◎王冬竹

隨著社會(huì)的發(fā)展，在這個(gè)工業(yè)化與信息化高度融合的高科技時(shí)代，庫存管理中手工記賬的方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)、社會(huì)的發(fā)展需求。ERP 即企業(yè)資源計(jì)劃，是MRPII 下一代的制造業(yè)系統(tǒng)和資源計(jì)劃軟件。ERP 這個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新一代信息系統(tǒng)，主要用于幫助企業(yè)改善業(yè)務(wù)流程以提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。本文結(jié)合某企業(yè)實(shí)際情況，根據(jù)ERP 系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，提出了ERP 庫存管理對(duì)提升企業(yè)庫存管理水平的方案及措施，有效加強(qiáng)對(duì)庫存各方面的有效控制，提高庫存管理的準(zhǔn)確性、有效性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)從原材料全過程監(jiān)控，在最大限度節(jié)省人力成本的基礎(chǔ)上，精準(zhǔn)控制庫存數(shù)量，減少庫存資金占用，加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、企業(yè)庫存管理存在的問題

該企業(yè)是集設(shè)計(jì)研發(fā)、生產(chǎn)制造、產(chǎn)品銷售于一體的國有企業(yè)，主要從事電站鍋爐、石化容器、環(huán)保設(shè)備、電站輔機(jī)等產(chǎn)品設(shè)計(jì)制造，并提供與之相關(guān)的系統(tǒng)解決方案等綜合服務(wù)。該企業(yè)的庫存管理業(yè)務(wù)是基于上述業(yè)務(wù)相關(guān)的鋼材、焊材、鑄鍛件、標(biāo)準(zhǔn)件以及企業(yè)經(jīng)營過程中所需備品備件、勞保護(hù)品等所有原材料的入庫、庫存管理、出庫等業(yè)務(wù)。以前通過浪潮系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理，物資管理部門在此軟件上完成對(duì)原材料采購入庫、出庫單據(jù)的開制及月末記賬，通過月末結(jié)賬后與財(cái)務(wù)部門的賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，作為財(cái)務(wù)記賬的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1.主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度不足。這里所說的主數(shù)據(jù)包含兩方面內(nèi)容，即物料主數(shù)據(jù)和客戶主數(shù)據(jù)（供應(yīng)商和顧客）。該企業(yè)已經(jīng)有60 余年的歷史，多年來，經(jīng)營中涉及到的各類數(shù)據(jù)由于使用過多種外來及自開發(fā)的信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則不一致、標(biāo)準(zhǔn)多樣，存在一物多碼、一碼多物、客戶相關(guān)信息缺失等現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在各部門間線上溝通不暢，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。

2.系統(tǒng)集成性弱，智能化水平不足。庫存管理業(yè)務(wù)在企業(yè)中承擔(dān)著承上啟下的關(guān)鍵作用，目前該企業(yè)的浪潮物資系統(tǒng)僅將采購、庫存管理、財(cái)務(wù)的部分業(yè)務(wù)進(jìn)行了信息集成，缺少供應(yīng)鏈上如庫存管理與質(zhì)量檢驗(yàn)部門、生產(chǎn)部門等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的相互銜接，不僅需要在線上的不同系統(tǒng)中查詢數(shù)據(jù)，還要線下人為去控制、記錄原材料的有效期等信息。系統(tǒng)的集成性不足，智能化水平有待提高。

3.庫存賬與存貨賬未實(shí)時(shí)共享。受當(dāng)前的浪潮系統(tǒng)功能限制，原材料的入庫、出庫在單據(jù)生成的時(shí)候都沒有同步生成財(cái)務(wù)憑證，均需保管員在對(duì)入庫單、出庫單進(jìn)行二次記賬操作后，才能生成相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證。不僅造成了保管員的二次重復(fù)工作，與此同時(shí)更加大了由于數(shù)據(jù)未實(shí)時(shí)共享而可能產(chǎn)生的賬務(wù)錯(cuò)誤，導(dǎo)致賬面與實(shí)物數(shù)量不符的風(fēng)險(xiǎn)。

三、ERP 系統(tǒng)中企業(yè)庫存管理業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)及提升

1.ERP 系統(tǒng)中庫存管理業(yè)務(wù)流程。

下圖簡要描述了ERP 系統(tǒng)中企業(yè)庫存管理業(yè)務(wù)流程。

2.企業(yè)庫存管理業(yè)務(wù)提升應(yīng)用。

（1）主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。該企業(yè)ERP 項(xiàng)目啟動(dòng)前，聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)管理咨詢服務(wù)商作為咨詢方，在集團(tuán)層面選拔各相關(guān)部門專家成立項(xiàng)目組，對(duì)集團(tuán)下屬各企業(yè)的主數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)清洗工作。根據(jù)下屬各企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，建立了符合該集團(tuán)需求的物料主數(shù)據(jù)和客戶主數(shù)據(jù)管理體系。在ERP 系統(tǒng)上線前的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，該企業(yè)數(shù)據(jù)清洗小組對(duì)本企業(yè)所涉及的物料及客戶主數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，完成了主數(shù)據(jù)系統(tǒng)和ERP 系統(tǒng)及OA 等信息系統(tǒng)的系統(tǒng)集成。

為保障主數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理的統(tǒng)一性，集團(tuán)建立了主數(shù)據(jù)新增、修改、刪除、維護(hù)、審核等制度、管理規(guī)范，該企業(yè)技術(shù)管理部門也新增了對(duì)企業(yè)主數(shù)據(jù)運(yùn)維管理職能，確保了ERP 系統(tǒng)中主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性及時(shí)效性，是企業(yè)ERP 穩(wěn)定運(yùn)行的保障，更為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)戰(zhàn)略決策提供了可靠的參考依據(jù)。

（2）采購入庫環(huán)節(jié)的管理優(yōu)化。根據(jù)物料的不同，對(duì)于進(jìn)行批次管理的物料，采購員會(huì)根據(jù)來料質(zhì)保書內(nèi)容對(duì)其按照爐批號(hào)、長度等進(jìn)行批次拆分，保管員在確認(rèn)實(shí)物到貨并確認(rèn)數(shù)量后辦理入庫手續(xù)，需要進(jìn)行入庫檢驗(yàn)的物料會(huì)在ERP 系統(tǒng)中觸發(fā)檢驗(yàn)批，質(zhì)檢部門會(huì)根據(jù)系統(tǒng)中設(shè)置的檢驗(yàn)計(jì)劃進(jìn)行原材料入庫檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后使用放行決策，原材料即視為正式入庫可以使用，在ERP 系統(tǒng)中顯示為非限制狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了物流與信息流的統(tǒng)一。

（3）庫存管理環(huán)節(jié)的控制。結(jié)合企業(yè)庫房具體情況及原材料的不同特點(diǎn)，在ERP 系統(tǒng)中設(shè)置不同的庫存地點(diǎn)，使其余庫存中的原材料相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存原材料的細(xì)化管理。通過對(duì)庫存實(shí)物的定期盤點(diǎn)，確保系統(tǒng)庫存準(zhǔn)確性。通過系統(tǒng)盤點(diǎn)業(yè)務(wù)來處理盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盈虧，對(duì)發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符的物料進(jìn)行原因分析，并制定改進(jìn)措施，形成盤點(diǎn)差異清單報(bào)財(cái)務(wù)部門及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

對(duì)于存在有效期控制的原材料，只要在ERP 系統(tǒng)中維護(hù)該物料的使用期限，系統(tǒng)便可以自動(dòng)根據(jù)該物料的入庫時(shí)間、使用期限自動(dòng)控制其有效期，超過有效期的物料在系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)觸發(fā)檢驗(yàn)批，提示質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)其再次進(jìn)行復(fù)檢。這種變?nèi)藶榫€下控制為系統(tǒng)自動(dòng)控制的方式，使得管理更加精細(xì)化、智能化、現(xiàn)代化。

（4）原材料出庫的控制。改企業(yè)原材料出庫大致分為生產(chǎn)領(lǐng)料定額出庫、其他用途領(lǐng)用出庫、銷售出庫。

A.生產(chǎn)領(lǐng)料需要先開制定額領(lǐng)料通知單，其數(shù)據(jù)來源于生產(chǎn)訂單和定額外補(bǔ)料單，與出庫單均受生成訂單狀態(tài)的控制。使用料與生產(chǎn)進(jìn)度的保持一致性，杜絕了分廠串領(lǐng)料現(xiàn)象的同時(shí)，也保證了出庫下賬的及時(shí)性。另外，ERP 系統(tǒng)在保管員出庫前會(huì)按照物料的先進(jìn)先出原則，自動(dòng)推薦出庫物料批次，有效控制了積壓庫存的產(chǎn)生。

B.其他用途的領(lǐng)用需求由用料單位在OA 系統(tǒng)中完成，通過與ERP 系統(tǒng)的集成，自動(dòng)生成預(yù)留單，保管員直接向預(yù)留出庫即可，財(cái)務(wù)部門也會(huì)同步在相應(yīng)的科目、成本中心記賬。

C.原材料、廢料銷售出庫業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中參照銷售業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)流程，從創(chuàng)建銷售訂單、交貨單到打印輔助發(fā)票作為出門證均在系統(tǒng)中完成，保證了系統(tǒng)中所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性，實(shí)現(xiàn)了原材料銷售業(yè)務(wù)物流與財(cái)務(wù)資金流一體化。

四、結(jié)束語

ERP 系統(tǒng)庫存管理模塊基本實(shí)現(xiàn)了企業(yè)主要原材料、輔材等庫存資源的整合與共享，一方面，使得庫存管理工作更加透明化、精細(xì)化；另一方面，通過ERP 系統(tǒng)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的集成與整合，真正實(shí)現(xiàn)了物流與資金流的統(tǒng)一，通過對(duì)庫存物資的實(shí)時(shí)監(jiān)控，采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃可以隨時(shí)做出調(diào)整，積壓庫存的減少對(duì)企業(yè)資金流的盤活起著至關(guān)重要的作用。