表格信息其實很簡單，麻煩的是每個信息都需要手動錄入。難道就不能讓W(xué)ord直接調(diào)用Excel的內(nèi)容嗎？當(dāng)然可以，在Office 2013或更新的版本中，均已提供了這種能力（圖2）。

我們需要在Word中做成需要填寫信息的基礎(chǔ)表格，然后切換Word選項卡到“郵件”，點擊“選擇收件人一使用現(xiàn)有列表”。在數(shù)據(jù)源對話框中選擇你的Excel信息統(tǒng)計文件（圖3、圖4）。

選擇默認(rèn)的表單，本例中為“Sheet1”?；氐絎ord文檔，切換選項卡到“視圖”，單擊“大綱視圖”（圖5、圖6）。

之后圈選表格標(biāo)題，在“大綱”選項卡中，選擇“1級”。然后，繼續(xù)切換選項卡到“郵件”，單擊每一個Word表格中的空白項，并在“插入合并域”對話框選擇相應(yīng)的Excel數(shù)據(jù)項，如姓名、出生日期等，一一對應(yīng)（圖7、圖8）。

制作完成后，應(yīng)該如圖例中所示，每個空白表格都有標(biāo)識內(nèi)容，如{MERGEFIELD姓名}等等（圖9）。

不用理會這些，繼續(xù)操作，點擊“郵件”選項卡“完成并合并”中的“編輯單個文檔”，選擇默認(rèn)的“全部”并點擊確定（圖10、圖11）。

這時候，Word文檔應(yīng)該已經(jīng)自動完成填充，生成與Excel統(tǒng)計信息中對應(yīng)的姓名表格統(tǒng)計信息，并且變成了一個獨立的“信函1”文檔。但是這樣都是合并在同一個Word文檔下，要分發(fā)給每個人不僅要繼續(xù)調(diào)整Word文檔，還需要打印后再手工裁切，非常麻煩。這就需要最后一個步驟了一按下Ctrl+A全選內(nèi)容，切換到“大綱”選項卡，點擊“顯示文檔一創(chuàng)建”，然后點擊保存，系統(tǒng)就會自動將其拆分成對應(yīng)人數(shù)的Word文檔，這樣再依次打印就可以了（圖12、圖13）。