韓煒

摘要：檔案是一個(gè)企業(yè)記錄原始信息的重要載體，它對(duì)企業(yè)來說有著至關(guān)重要的作用。檔案也分為不同的種類，例如，人員檔案、項(xiàng)目信息、過程文檔等等，不同的企業(yè)所擁有的檔案種類也不盡相同。對(duì)于電力企業(yè)來說，企業(yè)的檔案包括人員信息、數(shù)據(jù)信息等，用于記錄電力數(shù)據(jù)，同時(shí)便于后期查找。以往的檔案都是紙質(zhì)文件，但是隨著技術(shù)的不斷先進(jìn)，數(shù)字化管理開始普及。數(shù)字化檔案管理相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，更加方便儲(chǔ)存、也更加利于查找。數(shù)字化管理雖然優(yōu)點(diǎn)很多，但是也要保證它的質(zhì)量和安全性。只有這樣才能夠發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理變得更加便捷簡(jiǎn)單，更好的服務(wù)于電力企業(yè)。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案數(shù)字化;質(zhì)量和安全保障

1電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理概述

電力企業(yè)的檔案管理在電力企業(yè)中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，電力企業(yè)檔案管理的工作較為復(fù)雜，既要達(dá)到檔案管理的一般標(biāo)準(zhǔn)，也要符合電力企業(yè)要求的特定標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作包括以下幾點(diǎn)：首先，就是負(fù)責(zé)檔案日常的管理工作，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求達(dá)到階段性的管理標(biāo)準(zhǔn)，然后做好該階段的檔案管理計(jì)劃。還要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行檢查、復(fù)核、統(tǒng)計(jì)等工作，以及做好全部檔案的編輯工作。其次，各部門的檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督等也要做好。最后，在檔案整理完成之后，應(yīng)該經(jīng)過多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的審核，以及反復(fù)的檢查，最后在確認(rèn)無誤后封存起來。

2電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量保障

2.1電力企業(yè)檔案管理的人員管控

企業(yè)檔案管理的過程離不開崗位人員的具體實(shí)施，為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求，企業(yè)必須致力于不斷提高檔案管理人員的意識(shí)和技能，從而利用數(shù)字化平臺(tái)更好地進(jìn)行管理工作。首先，要對(duì)數(shù)字化檔案管理給予重視，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資料全部錄入數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)作。通過完善制度并且要求在提交紙質(zhì)版文件時(shí)必須一起交付文件的電子版，做好電力企業(yè)檔案的輸入和移交工作。其次，通過制度進(jìn)一步約束檔案管理人員的職位權(quán)限和崗位職責(zé)，對(duì)每位管理者進(jìn)行編號(hào)，進(jìn)入數(shù)字化平臺(tái)時(shí)必須通過驗(yàn)證才能進(jìn)行編輯和查詢等工作。電力企業(yè)還需要設(shè)置專職的電子檔案管理人員對(duì)電子檔案進(jìn)行上傳、收集、查詢等，保證電子檔案的有效管理和順利開展。同時(shí)，對(duì)于電子文件需要進(jìn)行分類和判別，保證錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和真實(shí)性。最后，數(shù)字化檔案管理也是一場(chǎng)技術(shù)的改革，所以電力企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)人員的技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合知識(shí)水平和數(shù)字化知識(shí)架構(gòu)。企業(yè)可以定期組織員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，或者開設(shè)一些技術(shù)型的教學(xué)講座，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，更好地了解新技術(shù)，從而采取更為合理的方案推進(jìn)電力企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)程。

2.2電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制

由于受到多個(gè)方面因素的影響，電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制效果不佳，而這些因素包括數(shù)字化方案未發(fā)揮導(dǎo)向作用，數(shù)字化軟件未對(duì)檔案數(shù)字化管理提供設(shè)備方面的保障作用，以及檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主，并沒有結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展而予以轉(zhuǎn)變等。針對(duì)電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制中存在的問題，需要采取相應(yīng)措施進(jìn)行解決。一是優(yōu)化數(shù)字化方案。對(duì)于任何一項(xiàng)事物的發(fā)展而言，在開展之前有方案的導(dǎo)向與沒有方案的導(dǎo)向，二者最終獲得的效果必然是不同的，因此在電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理中首先需要優(yōu)化數(shù)字化方案，充分發(fā)揮方案的導(dǎo)向作用。二是正確選擇數(shù)字化軟件。正所謂工欲善其事必先利其器，完善、合適的設(shè)備軟件是不可或缺的。因此，應(yīng)在結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況的基礎(chǔ)上廣泛調(diào)研選對(duì)數(shù)字化軟件，以此來為工作的有效開展而奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。三是紙質(zhì)檔案具有很多方面的缺點(diǎn)，檔案管理人員需要能夠有效應(yīng)用信息技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫之中，以此提升檔案管理的數(shù)字化水平。數(shù)字化方案直接影響到檔案數(shù)字化的質(zhì)量，數(shù)字化方案包括數(shù)字化的策略和操作流程。隨著科技的日新月異，紙質(zhì)檔案的弊端日漸暴露。檔案數(shù)字化管理更符合現(xiàn)代檔案管理模式，檔案數(shù)字化不僅提高了檔案管理人員的工作效率，體現(xiàn)了人性化管理的理念。另外，紙質(zhì)檔案壽命短，不利于保存，而檔案數(shù)字化管理可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)資源的共享，促進(jìn)了電力企業(yè)在信息化時(shí)代的發(fā)展。依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》并結(jié)合電力企業(yè)檔案管理情況，應(yīng)明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的基本流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份和成果管理等環(huán)節(jié)，并在此基礎(chǔ)上明確檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

3保障電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理安全的手段分析

檔案的保密性工作是檔案整理過程中需要非常注重的關(guān)鍵點(diǎn)，要想切實(shí)保證保密環(huán)節(jié)的質(zhì)量，就要保障檔案的實(shí)物的安全、電子數(shù)據(jù)的安全等，一定要避免出現(xiàn)信息外露的現(xiàn)象。信息安全問題是檔案整理過程中自始至終應(yīng)該關(guān)注的問題，想要把信息泄露的概率降到最低，就要從各個(gè)方面進(jìn)行分析，主要包括信息技術(shù)水平、相關(guān)人員的素質(zhì)、以及檔案整理過程中的環(huán)境如何。具體來說主要包括以下方面：

3.1應(yīng)該保證電力企業(yè)內(nèi)部有嚴(yán)格的規(guī)章制度

檔案的數(shù)字化過程將會(huì)涉及到隱匿性較高的信息，為了保證信息的足夠安全，就必須制定適合自己企業(yè)的行之有效的保密制度，可以從各個(gè)方面制定一些合理的規(guī)定。在機(jī)器使用的過程中，可以制定一些約束相關(guān)技術(shù)人員的制度，例如，數(shù)字化人員遵守的保密規(guī)定、數(shù)字化信息整理場(chǎng)所的保密措施、進(jìn)入檔案整理辦公室時(shí)對(duì)于相關(guān)人員身份嚴(yán)格驗(yàn)證、允許訪問的系統(tǒng)的身份驗(yàn)證以及值班保衛(wèi)人員的職責(zé)規(guī)定等。以上各環(huán)節(jié)的執(zhí)行程度如何，將會(huì)直接影響檔案整理工作的整個(gè)進(jìn)程，以及保密的信息是否足夠安全。

3.2確保檔案整理過程不受外部環(huán)境影響

在進(jìn)行檔案數(shù)字化整理的過程中，要保證各環(huán)節(jié)的操作是在一個(gè)封閉的網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，應(yīng)該與所有的外網(wǎng)斷絕，還應(yīng)該保證檔案數(shù)字化的設(shè)備所處環(huán)境的安全。應(yīng)該做到符合防水、防潮、防寒防高溫等要求，還要注意防止由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器的問題所造成的信息泄露，防止一切外物對(duì)于檔案數(shù)字化整理過程的阻礙。保證各工作人員檔案整理之前都進(jìn)行嚴(yán)格的系統(tǒng)驗(yàn)證，以確保整理人員的身份，防止不法分子的惡意行為。

3.3提高企業(yè)檔案數(shù)字化管理的技術(shù)水平

在當(dāng)下檔案數(shù)字化管理的過程中，要注意對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行多重加密，以此可以使檔案更加的有安全性、保密性。提高檔案數(shù)字化管理保密技術(shù)主要涉及到網(wǎng)絡(luò)防火墻、操作系統(tǒng)安全、以及其他的經(jīng)營技術(shù)，這些都是在數(shù)字化管理過程中廣泛應(yīng)用的加密技術(shù)。在數(shù)字化管理過程中，數(shù)字化加密技術(shù)是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升檔案數(shù)字化管理的安全以及質(zhì)量。在信息的傳輸過程中，可以采用更加有難度的密匙來保護(hù)信息不被泄露，在使用密匙保密措施時(shí)，可以選擇兩個(gè)相應(yīng)的密匙，一個(gè)是采用公開的形式用來發(fā)送信息文件里的，另一個(gè)則采用保密的形式用來接受私密的文件信息。只有從多個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于檔案信息進(jìn)行保護(hù)，才能確保檔案數(shù)字化管理水平的提高，檔案信息更加安全保密。

結(jié)束語

總而言之，隨著時(shí)代的進(jìn)步，電力資源已經(jīng)成為了人類不可或缺的資源之一，電力企業(yè)也因此不斷的壯大。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能夠適應(yīng)當(dāng)今的社會(huì)需要，數(shù)字化的出現(xiàn)，有效的提高了工作效率，滿足當(dāng)前的快節(jié)奏工作方式。檔案管理改革勢(shì)在必行，但是也一定要注重質(zhì)量和安全，這樣才能夠發(fā)揮它的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。

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