張春穎

【摘要】城建檔案在線接收是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)技術(shù)而實(shí)現(xiàn)的一次流程再造，是順應(yīng)行政審批流程實(shí)現(xiàn)從“線下跑”向“網(wǎng)上辦”和落實(shí)“最多跑一次” 改革的重大舉措。建設(shè)單位隨著工程進(jìn)度在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)時(shí)報(bào)送所產(chǎn)生的城建檔案，城建檔案接收單位在線實(shí)時(shí)審核并反饋審核結(jié)果，將工程竣工時(shí)的線下審核和整改時(shí)長(zhǎng)分解到工程建設(shè)的全過程，并在線上報(bào)送中自動(dòng)采集項(xiàng)目信息、工程信息、案卷信息等大數(shù)據(jù)。由于在線接收是對(duì)傳統(tǒng)接收模式的創(chuàng)新，難免會(huì)遇到諸多問題，本人在實(shí)踐中，對(duì)存在的問題和解決方案進(jìn)行深入的研究。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;在線接收;實(shí)踐與研究

隨著科技的進(jìn)步，城建檔案接收的方式方法也在不斷的創(chuàng)新，從最初的紙質(zhì)檔案接收，到紙質(zhì)檔案和電子檔案（和紙質(zhì)檔案完全一致的掃描件）同步接收，再到電子檔案在線接收，每一次的創(chuàng)新，都意味著接收流程的再造。筆者參與了青島市城建檔案館這三次比較大的流程再造實(shí)踐，并對(duì)正在實(shí)施的城建檔案在線接收所遇到的問題及解決方案進(jìn)行了研究。

1、在線接收的意義

城建檔案在線接收是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和科技進(jìn)步的必然趨勢(shì)，是提高管理水平和服務(wù)效率的較好方式，是互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，是實(shí)施數(shù)字山東發(fā)展規(guī)劃（2018-2022）、逐步實(shí)現(xiàn)從“線下跑”向“網(wǎng)上辦”和落實(shí)“最多跑一次”行政審批流程改革的重大舉措。

2、在線接收實(shí)踐

青島館正在推進(jìn)的城建檔案在線接收?qǐng)?bào)送建設(shè)單位報(bào)建端整體流程為：

檔案館審核端整體流程為：

具體操作為：第一步在線注冊(cè)，互聯(lián)網(wǎng)上在線錄入注冊(cè)信息上傳必要附件，無須到館;第二步工程項(xiàng)目登記，在線著錄項(xiàng)目、工程級(jí)著錄單;第三步項(xiàng)目申報(bào)，選擇申報(bào)工程，電子文件收集并選擇對(duì)應(yīng)目錄上傳電子文件，按照項(xiàng)目進(jìn)度，分階段在線提報(bào)實(shí)體檔案電子版;第四步電子文件提交、審核整改;審核問題在線反饋，直至通過審核;第五步電子文件和紙質(zhì)文件同步整理、提交審核整改，可以任意選擇電子文件組成案卷;第六步驗(yàn)收申請(qǐng)，電子案卷審核通過后進(jìn)入驗(yàn)收申請(qǐng);最后紙質(zhì)檔案移交和電子檔案同步導(dǎo)出。所有審核全部為同步在線審核，審核問題一次性在線反饋。大大解決了報(bào)建單位抱著檔案頻繁跑，積壓式移交等問題。

3、在線接收依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求

3.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

《建設(shè)工程文件規(guī)定規(guī)范》（GB/T50328-2014）;《建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》;《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）;《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）;《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）等。

3.2 技術(shù)要求

電子文件格式要求：一是雙層PDF（可檢索式PDF）;二是分辨率不低于200DPI（帶圖章彩色掃描）;三是純文字類OCR識(shí)別率不低于95%;四是以卷內(nèi)目錄為單位形成多個(gè)多頁(yè)或單頁(yè)P(yáng)DF。

圖像處理要求：一是掃描后形成的影像文件要進(jìn)行去污、旋轉(zhuǎn)、糾偏等優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正，且有效信息與檔案資料完全一致;二是方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣，對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等，應(yīng)進(jìn)行去污處理;三是圖像空白處污點(diǎn)必須去除，內(nèi)容周圍可適當(dāng)去除，處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。

4、在線接收存在的問題

4.1 傳統(tǒng)觀念問題

無論是城建檔案管理人員還是城建檔案報(bào)送人員，對(duì)以往的報(bào)送流程都非常熟悉，而在線接收應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)+以及各類電子文件制作設(shè)備、各種電子文件格式轉(zhuǎn)換軟件等先進(jìn)技術(shù)手段，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案報(bào)送及審查方式變成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)上報(bào)送及審核，因此存在執(zhí)行起來都不太適應(yīng)，對(duì)在線接收有畏難情緒等問題。

4.2 人員素質(zhì)問題

受現(xiàn)有城建檔案從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)以及人員頻繁變換，接受新知識(shí)新技術(shù)的能力不強(qiáng)、整體素質(zhì)不高等因素影響，存在在線接收流程的推行遇到了很多的具體操作上困難等問題。

4.3 軟件友好問題

一是存在檔案在線接收系統(tǒng)與原有系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)融合問題，例如：在實(shí)現(xiàn)檔案在線接收之前，城建檔案館大多實(shí)現(xiàn)了文件級(jí)（或案卷級(jí)或目錄級(jí)）檢索，文件級(jí)數(shù)據(jù)基本是JPG格式，而在線接收文件級(jí)數(shù)據(jù)是PDF格式，轉(zhuǎn)換或融合不好，在檔案檢索查詢利用上會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤;二是存在軟件智能化程度有待提高，一般性的審核比對(duì)工作不能通過編程交由計(jì)算機(jī)來完成問題，例如：一些復(fù)檢報(bào)告匯總表與報(bào)告的比對(duì)工作等;三是存在檔案在線接收系統(tǒng)客戶端不夠友好，文件級(jí)著錄時(shí)造成大量重復(fù)錄入問題，例如：竣工圖編制單位及編制日期對(duì)于同一個(gè)單位工程應(yīng)該是不變的，竣工圖按文件級(jí)著錄上傳時(shí)應(yīng)默認(rèn)，免得每張竣工圖著錄時(shí)都要重復(fù)錄入等等。

4.4 上傳檔案質(zhì)量問題

一是由于以往報(bào)送的項(xiàng)目竣工檔案電子版都是JPG格式，而在線接收要求上傳PDF格式，一些建設(shè)單位現(xiàn)有的掃描儀不能直接掃成PDF格式，需要先掃成JPG格式后再轉(zhuǎn)換成PDF格式，存在轉(zhuǎn)換質(zhì)量不高，上傳的圖像清晰度不高、不正，修邊不整齊，著錄不規(guī)范等問題;二是存在上傳的紙質(zhì)檔案制作質(zhì)量不高造成其電子版質(zhì)量不高等問題，例如：檔案原件不清楚、不正，缺少簽字，缺少日期，公章不清等等。

4.5 管理問題

一是存在城建檔案管理機(jī)構(gòu)制定的在線接收規(guī)則及要求不夠完善和優(yōu)化，審核效率及服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高等問題;二是存在城建檔案報(bào)送單位對(duì)檔案在線報(bào)送認(rèn)識(shí)不高、重視不夠、資金設(shè)備投入不足等問題。

5、解決問題的對(duì)策

5.1 加強(qiáng)培訓(xùn)提高行業(yè)整體水平

一是加強(qiáng)檔案在線報(bào)送流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)知識(shí)線上線下培訓(xùn)，提高城建檔案從業(yè)人員技能;二是將操作指南、標(biāo)準(zhǔn)要求等制成視頻或PPT放到網(wǎng)站上供建設(shè)單位下載學(xué)習(xí);三是召開座談交流會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)觀摩會(huì)等形式，編制檔案報(bào)送標(biāo)準(zhǔn)案例，提升檔案在線報(bào)送效率、質(zhì)量和水平。

5.2 強(qiáng)化服務(wù)提高在線報(bào)送檔案質(zhì)量

一是檔案管理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員要深入建設(shè)工地進(jìn)行指導(dǎo)服務(wù)，及時(shí)答疑解惑，解決建設(shè)單位在竣工檔案在線報(bào)送中所遇到的問題;二是要定期深入建設(shè)工地進(jìn)行督查，對(duì)不按工程進(jìn)度編制竣工檔案，假數(shù)據(jù)、假公章、假簽字、粗制亂造等違法行為進(jìn)行行政處罰，并將違法行為納入誠(chéng)信檔案。

5.3提高城建檔案管理水平

一是不斷地完善和優(yōu)化城建檔案在線接收系統(tǒng)流程，進(jìn)一步提升系統(tǒng)軟件的智能化水平，更加方便建設(shè)單位使用，提高檔案在線報(bào)送及審核效率;二是城建檔案管理人員要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和法規(guī)學(xué)習(xí)，不斷地提高和完善自己，加強(qiáng)建設(shè)工程檔案前期和過程管控，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作超前部署，在建設(shè)項(xiàng)目前期做好告知工作，加強(qiáng)事中事后監(jiān)管。

結(jié)語(yǔ)：

時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，隨著電子簽字簽章應(yīng)用的普及，不久的將來，我們要的竣工檔案電子版將會(huì)是電子簽字和電子簽章的檔案電子版，而不是掃描件（圖像）。那時(shí)，城建檔案的管理模式和接收流程還會(huì)隨之改變，但只要我們服務(wù)蘭臺(tái)的初心不變，我們就一定能解決好變革中遇到的問題和挑戰(zhàn)。