文 峰 ，羅慎言，曲潔婷

(成都市環(huán)境監(jiān)測(cè)中心站，成都 610072)

前 言

“無紙化”辦公不但可以提升環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室工作效率，還可以減少紙張使用，增強(qiáng)工作人員環(huán)保意識(shí)，是環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室未來辦公的發(fā)展趨勢(shì)。目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、終端設(shè)備功能和普及程度、軟件開發(fā)、建設(shè)和上網(wǎng)成本、信號(hào)覆蓋范圍等方面取得長(zhǎng)足進(jìn)步，為實(shí)現(xiàn)電子文件控制管理提供了良好的硬件環(huán)境。近年來陸續(xù)發(fā)布的《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》(ISO/IEC 17025:2017)、《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》(RB/T214-2017)和《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)評(píng)審補(bǔ)充要求》對(duì)電子文件控制提出了明確的要求，這些硬件的發(fā)展和明確的要求，為使用文檔管理軟件實(shí)現(xiàn)規(guī)范的電子文件控制管理奠定了夯實(shí)的基礎(chǔ)。

本文使用市面上一款文檔管理軟件產(chǎn)品，對(duì)其進(jìn)行定制開發(fā)后實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室電子文件控制管理，并就軟件如何按照各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)電子文件進(jìn)行管控進(jìn)行探討。

1 法規(guī)管理要求

環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室涉及文件或電子文件控制要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有：《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》(ISO/IEC 17025:2017 CL01)第8.3.1條、《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》(RB/T214-2017)第4.5.3條和《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)評(píng)審補(bǔ)充要求》第十四條等。這些條款歸納后明確了：(1)文件可為紙質(zhì)或電子介質(zhì)的形式；(2)文件的管理均應(yīng)納入管理體系；(3)文件應(yīng)有唯一性標(biāo)識(shí)；(4)文件的授權(quán)、批準(zhǔn)、發(fā)布、變更、廢止、備份、歸檔等活動(dòng)均應(yīng)受控；(5)所有場(chǎng)所均能方便獲取有效文件。上述要求最終目的是為了防止使用無效、作廢的文件，所有活動(dòng)均可控。

2 管理軟件功能需求

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子文件控制管理涉及的活動(dòng)包括授權(quán)、批準(zhǔn)、發(fā)布、變更、廢止、備份、歸檔等[1]，電子文件管理軟件涉及的活動(dòng)主要包括查找文件、上傳文件、審核文件、刪除文件、備份文件、用戶和文件權(quán)限設(shè)置等。這兩類活動(dòng)對(duì)應(yīng)關(guān)系見表1。

表1 電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與文件管理軟件活動(dòng)對(duì)應(yīng)表Tab.1 Correspondence table of electronic document standard specifications and document management software activities

如表1所示，文件管理軟件所需功能模塊包括權(quán)限設(shè)置、文件上傳、文件審核、文件刪除、備份、命名或改名、文件名及編號(hào)列等，可選模塊包括歷史版本、多系統(tǒng)客戶端、離線模塊等。

3 應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)文件控制

3.1 軟硬件配置

硬件配置：(1)文檔服務(wù)器1臺(tái)；(2)實(shí)驗(yàn)室有線網(wǎng)絡(luò)和WIFI無線網(wǎng)絡(luò)；(3)移動(dòng)終端(包括臺(tái)式機(jī)、手機(jī))若干。軟件配置：文檔管理軟件一套(本文使用多可文檔管理軟件)，該軟件包括表1涉及的功能模塊(升級(jí)編號(hào)列、離線模塊)以及配套的服務(wù)器端和客戶端。

3.2 文件夾構(gòu)架

軟件中文件夾及其之間的關(guān)系體現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室管理體系中文件的分類和相互關(guān)系。文件包括：政策聲明、程序、規(guī)范、制造商的說明書、校準(zhǔn)表格、圖表、教科書、張貼品、通知、備忘錄、圖紙、計(jì)劃等[2]。按來源分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件按層次又分為質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄。外部文件可按要素、使用部門或要素+使用部門進(jìn)行歸檔分類。建議文件夾的構(gòu)架見表2。

表2 文件夾構(gòu)架表Tab.2 Folder structure table

續(xù)表2

第1層第2層第3層第4層權(quán)限外部文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范可按部門或要素分類查閱法律法規(guī)可按部門或要素分類查閱設(shè)備軟件可按部門或要素分類下載制造商說明書可按部門或要素分類查閱

不同實(shí)驗(yàn)室可根據(jù)自身使用情況來進(jìn)行構(gòu)架，原則是能夠讓使用者方便、快捷的找到所需文件。

3.3 電子文件來源

電子文件來源的可靠性直接關(guān)系到檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)和數(shù)據(jù)結(jié)果的有效性、充分性和準(zhǔn)確性，要做到可控、溯源才能作為正式的電子文件。

目前實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部和外部電子文件的來源主要有：(1)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部自行編制形成的電子文件；(2)網(wǎng)站下載的電子文件；(3)通過掃描方式形成的電子文件；(4)通過拷貝等方式獲取的電子文件。

實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部電子文件主要來源(1)，外部電子文件由(2)～(4)獲取。其來源優(yōu)缺點(diǎn)分析如下：采用第(1)種方式僅需確保有效版本，校核即可作為上傳電子文件的來源，來源最為真實(shí)有效。網(wǎng)站上下載的外部文件第一需確保是權(quán)威網(wǎng)站，第二需與正式發(fā)布稿認(rèn)真校核無誤后可作為上傳電子文件，雖然有效性方面比(1)差，但是易獲取，在與正式發(fā)布稿校核后能確保來源可靠。第(3)種方式可通過購(gòu)買正式發(fā)布稿掃描成pdf文件后作為上傳電子文件，此方法雖然來源可靠，不過工作量較大。第(4)種方式因溯源性不強(qiáng)，僅適合設(shè)備商提供的設(shè)備軟件、制造商電子說明書等。

實(shí)驗(yàn)室可根據(jù)自身情況，選擇適合的并在確保來源有效性的基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇文件來源。

3.4 電子文件授權(quán)管理

電子文件的授權(quán)可通過文件管理軟件中的權(quán)限設(shè)置來進(jìn)行。權(quán)限設(shè)置分兩部分，一是用戶權(quán)限設(shè)置，二是文件管理權(quán)限設(shè)置。通過權(quán)限設(shè)置，按照管理體系中相關(guān)要求，明確每個(gè)用戶(使用者)的角色，如授權(quán)電子文件審核人、電子文件管理員、哪些是經(jīng)授權(quán)的文件使用者等，甚至具體到哪些文件或文件夾可授權(quán)瀏覽、下載、打印等，建議權(quán)限設(shè)置詳見表2。

電子文件授權(quán)(權(quán)限)管理，明確了使用者的活動(dòng)范圍、權(quán)限和角色，使得其在電子文件的使用中均受控，為電子文件管理奠定了基礎(chǔ)。

3.5 電子文件批準(zhǔn)、發(fā)布管理

相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定文件在發(fā)布前由授權(quán)人員審查其充分性并批準(zhǔn)。電子文件在按照3.3中方式選擇后通過文件管理軟件上傳功能，并結(jié)合文件類型上傳至服務(wù)器相應(yīng)文件夾內(nèi)。未經(jīng)電子文件審核人員審核前使用者均不可見，審核通過后方可被授權(quán)的人員使用。

3.6 電子文件變更、廢止管理

電子文件變更分兩種情況：一種是在原文件上進(jìn)行修改，另一種是替換原文件。雖然一些機(jī)構(gòu)的管理體系文件允許對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行劃改，但是對(duì)電子文件在原文上進(jìn)行修訂變更不可取，主要表現(xiàn)在修改留痕、文件顯示、修改權(quán)限設(shè)置等有潛在的風(fēng)險(xiǎn)，建議不采取該方法。

所以電子文件的變更和廢止采用：授權(quán)的電子文件管理者對(duì)文件進(jìn)行刪除(廢止)、上傳最新版本文件(變更)操作，經(jīng)審核人員審核通過后完成刪除或發(fā)布最新文件。

3.7 電子文件備份、歸檔管理

電子文件的管理在一定程度上有較大的風(fēng)險(xiǎn)，一旦網(wǎng)絡(luò)或服務(wù)器遭到攻擊或破壞，所有信息存在丟失的可能，會(huì)給實(shí)驗(yàn)室造成不可預(yù)計(jì)的災(zāi)難，所以信息安全尤為重要。同時(shí)和紙質(zhì)版文件一樣，受控文件也應(yīng)該歸檔，歸檔前需要對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行核實(shí)，并確保無病毒。對(duì)于文檔管理軟件而言備份和歸檔可視為一種活動(dòng)，僅用途和儲(chǔ)存位置不同。

備份有兩種方式：(1)文檔管理軟件設(shè)置自動(dòng)定期備份；(2)每次文件更新后手動(dòng)備份。備份介質(zhì)可分在本機(jī)和其它介質(zhì)，如移動(dòng)硬盤、光盤、U盤等。

歸檔也是一種備份，按照管理體系要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，數(shù)據(jù)經(jīng)審核無誤后送檔案保存部門。

3.8 電子文件唯一性標(biāo)識(shí)管理

按照《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》(ISO/IEC 17025:2017 CL01)第8.3.2中e) “文件有唯一性標(biāo)識(shí)” 要求，電子文件也需要唯一性標(biāo)識(shí)。文檔管理軟件需有一類似文件編號(hào)列，編號(hào)規(guī)則可參考實(shí)驗(yàn)室紙質(zhì)文件編碼規(guī)則，可在原編碼規(guī)則的基礎(chǔ)上增加一個(gè)電子文件標(biāo)識(shí)字母以示區(qū)分。

3.9 所有場(chǎng)所使用電子文件

按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則要求，使用者在實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所能夠方便的使用各類有效版本的受控文件。實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)所主要分為固定場(chǎng)所和固定場(chǎng)所以外的兩類[3]，固定場(chǎng)所以外一些地方信號(hào)不好，或因安全原因未開放外網(wǎng)端口，故會(huì)出現(xiàn)離線狀態(tài)，可能會(huì)帶來無法查看或查看無效、作廢文件的潛在風(fēng)險(xiǎn)，影響抽樣結(jié)果的準(zhǔn)確性或?qū)τ行杂杏绊懙娘L(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)這些問題可考慮離線模式(開放外網(wǎng)端口且信號(hào)覆蓋較好的情況下可不考慮)。

上述問題可采?。?1)在有內(nèi)網(wǎng)WIFI情況下下載服務(wù)器允許下載的文件目錄及其電子文件至移動(dòng)終端內(nèi)；(2)在有內(nèi)網(wǎng)WIFI情況下支持自動(dòng)與服務(wù)器同步，保障本地儲(chǔ)存的電子文件與服務(wù)器一致。通過這兩種方式可解決在固定場(chǎng)所以外區(qū)域?yàn)g覽文件并最大可能保障其查閱文件版本的有效性。

3.10 文件審查及管理程序

按照《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》(ISO/IEC 17025:2017 CL01)第8.3.2條b)“定期審查文件，必要時(shí)更新”要求，應(yīng)定期對(duì)受控電子文件進(jìn)行有效性、適宜性和完整性進(jìn)行定期審查。按照《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》(RB/T214-2017)第4.5.16要求，使用文檔管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行控制管理需制定相應(yīng)的程序文件，需明確對(duì)電子文件進(jìn)行管理的部門、人員及其職責(zé)、文件標(biāo)識(shí)、審核流程、權(quán)限等內(nèi)容，同時(shí)需增加保持?jǐn)?shù)據(jù)完整性、正確性、保密性的相關(guān)保護(hù)程序，以及增加如何維護(hù)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全、移動(dòng)終端的措施。

4 結(jié) 論

本文使用多可文檔管理軟件，在原有軟件功能上增加編號(hào)列、離線等功能模塊實(shí)現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室電子文件控制管理。該軟件對(duì)服務(wù)器要求不高，移動(dòng)終端使用現(xiàn)有電腦或智能手機(jī)，設(shè)多系統(tǒng)客戶端，界面友好，同時(shí)組網(wǎng)容易、運(yùn)行成本低，若采用文件名中含文件唯一性標(biāo)識(shí)、不使用離線功能模塊，可在不升級(jí)改造的情況下實(shí)現(xiàn)電子文件控制管理，進(jìn)一步減少成本。軟件實(shí)現(xiàn)電子文件控制可解決紙質(zhì)文件控制管理過程中出現(xiàn)的文件發(fā)放、收回、復(fù)印、劃改、紙張消耗，資料外出攜帶等問題，同時(shí)為使用者提供完善的文件服務(wù)(含文件在線瀏覽、下載、打印、更新等)，內(nèi)設(shè)的備份及權(quán)限設(shè)置又能最大程度的降低安全風(fēng)險(xiǎn)。配合實(shí)驗(yàn)室制定的電子文件管理程序，所有活動(dòng)均可受控。多可文檔管理軟件的使用能完全滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，對(duì)于提高工作效率降低風(fēng)險(xiǎn)有很大的幫助，值得推廣使用。