謝素英

內(nèi)容摘要 目前，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展及各項工作制度的持續(xù)化改革，人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，如何順應(yīng)時代發(fā)展的要求，創(chuàng)新人事檔案管理內(nèi)容、范圍及檔案收集方法已經(jīng)成為人事檔案管理工作的主要內(nèi)容。文章主要就人事檔案審核現(xiàn)狀、存在問題等方面進(jìn)行探討，同時提出相應(yīng)的有效策略，望為相關(guān)人士提供參考建議。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 檔案審核 人才服務(wù)水平

1 引言

人事檔案管理工作，是各項人事管理工作開展的前提條件。通過人事檔案管理，能夠?qū)ぷ魅藛T的工作經(jīng)歷、社會關(guān)系、任免情況、技術(shù)水平及政治思想表現(xiàn)等進(jìn)行全面、詳細(xì)的記錄。所以，必須進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案審核工作，全面提高人事檔案管理人才服務(wù)水平，確保人事檔案能夠得到合理的應(yīng)用，保證人事人才服務(wù)順利開展。

2 人事檔案審核工作現(xiàn)狀分析

2.1 制度不完善

新形勢下，原有的人事檔案管理制度已不適應(yīng)現(xiàn)實需要，以福建省將樂縣為例，由于信息化社會快速發(fā)展、人性化服務(wù)需求實際，以及“一趟不用跑、最多跑一趟”等工作制度的全面落實，對人事檔案審核工作提出更高要求和更新挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的檔案制度亟待進(jìn)一步完善。

2.2 從業(yè)人員不足

據(jù)統(tǒng)計，各級政府的人力資源和社會保障部門所屬的檔案室均有多名編制，但往往才配置一名檔案工作人員，“事多人少”矛盾突出。以筆者工作實際為例，2019年，完成在職干部人事檔案目錄錄入680冊，整理上架2018年錄用公務(wù)員、定向生、緊缺急需崗位人員檔案68冊，收集并歸檔全縣公務(wù)員登記表、年度考核表、調(diào)整工資審批表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表、任職審批表、退休審批表等材料15 000余份，完成120名退伍軍人檔案查閱登記，收集紀(jì)委處分決定18份，提供檔案材料110多份，轉(zhuǎn)遞調(diào)出公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和解聘辭職人員檔案63冊，同時，完成2018年錄用公務(wù)員24人、轉(zhuǎn)正定級公務(wù)員32人、事業(yè)聘用人員69人檔案專項審核。

2.3 歷史遺留問題多

這主要表現(xiàn)在檔案資料不全、缺失、難以界定等幾個方面。以檔案專審為例，本縣林業(yè)局某員工，其檔案中最早的材料出生年月已被人為涂改，需將檔案送省公安廳做筆跡鑒定;農(nóng)業(yè)局某員工，其檔案中最早材料填寫的出生年月比現(xiàn)在使用的更大，且個人拒不配合認(rèn)定，經(jīng)多方協(xié)調(diào)、溝通，并按上級文件規(guī)定予以規(guī)范操作后方得以妥善解決。

3 人事檔案管理工作中存在的問題

3.1 缺乏正確的檔案管理意識

對于人事檔案管理工作來說，因為其性質(zhì)特殊，所以會受到多方面因素的影響，如涉及干部人員檔案信息的保密性、信息化人事檔案管理工作意識薄弱等[1]，勢必嚴(yán)重降低人事檔案管理工作的效果，導(dǎo)致人事檔案管理工作中進(jìn)場出現(xiàn)內(nèi)外不協(xié)調(diào)的情況。同時，要重視檔案存放工作，檔案室必須要具備防火、防潮的性能，且配置專門的檔案柜[2]，并在檔案室內(nèi)配置相應(yīng)的滅火、去濕設(shè)備，但是在實際的工作中，檔案室的條件則比較簡陋，相關(guān)配置也達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化要求，不僅空間狹小，而且不具備相關(guān)的硬件設(shè)施。在人事檔案中記錄了每一名工作人員的工作經(jīng)歷，為了能夠更好地利用人事檔案資料，則應(yīng)對其進(jìn)行多角度、全方位的挖掘[3]，不僅要確保檔案信息資料的真實性，也要保證其全面性，只有這樣才能夠充分發(fā)揮出人事檔案資料的作用。但是，在實際的工作中，因為缺乏正確的檔案管理意識，導(dǎo)致檔案資料收集、保存工作存在漏洞。

3.2 檔案審核工作存在弊端

在檔案審核工作中，必須要對員工的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行全面審核，其中“三齡”指的是年齡、工齡和檔案;“兩歷”指的是學(xué)歷與工作經(jīng)歷;而“一身份”指的是工作人員的具體身份，對其進(jìn)行審核可以說是檔案審核工作的重點內(nèi)容[4]。但是在人事檔案管理工作中，仍然存在對“三齡兩歷一身份”審核不規(guī)范、不全面等問題，產(chǎn)生這種情況的主要原因就是因為一些工作人員為了獲取更高的自身利益，而選擇虛造信息，從而增加了檔案審核工作的難度。

3.3 信息化建設(shè)程度不足

如今的人事檔案審核工作的信息化建設(shè)程度依然比較落后，主要表現(xiàn)在以人工管理模式為主，僅僅只是使用計算機(jī)輸入人員的基本信息，并建立簡單化的管理系統(tǒng)，無法真正地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢[5]。在查詢檔案信息時，也通常是查找紙質(zhì)版的信息，不僅會耗費(fèi)大量的時間，而且會增加工作人員的工作量。

4 強(qiáng)化人事檔案審核水平的有效策略

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

人事檔案審核工作不僅工作量巨大，還具有非常強(qiáng)的專業(yè)性與政策性，所涉及的內(nèi)容也非常廣泛，所以必須要深入開展審核工作，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案審核工作的重視程度。以人事檔案審核部門作為中心，建立完善的審核小組，該小組由相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與工作人員共同組成，對人事檔案進(jìn)行審核，并定期開展報告會，及時吸取相關(guān)的意見，并總結(jié)審核工作中存在的問題，針對問題及時提出解決方案，確保后續(xù)的人事檔案審核工作能夠順利開展。

此外，為了能夠保證人事檔案審核工作可以得到有效的落實，努力實現(xiàn)責(zé)任、制度及人員三個方面的一體化工作。管理制度方面，應(yīng)根據(jù)實際工作情況建立完善的審核制度、考評制度及審核方案，明確規(guī)定審核的具體要求、流程及方式，從而為審核工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)，確保審核工作能夠更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化;審核人員方面，必須要確保其具有良好的工作能力、業(yè)務(wù)水平和政治素養(yǎng)，只有這樣才能夠提高人事檔案審核工作的質(zhì)量;責(zé)任落實方面，應(yīng)制訂詳細(xì)的工作計劃，明確各項責(zé)任，并將其落實到每一名工作人員的頭上，以此確保人事檔案審核工作的質(zhì)量。

4.2 嚴(yán)格執(zhí)行審核標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案審核工作的質(zhì)量是確保人事檔案內(nèi)容完整與其利用率的關(guān)鍵，所以必須要重點關(guān)注人事檔案的審核質(zhì)量，做好細(xì)節(jié)性的審核。在初審與復(fù)審時，相關(guān)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格落實各項審核標(biāo)準(zhǔn)，按照實際的審核情況，查看檔案中的內(nèi)容，并如實記錄審核登記表。完成審核后，應(yīng)由專門的管理人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，如果管理人員本人的意見與組織意見不一致，則應(yīng)將組織意見作為標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)程度

為了能夠進(jìn)一步提高人事檔案審核管理工作的質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)程度，建立多媒體檔案室，為檔案管理工作的開展提供更加多方位、全面性的信息。在實際的工作中，應(yīng)利用多媒體聲像資料信息庫，將聲音、影像及相應(yīng)的文字融為一體，形成一套完整的人事檔案錄像片。除此之外，應(yīng)合理地利用電子檔案，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的智能化搜索與利用，同時通過電子檔案實現(xiàn)檔案信息資源共享，減少人工工作量，提高人事檔案審核工作質(zhì)量與效率。

5 結(jié)語

總而言之，我國經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，為各項制度的創(chuàng)新和改革奠定了堅實基礎(chǔ)。而人事檔案作為記錄工作人員工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及其他個人基本信息的詳細(xì)記錄，不僅能夠反映出個人的工作能力，也是選拔與提升工作人員的重要憑證。因此，新形勢下，必須提高人事檔案審核工作質(zhì)量，確保認(rèn)識檔案資料的真實性與完整性，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案審核工作中存在的不足，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案審核意識，加強(qiáng)檔案審核工作的信息化建設(shè)程度，使人事檔案管理工作的作用與價值能夠得到充分發(fā)揮，從而全面提高人才服務(wù)水平。

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