喬燕芳

摘 要：在經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展潮流下，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科技水平日益提高，已經(jīng)走在了世界的前列。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)了制度的更新?lián)Q代，各種產(chǎn)業(yè)形式的創(chuàng)新和制度規(guī)范的進(jìn)步，文書檔案管理作為企業(yè)和單位各種工作的詳細(xì)記錄和總結(jié)，是企業(yè)和單位發(fā)展借鑒的一項(xiàng)重要參考，重視對(duì)文書檔案工作的管理，能夠加強(qiáng)制度管理，完善行為規(guī)范，形成高效的工作作風(fēng)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，減少企業(yè)損失和彌補(bǔ)缺點(diǎn)。這篇文章就來(lái)一起探究一下基層檔案管理員怎么做好文書檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;文書檔案管理;專業(yè)素質(zhì);智能信息化

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，各行業(yè)和單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展前景遼闊，產(chǎn)業(yè)和單位的信息管理工作也得到了一定的重視，但是信息管理不只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的歸納總結(jié)的工作，還包括很多的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行反饋和借鑒的信息利用工作，要通過(guò)對(duì)工作信息的總結(jié)整理，形成經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和工作報(bào)告，進(jìn)行針對(duì)性的學(xué)習(xí)，以便能夠在以后的工作中得到充分的發(fā)揮和作用。基層檔案管理工作影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性認(rèn)知，文書檔案管理的工作可以提高企業(yè)的協(xié)作能力和可持續(xù)發(fā)展。所以要重視基層檔案管理工作，做好文書檔案管理的工作。

1 企業(yè)和單位基層檔案管理工作的作用和意義

做好基層檔案管理工作，會(huì)形成制度性的工作行為規(guī)范，強(qiáng)化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，幫助企業(yè)和單位工作的開(kāi)展和進(jìn)步。加強(qiáng)文書檔案管理工作的重視，能夠促進(jìn)工作人員的工作效率，提高企業(yè)和單位部門的經(jīng)濟(jì)利益。

首先是可以為以后的日常工作提供檔案依據(jù)，形成經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，方便了企業(yè)和單位工作人員工作的方向和措施，能夠根據(jù)檔案經(jīng)驗(yàn)做出更加高效的選擇，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和單位的利益最大化。企業(yè)利益得到了滿足，就會(huì)提高工作人員的工作積極性，為企業(yè)產(chǎn)生更加強(qiáng)大的工作動(dòng)力，檔案管理的作用也產(chǎn)生了最大化，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展和提高了競(jìng)

爭(zhēng)力。

其次可以形成強(qiáng)有力的制度建設(shè)，用制度制約工作人員的行為，提高辦公質(zhì)量，便于開(kāi)展更加多元化的企業(yè)活動(dòng)，加快企業(yè)與市場(chǎng)的緊密聯(lián)系，提高競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。制度的規(guī)范和完善，能夠是工作行為得到制約和規(guī)范，向企業(yè)外部展現(xiàn)除了企業(yè)的風(fēng)采，形成隱形的競(jìng)爭(zhēng)力，提高了企業(yè)在社會(huì)中的地位，使企業(yè)能夠在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中獲得主動(dòng)權(quán)。

最后有利于企業(yè)和單位的內(nèi)部發(fā)展和進(jìn)步，檔案記錄可以總結(jié)和反思企業(yè)活動(dòng)的作用和意義，活動(dòng)過(guò)后開(kāi)展企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，將檔案記錄作為參考資料，形成經(jīng)驗(yàn)，指出企業(yè)內(nèi)部的不足和部門之間的問(wèn)題?；鶎訖n案管理員的業(yè)務(wù)水平的提高，能夠?yàn)槠髽I(yè)其他工作人員的工作提供間接性的進(jìn)步，能夠加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系，合作共贏，提高外在競(jìng)爭(zhēng)力，形成實(shí)力優(yōu)勢(shì)。

2 基層檔案管理工作存在的問(wèn)題以及針對(duì)問(wèn)題應(yīng)該采取的對(duì)策

2.1 基層檔案管理工作存在的問(wèn)題

首先是基層檔案管理工作人員的專業(yè)能力不高。檔案管理工作聽(tīng)起來(lái)是一件簡(jiǎn)單的工作，你可能覺(jué)得這個(gè)工作只要會(huì)分類、總結(jié)和記錄就可以了，但是檔案管理工作是一件細(xì)微精致的工作，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)性要求是很高的，必須懂得檔案管理的一些重要性知識(shí)和技能。否則，就會(huì)很容易出差錯(cuò)，造成檔案管理工作的作用丟失。基層檔案管理者的業(yè)務(wù)水平不足會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)和單位的日常工作進(jìn)程，沒(méi)有很好的活動(dòng)借鑒和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的失誤和損失，產(chǎn)生企業(yè)資金的浪費(fèi)和人員的分配不合理現(xiàn)象。

其次是基層檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員安排不夠明確。基層管理工作的開(kāi)展也需要依靠工作分明和責(zé)任清楚的機(jī)構(gòu)設(shè)置，如果進(jìn)行任務(wù)分配，產(chǎn)生了責(zé)任推脫的現(xiàn)象，往往會(huì)造成效率低下和浪費(fèi)資源的結(jié)果，因此，機(jī)構(gòu)設(shè)置的明確和工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)該有一個(gè)清晰的認(rèn)知，必須保證檔案管理的純潔性，才能保證檔案管理工作的作用?；鶎訖n案管理部門設(shè)置不合理，導(dǎo)致責(zé)任不明確和工作效率低下，產(chǎn)生可以避免的問(wèn)題卻沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性的解決，機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員的分配在檔案管理工作中是非常重要的工作方式，好的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分配的合理，會(huì)加快檔案管理工作的進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)和單位的發(fā)展進(jìn)步。

最后就是領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門對(duì)于檔案管理工作的不重視態(tài)度。這種不重視的態(tài)度造成了企業(yè)各單位內(nèi)部關(guān)于檔案管理工作的制度不夠完善，沒(méi)有形成有效的工作形式和懲處方式，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于大局的發(fā)展問(wèn)題沒(méi)有認(rèn)識(shí)清楚。所以領(lǐng)導(dǎo)的不重視就會(huì)到來(lái)基層檔案管理的工作人員的懈怠行為，使檔案管理的作用微乎其微，嚴(yán)重影響了企業(yè)和單位的發(fā)展進(jìn)步。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)單位和企業(yè)的頭腦，要懂得內(nèi)部缺陷和應(yīng)該解決的措施，保證工作的順利進(jìn)行，并且要將損失最小化，將成果最大化，因此領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)和單位的成功活動(dòng)減少、經(jīng)濟(jì)效益不樂(lè)觀的現(xiàn)象。

2.2 針對(duì)基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題應(yīng)該采取的對(duì)策

在明確基層檔案管理工作的重要意義之后，要優(yōu)先錄取具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理工作人員。檔案管理工作人員的專業(yè)性知識(shí)會(huì)對(duì)檔案的整理分類、歸納總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)分析和報(bào)告撰寫等方面具有專業(yè)性的工作，能夠?qū)n案管理的作用發(fā)揮到最大化，形成工作經(jīng)驗(yàn)，取其精華，應(yīng)用到工作當(dāng)中去，提高企業(yè)和單位的工作效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?；鶎訖n案管理工作人員也必須要具有積極向上的樂(lè)觀心態(tài)，要懂得讓領(lǐng)導(dǎo)重視，提高自己的工作能力，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，吸收借鑒先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提高自己的專業(yè)能力。

企業(yè)和單位內(nèi)部要提高思想覺(jué)悟，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，積極完善檔案管理的制度規(guī)范，對(duì)工作人員提出更高的要求，為企業(yè)的單位的發(fā)展提高競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)也要讓領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，將檔案管理加入到工作會(huì)議中去，向全體內(nèi)部人員介紹檔案管理的重要性，形成從上到下的行為規(guī)范。制度的完善也是檔案管理工作的基礎(chǔ)性要求，確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提高企業(yè)和單位的經(jīng)濟(jì)利益。

引進(jìn)世界先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和制度要求，取其精華去其槽粕，掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，促進(jìn)各部門的協(xié)調(diào)合作。檔案管理對(duì)于內(nèi)部工作的好處非常重要，可以進(jìn)行創(chuàng)新式的為員工謀求利益，方便企業(yè)和單位內(nèi)部的合作和進(jìn)步。比如，企業(yè)和單位內(nèi)部人員的信息和工作經(jīng)歷，都是檔案管理的重要內(nèi)容，有了制度優(yōu)勢(shì)和部門協(xié)調(diào)，能夠更方便快捷地加強(qiáng)內(nèi)部聯(lián)系，打通內(nèi)部工作方式，提高工作效率。

積極響應(yīng)國(guó)家提倡的云服務(wù)工作方式，在檔案管理工作中，加入智能化和信息化的科學(xué)技術(shù)，使檔案管理工作更加方便智能，一定能大幅度提高工作效率，提高檔案管理工作的綜合能力。信息化和智能化技術(shù)的應(yīng)用，會(huì)使檔案管理中的文件的整理、歸納、形成報(bào)告等專業(yè)性很強(qiáng)的工作更加便捷和智能化，分類更加明確，能夠是非專業(yè)人員更加直觀的分析數(shù)據(jù)幫助工作。

3 總結(jié)

為了能夠使我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展繼續(xù)保持良好的發(fā)展前景，各企業(yè)和單位應(yīng)該重視每一項(xiàng)工作的重要任務(wù)，檔案管理作為企業(yè)和單位的活動(dòng)記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的工作，起到了能夠幫助工作減少困難的錯(cuò)誤的作用，能夠提高業(yè)務(wù)效率，產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益。因此，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，完善內(nèi)部制度建設(shè)，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)部門之間的協(xié)調(diào)和合作能力，檔案管理工作人員要具備優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)性知識(shí)，利用智能化和信息化技術(shù)，完成檔案管理工作的創(chuàng)新性升級(jí)，做好自身的文書檔案管理工作。基層檔案管理員的工作完成，能夠促進(jìn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，提高國(guó)家實(shí)力。

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