姜瀚博 薛欣

1.四平市食品藥品檢驗(yàn)所； 2.吉林市食品藥品檢驗(yàn)所

如今，網(wǎng)絡(luò)科技越來(lái)越發(fā)達(dá)完善，對(duì)于擁有海量信息數(shù)據(jù)的檔案工作來(lái)說(shuō)，其需要改變工作模式，以電子檔案代替從前的紙質(zhì)檔案，以便加強(qiáng)信息安全性，提高工作效率，縮減成本投入。

一、電子檔案工作形式

電子檔案是以數(shù)字編碼的形式按照一定格式存儲(chǔ)在磁盤、磁帶、光介質(zhì)上，并能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別或加以處理，可以以數(shù)字代碼序列的形式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸。上述以數(shù)字形式被存儲(chǔ)妥當(dāng)?shù)男畔⑽募子谌粘９芾聿榭?，不僅可以節(jié)省信息收集整理的時(shí)間，而且機(jī)密性較強(qiáng)，不易損壞泄露。

二、當(dāng)前電子檔案管理中存在的主要不足

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)不過(guò)關(guān)。針對(duì)電子檔案管理工作，信息安全性在很大程度上取決于檔案管理人員。但目前的檔案管理者綜合素質(zhì)不過(guò)關(guān)，安全意識(shí)較差，責(zé)任意識(shí)淡薄，在面對(duì)高嚴(yán)密性的電子檔案時(shí)，不能做好網(wǎng)絡(luò)的高效運(yùn)營(yíng)與信息安全防護(hù)，電子檔案的安全系數(shù)較低。

（二）管理體系不健全。縱觀目前企業(yè)和單位，對(duì)于電子檔案管理工作，均持忽視態(tài)度，內(nèi)部并沒(méi)有設(shè)立完備的管理體系，無(wú)法做到電子檔案的異地備份，關(guān)于該項(xiàng)工作缺少與之對(duì)應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，且各部門間也沒(méi)有做到信息共享互通，缺少信息聯(lián)網(wǎng)制度，檔案管理難度系數(shù)加大。

（三）管理方式不夠先進(jìn)。上面提到管理人員同檔案管理工作的聯(lián)系，而管理技術(shù)同樣影響著電子檔案的安全性。電子檔案主要依靠網(wǎng)絡(luò)完成信息的搜集、處理與存儲(chǔ)，故而企業(yè)內(nèi)部設(shè)立攔截系統(tǒng)和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)很有必要。但從目前企業(yè)或單位的執(zhí)行情況來(lái)看，并沒(méi)有相關(guān)技術(shù)參與到電子檔案管理中。

三、完善電子檔案管理工作的主要策略

（一）提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。人員在電子檔案管理中占據(jù)著極為重要的位置，只有管理人員符合該項(xiàng)工作的相關(guān)要求，具有高水平的工作能力，及較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，方可高效完成電子檔案管理工作。企業(yè)或單位可以定期展開(kāi)管理者的培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)技能，為其普及電子檔案的有關(guān)知識(shí)理論，及《檔案法》和《保密法》等法律法規(guī)，且加強(qiáng)安全管理理念的宣傳，從而規(guī)范電子檔案管理工作。

（二）完善檔案管理體系。首先，根據(jù)實(shí)際情況，以宣傳、推廣的形式促進(jìn)有關(guān)電子檔案安全管理法律法規(guī)的出臺(tái)，完善管理體系，彌補(bǔ)體系中的各項(xiàng)不足，加強(qiáng)對(duì)檔案提取、調(diào)用的監(jiān)管，按章辦事，增大電子檔案安全系數(shù)。其次，針對(duì)電子檔案易出現(xiàn)泄露、丟失等現(xiàn)象，要建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)系統(tǒng)，充分利用電子計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密管理，通過(guò)制定安全的防范系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。最后，針對(duì)電子檔案信息泄露的情況，企業(yè)內(nèi)部需要加大監(jiān)管力度，完善管理體系，設(shè)立防火墻，注重對(duì)電子檔案信息安全系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，針對(duì)內(nèi)部電腦，做好信息加密處理，以減少信息泄露、黑客入侵等問(wèn)題的發(fā)生，維護(hù)電子檔案信息安全性。

（三）改善用檔環(huán)境，注重信息的保密處理。上面分別論述了從人員和管理制度兩方面入手，推動(dòng)電子檔案管理工作的有效進(jìn)行，而要想完全維護(hù)電子檔案信息的安全性，加強(qiáng)電子信息的準(zhǔn)確性，還需從用檔環(huán)境入手。

針對(duì)企業(yè)或單位內(nèi)部的用檔環(huán)境，相關(guān)管理人員需要針對(duì)具體情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度加強(qiáng)用檔環(huán)境的規(guī)范性，也就是說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部的用檔環(huán)境，需要供人在特定時(shí)間完成檔案的提取與借閱，提高該項(xiàng)流程的效率，且要求管理人員全程按照設(shè)立的規(guī)章制度完成工作，避免檔案泄露等問(wèn)題的發(fā)生，維護(hù)企業(yè)的利益。近幾年，高新技術(shù)不斷完善，有關(guān)檔案管理的保密手段日益多樣化，企業(yè)內(nèi)部可利用這些手段高效完成電子檔案的安全管理工作，并且為管理人員普及先進(jìn)技術(shù)操作理論，使其熟練操作最新管理技術(shù)，降低電子檔案危險(xiǎn)系數(shù)。

（四）注重電子檔案的異質(zhì)備份。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存儲(chǔ)管理信息的，故而做好該項(xiàng)工作的安全維護(hù)工作難度系數(shù)極高。企業(yè)或單位內(nèi)部需要注重檔案的異質(zhì)備份。所謂異質(zhì)備份，就是將電子檔案的具體內(nèi)容轉(zhuǎn)換為其他方式進(jìn)行保存，以防電子檔案在發(fā)生意外情況時(shí)沒(méi)有備份。而如何做好電子檔案原件的安全管理，成為關(guān)鍵。在具體管理中，工作人員可以選擇復(fù)制檔案原件的方式，對(duì)于異質(zhì)備份，僅提供復(fù)印件，以此保護(hù)檔案信息的安全，而且這樣也可延長(zhǎng)電子檔案的使用壽命。

（五）加強(qiáng)檔案館內(nèi)各設(shè)備的安全管理。檔案館在內(nèi)部構(gòu)造中普遍具有線路較多、設(shè)施復(fù)雜等特點(diǎn)，并且檔案館在使用過(guò)程中時(shí)間過(guò)于集中，會(huì)對(duì)電量負(fù)荷造成一定的壓力。在建立檔案館時(shí)，要充分考慮這些因素，將管內(nèi)的設(shè)備擺放和線路布局予以合理規(guī)劃。也就是說(shuō)，在檔案館內(nèi)的日常運(yùn)營(yíng)中，管理人員需對(duì)各設(shè)備、線路展開(kāi)詳細(xì)檢查，為維護(hù)檔案安全，還可以設(shè)立安保系統(tǒng)，在館內(nèi)安置自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和噴淋系統(tǒng)等，這樣一旦設(shè)備老化，線路出現(xiàn)故障從而引發(fā)火災(zāi)時(shí)，設(shè)立的安保系統(tǒng)會(huì)及時(shí)發(fā)出警報(bào)，盡快解除電子檔案的危險(xiǎn)。再者，針對(duì)館內(nèi)的檔案管理工作，要求管理者嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度，不可違規(guī)操作，也不能違章用電，以免館內(nèi)線路出現(xiàn)短路問(wèn)題，進(jìn)而威脅電子檔案的安全。不僅如此，館內(nèi)還需注重設(shè)備的維護(hù)檢修，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，并進(jìn)行科學(xué)的維修養(yǎng)護(hù)，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，方便電子檔案管理工作。除此之外，針對(duì)館內(nèi)的懸掛物件，管理人員需時(shí)常檢查其安裝情況，一旦其出現(xiàn)松動(dòng)的情況，必須及時(shí)做出處理，以防物件掉落，威脅館內(nèi)設(shè)備安全，加強(qiáng)電子檔案的保護(hù)工作。

結(jié)語(yǔ)：綜上，為加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作，企業(yè)或單位應(yīng)該從提高人員素質(zhì)、完善管理制度、檔案的異質(zhì)備份及館內(nèi)設(shè)備維護(hù)等多方面入手，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，以此增大電子檔案安全系數(shù)，維護(hù)企業(yè)的綜合利益。