李菲

摘 要：新時代賦予了事業(yè)單位新的任務(wù)，而事業(yè)單位中的檔案管理工作也變得更加規(guī)范和嚴(yán)格。對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作能夠在很大程度上促進(jìn)體制內(nèi)工作的順暢有序及高效?；诖?，本文針對事業(yè)單位人事檔案管理重要性進(jìn)行分析，探究人事檔案在事業(yè)單位中的價值體現(xiàn)，并根據(jù)相關(guān)的問題提出事業(yè)單位在人事檔案管理中的一些有效性意見。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人才;檔案管理

1 引言

隨著社會進(jìn)程的持續(xù)加快，人才成為行業(yè)與行業(yè)之間的競爭關(guān)鍵點。對于每一個單位而言，如何選好人、用好人成為大問題。做好事業(yè)單位人事檔案管理，才能夠為人事工作提供規(guī)范管理、科學(xué)決策，并且能夠為后續(xù)的人才開發(fā)、人才使用、制定人才計劃等提供準(zhǔn)確的信息，所以，事業(yè)單位落實人事檔案管理工作意義非凡。

2 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

現(xiàn)代管理學(xué)的思想本質(zhì)上是對人這一核心進(jìn)行管理。具體到人力資源管理領(lǐng)域，主要是要通過完備的人力資源管理體系以及內(nèi)容來確保人員配置科學(xué)合理，提升單位人才競爭力。在這一過程中，需要充分利用人事檔案這一重要的資源，進(jìn)而提升人資管理的實效。一方面，人事檔案是人力資源管理的主要依據(jù)和基礎(chǔ)，它集中反映了人力資源的基本情況，體現(xiàn)了“人”的歷史和現(xiàn)狀。從這個方面來看，人事檔案能夠幫助相關(guān)單位全面地考察了解和正確選拔相應(yīng)的優(yōu)秀員工。另一方面，人事檔案管理工作不能脫離人力資源管理，必須緊密貼合人力資源管理的目標(biāo)和要求。也就是說，單位要充分發(fā)揮好人事檔案的重要作用，及時將人力資源管理中的相關(guān)內(nèi)容記錄到人事

檔案。

3 當(dāng)前事業(yè)單位職工人事檔案管理出現(xiàn)的矛盾和問題

1）人事檔案管理工作。如果想更加規(guī)范，就必須制定相應(yīng)的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會根據(jù)自身的經(jīng)驗和習(xí)慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習(xí)慣，所以勢必會讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細(xì)化人事檔案管理工作，給予其精準(zhǔn)的指導(dǎo)以及有效的約束，促進(jìn)人事檔案管理精準(zhǔn)與規(guī)范性的提升。除此之外，如今一些機關(guān)事業(yè)單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強這一方面的改善迫在眉睫。

2）人事檔案管理設(shè)施缺乏。伴隨當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度進(jìn)一步加快，電子化技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，電子文本逐步代替了原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案盡管可以對單位人事的情況進(jìn)行有效的記錄，然而紙質(zhì)檔案具有很大的缺點，比如說，無法有效的保存紙質(zhì)材料，隨著時間的增長以及翻閱次數(shù)的增加會導(dǎo)致紙張出現(xiàn)丟失或破損等情況，當(dāng)前社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度進(jìn)一步加快，人事檔案逐步開始使用網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營管理，但是因為某些單位不重視檔案的管理，檔案管理部門沒有進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，造成很多管理設(shè)施缺乏，很多人事記錄掃描件、復(fù)印件無法有效的向網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中傳輸，造成人事檔案管理過程中缺乏準(zhǔn)確性。

3）相關(guān)工作人員不夠?qū)I(yè)。一些管理人員對人事檔案管理認(rèn)知存在偏差，在人力資源的調(diào)配方面存在嚴(yán)重不足，也沒有根據(jù)本單位自身的工作性質(zhì)篩選出適合檔案管理的人員。專業(yè)性不強主要表現(xiàn)在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，從事人事檔案管理工作多數(shù)都是“半路出家”，致使在實際的檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)漏洞。同時，人事檔案管理工作是一項有著自身一套完整理論、法規(guī)和方法的工作，具有獨立的任務(wù)和程序，從事該項工作的人員需要一定的時間和基礎(chǔ)去進(jìn)行學(xué)習(xí)，而當(dāng)前許多單位對檔案管理工作人員的調(diào)動頻繁，勢必會影響檔案管理工作的正常運行。

4 加強人事檔案管理的措施

1）提升重視程度，完善管理思維。人事制度的變遷對人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國的地位非常高，是人們在社會環(huán)境中生存的重要證明之一。隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的地位和權(quán)威受到了極大的挑戰(zhàn)，所以新時期政府要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益堅持發(fā)展的思路。新經(jīng)濟常態(tài)背景下，人才是各機關(guān)組織之間競爭的實質(zhì)，而人事檔案管理有助于事業(yè)單位對人才進(jìn)行發(fā)掘，并將其留住，同時讓事業(yè)單位更好地進(jìn)行管理創(chuàng)新和經(jīng)營改革。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需讓人事檔案管理部門和檔案人員之間的合作更加緊密，對之前與新時代背景不適應(yīng)的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

2）建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率。第一，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，實現(xiàn)對人事檔案中信息資源的分類處理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，強化人事檔案在決策咨詢以及管理咨詢領(lǐng)域的作用。第二，綜合利用云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云儲存技術(shù)來強化人事檔案信息化建設(shè)，探索人事檔案資源共享，確保人事檔案能夠服務(wù)于上下級單位之間的人才流動工作。第三，進(jìn)一步利用數(shù)字掃描技術(shù)以及數(shù)字微縮技術(shù)對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保人事檔案中內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性，提升人力資源管理效率。

3）加強人事檔案管理隊伍的建設(shè)。用人單位要想加強人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊伍的建設(shè)進(jìn)行強化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質(zhì)較好、具有較強責(zé)任心的人員進(jìn)行人事檔案的管理。另外還需要進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，讓檔案管理人員具有較強的專業(yè)水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高。與此同時，還需要積極落實相關(guān)人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過程中需要依照檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來進(jìn)行落實，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質(zhì)量提高。

4）完善檔案收集工作，提升管理質(zhì)量。機關(guān)事業(yè)單位需安排專人負(fù)責(zé)各項管理工作，從而讓人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)一步加快。同時把相關(guān)規(guī)定內(nèi)容結(jié)合起來，不斷完善人事部門檔案庫房的管理工作人員與基礎(chǔ)設(shè)施，安排專門的人員具體負(fù)責(zé)每個人的檔案。同時，庫房應(yīng)具備防火、防盜，以及防潮等多項功能，且鐵制存儲柜也不可少，以對檔案進(jìn)行妥善儲存，配備好空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備與管理工具。另外，結(jié)合實際管理需求，對人事檔案管理制度予以進(jìn)一步完善，優(yōu)化其檔案功能，保證檔案記錄內(nèi)容更加真實，增強其客觀性，并向事業(yè)單位提供更可靠的參考依據(jù)，幫助其有效落實各項人事決策，讓事業(yè)單位能夠更好地開展人才選拔工作。

5 結(jié)束語

總而言之，高質(zhì)量的人事檔案管理是一項非常重要的信息資源，對個人和事業(yè)單位都有著非常重要的實用價值。事業(yè)單位須順應(yīng)時代的發(fā)展，加強人事檔案管理隊伍建設(shè)，對人事檔案管理人員的專業(yè)能力有嚴(yán)格地把控，多途徑和措施及時全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，認(rèn)識到人事檔案管理電子化的重要性和必要性，對我國事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新及提高有著至關(guān)重要的推動作用。

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