張春穎

【摘要】城建檔案在線接收是順應互聯網+和大數據技術而實現的一次流程再造，是順應行政審批流程實現從“線下跑”向“網上辦”和落實“最多跑一次” 改革的重大舉措。建設單位隨著工程進度在互聯網上實時報送所產生的城建檔案，城建檔案接收單位在線實時審核并反饋審核結果，將工程竣工時的線下審核和整改時長分解到工程建設的全過程，并在線上報送中自動采集項目信息、工程信息、案卷信息等大數據。由于在線接收是對傳統(tǒng)接收模式的創(chuàng)新，難免會遇到諸多問題，本人在實踐中，對存在的問題和解決方案進行深入的研究。

【關鍵詞】城建檔案;在線接收;實踐與研究

隨著科技的進步，城建檔案接收的方式方法也在不斷的創(chuàng)新，從最初的紙質檔案接收，到紙質檔案和電子檔案（和紙質檔案完全一致的掃描件）同步接收，再到電子檔案在線接收，每一次的創(chuàng)新，都意味著接收流程的再造。筆者參與了青島市城建檔案館這三次比較大的流程再造實踐，并對正在實施的城建檔案在線接收所遇到的問題及解決方案進行了研究。

1、在線接收的意義

城建檔案在線接收是順應時代發(fā)展和科技進步的必然趨勢，是提高管理水平和服務效率的較好方式，是互聯網+和大數據時代的要求，是實施數字山東發(fā)展規(guī)劃（2018-2022）、逐步實現從“線下跑”向“網上辦”和落實“最多跑一次”行政審批流程改革的重大舉措。

2、在線接收實踐

青島館正在推進的城建檔案在線接收報送建設單位報建端整體流程為：

檔案館審核端整體流程為：

具體操作為：第一步在線注冊，互聯網上在線錄入注冊信息上傳必要附件，無須到館;第二步工程項目登記，在線著錄項目、工程級著錄單;第三步項目申報，選擇申報工程，電子文件收集并選擇對應目錄上傳電子文件，按照項目進度，分階段在線提報實體檔案電子版;第四步電子文件提交、審核整改;審核問題在線反饋，直至通過審核;第五步電子文件和紙質文件同步整理、提交審核整改，可以任意選擇電子文件組成案卷;第六步驗收申請，電子案卷審核通過后進入驗收申請;最后紙質檔案移交和電子檔案同步導出。所有審核全部為同步在線審核，審核問題一次性在線反饋。大大解決了報建單位抱著檔案頻繁跑，積壓式移交等問題。

3、在線接收依據的標準及技術要求

3.1 依據標準

《建設工程文件規(guī)定規(guī)范》（GB/T50328-2014）;《建設工程檔案數據采集標準》;《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）;《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）;《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）等。

3.2 技術要求

電子文件格式要求：一是雙層PDF（可檢索式PDF）;二是分辨率不低于200DPI（帶圖章彩色掃描）;三是純文字類OCR識別率不低于95%;四是以卷內目錄為單位形成多個多頁或單頁PDF。

圖像處理要求：一是掃描后形成的影像文件要進行去污、旋轉、糾偏等優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正，且有效信息與檔案資料完全一致;二是方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣，對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等，應進行去污處理;三是圖像空白處污點必須去除，內容周圍可適當去除，處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。

4、在線接收存在的問題

4.1 傳統(tǒng)觀念問題

無論是城建檔案管理人員還是城建檔案報送人員，對以往的報送流程都非常熟悉，而在線接收應用了互聯網+以及各類電子文件制作設備、各種電子文件格式轉換軟件等先進技術手段，使得傳統(tǒng)的紙質檔案報送及審查方式變成了計算機網上報送及審核，因此存在執(zhí)行起來都不太適應，對在線接收有畏難情緒等問題。

4.2 人員素質問題

受現有城建檔案從業(yè)人員年齡結構、知識結構以及人員頻繁變換，接受新知識新技術的能力不強、整體素質不高等因素影響，存在在線接收流程的推行遇到了很多的具體操作上困難等問題。

4.3 軟件友好問題

一是存在檔案在線接收系統(tǒng)與原有系統(tǒng)功能和數據融合問題，例如：在實現檔案在線接收之前，城建檔案館大多實現了文件級（或案卷級或目錄級）檢索，文件級數據基本是JPG格式，而在線接收文件級數據是PDF格式，轉換或融合不好，在檔案檢索查詢利用上會出現錯誤;二是存在軟件智能化程度有待提高，一般性的審核比對工作不能通過編程交由計算機來完成問題，例如：一些復檢報告匯總表與報告的比對工作等;三是存在檔案在線接收系統(tǒng)客戶端不夠友好，文件級著錄時造成大量重復錄入問題，例如：竣工圖編制單位及編制日期對于同一個單位工程應該是不變的，竣工圖按文件級著錄上傳時應默認，免得每張竣工圖著錄時都要重復錄入等等。

4.4 上傳檔案質量問題

一是由于以往報送的項目竣工檔案電子版都是JPG格式，而在線接收要求上傳PDF格式，一些建設單位現有的掃描儀不能直接掃成PDF格式，需要先掃成JPG格式后再轉換成PDF格式，存在轉換質量不高，上傳的圖像清晰度不高、不正，修邊不整齊，著錄不規(guī)范等問題;二是存在上傳的紙質檔案制作質量不高造成其電子版質量不高等問題，例如：檔案原件不清楚、不正，缺少簽字，缺少日期，公章不清等等。

4.5 管理問題

一是存在城建檔案管理機構制定的在線接收規(guī)則及要求不夠完善和優(yōu)化，審核效率及服務水平有待進一步提高等問題;二是存在城建檔案報送單位對檔案在線報送認識不高、重視不夠、資金設備投入不足等問題。

5、解決問題的對策

5.1 加強培訓提高行業(yè)整體水平

一是加強檔案在線報送流程、技術標準等相關知識線上線下培訓，提高城建檔案從業(yè)人員技能;二是將操作指南、標準要求等制成視頻或PPT放到網站上供建設單位下載學習;三是召開座談交流會、現場觀摩會等形式，編制檔案報送標準案例，提升檔案在線報送效率、質量和水平。

5.2 強化服務提高在線報送檔案質量

一是檔案管理機構業(yè)務人員要深入建設工地進行指導服務，及時答疑解惑，解決建設單位在竣工檔案在線報送中所遇到的問題;二是要定期深入建設工地進行督查，對不按工程進度編制竣工檔案，假數據、假公章、假簽字、粗制亂造等違法行為進行行政處罰，并將違法行為納入誠信檔案。

5.3提高城建檔案管理水平

一是不斷地完善和優(yōu)化城建檔案在線接收系統(tǒng)流程，進一步提升系統(tǒng)軟件的智能化水平，更加方便建設單位使用，提高檔案在線報送及審核效率;二是城建檔案管理人員要緊跟時代發(fā)展步伐，加強專業(yè)知識和法規(guī)學習，不斷地提高和完善自己，加強建設工程檔案前期和過程管控，把業(yè)務指導、監(jiān)督檢查、業(yè)務培訓工作超前部署，在建設項目前期做好告知工作，加強事中事后監(jiān)管。

結語：

時代在發(fā)展，科技在進步，隨著電子簽字簽章應用的普及，不久的將來，我們要的竣工檔案電子版將會是電子簽字和電子簽章的檔案電子版，而不是掃描件（圖像）。那時，城建檔案的管理模式和接收流程還會隨之改變，但只要我們服務蘭臺的初心不變，我們就一定能解決好變革中遇到的問題和挑戰(zhàn)。