據(jù)備份和備份數(shù)據(jù)是否能被計(jì)算機(jī)正確打開和讀取、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等，備份介質(zhì)是否有揭示存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)容的標(biāo)簽等。

（二）提高利用率，提高效益。創(chuàng)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要目的是進(jìn)行利用，在創(chuàng)建的過程中，對(duì)數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加強(qiáng)，使數(shù)字信息能夠真正存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，在保證檔案安全的前提下發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為社會(huì)提供方便的同時(shí)，提高效益。

（三）培養(yǎng)技術(shù)型專業(yè)人才。高技術(shù)型數(shù)字化的人才在建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)有著舉足輕重的地位，是確保數(shù)字化工作有效和快速進(jìn)展的主導(dǎo)人物。在創(chuàng)建過程中，檔案館應(yīng)號(hào)召職工學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)相關(guān)技能，提高工作能力。盡一切努力培養(yǎng)出一批檔案信息化建設(shè)的高標(biāo)準(zhǔn)人才，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作能夠順利高效進(jìn)展。