王曉敏

內(nèi)容摘要 國有企業(yè)辦公室不僅是企業(yè)形象的主要展示窗口，還是一個綜合辦公室，能夠協(xié)助領導制定決策，完成領導安排的工作內(nèi)容。做好黨建工作，能夠有效提高業(yè)務能力，促進國有企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。文章基于對新時期國有企業(yè)辦公室信息工作的研究，分析了新時期國有企業(yè)辦公室信息工作中存在的問題，并提出了對策。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 辦公室問題 改善措施

1 引言

在國有企業(yè)中，辦公室的信息工作主要包括收集，整理和發(fā)布與企業(yè)發(fā)展緊密相關(guān)的各種信息文件，并為企業(yè)領導者和科學決策提供基礎。做好新時期國有企業(yè)辦公室工作管理，能夠有效促進企業(yè)發(fā)展，精細化管理能夠提高國有企業(yè)辦公室工作的資源整合，規(guī)章制度細化，促進企業(yè)在各個方面長遠而穩(wěn)定的發(fā)展。因此，文章對國有企業(yè)辦公室信息工作的重要作用、工作措施和其他內(nèi)容進行了具體分析。

2 國有企業(yè)的辦公室工作問題

2.1 職責不明確

國有企業(yè)辦公室在企業(yè)管理中起著重要作用，主要任務是文檔處理、人員管理和會議計劃等。由于工作瑣碎多樣，很多工作不能細致安排，職責履行不到位，造成工作失誤，導致許多報告信息的質(zhì)量無法得到保證，信息沒有按時提交，工作效率大大降低。此外，國有企業(yè)辦公室具有一定的行政性質(zhì)。如果辦公室的職責不清楚，不僅會影響企業(yè)的管理水平，還會嚴重影響其特殊職能的實際績效。

2.2 勞工標準不統(tǒng)一

在國有企業(yè)辦公室的日常工作中，大多數(shù)員工處于被動狀態(tài)，只能執(zhí)行領導者分配的任務，企業(yè)還沒有為工作完成程度制定統(tǒng)一的標準，往往會出現(xiàn)工作沒有按時完成，這不僅直接延遲了下一個工作環(huán)節(jié)的正常運行，還影響企業(yè)的整體效率。此外，國有企業(yè)的辦公室還具有許多功能。它們不僅是面向公眾的企業(yè)之窗，還是為公眾提供服務的重要部門。他們的工作質(zhì)量和工作水平將在一定程度上影響企業(yè)的管理、有關(guān)決定的正確性。但是目前，在中國大多數(shù)國企辦公室中，其工作內(nèi)容缺乏規(guī)劃，并且沒有明確的標準來衡量工作的完成質(zhì)量。

2.3 非科學的工作方法

在國有企業(yè)中，辦公室工作涉及業(yè)務管理的許多方面，因此工作內(nèi)容豐富且雜亂無章，一些員工無法快速完成其工作，且不能制定科學的工作方法，導致每項任務都盡可能完成，但是完成質(zhì)量并不理想。為了確保工作的順利進行，需要各方面人員的共同努力和協(xié)作。同時，在辦公信息工作中，還存在信息內(nèi)容格式不規(guī)范的問題[1]。在某種程度上，這限制了相關(guān)企業(yè)政策和系統(tǒng)的實施。

2.4 低素質(zhì)的專業(yè)人員

作為國有企業(yè)的主要組成部分，辦公室在企業(yè)的日常生產(chǎn)和未來發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，對辦公室工作人員也提出了更高的要求。一些員工的溝通技能稍差，或者書面技能相對較差。對于大量信息內(nèi)容，無法以簡潔的方式對它們進行匯總和分類，導致許多報告的信息都存在諸如措辭、語義重復和主題不明確的問題。另外，許多員工沒有掌握信息的格式，其業(yè)務知識不能滿足辦公服務的需求，也不能適應國有企業(yè)發(fā)展的需要。

3 改善國有企業(yè)辦公室工作的措施

3.1 明確分配職責

第一，國有企業(yè)辦公室必須正確理解其工作目標，并根據(jù)崗位職責的相關(guān)要求，充分結(jié)合單位的實際情況，明確工作人員的職責范圍，真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，除了需要加深對辦公室信息工作重要性的認識外，還應積極提高工作人員的業(yè)務水平，了解行業(yè)動態(tài)并關(guān)注國家宏觀經(jīng)濟形勢，通過識別不同的信息來源來確保收集的信息準確真實。第二，國有企業(yè)辦公室的員工應該對企業(yè)的狀況有一個全面的了解，即企業(yè)具體組織參數(shù)、工作職責和員工組成等概況。第三，國有企業(yè)辦公室必須積極協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系。同時，企業(yè)管理層還必須與市場保持同步，根據(jù)已有信息及時更新管理方法，并做好分析、總結(jié)、計劃等工作，切實執(zhí)行企業(yè)對每個崗位的職責和要求，提高企業(yè)工作效率。

3.2 建立辦公室信息工作系統(tǒng)

任何工作的完成質(zhì)量都需要明確的衡量標準。以創(chuàng)新企業(yè)黨建工作的內(nèi)容為中心，在完成標準任務的基礎上，各分支機構(gòu)將根據(jù)自身特點和實際情況，改變工作方法、完善工作內(nèi)容和改變承壓方向，堅持不懈和長期穩(wěn)定，形成具有鮮明特征的亮點，如此不僅可以完善自我，還可以彰顯自己的優(yōu)勢，從而在優(yōu)勢中取勝。著力使黨組織政治核心作用融入現(xiàn)代企業(yè)制度，把黨的政治優(yōu)勢、組織優(yōu)勢和群眾工作優(yōu)勢，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的競爭優(yōu)勢、創(chuàng)新優(yōu)勢和科學發(fā)展優(yōu)勢，這就要求基層黨支部必須全面深入地開展好自身建設工作。建立合理的辦公室信息報告系統(tǒng)，明確信息報告的目的、信息的內(nèi)容、信息的格式、訪問標準、報告或發(fā)布過程、報告截止日期等。更具體地說，國有企業(yè)辦公室包括文件處理、文件安排、車輛管理和會議安排，這些工作相對煩瑣復雜[2]。建立評估信息工作的機制，并在評估個人績效的背景下使用它，以將其與績效薪酬掛鉤，并形成促進其發(fā)展的外部壓力。

3.3 改善工作方法

面對國有企業(yè)辦公室復雜而不斷變化的工作內(nèi)容，工作人員應積極改進其工作方法。國有企業(yè)的管理人員必須真正重視辦公室的信息工作，為員工提供做好信息工作的保證。首先，員工需要科學地整理日常工作主要要素的工作流程，然后按計劃執(zhí)行相關(guān)任務，并有效執(zhí)行企業(yè)的相關(guān)政策和制度，從而提高工作質(zhì)量。其次，辦公室工作人員在應對業(yè)務緊急情況時必須保持冷靜，并應根據(jù)以往的工作經(jīng)驗迅速采取有效的解決方案，以便及時處理，以免造成更嚴重的后果，必須以高質(zhì)量和專業(yè)化來構(gòu)建辦公室信息工作團隊[3]。信息工作者必須具有較強的工作技能、書面技能和其他素質(zhì)。他們還必須具有較強的理解能力，能夠準確地總結(jié)基本信息內(nèi)容，并為業(yè)務主管提供及時的信息資源。最后，國有企業(yè)辦公室工作人員應監(jiān)測業(yè)務主題問題，有效監(jiān)測具體問題的執(zhí)行情況，并根據(jù)高級管理人員的有關(guān)決定處理具體問題，以確保企業(yè)工作的所有進展情況。守時，得益于有效措施，充分調(diào)動員工的工作積極性，激發(fā)員工的工作積極性，確保辦公信息工作能夠真正發(fā)揮作用，為企業(yè)發(fā)展提供更多動力。

3.4 提高業(yè)務質(zhì)量

大力實施質(zhì)量改善工程，創(chuàng)建平臺，創(chuàng)造機遇，提高整體服務能力和辦公室團隊水平。國有企業(yè)辦公室工作人員應摒棄傳統(tǒng)的工作思路，積極學習黨的政策和業(yè)務發(fā)展道路，結(jié)合自己的崗位要求，學習理論、政策、業(yè)務、創(chuàng)新、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識領域。不斷提高自己的能力，改進工作方法，最終實現(xiàn)工作效率的有效提高。建立一個在線平臺，為企業(yè)的所有辦公室員工提供服務，加強對辦公室員工的培訓，做好民主評估、事件通知提醒等工作，從而讓辦公室員工工作效率提高，促進企業(yè)長足發(fā)展。堅持“以人為本”，完善激勵機制，搭建成長平臺，促進全體員工學習、挑戰(zhàn)、成長、實戰(zhàn)中的進步，努力樹立政策方針，培養(yǎng)勤奮的優(yōu)良品質(zhì)，實現(xiàn)高素質(zhì)勞動力轉(zhuǎn)化，提高自身能力的同時促進企業(yè)發(fā)展。

4 結(jié)語

隨著國有企業(yè)制度的不斷改革，國有企業(yè)必須高度重視信息工作，充分認識到辦公室工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，進一步提高國有企業(yè)辦公室工作的效率。站在國有企業(yè)工作的高度，辦公室在做好為領導服務的同時，公平客觀地為各部門做好相應的服務工作，如此才能達到協(xié)調(diào)各部門統(tǒng)一思想、緊密團結(jié)、步調(diào)一致，制定相關(guān)工作標準，鼓勵員工改善工作方法，提高專業(yè)水平，為順利開展工作打下基礎，最大限度地調(diào)動各方面的積極因素，最終形成強大合力，從而達到企業(yè)又好又快發(fā)展的最終目標。

【參考文獻】

[1]王欣然.淺析如何做好新時期國企辦公室工作[J].辦公室業(yè)務，2019（20）：14-15.

[2]李玲.論國有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（17）：103.

[3]柴曉華.國有企業(yè)辦公室行政管理存在的問題與建議[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：5.