張學(xué)之 張偉東 馬 禮

（1.黑龍江地理信息工程院，黑龍江 哈爾濱 150081；2.黑龍江農(nóng)墾勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，黑龍江 哈爾濱 150090；3.中國地質(zhì)大學(xué)（北京）信息工程學(xué)院，北京 100083）

0.引言

現(xiàn)有的測(cè)繪項(xiàng)目檔案管理方法不能滿足單位對(duì)測(cè)繪生產(chǎn)項(xiàng)目檔案使用和管理的需求，例如在日常工作中設(shè)計(jì)人員經(jīng)常會(huì)為找不到某個(gè)指標(biāo)而煩惱，而這個(gè)指標(biāo)往往存在于以前做過的某個(gè)設(shè)計(jì)或技術(shù)總結(jié)中；再例如項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目的相關(guān)檔案已經(jīng)匯交，而針對(duì)其他上級(jí)部門的需要還要進(jìn)行成果匯交、成果管理、評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作，這樣的工作很難快速拿出需要的項(xiàng)目檔案或數(shù)據(jù)。本論文設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一套通用的測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)，管理方式分為局院兩級(jí)，簡(jiǎn)單易用，便于測(cè)繪檔案的日常管理、查找、統(tǒng)計(jì)分析和提供利用。

1.測(cè)繪檔案的特點(diǎn)

1.1 規(guī)范性

測(cè)繪數(shù)據(jù)生產(chǎn)單位對(duì)測(cè)繪生產(chǎn)項(xiàng)目的管理具有嚴(yán)格的管理流程，測(cè)繪生產(chǎn)項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收、匯交都要經(jīng)過嚴(yán)格的審核，在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類文檔，例如立項(xiàng)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)、專業(yè)技術(shù)總結(jié)、質(zhì)檢報(bào)告等文檔都要嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的模板，設(shè)計(jì)評(píng)審要經(jīng)過專家審核，項(xiàng)目驗(yàn)收要符合“兩級(jí)檢查，一級(jí)驗(yàn)收”的相關(guān)規(guī)定，檔案匯交嚴(yán)格按照技術(shù)設(shè)計(jì)中規(guī)定的目錄結(jié)構(gòu)，雖然每個(gè)測(cè)繪生產(chǎn)項(xiàng)目檔案匯交的目錄結(jié)構(gòu)不盡相同，但大體可以分為三大類：國家項(xiàng)目（生產(chǎn)類）、國家項(xiàng)目（科技類）、市場(chǎng)項(xiàng)目及其他，因此測(cè)繪檔案具有一定的規(guī)范性，可以通過統(tǒng)一的檔案模板進(jìn)行管理。

1.2 分散性

一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，要涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，例如由技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)設(shè)計(jì)，由作業(yè)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，由質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢查并出具質(zhì)檢報(bào)告，生產(chǎn)管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有責(zé)任人，形成多部門多崗位互動(dòng)，有一些大型的項(xiàng)目需要多個(gè)單位進(jìn)行合作，涉及的人員就更為分散，因此測(cè)繪檔案分散于各個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行人的手中屬于正?，F(xiàn)象，最終由生產(chǎn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集匯總并整理，匯交到檔案管理部門，本單位一般也要留存相關(guān)的檔案。

1.3 保密性

在測(cè)繪生產(chǎn)過程中的檔案部分具有密級(jí)，屬于保密文件，不能公開發(fā)布，因此在檔案管理過程中需要對(duì)涉密檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，在可控范圍內(nèi)流通，嚴(yán)禁將測(cè)繪檔案發(fā)布于互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)使用測(cè)繪檔案，在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要充分考慮到測(cè)繪檔案的這一特點(diǎn)，有針對(duì)性地通過權(quán)限管理控制檔案的使用范圍。

2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

經(jīng)過需求調(diào)研，系統(tǒng)采用局域網(wǎng)范圍內(nèi)的B／S 架構(gòu)設(shè)計(jì)，采用目前較為流行的SSM 框架，即數(shù)據(jù)庫訪問層使用MyBatis，控制層采用Spring MVC，用Spring將多個(gè)框架整合起來，用戶界面采用EasyUI，這樣可以快速搭建一個(gè)簡(jiǎn)單易用的開發(fā)環(huán)境，而且可以實(shí)現(xiàn)一套界面友好的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)架構(gòu)（如圖1 所示）：

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

2.2 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

經(jīng)過需求分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)可以分為生產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理、科技項(xiàng)目檔案管理，科技進(jìn)步管理、系統(tǒng)管理4 大模塊，下設(shè)28 個(gè)子模塊，系統(tǒng)模塊圖（如圖2 所示）：

圖2 系統(tǒng)模塊圖

2.3 系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)

經(jīng)過需求分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)界面采用左側(cè)功能菜單欄，點(diǎn)擊左側(cè)每一項(xiàng)功能，在右側(cè)顯示功能頁面的系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)，每一個(gè)功能獨(dú)立使用一個(gè)“頁簽”，多個(gè)功能之間可以任意切換，在系統(tǒng)主頁中顯示常用功能鏈接，頁面頂端顯示系統(tǒng)名稱，頁面最底端顯示軟件信息。

每個(gè)功能頁面一般分為兩部分或三部分，上下兩部分的功能頁面上部為查詢條件，下部為數(shù)據(jù)列表，列表的工具欄設(shè)置增刪改功能按鈕，列表分頁顯示；上中下三部分的功能頁面上部為查詢條件，中部為主表數(shù)據(jù)列表，下部為從表數(shù)據(jù)列表，點(diǎn)擊主表的一條數(shù)據(jù)，顯示從表的多條數(shù)據(jù)。

2.4 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.4.1 生產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理

生產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理是系統(tǒng)的核心功能，系統(tǒng)文書管理員要先期對(duì)系統(tǒng)的歸檔模板進(jìn)行設(shè)計(jì)，歸檔模板規(guī)定了檔案歸檔時(shí)接受的文檔類目、文檔大小、文檔格式等信息，一般是樹形結(jié)構(gòu)，管理項(xiàng)目的任務(wù)書、設(shè)計(jì)書、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、專業(yè)技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、用戶報(bào)告等檔案，定義好的模板保存在模板庫中。檔案用戶登錄系統(tǒng)后，可以對(duì)系統(tǒng)中的檔案進(jìn)行檢索，可以對(duì)檢索到的檔案進(jìn)行編輯和預(yù)刪除；生產(chǎn)項(xiàng)目檔案一般分為一類檔案和二類檔案，一類檔案管理國家任務(wù)相關(guān)項(xiàng)目的檔案，二類檔案管理市場(chǎng)項(xiàng)目的檔案，在新增檔案的時(shí)候，需要套用之前系統(tǒng)管理員定制的模板，模板可以有多個(gè)，用戶可以選擇對(duì)應(yīng)項(xiàng)目類別的模板，然后錄入檔案基本信息，按照模板分門別類上傳檔案附件，在提交歸檔的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)校驗(yàn)上傳的檔案附件是否合格，如果不合格則無法提交，繼續(xù)調(diào)整檔案附件結(jié)構(gòu)，指導(dǎo)合格為止。系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的流程圖（如圖3 所示）：

圖3 系統(tǒng)流程圖

系統(tǒng)中的歸檔模塊通過工作流的思想進(jìn)行設(shè)計(jì)，預(yù)歸檔、歸檔和刪除每一步操作都要記錄操作人和時(shí)間以及操作者的IP 地址，這樣便于對(duì)操作進(jìn)行日志跟蹤。每一條檔案數(shù)據(jù)設(shè)置一個(gè)狀態(tài)，用戶對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的狀態(tài)也隨之改變，這樣便于在不同的功能界面中檢索到操作后的數(shù)據(jù)。

2.4.2 科技項(xiàng)目檔案管理

科技項(xiàng)目檔案管理和生產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理類似，只是部分一類和二類，科技項(xiàng)目的來源一般是自然資源部科技發(fā)展基金項(xiàng)目、局基礎(chǔ)測(cè)繪科技基金項(xiàng)目、成果應(yīng)用項(xiàng)目、院自立課題等，這些項(xiàng)目一般具有周期短、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不高、需要成果轉(zhuǎn)化等特點(diǎn)，在管理過程中只將項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、實(shí)施方案、工作報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)設(shè)計(jì)、用戶手冊(cè)、用戶報(bào)告等，能夠?qū)萍紮n案進(jìn)行在線查閱、在線打印，同時(shí)能夠生成檔案相關(guān)報(bào)表。

2.4.3 科技進(jìn)步管理

在科技進(jìn)步管理中管理單位在生產(chǎn)和科研過程中的一些零碎的檔案，例如單位獲得的科技進(jìn)步獎(jiǎng)、優(yōu)秀測(cè)繪工程獎(jiǎng)、軟件著作權(quán)、各種資質(zhì)等。如果單位每年舉行科技創(chuàng)新評(píng)選，那么每個(gè)候選項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人在答辯時(shí)的技術(shù)報(bào)告和演講PPT 也將作為檔案資料管理起來。如果單位參加各類培訓(xùn)、推廣會(huì)、技術(shù)年會(huì)等活動(dòng)，在活動(dòng)過程中得到有一定技術(shù)含量的文檔和PPT，也將作為技術(shù)儲(chǔ)備以數(shù)字檔案的形式管理起來，這樣方便科技工作者隨時(shí)查閱。

2.4.4 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理一般管理系統(tǒng)中的用戶、部門、角色、權(quán)限等數(shù)據(jù)，值得提出的是，系統(tǒng)底層設(shè)計(jì)為多級(jí)單位，便于上下級(jí)單位之間共享檔案數(shù)據(jù)，各單位管理自己?jiǎn)挝粌?nèi)部的用戶和部門，系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理角色和檔案數(shù)據(jù)。

3.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)登錄界面（如圖4 所示），登錄時(shí)需要輸入用戶名、密碼和驗(yàn)證碼。

圖4 系統(tǒng)登錄界面

檔案管理功能（如圖5 所示），每一個(gè)項(xiàng)目信息對(duì)應(yīng)一條生產(chǎn)任務(wù)，即當(dāng)年的生產(chǎn)項(xiàng)目，每個(gè)生產(chǎn)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)單項(xiàng)，有的單項(xiàng)還要對(duì)應(yīng)分項(xiàng)，不同的單項(xiàng)是不同的產(chǎn)品環(huán)節(jié)。

每個(gè)測(cè)繪檔案錄入后具有三個(gè)狀態(tài)：錄入、預(yù)歸檔和歸檔，歸檔后的檔案不可以修改，不同的項(xiàng)目歸檔范圍可能不同，因此設(shè)計(jì)了檔案歸檔模板，測(cè)繪檔案嚴(yán)格按照歸檔模板進(jìn)行管理，模板管理（如圖6 所示）：

圖5 檔案管理功能

圖6 模板管理功能

另外，系統(tǒng)還對(duì)科技項(xiàng)目進(jìn)行管理，管理流程與生產(chǎn)項(xiàng)目管理大體相同。系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了科技進(jìn)步管理，管理單位內(nèi)部的獲獎(jiǎng)情況、科技創(chuàng)新、技術(shù)骨干、培訓(xùn)資料等工作。

4.結(jié)束語

本項(xiàng)目的研究成果已經(jīng)在黑龍江地理信息工程院內(nèi)部使用，產(chǎn)品已經(jīng)獲得國家軟件著作權(quán)，預(yù)計(jì)下一步將在黑龍江測(cè)繪地理信息局乃至全國測(cè)繪行業(yè)推廣，未來將獲得更廣闊的應(yīng)用前景。