張小玲 甘肅省廣播電視局無(wú)線傳輸中心

干部人事檔案工作表面上看似乎很簡(jiǎn)單，但實(shí)際既瑣碎又繁雜，而且責(zé)任重大，稍有疏忽就有可能出差錯(cuò)。因此，在干部人事檔案管理工作中，要始終要把認(rèn)真、細(xì)心放在第一位，投入耐心、滿懷愛(ài)心地開(kāi)展檔案管理工作，努力做到分類精準(zhǔn)到位、編號(hào)精致有序、目錄一目了然、裝訂整潔整齊，使每卷檔案都達(dá)到準(zhǔn)確、完整、有序、實(shí)用的要求。

一、在制度設(shè)置上要“落實(shí)落細(xì)”

《干部人事檔案工作條例》明確提出，各級(jí)組織人事部門負(fù)責(zé)本地區(qū)、本部門、本單位干部人事檔案工作，建立健全規(guī)章制度和工作機(jī)制，配齊配強(qiáng)工作力量，組織開(kāi)展宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。這對(duì)干部人事檔案歸口管理部門進(jìn)行了明確界定，也提出了具體的要求。然而長(zhǎng)期以來(lái)，一些地方人事部門沒(méi)有引起對(duì)干部人事檔案的足夠重視，有的地方檔案管理硬件設(shè)施上去了，但軟件卻沒(méi)有跟上，沒(méi)有健全的規(guī)章制度和工作機(jī)制，沒(méi)有配備專業(yè)的檔案管理人員,從而造成干部人事檔案工作流于形式、疏于管理、漏洞百出，甚至出現(xiàn)人事檔案篡改、造假等現(xiàn)象。

從檔案管理的特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作平平淡淡，默默無(wú)聞。在有些單位領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)，檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，可有可無(wú)，這種觀念是十分錯(cuò)誤的。因此，要按照《干部人事檔案工作條例》的要求，從健全規(guī)章制度人手，從嚴(yán)從細(xì)，認(rèn)真對(duì)待，逐條對(duì)照，落到實(shí)處，從選派工作人員到日常的管理和監(jiān)督，要建立起一套制度，這些制度要操作性強(qiáng)，細(xì)致準(zhǔn)確，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，使干部人事檔案工作有制度支撐，有人員保障，促進(jìn)干部人事檔案工作健康發(fā)展。

二、在日常管理中要做到“細(xì)致入微”

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，新時(shí)代對(duì)干部人事檔案工作提出新的更高要求，同時(shí)需要?dú)w檔的材料也越來(lái)越多，工作要求也越來(lái)越細(xì)。這就要求從事干部人事檔案管理人員，眼細(xì)心細(xì)、一絲不茍、細(xì)致入微，對(duì)檔案的收集建立、接收歸檔、保護(hù)管理、轉(zhuǎn)遞使用等把好每一個(gè)關(guān)口。

首先要從嚴(yán)從細(xì)，“嚴(yán)”字當(dāng)頭?！陡刹咳耸聶n案工作條例》要求干部人事檔案“凡提必審”、“凡進(jìn)必審”、“凡轉(zhuǎn)必審”。這就要求有關(guān)單位和其他組織及個(gè)人，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照檔案審核的要求，嚴(yán)肅對(duì)待，認(rèn)真填寫，嚴(yán)格審核，確保歸檔材料是真實(shí)的，是準(zhǔn)確的。要靠實(shí)責(zé)任，細(xì)化要求，把工作落實(shí)落細(xì)。只有將“嚴(yán)”字貫穿于干部檔案工作全過(guò)程，才能杜絕干部人事檔案篡改造假現(xiàn)象發(fā)生，為選人用人提供堅(jiān)實(shí)保障。

其次要耐心細(xì)致，認(rèn)真完善檔案內(nèi)容。做好干部人事檔案工作，要發(fā)揚(yáng)“工匠精神”，做到精益求精、耐心細(xì)致。特別是要在收集完善檔案內(nèi)容方面更要細(xì)致入微，不能有絲毫馬虎。要拓寬收集材料的渠道，主動(dòng)索要材料，收集材料，把檔案歸檔好，整理好；收集的材料能夠反映個(gè)人的思想狀況、政治素養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)等方面，使檔案的內(nèi)容更加全面完整，使檔案的利用價(jià)值更高；要收集好單位表彰、職稱評(píng)定、干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料，保證檔案的完整性和全面性。

第三要精心裝訂，準(zhǔn)確歸檔，手續(xù)完備。檔案存得久了，難免會(huì)出現(xiàn)材料破損、卷角、折損等情況，要對(duì)這些材料及時(shí)進(jìn)行壓平、裱糊，過(guò)窄、過(guò)寬的材料加邊和裁邊處理，檔案材料上的金屬物要拆除。要對(duì)檔案按照類別進(jìn)行排序和編入目錄，使材料和目錄相符。要準(zhǔn)確填寫材料形成的時(shí)間，準(zhǔn)確計(jì)算好材料的份數(shù)和頁(yè)碼。裝訂要做到四邊整齊，不壓字、不損傷材料內(nèi)容。經(jīng)過(guò)精心整理后，干部人事檔案形式上要達(dá)到整齊美觀、條理清晰，內(nèi)容上達(dá)到完整真實(shí)、精練實(shí)用的要求。

第四要仔細(xì)篩選，提高質(zhì)量，確保檔案真實(shí)可靠。只有認(rèn)真做好鑒別和審核，才能保證收集歸檔的材料真實(shí)。干部人事檔案管理人員要以高度的政治自覺(jué)和負(fù)責(zé)任的態(tài)度，對(duì)每一份收集來(lái)的材料進(jìn)行認(rèn)真篩選、鑒別和審核，確保干部檔案真實(shí)準(zhǔn)確。首先要認(rèn)定材料的性質(zhì)，是否屬于干部人事檔案歸檔的范疇，如果不屬于就不能歸到人事檔案中去。其次要確定歸檔材料內(nèi)容是否真實(shí)，經(jīng)過(guò)鑒別審核不真實(shí)的材料同樣要妥善處理，不能歸到人事檔案中去。第三要對(duì)收集來(lái)的材料進(jìn)行分類、排序、編目和加工，最終裝訂成冊(cè)、成卷，使人事檔案的整體質(zhì)量得以保證。

三、在人才培養(yǎng)上要“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”

干部人事檔案工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒，紛繁復(fù)雜，單調(diào)枯燥。這就對(duì)有關(guān)單位選用檔案管理人員提出了新要求。說(shuō)到底，就是要加大這方面的人才培養(yǎng)和選用，要培養(yǎng)他們的職業(yè)素養(yǎng)，提高他們的業(yè)務(wù)能力，選用那些能耐得住寂寞、守得住清貧、忍得住孤獨(dú)的人充當(dāng)干部人事檔案管理人員。只有他們持之以恒，耐心細(xì)致，甘于奉獻(xiàn)，才能真正把檔案工作做實(shí)做好。

首先要注重人員管理。干部人事檔案工作具有機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性特點(diǎn)，因此檔案管理工作人員要具有政治意識(shí)和保密意識(shí)。各有關(guān)單位要加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)，培養(yǎng)他們良好的職業(yè)道德、細(xì)心入微的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神。同時(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)，把崗位職責(zé)和崗位要求落實(shí)到人，用制度管人。

其次要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。干部人事檔案是一項(xiàng)專業(yè)較強(qiáng)的工作，這就要求從事干部檔案管理的人員，要具備全面的業(yè)務(wù)知識(shí)和過(guò)硬的專業(yè)技能。相關(guān)單位要針對(duì)檔案工作的新規(guī)定、新要求，及時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)政策理論和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新時(shí)代干部人事檔案工作的新需要。同時(shí)，要向先進(jìn)典型學(xué)習(xí)，查找自身不足，將好的經(jīng)驗(yàn)和做法應(yīng)用于干部人事檔案管理實(shí)際工作中，不斷提升干部人事檔案工作水平。

第三要注重督促檢查。干部人事檔案的過(guò)程管理至關(guān)重要，各相關(guān)單位要抓好全過(guò)程培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行督促檢查，對(duì)干部檔案管理重視不夠、管理不善、問(wèn)題突出的單位或個(gè)人，要提出嚴(yán)肅批評(píng)，并提出整改時(shí)限，及時(shí)整改到位，確保檔案管理工作有力有序進(jìn)行。

四、在基礎(chǔ)設(shè)施配套上要“一絲不茍”

干部人事檔案的一個(gè)基本特點(diǎn)是，一次生成，不可復(fù)制，不可再生，一旦損毀就無(wú)法補(bǔ)救。因此千方百計(jì)保護(hù)好干部人事檔案的安全完整，是檔案管理工作的重中之重。要嚴(yán)格按照有關(guān)要求和考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真落實(shí)好檔案庫(kù)房、閱檔室的日常防護(hù)措施，而且這些措施要符合防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光設(shè)施等要求，有條件的應(yīng)配備空調(diào)，保證庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度濕度在規(guī)定的范圍內(nèi)。

同時(shí)，要利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，不斷推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案相互印證、相互補(bǔ)充。紙質(zhì)檔案易損壞和丟失，而且年代久遠(yuǎn)后不易查找和查閱。如果實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，建立了數(shù)字檔案目錄庫(kù)，不僅使檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性得到保證，還大大提高了工作效率，為干部及有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱提供便利，而且能做到永久保存，極大地提高了檔案的使用壽命。