表格信息其實(shí)很簡(jiǎn)單,麻煩的是每個(gè)信息都需要手動(dòng)錄入。難道就不能讓W(xué)ord直接調(diào)用Excel的內(nèi)容嗎?當(dāng)然可以,在Office 2013或更新的版本中,均已提供了這種能力(圖2)。
我們需要在Word中做成需要填寫(xiě)信息的基礎(chǔ)表格,然后切換Word選項(xiàng)卡到“郵件”,點(diǎn)擊“選擇收件人一使用現(xiàn)有列表”。在數(shù)據(jù)源對(duì)話框中選擇你的Excel信息統(tǒng)計(jì)文件(圖3、圖4)。
選擇默認(rèn)的表單,本例中為“Sheet1”?;氐絎ord文檔,切換選項(xiàng)卡到“視圖”,單擊“大綱視圖”(圖5、圖6)。
之后圈選表格標(biāo)題,在“大綱”選項(xiàng)卡中,選擇“1級(jí)”。然后,繼續(xù)切換選項(xiàng)卡到“郵件”,單擊每一個(gè)Word表格中的空白項(xiàng),并在“插入合并域”對(duì)話框選擇相應(yīng)的Excel數(shù)據(jù)項(xiàng),如姓名、出生日期等,一一對(duì)應(yīng)(圖7、圖8)。
制作完成后,應(yīng)該如圖例中所示,每個(gè)空白表格都有標(biāo)識(shí)內(nèi)容,如{MERGEFIELD姓名}等等(圖9)。
不用理會(huì)這些,繼續(xù)操作,點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡“完成并合并”中的“編輯單個(gè)文檔”,選擇默認(rèn)的“全部”并點(diǎn)擊確定(圖10、圖11)。
這時(shí)候,Word文檔應(yīng)該已經(jīng)自動(dòng)完成填充,生成與Excel統(tǒng)計(jì)信息中對(duì)應(yīng)的姓名表格統(tǒng)計(jì)信息,并且變成了一個(gè)獨(dú)立的“信函1”文檔。但是這樣都是合并在同一個(gè)Word文檔下,要分發(fā)給每個(gè)人不僅要繼續(xù)調(diào)整Word文檔,還需要打印后再手工裁切,非常麻煩。這就需要最后一個(gè)步驟了一按下Ctrl+A全選內(nèi)容,切換到“大綱”選項(xiàng)卡,點(diǎn)擊“顯示文檔一創(chuàng)建”,然后點(diǎn)擊保存,系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將其拆分成對(duì)應(yīng)人數(shù)的Word文檔,這樣再依次打印就可以了(圖12、圖13)。