李平

摘 要：在社會(huì)發(fā)展過(guò)程之中，檔案對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，這使得檔案資源利用愈來(lái)愈受到重視。本文以檔案利用為分析對(duì)象，首先介紹檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，接著分析了檔案利用過(guò)程中存在的部分問(wèn)題，最后論述了完善檔案利用的相關(guān)建議，以提升檔案利用效率，將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

關(guān)鍵詞：檔案;利用;對(duì)策

檔案可以真實(shí)記錄社會(huì)發(fā)展軌跡，在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。隨著信息化建設(shè)步伐不斷推進(jìn)，整個(gè)社會(huì)對(duì)于信息需求會(huì)越來(lái)越大，而檔案作為一種信息資源，它也必然會(huì)發(fā)揮出重要的作用和價(jià)值。檔案利用也愈來(lái)愈受到關(guān)注。

1 檔案資源開發(fā)利用的重要性

第一，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要。檔案資源不僅僅是一種信息資源，它也是非常寶貴的社會(huì)資源，檔案信息包含有許多重要內(nèi)容，可以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供一手資料，因此加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用十分必要。第二，體現(xiàn)檔案自身價(jià)值。檔案信息的價(jià)值具有隱蔽性特點(diǎn)，因此需要加大開發(fā)力度，不斷挖掘潛在價(jià)值。為了最大程度挖掘檔案信息資源中的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，檔案管理機(jī)構(gòu)需要加快檔案信息資源開發(fā)，使其潛在價(jià)值得以充分挖掘，以便可以為社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2 檔案利用過(guò)程中存在的部分問(wèn)題分析

2.1 檔案利用率有待提升

第一，利用形式相對(duì)傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新。目前，很多檔案利用都是以事實(shí)性利用為主，很少會(huì)進(jìn)行知識(shí)性利用，研究型利用更是少之又少。在利用過(guò)程之中，由于缺乏科學(xué)管理系統(tǒng)，缺乏深層次開發(fā)利用，每一次利用都是根據(jù)原有目錄尋找原始資料，而這種方式使得檔案利用效率不高。因此，當(dāng)前檔案利用應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，這樣才能最大程度提高檔案利用效率。第二，檔案利用形式比較保守。目前，大部分檔案利用都是以查詢或者借閱方式為主，依舊采用傳統(tǒng)服務(wù)思維，過(guò)于追求保護(hù)檔案的秘密。在新時(shí)期，檔案利用可以在法律法規(guī)允許框架下探索靈活多變的利用模式，充分挖掘檔案潛在價(jià)值，提高檔案利用率[1]。除了觀念保守之外，檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施不夠成熟，無(wú)法為檔案利用提供有效保障，最終也會(huì)影響檔案利用。

2.2 檔案信息化建設(shè)滯后

第一，檢索體系開發(fā)較為滯后。在檔案利用之時(shí)，檔案利用效率與檢索工具體系開發(fā)存在著非常密切的聯(lián)系，一套完善的檢索體系可以提高檔案信息利用效率，可以將相關(guān)信息完整呈現(xiàn)在用戶面前。但是，當(dāng)前大部分檔案保存機(jī)構(gòu)都缺乏有效檢索工具，最終會(huì)使得檔案服務(wù)質(zhì)量受到影響。第二，數(shù)字化程度有待提升。當(dāng)前，人民日益增長(zhǎng)的查詢需求和落后網(wǎng)絡(luò)水平之間的矛盾變得較為突出，很多管理機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施不夠足，軟件設(shè)備沒(méi)有及時(shí)更新，甚至有一些檔案保存機(jī)構(gòu)只設(shè)置有一臺(tái)電腦提供咨詢檢索服務(wù)。與此同時(shí)，當(dāng)前檔案目錄體系建設(shè)也不夠完備，很多目錄體系只存在于一級(jí)目錄之中，二級(jí)目錄建設(shè)相對(duì)較少，三級(jí)目錄建設(shè)更是少之又少，使得檔案利用數(shù)字化進(jìn)程受到影響。

2.3 網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程緩慢

第一，檔案網(wǎng)站內(nèi)容相對(duì)稀少。當(dāng)前，大部分檔案網(wǎng)站主要是介紹檔案服務(wù)部門職責(zé)，介紹內(nèi)部分工，介紹檔案查閱流程等相關(guān)信息，很少會(huì)為用戶提供檢索工具以及在線查詢功能[2]。例如，在某些檔案管理機(jī)構(gòu)導(dǎo)航欄中，導(dǎo)航欄中只有單獨(dú)政務(wù)公開內(nèi)容，而公開內(nèi)容中主要是包含有部門分類以及在崗人數(shù)。第二，后續(xù)維護(hù)工作進(jìn)展比較緩慢。在當(dāng)前已經(jīng)建成的檔案服務(wù)網(wǎng)站之中，很多網(wǎng)站長(zhǎng)期沒(méi)有進(jìn)行有效維護(hù)，一些損壞的鏈接沒(méi)有進(jìn)行修復(fù)，這也使得檔案網(wǎng)站中的很多鏈接無(wú)法正常使用，為用戶利用檔案信息帶來(lái)了極大不便。第三，導(dǎo)航欄目設(shè)置不夠科學(xué)。當(dāng)前，雖然有些網(wǎng)站設(shè)置了查詢功能，但是查詢功能體驗(yàn)度較差，查詢所獲得的信息都是一些零散信息，沒(méi)有將信息完整展現(xiàn)在廣大用戶面前。

2.4 檔案館人員需加強(qiáng)檔案利用服務(wù)

第一，工作人員檔案利用意識(shí)不到位。對(duì)于任何一件事情來(lái)說(shuō)，工作人員態(tài)度對(duì)于事物發(fā)展都具有非常重要的作用，會(huì)影響著事物發(fā)展水平。當(dāng)前，很多檔案工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案利用對(duì)于整個(gè)社會(huì)的重要意義，工作人員的檔案利用意識(shí)較為淡薄，這也在一定程度上影響了檔案利用率。在一些工作人員看來(lái)，檔案只要確保沒(méi)有丟失即可，根本沒(méi)有任何檔案利用意識(shí)，也沒(méi)有發(fā)現(xiàn)檔案中所存在的巨大價(jià)值。第二，檔案工作人員信息組織能力不強(qiáng)。在檔案管理工作之中，很多檔案管理人員信息組織能力較差，例如缺乏專業(yè)檢索技能，沒(méi)有掌握正確的檔案分析方法，很多檔案文獻(xiàn)都沒(méi)有進(jìn)行編研。

3 完善檔案利用的相關(guān)建議

3.1 提高檔案利用率

第一，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，加強(qiáng)主動(dòng)型服務(wù)。為了增強(qiáng)檔案利用效率，檔案服務(wù)人員需要采用積極主動(dòng)服務(wù)模式，需要拋棄以往坐等上門的消極服務(wù)意識(shí)。為此，檔案工作者可以針對(duì)市場(chǎng)需求主動(dòng)提供服務(wù)，可以通過(guò)廣泛而又深入調(diào)研了解不同使用者的真實(shí)利用需求，提供多種不同信息利用方式，編撰一體化的檢索工具，打造高效檢索系統(tǒng)，提高自身主動(dòng)服務(wù)能力。第二，加強(qiáng)服務(wù)支撐，提高利用效率。為了提高服務(wù)效率，檔案管理機(jī)構(gòu)還需要完善各種硬件軟件設(shè)施。在硬件方面，檔案管理機(jī)構(gòu)需要增加網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及電腦配置數(shù)量和質(zhì)量，在軟件方面需要進(jìn)一步開發(fā)智能化檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)，提升檔案利用效率[3]。

3.2 完善檔案信息服務(wù)內(nèi)容

第一，不斷豐富檢索工具。為了增強(qiáng)檔案利用效率，檔案工作人員需要不斷豐富檢索工具，可以根據(jù)檢索范圍、編制方法、功能以及形式等各方面標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完善檢索。例如，根據(jù)檢索范圍，檔案管理機(jī)構(gòu)可以分為專題范圍、檔案館范圍、館際檢索范圍和全領(lǐng)域檢索范圍，以便可以檢索出有用信息，為用戶提供高效檔案利用服務(wù)。第二，增加服務(wù)內(nèi)容。為了提高檔案利用效率，檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)技術(shù)加強(qiáng)檔案內(nèi)容聯(lián)系，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)可以設(shè)置檔案資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航功能，提高數(shù)字化檢索利用效率，開展各種各樣的檔案咨詢服務(wù)。

3.3 加快檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展步伐

第一，豐富檔案利用服務(wù)形式。為了滿足用戶檔案利用需求，檔案網(wǎng)站除了為用戶提供各種在線檢索服務(wù)之外，檔案網(wǎng)站還可以為用戶提供無(wú)償打印、無(wú)償下載、無(wú)償傳真、無(wú)償轉(zhuǎn)載、訂閱等各種各樣的服務(wù)，以便可以提升檔案利用質(zhì)量。第二，強(qiáng)化網(wǎng)站后續(xù)維護(hù)工作。為了充分利用檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站維護(hù)工作，加強(qiáng)網(wǎng)站內(nèi)容更新頻率，同時(shí)需要?jiǎng)h除錯(cuò)誤或者失效的信息，填補(bǔ)空白，提供在線檢索服務(wù)，以便提升檔案管理使用效率。

3.4 提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

為了提升檔案利用質(zhì)量，檔案管理機(jī)構(gòu)還需要進(jìn)一步提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)工作人員利用意識(shí)，使工作人員可以主動(dòng)為用戶提供各種各樣的利用信息，同時(shí)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員信息組織能力，使他們具有良好檔案分析技巧，提高檔案文獻(xiàn)編撰質(zhì)量，及時(shí)為用戶提供高質(zhì)量信息，方便用戶利用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了增強(qiáng)檔案利用效率，檔案管理機(jī)構(gòu)需要提高檔案利用率，完善檔案信息組織內(nèi)容，完善檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐，提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)檔案利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙善棟.了解檔案利用需求 提高檔案服務(wù)水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：137-138.

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[3]焦丹瓊.關(guān)于優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作策略的思考[J].教育教學(xué)論壇，2019（35）：92-93.