張子愷 吳露方 李鑫生

1. 上海建工電子商務(wù)有限公司 上海 200050；2. 上海理工大學(xué) 上海 200093

1 概述

隨著信息化、辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)建設(shè)過程中扮演著日益重要的角色。企業(yè)只有不斷提高其信息化協(xié)同辦公水平和管理效率，才能增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而達(dá)到降本增效、優(yōu)化業(yè)務(wù)的效果[1]。

協(xié)同辦公系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流線上信息登記處理、審批流轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、定期推送、過程監(jiān)管等功能。不僅工作留痕、歷史數(shù)據(jù)永久保留，且實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)量實(shí)時(shí)反饋體現(xiàn)、員工工作效率實(shí)時(shí)比對(duì)等功能，在幫助管理者了解企業(yè)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)動(dòng)態(tài)的同時(shí)，更好地實(shí)行員工的績(jī)效管理。

同時(shí)，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、通信為代表的信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)辦公系統(tǒng)的協(xié)同性、集成性提供了極大的物質(zhì)支持[2]。本公司為新興公司，所辦業(yè)務(wù)為新興業(yè)務(wù)，市場(chǎng)上很難找到一套與之業(yè)務(wù)高度匹配的系統(tǒng)?；诖?，公司自主研發(fā)了企業(yè)級(jí)協(xié)同管理系統(tǒng)，將企業(yè)信息化與辦公協(xié)同化同步推進(jìn)，在實(shí)踐中不斷改進(jìn)優(yōu)化。最終在形成企業(yè)級(jí)協(xié)同系統(tǒng)架構(gòu)的同時(shí)，完成了一套貼合企業(yè)發(fā)展、滿足內(nèi)外需求的信息化協(xié)同系統(tǒng)的開發(fā)，形成工作與發(fā)展并舉、服務(wù)與效率共存、信息與交流共享的工作模式。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施路徑

2.1 協(xié)同化辦公需求分析

電商招投標(biāo)平臺(tái)為本公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)，通過數(shù)字認(rèn)證的方式協(xié)助客戶在交易平臺(tái)上辦理好注冊(cè)、準(zhǔn)入、認(rèn)證等工作，主要負(fù)責(zé)分供商的投標(biāo)以及管理單位的招標(biāo)。圖1為平臺(tái)、分供商、管理單位三者的關(guān)系。由圖1可知，分供商要投標(biāo)、管理單位要招標(biāo)，都必須在招投標(biāo)平臺(tái)上進(jìn)行?？此菩畔⒖梢粤魍ǎ瑓s屏蔽了投標(biāo)方和招標(biāo)方之間的信息互鑒，在平臺(tái)暫不投入深入開發(fā)且無其他系統(tǒng)支持的情況下，分供商和管理單位無法相互確認(rèn)投標(biāo)的分供商是否在合格名錄內(nèi)，有無注冊(cè)、準(zhǔn)入以及是否辦理了數(shù)字認(rèn)證。最終導(dǎo)致雙方必須通過平臺(tái)客服詢問對(duì)方資質(zhì)的情況，造成了咨詢服務(wù)通道的阻塞，降低了平臺(tái)的服務(wù)效率。

隨著時(shí)間的推移，分供商信息與日俱增，業(yè)務(wù)流縱橫交錯(cuò)，平臺(tái)人員不斷流動(dòng)，此時(shí)一套支持信息集成的協(xié)同辦公系統(tǒng)就顯得尤為重要且迫在眉睫。

2.2 協(xié)同化辦公實(shí)施方式

針對(duì)本公司辦公存在的“信息孤島”現(xiàn)象，明確協(xié)同化辦公的核心是實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，并結(jié)合工作流技術(shù)，探索出適合本公司創(chuàng)新性的協(xié)同辦公管理架構(gòu)，即以分供商管理系統(tǒng)為核心的協(xié)同化辦公管理架構(gòu)。

通過自主研發(fā)分供商管理系統(tǒng)，將各分供商名錄狀態(tài)以及數(shù)字認(rèn)證狀態(tài)實(shí)時(shí)同步到系統(tǒng)中，以此打通電商招投標(biāo)平臺(tái)、分供商以及管理單位三方的數(shù)據(jù)壁壘，形成了三位一體的協(xié)同化辦公系統(tǒng)（圖2）。該系統(tǒng)不僅填補(bǔ)了集團(tuán)管理分供商合格名錄的空白，且各管理單位可以通過登錄該系統(tǒng)自行維護(hù)各自的合格名錄，同時(shí)也可自行查詢分供商是否滿足投標(biāo)條件。于分供商而言，各分供商可以實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)上不用登錄即可查詢到自身企業(yè)的注冊(cè)、準(zhǔn)入、數(shù)字認(rèn)證等信息。

圖1 招投標(biāo)平臺(tái)架構(gòu)

圖2 協(xié)同化辦公管理架構(gòu)

2.3 系統(tǒng)化辦公系統(tǒng)主要部分功能

2.3.1 一次記錄，信息同步

業(yè)務(wù)人員通過在數(shù)字認(rèn)證界面新增分供商信息，待確認(rèn)后系統(tǒng)將自動(dòng)把此條記錄同步到各個(gè)對(duì)應(yīng)合格名錄庫中有名單的分供商信息里，并在“認(rèn)證狀態(tài)”中顯示為“合格認(rèn)證”。此功能便于管理單位在管理好自身企業(yè)合格名錄的同時(shí)，又可以同步掌握到其他分供商在平臺(tái)上的注冊(cè)、準(zhǔn)入、數(shù)字認(rèn)證辦理狀態(tài)，有利于其暢通地開展各項(xiàng)招標(biāo)管理工作。

2.3.2 實(shí)時(shí)備份

該系統(tǒng)備份功能不僅僅是備份最終登記成形的數(shù)據(jù)，還備份過程中的所有記錄修改痕跡。當(dāng)業(yè)務(wù)辦理人員所操作的信息一經(jīng)其確認(rèn)提交后，便統(tǒng)一匯總到當(dāng)日辦理記錄中，同時(shí)也同步到歷史數(shù)據(jù)庫中。歷史數(shù)據(jù)庫受到系統(tǒng)保護(hù)，可以查詢但不得修改，從而確保歷史數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一性。該系統(tǒng)所指的實(shí)時(shí)保存辦理痕跡和記錄，是指實(shí)現(xiàn)了每分鐘自動(dòng)備份一次系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)，有力確保數(shù)據(jù)安全。且該系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)在于，通過不斷地嘗試進(jìn)步優(yōu)化，在系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)備份的同時(shí)不會(huì)造成使用卡頓的現(xiàn)象，最大限度地確保了數(shù)據(jù)穩(wěn)定及系統(tǒng)使用的流暢度。

2.3.3 便捷查詢

對(duì)于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員來說，只要有相關(guān)權(quán)限，均可查詢到任一家分供商的辦理記錄；對(duì)于管理單位而言，也可通過精準(zhǔn)或模糊查詢的方式，查詢對(duì)應(yīng)分供商的注冊(cè)、準(zhǔn)入、數(shù)字認(rèn)證辦理狀態(tài)，同時(shí)還可以查詢到分供商是否有不良行為記錄、關(guān)鍵證書有效期、平臺(tái)服務(wù)費(fèi)是否到期、分供商的數(shù)字證書是否到期等重要信息。

此查詢模塊功能的實(shí)現(xiàn)，一改以往“查詢靠問、確認(rèn)靠喊”的線下做法，只需一個(gè)分配的賬號(hào)和登錄密碼就能知道其對(duì)應(yīng)權(quán)限下所有分供商的信息，此功能至少降低了95%的管理單位業(yè)務(wù)人員的相關(guān)咨詢工作，大大提高了溝通效率，節(jié)約了溝通時(shí)間，更確保了信息傳遞的精確度。

2.3.4 智能化管理功能

系統(tǒng)通過顏色邏輯，實(shí)現(xiàn)智能化管理功能。當(dāng)分供商的“分供商身份”“名錄狀態(tài)”“認(rèn)證狀態(tài)”全部為綠色高亮顯示時(shí)，便說明該分供商有資格投對(duì)應(yīng)管理單位的邀請(qǐng)招標(biāo)。當(dāng)3個(gè)顏色中有1個(gè)或多個(gè)為其他顏色時(shí)，表明此分供商的信息沒有填寫完整或此分供商的部分功能在平臺(tái)上無法像全為“綠色”狀態(tài)的分供商一樣全部實(shí)現(xiàn)。

通過顏色邏輯，對(duì)分供商在平臺(tái)上登記的各類重要證書的有效期進(jìn)行智能化管理，對(duì)已過期和3個(gè)月內(nèi)即將過期的重要證書用紅色高亮顯示，且通過短信提示的方式對(duì)分供商進(jìn)行證書更新提醒，確保公司的招投標(biāo)工作建立在分供商資質(zhì)證書合法有效的基礎(chǔ)之上。

2.3.5 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，短信提醒

通過對(duì)接第三方短信平臺(tái)，在注冊(cè)、準(zhǔn)入、在線辦理數(shù)字認(rèn)證等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)向分供商發(fā)送提醒短信，以告知當(dāng)前進(jìn)展及后續(xù)安排情況。

2.3.6 一鍵生成報(bào)表

本系統(tǒng)為當(dāng)前業(yè)務(wù)量身定做的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，可由業(yè)務(wù)人員一鍵自動(dòng)生成。通過數(shù)據(jù)分析，該功能可節(jié)省工作人員做報(bào)表及數(shù)據(jù)對(duì)比的時(shí)間，大大釋放了工作者的勞動(dòng)力。

2.3.7 形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈

此系統(tǒng)可橫向向其他部門開通對(duì)應(yīng)的需要記錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，便于其對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存、管理、分析。通過將各部門的業(yè)務(wù)“信息孤島”連成一片，形成公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈。

2.3.8 領(lǐng)導(dǎo)決策，有依有據(jù)

此系統(tǒng)可豎向向上延伸至上級(jí)管理部門及相應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)，為管理者提供可靠穩(wěn)定的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析來源，以體現(xiàn)公司不同階段的業(yè)務(wù)量與具體情況，便于其動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)掌握公司業(yè)務(wù)。此系統(tǒng)更可為管理者在進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)，提供每名員工的工作狀態(tài)和工作效率。

3 協(xié)同辦公系統(tǒng)效益分析

經(jīng)過協(xié)同辦公系統(tǒng)2年多的落地運(yùn)營(yíng)，通過信息化的管理手段，節(jié)約了時(shí)間、資金及人力成本。公司在開辟了新的服務(wù)渠道、提升服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，大幅度提升了公司對(duì)外的服務(wù)能效，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 經(jīng)濟(jì)價(jià)值

與市面上的同類系統(tǒng)相比，可節(jié)約軟件購入費(fèi)與年均維護(hù)費(fèi)20萬～50萬元。自主研發(fā)的系統(tǒng)可隨業(yè)務(wù)的推進(jìn)而不斷完善，避免了由外行開發(fā)人員帶來的流程不同、模塊不兼容、信息不對(duì)稱等問題。不僅節(jié)省了與第三方開發(fā)公司反復(fù)溝通的成本，更省去了將來耗時(shí)長(zhǎng)、投入大的增值服務(wù)過程。同時(shí)，由公司自主研發(fā)的系統(tǒng)兼容性極強(qiáng)，不僅可以對(duì)外開設(shè)數(shù)據(jù)接口，更可將其他相關(guān)所需數(shù)據(jù)接入，進(jìn)行更為廣泛、更具特色、更貼合實(shí)際需求的服務(wù)。

3.2 時(shí)間價(jià)值

本協(xié)同辦公系統(tǒng)立足實(shí)際業(yè)務(wù)，優(yōu)化辦理流程，為業(yè)務(wù)不斷增效，為企業(yè)節(jié)省了可觀的時(shí)間成本。同時(shí)，此協(xié)同系統(tǒng)的上線，一改之前線下由各個(gè)業(yè)務(wù)員自行建表登記然后集中給一人并表的容易出錯(cuò)的落后做法。通過將每日需人工填寫的“當(dāng)日辦理情況統(tǒng)計(jì)表”“累計(jì)辦理情況統(tǒng)計(jì)表”等易出錯(cuò)的工作，轉(zhuǎn)換為由系統(tǒng)精確計(jì)算生成數(shù)據(jù)的形式，不僅大幅度提高了工作效率，為企業(yè)節(jié)省了一定的時(shí)間成本，更為企業(yè)在其他領(lǐng)域的工作釋放了人力，為企業(yè)的整體發(fā)展進(jìn)一步貢獻(xiàn)了其應(yīng)有的價(jià)值。

3.3 應(yīng)用價(jià)值

該協(xié)同辦公系統(tǒng)是建立在“建筑+互聯(lián)網(wǎng)”的思維模式上而研發(fā)的，一切需求立足于傳統(tǒng)建筑業(yè)的線下業(yè)務(wù)辦理，在使用過程中不斷進(jìn)行流程優(yōu)化以及信息集成化。此舉是在傳統(tǒng)上不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷鞏固，為建筑業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展不斷開創(chuàng)新的工作方法。

在工作中，各崗位的業(yè)務(wù)人員可通過在系統(tǒng)中精準(zhǔn)便捷地查詢到自己所需信息，大幅度降低了因業(yè)務(wù)交叉、信息交錯(cuò)、崗位人員流動(dòng)而帶來的問題。即便偶爾存在個(gè)別數(shù)據(jù)邏輯不通暢的情況，系統(tǒng)也可提供智能提醒，讓管理者和業(yè)務(wù)人員即知即改，及時(shí)彌補(bǔ)缺陷，解決了以往后知后覺后改的辦公信息溝通模式。

通過對(duì)此協(xié)同辦公系統(tǒng)的落地應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了部門內(nèi)全部業(yè)務(wù)上線流轉(zhuǎn)辦理，突破了以往“溝通信息靠喊、做表靠人收集、手動(dòng)比對(duì)數(shù)據(jù)”的困境，取而代之的不僅是一種綠色節(jié)能無紙化辦公，更是一種信息集成協(xié)同的高效辦公體系。

4 結(jié)語

在企業(yè)現(xiàn)代化信息建設(shè)過程中，集成性的協(xié)同辦公模式是企業(yè)發(fā)展的核心，對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的研究與實(shí)踐具有重要的意義。展望未來發(fā)展，大型施工企業(yè)電商公司必將會(huì)在信息集成、協(xié)同辦公的道路上繼續(xù)走好可持續(xù)發(fā)展之路。企業(yè)成長(zhǎng)依靠系統(tǒng)，系統(tǒng)成熟又依附于企業(yè)發(fā)展，兩者相輔相成，在不斷做強(qiáng)做優(yōu)做大的道路上，一起攜手邁向光明璀璨的未來。