摘 要：國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案應(yīng)包括從項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收全過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的各種載體的文件。合理規(guī)范建立國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，不僅是工程驗(yàn)收的重要內(nèi)容，所形成的文字、圖表、聲像等資料也將為工程的宣傳、科普、改造升級(jí)，以及之后的技術(shù)推廣、維權(quán)舉證等提供重要依據(jù)。國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施具有工程周期長(zhǎng)、系統(tǒng)復(fù)雜、兼顧科研與工程等特點(diǎn)，其檔案管理也具有一定特色。文章結(jié)合現(xiàn)有設(shè)施的管理經(jīng)驗(yàn)，提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：重大科技基礎(chǔ)設(shè)施;規(guī)范管理;責(zé)任體系

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施是為探索未知世界、發(fā)現(xiàn)自然奧秘、實(shí)現(xiàn)技術(shù)變革提供極限研究手段的大型復(fù)雜科學(xué)研究系統(tǒng)，是我國(guó)科學(xué)界的“國(guó)之重器”。由于其工程建設(shè)周期長(zhǎng)、系統(tǒng)復(fù)雜多樣、需要科研工作者與工程師通力配合等特點(diǎn)，國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案的規(guī)范化管理一直面臨著很大挑戰(zhàn)。合理規(guī)范建立國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，不僅是工程驗(yàn)收的重要內(nèi)容，所形成的文字、圖表、聲像等資料也將為工程的宣傳、科普、改造升級(jí)，以及之后的監(jiān)察審計(jì)、維權(quán)舉證等提供重要依據(jù)。

一、規(guī)范國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的重要意義

國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案應(yīng)包括從項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收全過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的各種載體的文件。從時(shí)間來(lái)看，一項(xiàng)工程從策劃到運(yùn)行期滿，需經(jīng)過(guò)幾十年的漫長(zhǎng)過(guò)程，歸檔周期長(zhǎng)，貫穿設(shè)施全生命周期的始終。從內(nèi)容來(lái)看，項(xiàng)目涉及科學(xué)、技術(shù)、土建工程等多方面，類目繁多，同時(shí)還需以文字、圖表、聲音、圖像等多種形式完成記錄，要求檔案資料需全面、規(guī)范。從意義上看，形成的檔案將有效記錄工程建設(shè)的全過(guò)程，成為我國(guó)重要的科技資源，也將為科學(xué)決策、建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收等提供有效的真實(shí)依據(jù)。

1.完整的檔案是重大工程的重要記錄文件

新中國(guó)成立70周年以來(lái)，我國(guó)科技事業(yè)取得長(zhǎng)足進(jìn)步，集中力量辦大事的制度優(yōu)勢(shì)推動(dòng)了一個(gè)個(gè)重量級(jí)科技設(shè)施建設(shè)，誕生出一批批舉世矚目科技成就。尤其是“十一五”以來(lái)，國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施從以往的“一事一議”轉(zhuǎn)向“以規(guī)劃為統(tǒng)領(lǐng)”的模式，設(shè)施建設(shè)明顯加速?！笆濉焙汀笆濉逼陂g，國(guó)家先后布局了16個(gè)和10個(gè)設(shè)施，十年間累計(jì)項(xiàng)目數(shù)接近此前建設(shè)總數(shù)，投資額是此前投資總額的5倍以上。

設(shè)施預(yù)研與建設(shè)過(guò)程中，將形成大量圖紙與數(shù)據(jù)記錄，也會(huì)產(chǎn)生大量的試驗(yàn)文件與總結(jié)報(bào)告，這些內(nèi)容是科研工作者智慧的結(jié)晶，也是科技成果的重要組成部分，是我國(guó)重要的科技資源。及時(shí)完成科技設(shè)施的檔案梳理與歸納，是積累和儲(chǔ)備設(shè)施“軟實(shí)力”的重要環(huán)節(jié)，在過(guò)程中形成的原始數(shù)據(jù)、工藝方法、技術(shù)訣竅，以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，也勢(shì)必將為今后設(shè)施的運(yùn)行和其他工程的建設(shè)提供寶貴的知識(shí)儲(chǔ)備。

2.檔案驗(yàn)收是工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)

檔案驗(yàn)收與工藝驗(yàn)收、財(cái)務(wù)驗(yàn)收等一并，被列為工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)。《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）中明確規(guī)定，“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。

國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目可參照國(guó)家相關(guān)部委出臺(tái)的多種檔案標(biāo)準(zhǔn)和條文，其中包括《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）等。此外，主管部門(mén)也針對(duì)所管轄的設(shè)施出臺(tái)了相關(guān)規(guī)范文件，如中國(guó)科學(xué)院于2015年出臺(tái)了《中國(guó)科學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（科發(fā)辦字〔2015〕176號(hào)），明確規(guī)定了管理職責(zé)、歸檔范圍和質(zhì)量要求等內(nèi)容，也為項(xiàng)目的順利驗(yàn)收提供了重要依據(jù)和保障。

3.豐富的檔案是對(duì)外宣傳的重要素材庫(kù)

經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，我國(guó)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)量和質(zhì)量不斷增長(zhǎng)，社會(huì)影響力也隨之提升。國(guó)家要求設(shè)施“早出成果、多出成果、出好成果、出大成果”，科學(xué)團(tuán)隊(duì)期望更好地使用設(shè)施，民眾期望更多地了解設(shè)施。此時(shí)，充分記錄和展現(xiàn)設(shè)施建設(shè)和運(yùn)行的各種資料數(shù)據(jù)就成了設(shè)施對(duì)外宣傳的重要窗口。

此外，設(shè)施建設(shè)過(guò)程中留存的寶貴檔案資料，還將為設(shè)施的升級(jí)改造、維權(quán)舉證、審計(jì)檢查，以及今后的建設(shè)管理提升等提供真實(shí)依據(jù)。

4.準(zhǔn)確的檔案將為技術(shù)推廣提供支撐

設(shè)施在建造和運(yùn)行的不同階段，都會(huì)催生出諸多領(lǐng)先于產(chǎn)業(yè)界的新技術(shù)、新工藝，許多技術(shù)指標(biāo)超過(guò)工業(yè)化應(yīng)用1～2個(gè)數(shù)量級(jí)，若不能及時(shí)有效的將其轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化，無(wú)疑將是一種巨大的浪費(fèi)。重視產(chǎn)出，就要重視檔案的準(zhǔn)確性與完備性，重視檔案資料在技術(shù)推廣中的重要支撐作用。

二、國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的特點(diǎn)與特色

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施興起于第二次世界大戰(zhàn)期間的曼哈頓計(jì)劃，美國(guó)為了研制軍事武器，建造了一批大科學(xué)裝置。伴隨著科學(xué)研究活動(dòng)從分散和孤立的小范圍協(xié)作逐漸走向整體性、系統(tǒng)性和集成性較強(qiáng)的大規(guī)模研究行為，設(shè)施不再是服務(wù)特定科學(xué)目標(biāo)的大科學(xué)裝置，其定義、內(nèi)涵、形態(tài)和范圍都在變化。根據(jù)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的特點(diǎn)，其檔案管理也具有一定特色。

1.科研與工程屬性并存，檔案多樣化

重大科技基礎(chǔ)設(shè)施具有科研與工程雙重屬性，既不同于科技部、基金委支持的課題類、基金類項(xiàng)目，也不同于一般的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目。與之相適應(yīng)，檔案管理也需多樣化，滿足科學(xué)研究與工程建設(shè)的多種需求。

科研屬性方面。設(shè)施建設(shè)本身即為一項(xiàng)了不起的成就，工程建設(shè)伴隨著多種技術(shù)的攻關(guān)和樣機(jī)的研制，也在一定程度內(nèi)存在技術(shù)的變更和系統(tǒng)方案的調(diào)整。檔案系統(tǒng)需詳細(xì)記錄方案比較、數(shù)據(jù)分析、決策依據(jù)等內(nèi)容，及時(shí)形成過(guò)程文件，供隨后的決策及審計(jì)等工作流程查驗(yàn)，也為技術(shù)推廣與積累做好準(zhǔn)備。

工程屬性方面。大科學(xué)工程屬于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，需按照立項(xiàng)、可研、初設(shè)、開(kāi)工、建設(shè)、驗(yàn)收、運(yùn)行等一些列工程類項(xiàng)目流程，逐步完成規(guī)劃、土地、環(huán)評(píng)，以及設(shè)施建設(shè)過(guò)程中的招投標(biāo)、監(jiān)理等工作。這些工作對(duì)于科研院所及高校等承擔(dān)單位本就極具挑戰(zhàn)，加之工程建設(shè)的“科研屬性”，以及對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、經(jīng)費(fèi)等要求，不少工程在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)了不同程度的拖期和超經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題。檔案工作需要與項(xiàng)目的工程進(jìn)度同步開(kāi)展，對(duì)工程開(kāi)展記錄的同時(shí)，也為構(gòu)建合理的管理體系、科學(xué)的決策機(jī)制提供依據(jù)。

2.工程周期長(zhǎng)，歸檔任務(wù)重

我國(guó)目前已規(guī)劃57項(xiàng)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施。從現(xiàn)有情況來(lái)看，一項(xiàng)重大科技設(shè)施的建設(shè)并非一蹴而就。一般來(lái)講，工程從提出設(shè)想到預(yù)研完成需要近十年，從規(guī)劃立項(xiàng)到項(xiàng)目建成需十余年，設(shè)施服役根據(jù)情況一般數(shù)十年，部分設(shè)施還將進(jìn)行升級(jí)改造延長(zhǎng)生命周期。在長(zhǎng)達(dá)幾十年的生命周期內(nèi)，需要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的做好歸檔工作并非易事。

3.設(shè)施種類多，系統(tǒng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容各異

經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施已基本完成學(xué)科布局，形成覆蓋能源、生命、地球系統(tǒng)與環(huán)境、材料、粒子物理和核物理、空間和天文、工程技術(shù)等學(xué)科領(lǐng)域的設(shè)施體系。其中，既包括集中建設(shè)、支撐多領(lǐng)域開(kāi)展研究的光源類裝置，也包括全國(guó)布局、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面的長(zhǎng)短波授時(shí)系統(tǒng);既包括可移動(dòng)式的海洋科學(xué)綜合考察船，也包括被譽(yù)為植物屆的“諾亞方舟”的西南野生生物種質(zhì)資源庫(kù)。設(shè)施多種多樣，需歸集的資料、儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)也不盡相同，這也形成了多類目多種形式的設(shè)施檔案體系。

4.以科研工作者為主的檔案工作體系，管理成為重點(diǎn)

目前的設(shè)施承擔(dān)單位多為科研院所和高校。設(shè)施的建設(shè)者多為科研與技術(shù)人員，這類人員一般具有很強(qiáng)的科學(xué)素養(yǎng)，但大多缺少相應(yīng)的工程經(jīng)驗(yàn)。在以科研工作者為主的檔案收集、管理體系中，他們的檔案收集意識(shí)和水平將直接決定工程檔案的規(guī)范性，也形成了國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施特有的檔案管理特色。

科研工作者往往重視實(shí)驗(yàn)經(jīng)驗(yàn)的積累和數(shù)據(jù)的分析，忽視數(shù)據(jù)的及時(shí)歸納總結(jié)，以及過(guò)程資料的歸集。對(duì)于采購(gòu)或研制的實(shí)驗(yàn)設(shè)備，致力于“會(huì)用”和“用好”，而對(duì)于設(shè)備的采購(gòu)單、合格證等流程文件，卻經(jīng)常被忽視。這就需要建立一套較為系統(tǒng)的檔案管理體系，加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)管理內(nèi)容、管理職責(zé)、管理流程等均作出限定。針對(duì)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的檔案管理可進(jìn)一步“定制化”，使其更加符合設(shè)施的內(nèi)涵和要求。

三、規(guī)范檔案管理的相關(guān)建議

根據(jù)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的特色和特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)有設(shè)施的管理經(jīng)驗(yàn)，提出如下建議：

1.建立分工明確的項(xiàng)目檔案工作責(zé)任體系

項(xiàng)目建檔工作可實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理相結(jié)合的原則，考慮到檔案工作的重要性與行政命令的權(quán)威性，建議實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，由項(xiàng)目法人全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建檔工作。

項(xiàng)目主管部門(mén)負(fù)責(zé)制定檔案工作的規(guī)章制度，明確檔案工作的驗(yàn)收要求，宣講檔案工作的重要性及相關(guān)規(guī)范。定期檢查項(xiàng)目的建檔工作情況，對(duì)不合理的內(nèi)容應(yīng)督促整改。

項(xiàng)目建設(shè)單位建立項(xiàng)目全生命周期的檔案工作制度，將檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理，兩項(xiàng)工作同時(shí)部署、同時(shí)檢查、同時(shí)驗(yàn)收。根據(jù)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)多、參建多的特點(diǎn)，建立各系統(tǒng)、各參建單位共同參與的項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)和溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。綜合檔案室歸口負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作，并開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。項(xiàng)目工程辦指定專人負(fù)責(zé)預(yù)立卷，會(huì)同綜合檔案室開(kāi)展建檔工作。

在此特別強(qiáng)調(diào)工程一線的課題負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的作用，他們既是一線的科研人員，又是一手檔案的負(fù)責(zé)人和收集者，需對(duì)課題研究過(guò)程中形成文件材料的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。建議重視對(duì)上述人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，積極配合綜合檔案室進(jìn)行檔案全過(guò)程監(jiān)督管理和完成檔案歸檔及驗(yàn)收工作。

項(xiàng)目參建單位按建設(shè)單位要求，負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程文件的收集、整理和歸檔工作，整理完成符合相關(guān)規(guī)范檔案移交建設(shè)單位。承包單位和各分包單位各司其職，分別負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)的文件的收集、整理和歸檔工作。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查監(jiān)理工作范圍內(nèi)的勘察、設(shè)計(jì)、施工等單位的項(xiàng)目建檔工作。審查勘察、設(shè)計(jì)、施工等單位向建設(shè)單位移交檔案的質(zhì)量，形成項(xiàng)目檔案情況報(bào)告并對(duì)項(xiàng)目文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性簽署意見(jiàn)。

國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)如圖1所示。

2.建立健全項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度

提質(zhì)增效制度先行，各項(xiàng)目單位應(yīng)高度重視，完善符合重大科技基礎(chǔ)設(shè)施特點(diǎn)的檔案工作的管理規(guī)章。建議根據(jù)國(guó)家和主管部門(mén)的相關(guān)要求，明確歸檔范圍和質(zhì)量要求，重視圖紙、軟件產(chǎn)品，以及聲像等資料的收集。細(xì)化檔案工作流程，制定重要的控制措施和工作計(jì)劃等。

項(xiàng)目檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目管理工作同步開(kāi)展，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度貫徹落實(shí)情況的監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處。重視文件資料平時(shí)的積累和收集，特別是設(shè)備產(chǎn)品合格證等容易忽視的開(kāi)箱文件，以及重要會(huì)議、階段評(píng)審等資料，避免臨近驗(yàn)收再臨時(shí)補(bǔ)救。

3.3加強(qiáng)過(guò)程管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的督促與督導(dǎo)

檔案工作持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、事務(wù)性工作多，且不易形成有顯示度的工作成績(jī)，容易被忽略或輕視。在明確分工、完善規(guī)章制度的同時(shí)，還需加強(qiáng)過(guò)程跟蹤與檢查：對(duì)于土建工程，項(xiàng)目單位需要加強(qiáng)與承辦單位、監(jiān)理單位的溝通，定期交流、核查檔案文件的收集、整理情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改;對(duì)于項(xiàng)目?jī)?nèi)各系統(tǒng)、子系統(tǒng)，應(yīng)加強(qiáng)宣講、培訓(xùn)和監(jiān)督，責(zé)任到人，定期對(duì)階段性成果進(jìn)行歸檔。檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)深入各子系統(tǒng)，指導(dǎo)和完善檔案工作;對(duì)于項(xiàng)目共建單位，需加強(qiáng)檔案工作的協(xié)作，確保標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、要求統(tǒng)一、進(jìn)度統(tǒng)一。

必要時(shí)，可考慮通過(guò)外部手段或附加條款加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)管。例如，在合同條款中明確合規(guī)、完善的檔案移交是項(xiàng)目款支付的必要條件。再如，檔案移交需經(jīng)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、檔案負(fù)責(zé)人、管理部門(mén)等多方審核把關(guān)方可通過(guò)。

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（作者單位：青島大學(xué)黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室）

基金項(xiàng)目：課題名稱：寧波市大科學(xué)裝置謀劃咨詢服務(wù)（基于檔案利用視角）。

作者簡(jiǎn)介：李丹（1978-），女，漢，山東人，碩士研究生，青島大學(xué)黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室，研究方向：檔案管理。