楊華 董麗華

吉林省白城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院

引言：新時(shí)期背景下，在人力資源管理中合理運(yùn)用電子人事檔案十分重要，其不但能夠提高人力資源管理工作效率，還能為人力資源管理提供人員配置的依據(jù)，節(jié)約人力資源，降低管理成本?；诖?，相關(guān)部門對(duì)電子人事檔案管理高度重視，通過(guò)采用多元化的方法，將其存在的正面作用發(fā)揮出最大化，推動(dòng)人力資源管理效率提升。以下主要內(nèi)容為電子人事檔案在人力資源管理中的作用及發(fā)揮方法。

一、電子人事檔案在人力資源管理中的作用

現(xiàn)如今，電子人事檔案在人力資源管理中的作用有很多，其中比較主要的是提升人資管理效率、為人資管理提供人員配置依據(jù)、節(jié)省人力資源，減少管理成本，詳細(xì)內(nèi)容如下：

（一）提升人資管理效率

傳統(tǒng)的人事部門在處理單位人員的資料時(shí)，通常都是采用書(shū)面形式來(lái)保存，在科技快速發(fā)展的今天，這種方式不再是方便快捷的，相反會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題，而啟用電子人事檔案管理后，現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用可以易如反掌的解決原始問(wèn)題。同時(shí)電子檔案不會(huì)在長(zhǎng)期多次的利用中出現(xiàn)損毀，無(wú)論在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示多少次，或打印多少次，都不會(huì)使它的信息受到破壞，也減輕了工作人員工作壓力。所以應(yīng)當(dāng)把電子人事檔案管理有效地運(yùn)用到日常的實(shí)踐當(dāng)中，讓我國(guó)人力資源管理水平大大提高[1]。

（二）為人資管理提供人員配置依據(jù)

現(xiàn)如今，人資管理部門在調(diào)配人員時(shí)，主要依據(jù)檔案所留存的各項(xiàng)信息，通過(guò)展開(kāi)整合比較，給他們安排最適合的崗位。因?yàn)槿速Y管理部門要系統(tǒng)記錄每位職工的工作表現(xiàn)與業(yè)績(jī)，該工作也脫離不開(kāi)電子人事檔案的運(yùn)用。基于此，電子人事檔案其實(shí)就是人資管理部門掌握整個(gè)單位職工工作現(xiàn)狀的一種工具，由此能夠看出，電子人事檔案在人資管理中具有不可或缺的作用[2]。

（三）節(jié)省人力資源，減少管理成本

以往的人力資源管理工作，需要工作人員對(duì)檔案進(jìn)行大量的收集、分類、篩選等工作。而如果運(yùn)用電子檔案，工作人員在電腦軟件的協(xié)助下就可以有效完成人資管理的各項(xiàng)工作，比如，檔案收集和分類工作，使人資管理工作變得簡(jiǎn)單化，不像以往那么繁瑣。另外，集成化管理模式還可以減少人力與物力的投入，節(jié)約辦公成本，使得人資管理成本切實(shí)減少。

二、電子人事檔案在人力資源管理中的作用發(fā)揮方法

（一）增強(qiáng)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)

各單位相關(guān)部門一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，明確人事檔案管理在人資管理中的重要性，打破對(duì)人事檔案管理工作的單一認(rèn)識(shí)。首先，人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性與繁雜性，并不平常所想象的可以簡(jiǎn)單易開(kāi)展的工作，各單位應(yīng)積極投入人力、物力等到人事檔案管理工作中，為人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供有利條件；其次，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是人事管理部門，對(duì)人事檔案管理的作用認(rèn)識(shí)，通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)、宣傳手段、教育指導(dǎo)等，來(lái)提高人事部門工作人員對(duì)人事檔案管理作用的認(rèn)識(shí)，且通過(guò)自主學(xué)習(xí)和外部培訓(xùn)，來(lái)增強(qiáng)管檔人員的工作素養(yǎng)和工作能力，為人事檔案管理工作開(kāi)展提供人才支持[3]。

（二）大力完善人事檔案管理制度

現(xiàn)如今，有些人因?yàn)楦鞣N需求，出現(xiàn)偽造人事檔案行為，如果不能杜絕這種現(xiàn)象發(fā)生，久而久之，會(huì)嚴(yán)重影響職工個(gè)體發(fā)展和企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展?；诖?，一定要從制度方面入手，通過(guò)不斷改革創(chuàng)新，構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，為各部門人事檔案管理工作開(kāi)展提供制度支持，讓相關(guān)工作可以有據(jù)可循。有這樣一句話：無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有完善的管理制度，才能保證人事檔案管理工作的規(guī)范性。結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理制度展開(kāi)創(chuàng)新，針對(duì)人事檔案管理制度內(nèi)不恰當(dāng)?shù)臈l款展開(kāi)優(yōu)化工作，讓單位內(nèi)部的人事檔案管理制度可以滿足新時(shí)期的發(fā)展需求，且通過(guò)更新檔案材料的登記制度，定期查漏補(bǔ)缺，來(lái)加強(qiáng)人事檔案的系統(tǒng)性與實(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案管理制度的創(chuàng)新，對(duì)于改善目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化、提升人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、透明化以社會(huì)化和為人資管理工作更有效開(kāi)展提供有效據(jù)，讓員工的積極性與主動(dòng)性被完全的調(diào)動(dòng)出來(lái)，提高工作人員的工作效率，為單位創(chuàng)造更多價(jià)值[4]。

健全和優(yōu)化人事檔案完整的人事檔案可以為單位人才管理提供參考依據(jù)，影響到單位的未來(lái)發(fā)展。一個(gè)單位要迎合現(xiàn)代化發(fā)展需求，就必須緊跟時(shí)代步伐，優(yōu)化人事檔案也是一項(xiàng)重要工作。首先，增強(qiáng)工作人員人事檔案動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，對(duì)于工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷等，第一時(shí)間補(bǔ)充到檔案當(dāng)中，增強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。特別是在傳統(tǒng)人事檔案信息管理的前提下，增添一些可以提升工作人員綜合素養(yǎng)的材料，比如由權(quán)威部門認(rèn)可的資質(zhì)證書(shū)，或者可以充分反應(yīng)工作人員性格特點(diǎn)的個(gè)性化數(shù)據(jù)信息。其次，將工作人員在日常工作中的積極表現(xiàn)和不良表現(xiàn)也錄入到人事檔案當(dāng)中，這有助于激勵(lì)職工秉持著良好的態(tài)度去面對(duì)自己的工作，為實(shí)現(xiàn)工作效率最大化做鋪墊。

結(jié)束語(yǔ)：現(xiàn)如今，電子人事檔案在人力資源管理中的作用有很多，其中比較典型的是提升人資管理效率、為人資管理提供人員配置依據(jù)、節(jié)省人力資源，減少管理成本。為了將上述作用充分發(fā)揮出來(lái)，相關(guān)部門可以通過(guò)增強(qiáng)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)、大力完善人事檔案管理制度、健全和優(yōu)化人事檔案，來(lái)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，保證人力資源管理有效性。