韓曉杰

摘 要：檔案信息管理安全化是事業(yè)單位管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，其根本工作目的是保證各項(xiàng)工作信息完整保存、提高檔案管理有效性。隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的提升，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理也積極引入信息管理技術(shù)，保證檔案管理安全，這與未來(lái)檔案管理工作信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)相符。但由于受到各種因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)檔案管理仍然存在眾多問(wèn)題，尤其是安全管理問(wèn)題非常突出。為了提高事業(yè)單位檔案信息安全管理水平，本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題展開(kāi)分析，提出解決對(duì)策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息;安全管理

檔案管理是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作信息和業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的記錄與管理，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其屬于公共服務(wù)單位，而有效的檔案管理則能使其公共服務(wù)職能質(zhì)量全面提升與充分發(fā)揮。由此可見(jiàn)，檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展與建設(shè)的重要性。如果無(wú)法保障檔案信息安全，會(huì)給事業(yè)單位檔案管理與業(yè)務(wù)開(kāi)展帶來(lái)較大的影響。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)必須提高對(duì)檔案信息安全管理的重視，基于實(shí)際管理問(wèn)題，采取有效的解決措施，從而進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息安全管理水平。

1 事業(yè)單位檔案信息管理中的安全問(wèn)題

1.1 物理安全問(wèn)題

事業(yè)單位檔案信息管理物理安全問(wèn)題指檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全問(wèn)題，如建筑與自然環(huán)境。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理大多為電子檔案管理形式，而電子檔案信息管理物理安全問(wèn)題則是指計(jì)算機(jī)軟、硬件安全問(wèn)題和存放環(huán)境的溫濕度等方面[1]。一些計(jì)算機(jī)自帶軟件存在漏洞，使檔案在使用中出現(xiàn)病毒性損壞。硬件問(wèn)題的存在表明檔案存儲(chǔ)空間不夠，難以被讀取;存儲(chǔ)空間外部溫濕度大則會(huì)對(duì)電子設(shè)備造成極大損壞。

1.2 技術(shù)安全問(wèn)題

雖然當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給人們生活與工作帶來(lái)極大的便利，事業(yè)單位檔案管理也是如此，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)減輕管理人員工作負(fù)擔(dān)，提高管理效率，檔案管理朝向科學(xué)化方向發(fā)展。但網(wǎng)絡(luò)是虛擬的，計(jì)算機(jī)技術(shù)最大的弊端是存在眾多安全風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案信息安全管理工作難度增加。檔案信息儲(chǔ)存設(shè)備在日常使用中很可能會(huì)遭受黑客的攻擊或病毒侵害，常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)軟件更新和運(yùn)行都會(huì)產(chǎn)生安全隱患，如果計(jì)算機(jī)安全等級(jí)低、缺乏防護(hù)裝置，必定會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作[2]。技術(shù)安全問(wèn)題一旦發(fā)生，則會(huì)導(dǎo)致大量檔案信息未被備份保存，檔案信息丟失。

1.3 管理人員安全意識(shí)與專業(yè)能力不足

事業(yè)單位檔案管理人員工作思想存在偏差，認(rèn)為檔案信息安全管理只是對(duì)現(xiàn)有安全機(jī)制進(jìn)行操作，只需保障檔案信息管理系統(tǒng)的安全就可避免用戶信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生。安裝殺毒軟件并不能完全保證檔案信息管理系統(tǒng)的安全，需要管理人員及時(shí)更新與維護(hù)，管理人員過(guò)于依賴防火墻會(huì)給安全系統(tǒng)造成極大隱患，加上一些人員自身計(jì)算機(jī)能力與軟件操作能力不足，不能合理運(yùn)用與發(fā)揮防火軟件的作用，導(dǎo)致防火墻軟件中存在漏洞[3]。

2 提高事業(yè)單位檔案信息安全管理水平的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)物理保護(hù)

物理保護(hù)是提高事業(yè)單位檔案信息安全管理水平的主要途徑。物理保護(hù)要求人員全方面考慮到檔案儲(chǔ)存環(huán)境和存儲(chǔ)設(shè)施的安全問(wèn)題。檔案存儲(chǔ)于檔案室，因此要特殊規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案室，規(guī)劃設(shè)計(jì)完成之后進(jìn)行安全評(píng)估，主要對(duì)檔案室防火防盜、溫濕度等方面進(jìn)行安全評(píng)估，然后再根據(jù)事業(yè)單位檔案信息安全管理實(shí)際需求，配備相應(yīng)的管理設(shè)施，存儲(chǔ)環(huán)境與存儲(chǔ)設(shè)施的完善保障了檔案管理作用的充分發(fā)揮。計(jì)算機(jī)軟、硬件安全管理也屬于物理保護(hù)的范圍，所以在計(jì)算機(jī)軟、硬件的選擇上事業(yè)單位一定要選擇安全性能高、實(shí)用性強(qiáng)的產(chǎn)品。通常情況下，很少有計(jì)算機(jī)自帶的軟件存在安全問(wèn)題，但在系統(tǒng)的重新安裝和運(yùn)行中可能會(huì)存在漏洞，進(jìn)而造成檔案信息的損壞與丟失，對(duì)此則需在軟件運(yùn)行過(guò)程中加強(qiáng)安全防護(hù)。

2.2 加強(qiáng)技術(shù)保護(hù)

發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的前提是要合理運(yùn)用該技術(shù)。所以，事業(yè)單位在檔案信息安全管理之前應(yīng)建立完善的信息安全防火墻和安全管理體系，保障檔案信息管理安全化與科學(xué)化，提高管理效率。建立檔案信息安全防火墻可利用網(wǎng)絡(luò)虛擬技術(shù)，避免網(wǎng)絡(luò)黑客與病毒的入侵;利用云技術(shù)建立共享信息數(shù)據(jù)云端口，防止操作失誤和計(jì)算機(jī)故障，維護(hù)檔案信息的完整性與安全性[4]。網(wǎng)絡(luò)安全，才能確保檔案信息管理安全水平的提高，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好各類檔案材料的備份，減少信息存儲(chǔ)空間的壓力，哪怕出現(xiàn)檔案材料的丟失，依然有備份材料可供參考，確保檔案信息的有

效性。

2.3 提高管理人員安全意識(shí)與專業(yè)能力

事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)安全和管理水平的提升的重點(diǎn)是提高管理人員安全與專業(yè)能力。事業(yè)單位要為檔案信息安全管理人員提供相關(guān)培訓(xùn)，以此提升他們對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)知水平，并增強(qiáng)工作責(zé)任心。檔案管理人員完成檔案信息管理與軟件操作之后，需及時(shí)關(guān)閉管理系統(tǒng)，目的是防止密碼泄露，定期電腦進(jìn)行全面體檢，排查潛在病毒[5]。提供網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和安全防護(hù)能力，針對(duì)新安裝的網(wǎng)絡(luò)管理軟件要徹底審查，保證軟件安全性，嚴(yán)禁直接接入沒(méi)有保護(hù)措施的移動(dòng)設(shè)備，維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)安全，對(duì)于那些來(lái)歷不明的軟件更不能直接使用。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化是未來(lái)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，當(dāng)前已經(jīng)有越來(lái)越多的事業(yè)單位意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，正在積極建設(shè)檔案網(wǎng)站、開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)和應(yīng)用先進(jìn)管理軟件。但在管理方式與技術(shù)方面依然存在一些問(wèn)題，對(duì)此要求事業(yè)單位必須站在客觀角度，跟隨客觀網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，積極應(yīng)用信息安全技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中，加強(qiáng)對(duì)管理人員安全教育和專業(yè)培訓(xùn)，做好物理與技術(shù)保護(hù)，這樣才能不斷提高檔案信息安全管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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