張子愷 吳露方 李鑫生

1. 上海建工電子商務(wù)有限公司 上海 200050；2. 上海理工大學(xué) 上海 200093

1 概述

隨著信息化、辦公自動化的迅速發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)建設(shè)過程中扮演著日益重要的角色。企業(yè)只有不斷提高其信息化協(xié)同辦公水平和管理效率，才能增強企業(yè)核心競爭力，從而達到降本增效、優(yōu)化業(yè)務(wù)的效果[1]。

協(xié)同辦公系統(tǒng)可實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流線上信息登記處理、審批流轉(zhuǎn)、實時統(tǒng)計、定期推送、過程監(jiān)管等功能。不僅工作留痕、歷史數(shù)據(jù)永久保留，且實現(xiàn)了業(yè)務(wù)量實時反饋體現(xiàn)、員工工作效率實時比對等功能，在幫助管理者了解企業(yè)業(yè)務(wù)增長動態(tài)的同時，更好地實行員工的績效管理。

同時，以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、通信為代表的信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)辦公系統(tǒng)的協(xié)同性、集成性提供了極大的物質(zhì)支持[2]。本公司為新興公司，所辦業(yè)務(wù)為新興業(yè)務(wù)，市場上很難找到一套與之業(yè)務(wù)高度匹配的系統(tǒng)?；诖?，公司自主研發(fā)了企業(yè)級協(xié)同管理系統(tǒng)，將企業(yè)信息化與辦公協(xié)同化同步推進，在實踐中不斷改進優(yōu)化。最終在形成企業(yè)級協(xié)同系統(tǒng)架構(gòu)的同時，完成了一套貼合企業(yè)發(fā)展、滿足內(nèi)外需求的信息化協(xié)同系統(tǒng)的開發(fā)，形成工作與發(fā)展并舉、服務(wù)與效率共存、信息與交流共享的工作模式。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)實施路徑

2.1 協(xié)同化辦公需求分析

電商招投標平臺為本公司的主營業(yè)務(wù)，通過數(shù)字認證的方式協(xié)助客戶在交易平臺上辦理好注冊、準入、認證等工作，主要負責(zé)分供商的投標以及管理單位的招標。圖1為平臺、分供商、管理單位三者的關(guān)系。由圖1可知，分供商要投標、管理單位要招標，都必須在招投標平臺上進行?？此菩畔⒖梢粤魍?，卻屏蔽了投標方和招標方之間的信息互鑒，在平臺暫不投入深入開發(fā)且無其他系統(tǒng)支持的情況下，分供商和管理單位無法相互確認投標的分供商是否在合格名錄內(nèi)，有無注冊、準入以及是否辦理了數(shù)字認證。最終導(dǎo)致雙方必須通過平臺客服詢問對方資質(zhì)的情況，造成了咨詢服務(wù)通道的阻塞，降低了平臺的服務(wù)效率。

隨著時間的推移，分供商信息與日俱增，業(yè)務(wù)流縱橫交錯，平臺人員不斷流動，此時一套支持信息集成的協(xié)同辦公系統(tǒng)就顯得尤為重要且迫在眉睫。

2.2 協(xié)同化辦公實施方式

針對本公司辦公存在的“信息孤島”現(xiàn)象，明確協(xié)同化辦公的核心是實現(xiàn)信息的協(xié)同，并結(jié)合工作流技術(shù)，探索出適合本公司創(chuàng)新性的協(xié)同辦公管理架構(gòu)，即以分供商管理系統(tǒng)為核心的協(xié)同化辦公管理架構(gòu)。

通過自主研發(fā)分供商管理系統(tǒng)，將各分供商名錄狀態(tài)以及數(shù)字認證狀態(tài)實時同步到系統(tǒng)中，以此打通電商招投標平臺、分供商以及管理單位三方的數(shù)據(jù)壁壘，形成了三位一體的協(xié)同化辦公系統(tǒng)（圖2）。該系統(tǒng)不僅填補了集團管理分供商合格名錄的空白，且各管理單位可以通過登錄該系統(tǒng)自行維護各自的合格名錄，同時也可自行查詢分供商是否滿足投標條件。于分供商而言，各分供商可以實現(xiàn)在系統(tǒng)上不用登錄即可查詢到自身企業(yè)的注冊、準入、數(shù)字認證等信息。

圖1 招投標平臺架構(gòu)

圖2 協(xié)同化辦公管理架構(gòu)

2.3 系統(tǒng)化辦公系統(tǒng)主要部分功能

2.3.1 一次記錄，信息同步

業(yè)務(wù)人員通過在數(shù)字認證界面新增分供商信息，待確認后系統(tǒng)將自動把此條記錄同步到各個對應(yīng)合格名錄庫中有名單的分供商信息里，并在“認證狀態(tài)”中顯示為“合格認證”。此功能便于管理單位在管理好自身企業(yè)合格名錄的同時，又可以同步掌握到其他分供商在平臺上的注冊、準入、數(shù)字認證辦理狀態(tài)，有利于其暢通地開展各項招標管理工作。

2.3.2 實時備份

該系統(tǒng)備份功能不僅僅是備份最終登記成形的數(shù)據(jù)，還備份過程中的所有記錄修改痕跡。當(dāng)業(yè)務(wù)辦理人員所操作的信息一經(jīng)其確認提交后，便統(tǒng)一匯總到當(dāng)日辦理記錄中，同時也同步到歷史數(shù)據(jù)庫中。歷史數(shù)據(jù)庫受到系統(tǒng)保護，可以查詢但不得修改，從而確保歷史數(shù)據(jù)的準確性和唯一性。該系統(tǒng)所指的實時保存辦理痕跡和記錄，是指實現(xiàn)了每分鐘自動備份一次系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)，有力確保數(shù)據(jù)安全。且該系統(tǒng)最大的優(yōu)點在于，通過不斷地嘗試進步優(yōu)化，在系統(tǒng)進行自動備份的同時不會造成使用卡頓的現(xiàn)象，最大限度地確保了數(shù)據(jù)穩(wěn)定及系統(tǒng)使用的流暢度。

2.3.3 便捷查詢

對于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員來說，只要有相關(guān)權(quán)限，均可查詢到任一家分供商的辦理記錄；對于管理單位而言，也可通過精準或模糊查詢的方式，查詢對應(yīng)分供商的注冊、準入、數(shù)字認證辦理狀態(tài)，同時還可以查詢到分供商是否有不良行為記錄、關(guān)鍵證書有效期、平臺服務(wù)費是否到期、分供商的數(shù)字證書是否到期等重要信息。

此查詢模塊功能的實現(xiàn)，一改以往“查詢靠問、確認靠喊”的線下做法，只需一個分配的賬號和登錄密碼就能知道其對應(yīng)權(quán)限下所有分供商的信息，此功能至少降低了95%的管理單位業(yè)務(wù)人員的相關(guān)咨詢工作，大大提高了溝通效率，節(jié)約了溝通時間，更確保了信息傳遞的精確度。

2.3.4 智能化管理功能

系統(tǒng)通過顏色邏輯，實現(xiàn)智能化管理功能。當(dāng)分供商的“分供商身份”“名錄狀態(tài)”“認證狀態(tài)”全部為綠色高亮顯示時，便說明該分供商有資格投對應(yīng)管理單位的邀請招標。當(dāng)3個顏色中有1個或多個為其他顏色時，表明此分供商的信息沒有填寫完整或此分供商的部分功能在平臺上無法像全為“綠色”狀態(tài)的分供商一樣全部實現(xiàn)。

通過顏色邏輯，對分供商在平臺上登記的各類重要證書的有效期進行智能化管理，對已過期和3個月內(nèi)即將過期的重要證書用紅色高亮顯示，且通過短信提示的方式對分供商進行證書更新提醒，確保公司的招投標工作建立在分供商資質(zhì)證書合法有效的基礎(chǔ)之上。

2.3.5 關(guān)鍵節(jié)點，短信提醒

通過對接第三方短信平臺，在注冊、準入、在線辦理數(shù)字認證等關(guān)鍵節(jié)點向分供商發(fā)送提醒短信，以告知當(dāng)前進展及后續(xù)安排情況。

2.3.6 一鍵生成報表

本系統(tǒng)為當(dāng)前業(yè)務(wù)量身定做的統(tǒng)計報表，可由業(yè)務(wù)人員一鍵自動生成。通過數(shù)據(jù)分析，該功能可節(jié)省工作人員做報表及數(shù)據(jù)對比的時間，大大釋放了工作者的勞動力。

2.3.7 形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈

此系統(tǒng)可橫向向其他部門開通對應(yīng)的需要記錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，便于其對數(shù)據(jù)進行儲存、管理、分析。通過將各部門的業(yè)務(wù)“信息孤島”連成一片，形成公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈。

2.3.8 領(lǐng)導(dǎo)決策，有依有據(jù)

此系統(tǒng)可豎向向上延伸至上級管理部門及相應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)，為管理者提供可靠穩(wěn)定的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析來源，以體現(xiàn)公司不同階段的業(yè)務(wù)量與具體情況，便于其動態(tài)實時掌握公司業(yè)務(wù)。此系統(tǒng)更可為管理者在進行績效考核時，提供每名員工的工作狀態(tài)和工作效率。

3 協(xié)同辦公系統(tǒng)效益分析

經(jīng)過協(xié)同辦公系統(tǒng)2年多的落地運營，通過信息化的管理手段，節(jié)約了時間、資金及人力成本。公司在開辟了新的服務(wù)渠道、提升服務(wù)質(zhì)量的同時，大幅度提升了公司對外的服務(wù)能效，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 經(jīng)濟價值

與市面上的同類系統(tǒng)相比，可節(jié)約軟件購入費與年均維護費20萬～50萬元。自主研發(fā)的系統(tǒng)可隨業(yè)務(wù)的推進而不斷完善，避免了由外行開發(fā)人員帶來的流程不同、模塊不兼容、信息不對稱等問題。不僅節(jié)省了與第三方開發(fā)公司反復(fù)溝通的成本，更省去了將來耗時長、投入大的增值服務(wù)過程。同時，由公司自主研發(fā)的系統(tǒng)兼容性極強，不僅可以對外開設(shè)數(shù)據(jù)接口，更可將其他相關(guān)所需數(shù)據(jù)接入，進行更為廣泛、更具特色、更貼合實際需求的服務(wù)。

3.2 時間價值

本協(xié)同辦公系統(tǒng)立足實際業(yè)務(wù)，優(yōu)化辦理流程，為業(yè)務(wù)不斷增效，為企業(yè)節(jié)省了可觀的時間成本。同時，此協(xié)同系統(tǒng)的上線，一改之前線下由各個業(yè)務(wù)員自行建表登記然后集中給一人并表的容易出錯的落后做法。通過將每日需人工填寫的“當(dāng)日辦理情況統(tǒng)計表”“累計辦理情況統(tǒng)計表”等易出錯的工作，轉(zhuǎn)換為由系統(tǒng)精確計算生成數(shù)據(jù)的形式，不僅大幅度提高了工作效率，為企業(yè)節(jié)省了一定的時間成本，更為企業(yè)在其他領(lǐng)域的工作釋放了人力，為企業(yè)的整體發(fā)展進一步貢獻了其應(yīng)有的價值。

3.3 應(yīng)用價值

該協(xié)同辦公系統(tǒng)是建立在“建筑+互聯(lián)網(wǎng)”的思維模式上而研發(fā)的，一切需求立足于傳統(tǒng)建筑業(yè)的線下業(yè)務(wù)辦理，在使用過程中不斷進行流程優(yōu)化以及信息集成化。此舉是在傳統(tǒng)上不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷鞏固，為建筑業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展不斷開創(chuàng)新的工作方法。

在工作中，各崗位的業(yè)務(wù)人員可通過在系統(tǒng)中精準便捷地查詢到自己所需信息，大幅度降低了因業(yè)務(wù)交叉、信息交錯、崗位人員流動而帶來的問題。即便偶爾存在個別數(shù)據(jù)邏輯不通暢的情況，系統(tǒng)也可提供智能提醒，讓管理者和業(yè)務(wù)人員即知即改，及時彌補缺陷，解決了以往后知后覺后改的辦公信息溝通模式。

通過對此協(xié)同辦公系統(tǒng)的落地應(yīng)用，實現(xiàn)了部門內(nèi)全部業(yè)務(wù)上線流轉(zhuǎn)辦理，突破了以往“溝通信息靠喊、做表靠人收集、手動比對數(shù)據(jù)”的困境，取而代之的不僅是一種綠色節(jié)能無紙化辦公，更是一種信息集成協(xié)同的高效辦公體系。

4 結(jié)語

在企業(yè)現(xiàn)代化信息建設(shè)過程中，集成性的協(xié)同辦公模式是企業(yè)發(fā)展的核心，對協(xié)同辦公系統(tǒng)的研究與實踐具有重要的意義。展望未來發(fā)展，大型施工企業(yè)電商公司必將會在信息集成、協(xié)同辦公的道路上繼續(xù)走好可持續(xù)發(fā)展之路。企業(yè)成長依靠系統(tǒng)，系統(tǒng)成熟又依附于企業(yè)發(fā)展，兩者相輔相成，在不斷做強做優(yōu)做大的道路上，一起攜手邁向光明璀璨的未來。