張忠科 于 鵬 孫振玉

(泰安市水文局，山東 泰安 271000)

“十四五”水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程規(guī)劃中，擬對山東省5629座小型水庫進(jìn)行水文監(jiān)測設(shè)施設(shè)備規(guī)劃建設(shè)，按照規(guī)劃要求這些小型水庫都需要新建、改擴(kuò)建水文監(jiān)測系統(tǒng)工程。這些擬建小型水庫的特點(diǎn)是建設(shè)站點(diǎn)眾多；單一站點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容少，投資少；站點(diǎn)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)高、設(shè)備安裝調(diào)試要求嚴(yán)；站點(diǎn)與站點(diǎn)高度分散、距離跨度大，建設(shè)難度大。由于這些工程建設(shè)特點(diǎn)決定了工程建設(shè)檔案歸檔項(xiàng)目多，任務(wù)繁瑣，尤其是工程檔案的收集整理，既要按照水利工程建設(shè)檔案規(guī)范執(zhí)行，又要參照水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范整理歸檔。從工程規(guī)劃設(shè)計(jì)開始到建設(shè)完工整個(gè)階段，檔案資料收集整理難度高，工作量大且資料繁瑣。因此，亟需對原始收集檔案資料方式進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的全程電子化，從而減輕工作量，滿足快速查詢工程建設(shè)過程中的施工情況要求，為水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程提供快速準(zhǔn)確的決策依據(jù)，為將來水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程收集整理歸檔提供借鑒。

1 現(xiàn)狀分析

水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)檔案收集整理流程、內(nèi)容及形式與普通的工民建工程基本相同。由于水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程具有其自身行業(yè)特點(diǎn)，因此其檔案資料的收集整理既要服從于國家建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范要求，又要遵從水利水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的要求。水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)主要以河道、水庫監(jiān)測工程為主，按照這些建設(shè)工程的設(shè)施設(shè)備建設(shè)內(nèi)容及建設(shè)流程中檔案資料歸檔管理，水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程檔案收集整理要求和工民建工程檔案是截然不同的。

水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)過程中檔案收集的管理主要為：建設(shè)單位資料由工程建設(shè)單位具體項(xiàng)目檔案管理人負(fù)責(zé)收集整理；中標(biāo)的施工項(xiàng)目由施工建設(shè)單位收集整理；中標(biāo)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目由水利勘察設(shè)計(jì)單位收集整理；中標(biāo)的監(jiān)理項(xiàng)目由監(jiān)理公司負(fù)責(zé)收集整理；中標(biāo)的遙測設(shè)備項(xiàng)目由設(shè)備單位負(fù)責(zé)收集整理設(shè)備的安裝調(diào)試、培訓(xùn)等資料；施工過程中資料由監(jiān)理公司負(fù)責(zé)審核，報(bào)建設(shè)單位審批。整個(gè)工程結(jié)束后，所有工程的檔案資料由工程建設(shè)單位檔案管理人員負(fù)責(zé)審核，按照省級指定的監(jiān)理公司負(fù)責(zé)整體審核、裝訂等工作，達(dá)到檔案管理要求后，送交省級工程建設(shè)單位統(tǒng)一按照水文監(jiān)測系統(tǒng)的檔案歸檔要求整理成紙質(zhì)版存檔管理。

目前，整個(gè)檔案收集管理流程為工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、工程開工、施工過程及工程驗(yàn)收，水文監(jiān)測系統(tǒng)工程一般情況下都是按照這個(gè)流程開展工作的。多數(shù)情況卻是工程檔案資料始終不能和工程建設(shè)同步，工程檔案收集整理落后于工程建設(shè)進(jìn)度；設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位檔案收集資料過程中不能相互配合、未及時(shí)協(xié)調(diào)溝通，也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；建設(shè)單位負(fù)責(zé)人對檔案收集整理資料不重視，甚至部分檔案資料到了工程驗(yàn)收階段都沒有整理成冊，有些單位臨時(shí)招聘檔案管理人員進(jìn)行整理，致使諸如隱蔽工程和重要施工環(huán)節(jié)過程檔案缺失，甚至到工程驗(yàn)收后檔案也無法收集完善。

2 存在問題

2.1 對工程檔案管理重視度不夠

水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)單位在工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及工程驗(yàn)收整個(gè)流程中，對工程的建設(shè)質(zhì)量、建設(shè)進(jìn)度、資金撥付控制、工程安全、工程協(xié)調(diào)等方面比較重視，但對工程建設(shè)過程中的檔案收集整理工作重視度不夠。很多建設(shè)單位都是工程結(jié)束后才開始統(tǒng)一整理檔案，甚至有些建設(shè)單位工程結(jié)束后還未安排檔案管理人員，違背了工程建設(shè)過程中建設(shè)與檔案同步進(jìn)行的要求，導(dǎo)致工程完工后資料無法收集齊全，無法完善整個(gè)工程建設(shè)過程中的資料檔案。尤其是最基本的施工圖像資料和隱蔽工程及重要施工節(jié)點(diǎn)的影像資料缺失后無法補(bǔ)全，對工程的驗(yàn)收及后期工作極為不利。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程單位指派的檔案管理人員大部分不具備專業(yè)檔案管理能力，他們往往既缺少檔案管理的基本能力，又缺乏對水文監(jiān)測系統(tǒng)工程建設(shè)檔案的相關(guān)了解。雖然經(jīng)過培訓(xùn)，但也需要經(jīng)過很長時(shí)間才能勝任審核設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司、施工單位建設(shè)檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 對水文檔案管理要求不統(tǒng)一

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)單位由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、儀器設(shè)備供應(yīng)單位等組成。這些單位對水文監(jiān)測系統(tǒng)檔案管理的要求理解程度不同，有些甚至沒有接觸過水文監(jiān)測系統(tǒng)工程，因此在平時(shí)的歸檔整理工作中，對工程建設(shè)檔案的整理要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。此外，有些單位檔案管理人員不固定，一旦出現(xiàn)人事變動，就容易使檔案資料出現(xiàn)丟失或混亂等問題，影響了資料的整體性和連貫性。水文檔案沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致收集的檔案資料五花八門，缺失比較嚴(yán)重。

3 研究目標(biāo)

充分運(yùn)用現(xiàn)代化高科技管理手段，研發(fā)形成一套先進(jìn)實(shí)用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建理論和技術(shù)體系。通過模型研究，結(jié)合工程建設(shè)過程中檔案管理整個(gè)流程，對電子化檔案的管理技術(shù)和查詢服務(wù)的各種方案進(jìn)行模擬與實(shí)踐應(yīng)用，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)手段，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理。針對水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)，開發(fā)出數(shù)字化管理平臺及檔案視頻會商平臺，同時(shí)建立山東省級、市級水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)整個(gè)過程及其相關(guān)區(qū)域的數(shù)字化研究環(huán)境，實(shí)現(xiàn)全程電子化建檔管理、查詢服務(wù)一體化的專業(yè)信息化平臺，運(yùn)用通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)整個(gè)流程及會商溝通技術(shù)支持。

4 檔案管理技術(shù)

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)檔案管理技術(shù)是以數(shù)據(jù)、圖像為關(guān)鍵要素的數(shù)字檔案管理技術(shù)。建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)平臺離不開大數(shù)據(jù)發(fā)展和應(yīng)用：以省級核心服務(wù)器為主要存儲對象，地市級核心服務(wù)器為輔助存儲設(shè)備；以專用網(wǎng)絡(luò)化為主要傳輸對象，省、市級管理員權(quán)限身份為登錄訪問方式；設(shè)計(jì)AO數(shù)字化管理平臺及軟件；加快發(fā)展數(shù)字檔案管理技術(shù)平臺及檔案視頻會商技術(shù)平臺建設(shè)，推動工程建設(shè)整個(gè)過程中和竣工驗(yàn)收后的數(shù)字檔案管理技術(shù)平臺融合發(fā)展。推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能化同水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)檔案管理技術(shù)深度融合，做好信息化和檔案管理技術(shù)深度融合技術(shù)平臺，推動紙質(zhì)版檔案管理加速向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展，推進(jìn)水文監(jiān)測系統(tǒng)工程基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)和檔案整理收集工作同步進(jìn)行、同步推進(jìn)。

對已有的紙質(zhì)版水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)檔案資料及部分音像圖表等資料全部進(jìn)行歸類掃描成電子版，按照檔案管理目錄存放在工程檔案管理服務(wù)器中。將設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位及各種遙測設(shè)施設(shè)備單位的檔案電子流程、技術(shù)表格及管理目錄都錄入管理技術(shù)平臺，各單位按照管理權(quán)限訪問服務(wù)器，按照本單位的要求收集整理檔案資料。

省、市級建設(shè)管理單位的檔案管理技術(shù)原理見圖1。

圖1 檔案管理技術(shù)原理

根據(jù)以上檔案管理技術(shù)平臺設(shè)計(jì)要求，基本能夠?qū)崿F(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的全程電子化檔案目標(biāo)要求，快捷、高效運(yùn)轉(zhuǎn)檔案資料的收集整理工作。在推廣該管理技術(shù)平臺過程中，為了能順利實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)培訓(xùn)、交流及溝通協(xié)調(diào)等辦公職能，可以利用網(wǎng)絡(luò)化視頻會商會議的模式，建立省、市兩級視頻檔案會商平臺。

檔案管理交流、溝通的視頻會商網(wǎng)絡(luò)原理圖見圖2。

圖2 視頻會商網(wǎng)絡(luò)原理

通過以上檔案管理視頻會議網(wǎng)絡(luò)化傳播模式，實(shí)現(xiàn)了省級主管單位管理檔案的管理目標(biāo)要求、會議要求及檔案培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)了市級主抓單位的檔案管理落實(shí)及溝通協(xié)調(diào)。通過視頻檔案會商平臺，為水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程檔案管理準(zhǔn)確、可靠、高效的辦理流程打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5 技術(shù)平臺的使用分析

該水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理技術(shù)平臺建設(shè)與檔案視頻會商平臺技術(shù)建設(shè)，彌補(bǔ)了省、市兩級技術(shù)平臺由紙質(zhì)化向全程電子化轉(zhuǎn)變的空白，滿足了水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)檔案管理技術(shù)的需要。從根本上解決了水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理資料收集不全及不同步的問題；工程建設(shè)單位管理人員可以及時(shí)調(diào)取施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位及遙測設(shè)備單位的資料收集情況，發(fā)現(xiàn)問題后可以及時(shí)督促落實(shí)整改，時(shí)刻監(jiān)督水文監(jiān)測系統(tǒng)工程的建設(shè)進(jìn)度與檔案資料收集的同步性；建設(shè)單位時(shí)刻監(jiān)督水文監(jiān)測系統(tǒng)工程的建設(shè)進(jìn)度與檔案資料收集的缺失性，及時(shí)糾正檔案資料的漏項(xiàng)。該技術(shù)管理平臺的建成，將實(shí)現(xiàn)水文監(jiān)測工程建設(shè)檔案資料的信息采集、傳輸、存儲的自動化，大大提高水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程檔案資料信息的時(shí)效性和利用率，為實(shí)現(xiàn)水文監(jiān)測工程的全面優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供技術(shù)保證。

通過水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理技術(shù)平臺建設(shè)與檔案視頻會商技術(shù)平臺的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息，滿足了設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位及遙測設(shè)備等單位的檔案資料信息需求。相關(guān)單位可以根據(jù)工程進(jìn)度情況及時(shí)快捷地按照電子化程序進(jìn)行檔案收集整理，對于有疑問的問題，可以通過視頻會商系統(tǒng)對檔案中的問題進(jìn)行咨詢，也可以通過電話等傳統(tǒng)技術(shù)手段進(jìn)行溝通交流。檔案管理技術(shù)平臺為各建設(shè)單位提供可靠、準(zhǔn)確的檔案收集、整理依據(jù)，解決了工程建設(shè)過程中檔案資料不會整理、有疑問不及時(shí)解決的弊端。該水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理技術(shù)平臺建設(shè)與檔案視頻會商平臺技術(shù)的建成及運(yùn)行，為水文檔案管理形成更加準(zhǔn)確、可靠的工程檔案管理流程做保障，為水文工程檔案管理節(jié)省了大量的時(shí)間和管理經(jīng)費(fèi)。

6 檔案管理技術(shù)的展望

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理技術(shù)平臺和檔案視頻會商平臺建設(shè)，將為工程建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)商等單位節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料向全程電子化檔案邁出了重要一步。在具體的運(yùn)行實(shí)踐過程中，這兩個(gè)平臺可能會出現(xiàn)各種疑難問題，需要管理人員根據(jù)工作實(shí)際情況具體問題具體分析。對建設(shè)內(nèi)容繼續(xù)補(bǔ)充完善；對規(guī)范要求類的表格及音像資料及時(shí)填充；對平臺技術(shù)方面的維護(hù)維修及時(shí)進(jìn)行升級改進(jìn)，最后逐步完善平臺的各項(xiàng)功能。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化、科技化的發(fā)展，將會開發(fā)出更加完善的水文監(jiān)測系統(tǒng)檔案管理技術(shù)平臺，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)平臺和視頻會商平臺的合二為一，使其操作更加簡單化、智能化，為實(shí)現(xiàn)水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程檔案管理的電子化做出貢獻(xiàn)。

7 結(jié) 語

水文監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè)工程的檔案管理技術(shù)平臺與檔案視頻會商平臺的建設(shè)，成功解決了水文檔案管理由紙質(zhì)版向現(xiàn)代化的全程電子化過渡的技術(shù)難題，縮短了收集整理時(shí)間，提高了工作效率，節(jié)能環(huán)保；成功解決了水文檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，提高了檔案管理的高效性，減輕了檔案管理者的勞動強(qiáng)度，為單位節(jié)約了管理經(jīng)費(fèi)，真正實(shí)現(xiàn)了工程建設(shè)與檔案資料的同步性，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。