馬香玲

【摘? 要】辦公流程自動(dòng)化，業(yè)務(wù)辦理線上化，證券公司的互聯(lián)網(wǎng)+科技的發(fā)展路徑對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，以往檔案管理工作主要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行“單套制”歸檔即可，到現(xiàn)在紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”歸檔，本文從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，淺談證券公司檔案歸檔中的單套制與雙套制歸檔的具體模式的選擇。

【關(guān)鍵詞】證券公司;檔案管理;單套制;雙套制

引言

隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在辦公、商務(wù)交易及交流中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，證券公司在內(nèi)部運(yùn)營(yíng)中依托OA辦公自動(dòng)化、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等信息系統(tǒng)，逐漸形成無(wú)紙化辦公形態(tài);在對(duì)外部的監(jiān)管聯(lián)絡(luò)及業(yè)務(wù)展業(yè)中，依托于各類(lèi)線上的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、報(bào)送系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了可以線上運(yùn)營(yíng)的模式，如通過(guò)即時(shí)通訊工具向客戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品推介，通過(guò)監(jiān)管系統(tǒng)報(bào)送文件數(shù)據(jù)，通過(guò)線上會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行線上同業(yè)交流論壇，通過(guò)券商APP 實(shí)現(xiàn)客戶(hù)業(yè)務(wù)的線上辦理等。就目前的信息技術(shù)水平而言，券商可以實(shí)現(xiàn)的無(wú)紙化、非接觸式辦公及展業(yè)，那么，券商檔案管理模式應(yīng)如何順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)？

1.信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、法律及政策促使單套制歸檔的發(fā)展

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）》中對(duì)電子檔案的定義為“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”，電子文件定義則是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄”。

信息技術(shù)開(kāi)發(fā)出的各類(lèi)系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展改變商業(yè)模式，以及法律、政策對(duì)電子簽章、電子合同、電子證照、電子會(huì)計(jì)憑證的效力的認(rèn)可，使得電子文件單套制歸檔成為可能。除實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化外，券商紛紛將各自的線上APP 打造成為集開(kāi)戶(hù)、交易、產(chǎn)品銷(xiāo)售、投教、資訊等多功能的運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，通過(guò)線上APP，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)業(yè)務(wù)辦理、交易全程線上化、不臨柜的無(wú)紙化交易。

2016年國(guó)家檔案局發(fā)布了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，文中要求：在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)。電子檔案的“單套制”管理已在上海浦東自貿(mào)區(qū)成功試點(diǎn)，上海的證券公司自發(fā)的成立了“證券行業(yè)檔案工作協(xié)作組”，一家大型頭部券商已通過(guò)國(guó)家檔案局就數(shù)字化檔案館的驗(yàn)收，并率先實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中客戶(hù)電子檔案即辦即歸的單套制歸檔。這樣的探索實(shí)踐，對(duì)整個(gè)證券行業(yè)起到了單套制歸檔的先鋒示范作用。

2.單套制與雙套制的選擇

單套制歸檔以前是指文書(shū)類(lèi)檔案的純紙質(zhì)歸檔，現(xiàn)在，單套制歸檔指的是電子文件單套制歸檔;雙套制歸檔是指同一份歸檔文件，保存一份電子版本的同時(shí)還要保存一份紙質(zhì)版本。

檔案管理中電子文件單套制歸檔有著很多優(yōu)勢(shì)，材料上，無(wú)紙化歸檔，環(huán)保;流轉(zhuǎn)中，可將辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文件的線上流轉(zhuǎn)，提高歸檔的效率，且能實(shí)現(xiàn)即辦即歸。電子文件單套制歸檔的各種優(yōu)勢(shì)之外，還存在一些不可避免的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題：

2.1待歸檔文件天然的紙質(zhì)屬性

檔案具有留史、存憑作用，其中存憑對(duì)企業(yè)尤為重要。單純的電子文件的存憑證明力度不足，并且現(xiàn)階段，很多文件必須為紙質(zhì)形式留存，如檔案的類(lèi)別文書(shū)檔案中的合同需要保管紙質(zhì)版文件，對(duì)外報(bào)送文件要求紙質(zhì)紅頭文件加蓋公章;證券業(yè)務(wù)客戶(hù)檔案網(wǎng)上開(kāi)戶(hù)之前均為紙質(zhì);投行、資管等項(xiàng)目資料須留存紙質(zhì)項(xiàng)目底稿備查;監(jiān)管機(jī)關(guān)重要事項(xiàng)的決定、批復(fù)均為加蓋機(jī)關(guān)印章的紙質(zhì)文件;編制的檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)均為簽字版紙質(zhì)文件;司法機(jī)關(guān)的協(xié)查文件為紙質(zhì)以及根據(jù)投資者保護(hù)的要求，70周歲以上老人及機(jī)構(gòu)戶(hù)、產(chǎn)品戶(hù)辦理業(yè)務(wù)必須臨柜辦理，產(chǎn)生紙質(zhì)檔案等情況，現(xiàn)實(shí)中，紙質(zhì)文件的必須情況還很多，不一一列舉。

2.2法律制度上對(duì)電子簽名的效力的保留及歸檔形式的限制

2019年全國(guó)人大常委會(huì)修訂的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第三條規(guī)定：“民事活動(dòng)中的合同或者其他文件、單證等文書(shū)，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書(shū)，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?、?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。前款規(guī)定不適用下列文書(shū)：（一）涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的;（二）涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業(yè)服務(wù)的;（三）法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書(shū)的其他情形?！?，電子簽名并非所有事項(xiàng)均適用;2003年國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔。”;2015年國(guó)家檔案局印發(fā)的《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》第十七條：“紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”

2.3電子檔案的信息安全與“四性”保障問(wèn)題。

電子數(shù)據(jù)高度依賴(lài)軟件、系統(tǒng)生成、傳輸、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、遷移、讀取等，面臨系統(tǒng)安全等信息安全、泄密的問(wèn)題。同時(shí)，電子文件容易被篡改，無(wú)法保障其完整性、真實(shí)性、有效性、可靠性。在單套制歸檔中，沒(méi)有紙質(zhì)的檔案的支撐，電子文件單套制單軌制歸檔的存憑作用無(wú)法保障。

現(xiàn)階段，大部分券商還未實(shí)現(xiàn)所有辦公管理、業(yè)務(wù)流程線上化;法律對(duì)電子文件的效力有所保留;檔案存憑作用要求對(duì)重要文件必須保留紙質(zhì)實(shí)體檔案;電子檔案面臨信息安全與信息真實(shí)性等問(wèn)題。券商還不具備實(shí)現(xiàn)全面電子文件單套制單軌制的歸檔的條件。受制于上述因素，比較可行的辦法是采取雙套制雙軌制的模式，即紙質(zhì)檔案紙質(zhì)單套制歸檔，如司法凍結(jié)通知;涉及單純電子數(shù)據(jù)的檔案實(shí)施電子文件單套制歸檔，如系統(tǒng)日志、客戶(hù)電子檔案;對(duì)于既有電子文件又有紙質(zhì)文件的檔案類(lèi)別，如紙質(zhì)合同及OA 電子審批單，采用電子文件打印后統(tǒng)一紙質(zhì)歸檔。

3.“雙套制”歸檔實(shí)踐

根據(jù)相關(guān)研究者的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)我國(guó)絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)把電子文件 （檔案）的安全幾乎寄托于以“雙軌制”或“雙套制”“77.6% 的機(jī)構(gòu)完全或部分采用‘雙軌制，89.9% 的機(jī)構(gòu)采用‘雙套制。

目前，本人所在的證券公司，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》及《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)、行政規(guī)章，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定了《檔案管理規(guī)定》《檔案分類(lèi)方案》《檔案歸檔范圍及保管期限》《檔案整理細(xì)則》及《檔案利用實(shí)施細(xì)則》等具體的制度;根據(jù)歸檔文件的性質(zhì)、來(lái)源將公司檔案一級(jí)類(lèi)目分為：黨群檔案、管理類(lèi)檔案、經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案、證券業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、會(huì)計(jì)檔案、企業(yè)職工檔案、科技檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案。

公司對(duì)于檔案的分類(lèi)是基于以往的紙質(zhì)檔案單套制檔案的工作經(jīng)驗(yàn)而編制。由于各類(lèi)檔案類(lèi)型中均有紙質(zhì)與電子形式文件共存的情況，采取了折衷的雙套制檔案歸檔模式：將所有電子文件打印與對(duì)應(yīng)或配套的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，形成一件或一卷檔案，將全部的待歸檔文件整理完畢后，將所有整理后形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成一套紙質(zhì)檔案實(shí)體檔案及一套對(duì)應(yīng)的電子檔案系統(tǒng)的數(shù)字化檔案。紙質(zhì)檔案用于存憑，數(shù)字檔案便于檢索、利用，雙套制的優(yōu)越性可見(jiàn)一斑。

2019年建成的電子檔案系統(tǒng)，將檔案系統(tǒng)與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接，并將OA系統(tǒng)中的增加了用印文件及會(huì)議紀(jì)要上傳附件功能，借此，可以實(shí)現(xiàn)管理類(lèi)文書(shū)檔案從生成、審批、制文、歸檔閉環(huán)的線上即辦即歸的歸檔工作，但因業(yè)務(wù)系統(tǒng)及其他財(cái)務(wù)、人力系統(tǒng)尚未全面對(duì)接檔案管理系統(tǒng)，未能形成全面的檔案流轉(zhuǎn)歸檔線上化，同時(shí)也面臨各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件、電子數(shù)據(jù)根據(jù)四性檢測(cè)要求及電子檔案規(guī)范的格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題。雖然建成電子檔案系統(tǒng)，為能實(shí)現(xiàn)即辦即歸，仍然采用年度后統(tǒng)一整理紙質(zhì)檔案，數(shù)字化加工，錄入電子檔案系統(tǒng)的模式。電子檔案系統(tǒng)僅發(fā)揮了便于檢索、利用的功能，未能真正發(fā)揮即辦即歸的效用。

通過(guò)檔案服務(wù)外包形式，公司將18年的存量檔案進(jìn)行了系統(tǒng)整理與數(shù)字化加工的工作，整理過(guò)程可以說(shuō)過(guò)程是艱難的，效果卻不及預(yù)期。在國(guó)家數(shù)字化檔案館的號(hào)召下，檔案整理與數(shù)字化加工的外包服務(wù)企業(yè)如雨后春筍般應(yīng)運(yùn)而生，質(zhì)量上參差不齊，整體從業(yè)人員水平較低，很多外包企業(yè)雇傭的整理人員為臨時(shí)招聘的社會(huì)閑散人員、退休人員，絕大多數(shù)未經(jīng)過(guò)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，亦無(wú)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。實(shí)踐中采用外包形式，檔案分類(lèi)、組件及組卷工作的質(zhì)量很難保證。如果券商是全面實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制歸檔的話(huà)，歸檔工作即辦即歸，無(wú)需事后大量的紙質(zhì)檔案整理及數(shù)字化加工工作，杜絕了外包整理的質(zhì)量問(wèn)題。由于雙套制歸檔，工作量大，整理及數(shù)字化加工外包工作成為不得而為的選擇。

縱觀行業(yè)，頭部券商的單套制歸檔僅就單個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文檔（數(shù)據(jù)）進(jìn)行了歸檔，尚未實(shí)現(xiàn)整個(gè)全宗檔案的電子檔案單套制、單軌制歸檔。誠(chéng)然，雙套制檔案的歸檔模式無(wú)疑進(jìn)行了重復(fù)工作，降低了檔案工作的效率，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，但實(shí)踐中，就現(xiàn)今的法律、技術(shù)、與券商的經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，雙套制檔案歸檔模式確實(shí)有其存在的必要，不可“一刀切”的被拋棄。

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