文/耿 美（安徽省科學(xué)技術(shù)檔案館）

省級科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案（以下簡稱“項(xiàng)目檔案”）是指經(jīng)國家科技部或省科技廳（科委）立項(xiàng)，由省級財(cái)政撥款支持的各類科技計(jì)劃項(xiàng)目在申請、立項(xiàng)、實(shí)施和驗(yàn)收過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種類型及載體的原始記錄。項(xiàng)目檔案是國家和本省重要的科技信息資源，項(xiàng)目檔案管理是科技計(jì)劃項(xiàng)目管理和科技大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要組成部分。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，構(gòu)建項(xiàng)目檔案資源體系、利用體系和安全體系，是提升國家核心信息資源控制力的重要手段，也是提升科技管理部門服務(wù)效能和科技治理能力現(xiàn)代化的重要方式。

一、 省級科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)狀

1.項(xiàng)目檔案管理制度不斷完善

制度建設(shè)是項(xiàng)目檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要保障。北京、天津、安徽等地于2008 年相繼出臺(tái)了專門的辦法或?qū)嵤┓桨福?xì)則），其他省市科技主管部門也逐步將項(xiàng)目檔案管理納入本部門科技管理與檔案管理工作。

2014 年12 月，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于深化中央財(cái)政科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）管理改革的方案》，構(gòu)建總體布局合理、功能定位清晰、具有中國特色的科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）體系。以安徽省為例，2015 年12 月，安徽省科技廳印發(fā)《安徽省科技計(jì)劃管理改革實(shí)施方案》，提出至2018年，按總體設(shè)計(jì)、分步實(shí)施、統(tǒng)籌推進(jìn)的方針，完善年度計(jì)劃項(xiàng)目管理機(jī)制和查重預(yù)警機(jī)制，建立健全內(nèi)控制度，建成公開統(tǒng)一的省科技管理信息平臺(tái)和省科技報(bào)告系統(tǒng)。2019 年10 月，安徽省科技廳印發(fā)《安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收管理辦法》，將“材料歸檔”納入項(xiàng)目驗(yàn)收程序中。原《安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》已無法適應(yīng)科技計(jì)劃管理改革、機(jī)構(gòu)改革和項(xiàng)目檔案管理實(shí)際，2020 年3 月，安徽省科技廳印發(fā)《安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法》，詳細(xì)闡述了項(xiàng)目檔案的概念和適用范圍，細(xì)化了項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間以及項(xiàng)目檔案整理、保管、利用與保密等方面的具體要求。該辦法的出臺(tái)，進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)了科技計(jì)劃項(xiàng)目及其檔案管理，進(jìn)一步強(qiáng)化了項(xiàng)目利用及跟蹤問責(zé)問效，有效保護(hù)了科技信息資源。

2.項(xiàng)目檔案管理體系逐步健全

目前，省級科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理已建立科技系統(tǒng)專兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，基本形成以下管理格局：由各省科技廳（科委）科技計(jì)劃項(xiàng)目主管處室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案工作，并將項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性作為后續(xù)立項(xiàng)和監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行的重要依據(jù)及調(diào)控手段；各省科技廳（科委）職能處室兼職檔案員負(fù)責(zé)本處室項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；各省科技廳（科委）科技檔案部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和集中統(tǒng)一管理，同時(shí)編制目錄等檢索工具，組織開展數(shù)字化加工，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，便于及時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)與利用。

3.項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)良好

隨著科技管理現(xiàn)代化與檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展和深入，科技管理信息系統(tǒng)建成與使用，數(shù)字檔案室建設(shè)不斷升級，基礎(chǔ)設(shè)施完善，應(yīng)用系統(tǒng)靈活性高、擴(kuò)展性強(qiáng)，制度、人才等保障機(jī)制健全，均為項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。

二、 省級科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的難點(diǎn)及解決途徑

1.工作難點(diǎn)

一是科技計(jì)劃項(xiàng)目申請、下達(dá)及實(shí)施具有一定的周期性，導(dǎo)致項(xiàng)目文件的產(chǎn)生具有時(shí)間上的不同步性，如何確保文件歸檔及時(shí)、完整、系統(tǒng)，成為項(xiàng)目檔案管理中的難點(diǎn)。二是項(xiàng)目檔案信息化工作起步較遲，館藏紙質(zhì)項(xiàng)目檔案極多，數(shù)字化工作量巨大，推進(jìn)該項(xiàng)工作需消耗大量人力、財(cái)力和時(shí)間。

2.解決途徑

為更好地規(guī)范省級科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，保障項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提升項(xiàng)目檔案信息化數(shù)字資源儲(chǔ)備，提出以下解決途徑。

一要確定歸檔內(nèi)容。各類科技計(jì)劃項(xiàng)目的申請書、任務(wù)書（或合同書）、驗(yàn)收材料均應(yīng)納入歸檔范圍，驗(yàn)收材料應(yīng)包括省級科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收辦法規(guī)定的全部內(nèi)容?？萍贾鞴懿块T所開展的項(xiàng)目評審材料也應(yīng)納入歸檔范圍。

二要確定歸檔程序。項(xiàng)目檔案應(yīng)采用分階段和“預(yù)立卷”的方式，即科技檔案部門按照年度科技計(jì)劃項(xiàng)目下達(dá)文件建立預(yù)歸檔目錄，業(yè)務(wù)處室按照預(yù)歸檔目錄，將項(xiàng)目的申請書、任務(wù)書（或合同書）收集齊全，移交科技檔案部門進(jìn)行第一階段歸檔工作。每年年初，業(yè)務(wù)處室將年度科技計(jì)劃在立項(xiàng)階段的評審材料，單獨(dú)移交至科技檔案部門進(jìn)行第二階段歸檔工作。每年3 月底前，業(yè)務(wù)處室繼續(xù)按照預(yù)歸檔目錄將前一年度已完成驗(yàn)收的項(xiàng)目驗(yàn)收材料收集齊全，移交科技檔案部門，按照插卷的方式完成第三階段歸檔。

三要確定整理規(guī)則。項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目組卷，一個(gè)項(xiàng)目為一卷，一卷裝入一盒，每卷按申請書、任務(wù)書(或合同書）、驗(yàn)收材料排序，采用三孔一線裝訂方式。項(xiàng)目檔案采用“年度—計(jì)劃類別—計(jì)劃批次”分類法排列排架，永久保存，項(xiàng)目評審材料集中排列排架。檔號編制遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則，結(jié)構(gòu)宜為“全宗號—檔案門類代碼·年度—計(jì)劃類別代碼—計(jì)劃批次—件號”，及時(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)地編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。

四要建設(shè)數(shù)字資源。加大項(xiàng)目檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)投入，推進(jìn)館藏項(xiàng)目檔案的數(shù)字化進(jìn)程，積極開展館藏項(xiàng)目檔案電子目錄（包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和項(xiàng)目完成人目錄）構(gòu)建和全文掃描工作，便于后期數(shù)字項(xiàng)目檔案資源的高效開發(fā)和利用工作。

三、 加強(qiáng)省級科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的對策建議

1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)

項(xiàng)目檔案管理信息化既要落實(shí)國家檔案工作“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，又要主動(dòng)融入科技大數(shù)據(jù)中心建設(shè)工作。

一要將項(xiàng)目檔案管理納入檔案信息系統(tǒng)重點(diǎn)建設(shè)模塊，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案“收整存管用”各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，統(tǒng)一項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，避免因數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一造成數(shù)據(jù)難以交換而形成“信息孤島”。

二要加快存量項(xiàng)目檔案的數(shù)字化進(jìn)程，積極開展館藏項(xiàng)目檔案電子目錄（包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和項(xiàng)目完成人目錄）構(gòu)建和全文掃描工作，便于后期項(xiàng)目檔案的高效利用。

三要實(shí)現(xiàn)增量項(xiàng)目檔案的電子化。推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與省級科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)的對接，完成電子文件在線歸檔，進(jìn)一步縮短項(xiàng)目檔案收集時(shí)間，提升歸檔完整率和工作實(shí)效。

四要高度重視項(xiàng)目檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。充分利用項(xiàng)目檔案信息優(yōu)勢，堅(jiān)持資源優(yōu)先、信息共享，建立項(xiàng)目檔案專題數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步推動(dòng)項(xiàng)目檔案科學(xué)管理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科技資源共享共用。

2.建立項(xiàng)目檔案利用體系

項(xiàng)目檔案是科技計(jì)劃的重要表現(xiàn)形式，是項(xiàng)目監(jiān)督的重要手段，更是國家重要的科技資源。因涉及研究成果，科技檔案部門往往在項(xiàng)目檔案利用上較為保守。將項(xiàng)目檔案利用納入科技檔案利用體系建設(shè)，推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息資源服務(wù)科技創(chuàng)新發(fā)展及政務(wù)活動(dòng)已刻不容緩。

一要擴(kuò)大檔案利用范圍。將項(xiàng)目檔案利用范圍由原來的僅限項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目完成單位和完成人擴(kuò)展到公檢法、紀(jì)檢監(jiān)察、巡視巡察、審計(jì)等部門，進(jìn)一步發(fā)揮項(xiàng)目檔案信息資源在科技管理、科研攻關(guān)和項(xiàng)目監(jiān)督中的作用。

二要加大信息開發(fā)力度。進(jìn)一步挖掘項(xiàng)目檔案信息，做好專題匯編，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)。如安徽省科技廳委托省科技檔案部門，自2014 年起，對“十二五”以來安徽省承擔(dān)的國家、省軟科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目研究成果進(jìn)行篩選匯編，得到了項(xiàng)目完成單位和完成人的大力支持，編研資料免費(fèi)發(fā)放至各級科技管理部門、科研單位、科技園區(qū)等，反響強(qiáng)烈，充分發(fā)揮了項(xiàng)目檔案在搭建科研成果交流宣傳、應(yīng)用共享平臺(tái)方面的作用，進(jìn)一步強(qiáng)化了項(xiàng)目檔案在科技創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、現(xiàn)代化管理中的決策咨詢作用。

三要?jiǎng)?chuàng)新利用服務(wù)方式。充分利用門戶網(wǎng)站、微信公眾號等提供項(xiàng)目檔案目錄信息，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線實(shí)時(shí)查詢；加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息整合，建立項(xiàng)目檔案異地查詢機(jī)制；將項(xiàng)目檔案利用納入政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)。

四要加強(qiáng)利用效果反饋。加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案用戶利用效果反饋信息的統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)反饋信息不斷完善服務(wù)方式，提升服務(wù)效能，并適時(shí)做好項(xiàng)目檔案利用典型事例宣傳，突出項(xiàng)目檔案重要作用。

3.建立項(xiàng)目檔案安全體系

項(xiàng)目檔案安全是項(xiàng)目檔案工作的底線，項(xiàng)目檔案是重要的科技成果，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)將檔案信息安全擺在突出位置上。

一要進(jìn)一步建立健全并強(qiáng)化落實(shí)項(xiàng)目檔案安全管理制度規(guī)范，構(gòu)建項(xiàng)目檔案從接收、整理、保管、利用和數(shù)字化的全過程安全管理體系。

二要不斷改善項(xiàng)目檔案實(shí)體保管保密條件，不斷完善集人防、物防、技防三位一體的安全防范體系。不斷加強(qiáng)項(xiàng)目檔案數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)的安全檢查和認(rèn)證，確保數(shù)字檔案信息真實(shí)可靠。加速構(gòu)建項(xiàng)目檔案信息異地備份協(xié)作網(wǎng)，完善項(xiàng)目檔案異地異質(zhì)備份保管工作機(jī)制。

三要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)安全防范。參照信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)有關(guān)要求，多層面保障檔案信息系統(tǒng)安全。如增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范，配備正版殺毒軟件，貫徹落實(shí)三員管理制度，加強(qiáng)身份認(rèn)證、資源權(quán)限管理、數(shù)據(jù)權(quán)限管理、日志審計(jì)、訪問控制等。

四、 結(jié)語

隨著數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)已逐步成為科技檔案管理部門工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。項(xiàng)目檔案要進(jìn)一步加快運(yùn)用數(shù)字技術(shù)提升管理現(xiàn)代化水平，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)作為科技大數(shù)據(jù)中心建設(shè)的重要組成部分，將持續(xù)為創(chuàng)新型省份和現(xiàn)代化五大發(fā)展美好安徽建設(shè)作出重要貢獻(xiàn)。