姜婷婷

摘 要：作為企業(yè)實現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要依托，檔案對于企業(yè)而言有著十分重要的決策參考價值與歷史價值。新時期，企業(yè)在展開檔案管理工作時，因形勢的變化而面臨著一系列全新挑戰(zhàn)，也不可避免地出現(xiàn)了一些新問題，這就要求企業(yè)對問題進(jìn)行科學(xué)分析，把握其成因，在此基礎(chǔ)上采取科學(xué)對策有效解決問題，以此切實提高檔案管理工作水平，最大限度地發(fā)揮檔案對于自身發(fā)展的積極促進(jìn)作用。為此，本文主要對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題展開分析，探討企業(yè)有效改善檔案管理質(zhì)量的具體對策，旨在提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題;對策

檔案管理工作是企業(yè)整體管理工作的重要組成，其是指對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營與管理實踐中形成的各類具備保存與參考借鑒價值的重要文件資料進(jìn)行有序管理的一項管理工作，對于企業(yè)實現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展而言，有著十分重要的意義[1]。新時期下，企業(yè)在展開檔案管理工作時也出現(xiàn)了一系列不同于以往的問題，企業(yè)必須深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性，采取有效對策解決存在于檔案管理工作中的問題，切實增強檔案管理實效性。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 缺乏對于檔案管理工作的應(yīng)有重視力度

伴隨企業(yè)面臨的市場競爭日趨激烈，企業(yè)的注意力日漸集中于生產(chǎn)經(jīng)營工作，對于檔案管理則缺乏應(yīng)有的重視力度[2]。究其原因，出現(xiàn)這一問題主要在于企業(yè)沒有深刻把握檔案管理工作水平與生產(chǎn)經(jīng)營水平之間的關(guān)系、沒有充分認(rèn)識檔案管理工作對于經(jīng)濟效益提升所具備的積極促進(jìn)作用，導(dǎo)致檔案管理部門在企業(yè)中處于邊緣地位，檔案管理在大部分時間流于形式而缺乏實效，與此同時檔案信息泄露與重要檔案丟失的情況也經(jīng)常發(fā)生，這在很大程度上對于企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

1.2 未能為檔案管理工作提供軟硬件環(huán)境支持

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理部門在展開管理實踐時，往往缺乏相應(yīng)的軟件與硬件環(huán)境。一方面，由于企業(yè)缺乏檔案信息化意識，因而沒有意識到開發(fā)檔案管理軟件對于提升檔案管理水平所具備的重要意義，導(dǎo)致檔案管理缺乏軟件支撐;另一方面，企業(yè)給予檔案管理部門的資金支持也不夠充分，因而檔案管理部門在計算機、掃描儀等硬件設(shè)施方面同樣較為欠缺，因而無法有效展開檔案數(shù)字化工作。此外，由于企業(yè)缺乏檔案管理意識，因而企業(yè)內(nèi)部也沒有形成有利于檔案管理工作順利展開的環(huán)境氛圍。

1.3 檔案管理方法與模式較為落后

受制于主客觀各方面因素影響，目前企業(yè)在檔案管理實踐中所采取的仍為傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理方法和人工歸檔整理模式，因而不僅效率低下，而且也難以有效保障檔案材料信息的真實性與可靠性。與此同時，由于紙質(zhì)檔案易受氣候和保存環(huán)境等外部因素的影響，因而有效保存難度較大，很容易出現(xiàn)破損、蟲蝕等情況，不利于企業(yè)的檔案應(yīng)用與管理實踐。

2 企業(yè)有效改善檔案管理質(zhì)量的具體對策

2.1 增強檔案管理意識

新時期，企業(yè)必須增強檔案管理意識，深入理解檔案這一重要文獻(xiàn)資料的歷史價值與決策參考價值，全面把握檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營實踐之間的關(guān)系，充分認(rèn)識改善檔案管理工作成效對于提升經(jīng)濟效益的積極促進(jìn)作用。企業(yè)應(yīng)站在全局高度認(rèn)識檔案管理工作，將提高檔案管理工作水平上升為一項企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，做好相應(yīng)頂層設(shè)計與實踐規(guī)劃，科學(xué)確定檔案管理工作在短期與長期的目標(biāo)，進(jìn)而有效地推進(jìn)檔案管理質(zhì)量改善。在此方面，企業(yè)不僅應(yīng)提高對于檔案管理工作的重視力度，還應(yīng)重視提升檔案信息化管理意識，以此真正實現(xiàn)檔案管理工作與時代發(fā)展同步，促進(jìn)檔案管理效率與檔案保存水平提高。此外，企業(yè)還應(yīng)提高檔案管理部門在內(nèi)部架構(gòu)中的地位，以此為檔案管理工作部門與其他部門之間的溝通配合提供充分便利[3]。

2.2 完善檔案管理制度

新時期，企業(yè)必須重視對檔案管理制度進(jìn)行完善，以此規(guī)范和約束檔案管理工作人員的行為，推動檔案管理工作朝著規(guī)范化與有序化方向發(fā)展，構(gòu)建良好的檔案管理工作秩序[4]。在檔案管理制度之中，企業(yè)應(yīng)明確檔案工作的具體流程與細(xì)節(jié)性注意事項，以此為工作人員提供有效參照，有效保障檔案管理工作按照科學(xué)的步驟有條不紊地進(jìn)行。與此同時，企業(yè)應(yīng)以制度的形式明確具體檔案管理工作人員所承擔(dān)的具體職責(zé)，以此構(gòu)建權(quán)責(zé)統(tǒng)一的檔案管理工作氛圍，增強檔案管理工作人員的責(zé)任意識，嚴(yán)格保障檔案管理工作人員各司其職，進(jìn)而推動檔案管理實踐水平提升。企業(yè)應(yīng)在對檔案管理制度進(jìn)行完善時，同步開展檔案管理工作監(jiān)督制度構(gòu)建，以此實現(xiàn)不同部門之間的相互制約與相互監(jiān)督，有效地增強檔案管理實效性與安全性。

2.3 加大資金支持力度

新時期，伴隨信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已成為檔案管理實踐的必然發(fā)展趨勢。信息化檔案管理對于軟件條件和硬件條件都提出了較高的要求，這就需要企業(yè)加大對于檔案管理工作的資金支持力度，以此為檔案管理工作部門創(chuàng)造良好的軟硬件工作環(huán)境，有效加快信息化檔案管理模式構(gòu)建進(jìn)程，切實提高檔案管理工作水平。為此，企業(yè)需要著力做好以下兩方面工作：一方面，企業(yè)應(yīng)重視與專業(yè)的計算機企業(yè)展開合作，共同從自身檔案管理實踐需求出發(fā)，開發(fā)功能完備且操作便捷的檔案管理軟件，使這一軟件成為有效展開信息化檔案管理工作的平臺;另一方面，企業(yè)應(yīng)重視為檔案管理工作部門購置高性能計算機、數(shù)字掃描儀等硬件設(shè)施，以此有效加快電子檔案與數(shù)字檔案的建設(shè)進(jìn)程，切實保障信息化檔案管理工作有序展開。此外，企業(yè)應(yīng)樹立創(chuàng)新思維，重視將大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合起來，以此進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平。比如，企業(yè)可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行全盤分析，以此有效甄別檔案材料信息的真實性與可靠性，同時實現(xiàn)對于檔案資料價值的充分開發(fā)。

2.4 構(gòu)建專業(yè)管理隊伍

新時期，高質(zhì)量檔案管理工作離不開一支具備良好專業(yè)素質(zhì)與綜合實踐能力的專業(yè)化檔案管理隊伍[5]。為此，企業(yè)一方面應(yīng)邀請檔案管理領(lǐng)域的專家以及具備豐富經(jīng)驗的實踐工作者為檔案管理部門展開主題培訓(xùn)工作，增進(jìn)檔案管理工作人員對于檔案管理最新發(fā)展的了解，幫助他們掌握科學(xué)的檔案管理理論與先進(jìn)的檔案管理方法;另一方面，企業(yè)應(yīng)積極優(yōu)化檔案工作部門人才招聘流程，力求引入兼具相應(yīng)專業(yè)背景和較強學(xué)習(xí)與實踐能力的復(fù)合型人才，從而為檔案管理部門注入全新活力。信息化時代，企業(yè)還應(yīng)著力提高檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)，確保他們能夠熟練操作使用計算機以及檔案管理軟件。

3 結(jié)束語

總而言之，新時期，面對發(fā)展新形勢，企業(yè)必須充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，正視當(dāng)前存在于檔案管理工作之中諸如缺乏應(yīng)有重視力度、未保障檔案管理工作擁有良好的軟硬件環(huán)境、檔案管理方法與模式滯后于時代發(fā)展等問題，通過采取增強檔案管理意識、完善檔案管理制度、加大對于檔案管理工作的資金支持力度，構(gòu)建一支具備良好專業(yè)能力的檔案管理工作隊伍等對策，有效改善檔單管理工作實效，最大化實現(xiàn)檔案管理工作對于企業(yè)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要價值。

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