施暢 謝慶輝
摘 要:OA系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵,有助于工作效率與質(zhì)量的提升。本文以某企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)為例,闡述系統(tǒng)各模塊的設(shè)計與實現(xiàn)方法,并對設(shè)計實現(xiàn)的OA系統(tǒng)進行測試,驗證系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)的有效性。
關(guān)鍵詞:辦公管理;OA系統(tǒng);公文管理
中圖分類號:TP317.1 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1671-2064(2020)06-0045-02
0引言
在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中,各個部門間的信息傳遞頻繁,傳統(tǒng)收發(fā)工作、流程審批以人工、傳真等形式為主,存在工作效率低、辦公成本高等問題,影響企業(yè)發(fā)展。隨著計算機技術(shù)的普及,面對日益增多的辦公數(shù)據(jù),企業(yè)需設(shè)計符合自身辦公管理特點的OA系統(tǒng),由計算機替代人工、傳真等工作模式,實現(xiàn)自動化辦公。
1企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)需求
在開展OA系統(tǒng)設(shè)計前,設(shè)計人員需掌握企業(yè)日常辦公需求,明確OA系統(tǒng)的功能需求,以此設(shè)計系統(tǒng)功能模塊,并了解企業(yè)OA系統(tǒng)運行環(huán)境,明確OA系統(tǒng)的性能需求,保障OA系統(tǒng)的安全可靠運行。
1.1功能需求
通常來說,企業(yè)日常辦公需求以公文管理為主,職工辦公需求相對豐富,包括工作計劃、工作日記、辦公提醒、消息傳遞等。整合各項辦公需求與系統(tǒng)運行需求,OA系統(tǒng)的功能需求如下:
第一,個人辦公功能。該功能模塊主要為企業(yè)職工開展各項工作提供幫助,包括待辦事項、工作計劃、工作日記、辦公提醒及個人收藏夾等部分,實現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化個人辦公。
第二,公文管理功能。該功能模塊負(fù)責(zé)企業(yè)公文的收發(fā)管理、會議紀(jì)要管理等工作,線上完成公文的收發(fā)審批等環(huán)節(jié)。以發(fā)文為例,OA系統(tǒng)的工作流程如下:擬稿→核稿→送簽→會簽→辦公室負(fù)責(zé)人擬稿→公文排版→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→分發(fā)傳閱。在該過程中,如某個環(huán)節(jié)審批不合格,需返回上一步進行調(diào)整。
第三,信息管理功能。該功能模塊負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)信息傳遞,如消息群發(fā)、回復(fù)消息、轉(zhuǎn)發(fā)消息等,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的辦公信息共享與高效通信。
第四,賬戶管理功能。該功能模塊主要用于OA系統(tǒng)用戶的注冊、密碼修改等操作,是企業(yè)職工應(yīng)用OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
第五,系統(tǒng)管理功能。該功能模塊用于企業(yè)部門的添加、刪除或修改,為企業(yè)各部門職工的辦公自動化提供保障[1]。
1.2性能需求
就安全性而言,設(shè)計人員需在OA系統(tǒng)中應(yīng)用防火墻等安全防護技術(shù),并根據(jù)用戶等級,設(shè)置信息查閱權(quán)限,保障企業(yè)辦公信息的安全;就便捷操作性而言,OA系統(tǒng)需支持多種信息錄入模式,結(jié)合用戶操作習(xí)慣,設(shè)計系統(tǒng)界面,使OA系統(tǒng)具備友好、便捷、簡明的特征;就拓展性而言,企業(yè)在做大做強的過程中,業(yè)務(wù)與辦公管理工作出現(xiàn)變化,OA系統(tǒng)需進行改進,所以設(shè)計之初需使OA系統(tǒng)具備拓展性,為后續(xù)更新升級提供便利[2]。
2企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)
本文以某企業(yè)為例,為其設(shè)計OA系統(tǒng),闡述企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)方法,為其他技術(shù)人員提供經(jīng)驗參考。
該企業(yè)結(jié)合上述需求,選擇Windows7為操作系統(tǒng),應(yīng)用Visual Studio2008進行軟件開發(fā),編程語言選擇C#、HTML。CSS及Javascript,以O(shè)rale 11g模式設(shè)計數(shù)據(jù)庫,如圖1所示。在OA系統(tǒng)中,包括六個模塊:個人辦公模塊、公文管理模塊、信息管理模塊、賬戶管理模塊、系統(tǒng)管理模塊與數(shù)據(jù)庫模塊,如圖2所示,其設(shè)計與實現(xiàn)要點如下。
2.1個人辦公模塊
在個人辦公模塊中,需設(shè)計待辦事項、已待辦事項、工作計劃、工作日記、個人收藏夾與辦公提醒等功能。用戶在登錄OA系統(tǒng)后,根據(jù)需求,點擊界面的相應(yīng)功能,實現(xiàn)工作事項、工作計劃與工作日記的查詢、添加、刪除等操作。其中,待辦事項需與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接,為工作人員辦公提供便利。
技術(shù)人員在添加全新的個人辦公信息記錄后,需點擊界面的“保存”按鈕,進行列表數(shù)據(jù)源的更改操作,在后臺進行數(shù)據(jù)校驗,如果數(shù)據(jù)校驗不合格,則彈出“更新信息未通過”對話框;如果數(shù)據(jù)校驗通過,則將用戶更新的信息存儲于data數(shù)據(jù)中,并向服務(wù)器的/Notice.asmx/update發(fā)出Ajax請求。在接收到請求信息后,服務(wù)器會調(diào)用Notice Service處理Ajax請求,分析請求中的用戶是否具備個人辦公信息的更新權(quán)限,如無權(quán)限,則彈出“更新失敗”的對話框;如有權(quán)限,則檢查記錄是否符合要求。如符合要求,則將更新內(nèi)容存儲于數(shù)據(jù)庫中,并更新界面相應(yīng)的信息;如不符合要求,則彈出“信息不符合要求”的提示,提示用戶修改信息內(nèi)容。
2.2公文管理模塊
在公文管理模塊,需設(shè)計發(fā)文管理、收文管理、會議紀(jì)要管理三項功能,用于公司文件的擬定、審批、發(fā)文及會議管理。在OA系統(tǒng)設(shè)計中,需結(jié)合企業(yè)公文管理流程,設(shè)計相應(yīng)功能。
基于上述設(shè)計要求,技術(shù)人員可進行如下設(shè)計:在用戶點擊“發(fā)文”后,會向發(fā)文模塊的Web Service提出Ajax請求,Web Service會調(diào)用SDoc Service模塊,獲取用戶與發(fā)文的詳細(xì)信息,首先驗證用戶是否具備撰寫文件、審批發(fā)文的權(quán)限。如無權(quán)限,則彈出“失敗”對話框;如有權(quán)限,則結(jié)合用戶權(quán)限,切換至相應(yīng)界面,如修改發(fā)文、審批發(fā)文等。在審批發(fā)文中,OA系統(tǒng)可提供常用批示語,為審批人提供便利,審批完成后點擊“批準(zhǔn)”或“退回”,結(jié)束審批。
2.3信息管理模塊
在信息管理模塊,需設(shè)計信息發(fā)送、信息回復(fù)與信息轉(zhuǎn)發(fā)功能,為企業(yè)各部門的職工溝通提供便利。信息發(fā)送包括內(nèi)容填寫、附件添加兩部分;信息回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)整合為同個模塊,用戶可根據(jù)需求點擊相應(yīng)模塊,完成信息的回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)。結(jié)合信息管理功能要求,設(shè)計的模塊運行流程如下:信息管理模塊→瀏覽上傳的文檔→以上傳附件形式上傳文檔→驗證文檔的格式與大小→發(fā)送信息→轉(zhuǎn)發(fā)信息→回復(fù)信息。