【摘要】數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和通信技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程傳輸和共享體系，為了促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，要加強(qiáng)檔案管理工作，本文簡(jiǎn)述了信息化檔案管理內(nèi)容，并對(duì)檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進(jìn)行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;數(shù)字檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)生產(chǎn)力也在迅猛的發(fā)展，信息技術(shù)帶來(lái)的信息化時(shí)代更是對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進(jìn)入到一個(gè)全新的發(fā)展階段，檔案管理工作是以各種形式儲(chǔ)存社會(huì)有價(jià)值的信息，對(duì)促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步有著重大意義，所以要不斷創(chuàng)新管理模式與方法，提高管理的效率。

一、信息化檔案管理內(nèi)容

（一）信息化檔案資源技術(shù)

是指在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中采用信息技術(shù)將檔案轉(zhuǎn)為信息資源，包括檔案的傳輸、分類(lèi)以及儲(chǔ)存等，傳統(tǒng)的管理方式是將檔案呈現(xiàn)于不同載體之上，而信息化檔案資源技術(shù)是利用科技手段將檔案進(jìn)行分類(lèi)，從而使得檔案資源能夠準(zhǔn)確、有序的進(jìn)行儲(chǔ)存，也方便日后的查找以及使用。在這一過(guò)程中，信息技術(shù)起到了一定的促進(jìn)和支撐作用，能夠根據(jù)檔案的具體情況及時(shí)、準(zhǔn)確的建立相關(guān)目錄，在管理時(shí)具有一定的便捷性，并且還可以通過(guò)建設(shè)相應(yīng)的平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的儲(chǔ)存，其相應(yīng)的輸出技術(shù)手段在一定程度上促進(jìn)了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

（二）科學(xué)的檔案管理方法

是指在當(dāng)今信息化社會(huì)環(huán)境下，根據(jù)實(shí)際的檔案管理情況進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，既要保證檔案能夠被有效的保管和應(yīng)用，又要使社會(huì)新技術(shù)、新研究成果能夠及時(shí)的得到錄入，為實(shí)踐工作和業(yè)務(wù)提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專(zhuān)業(yè)化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經(jīng)濟(jì)手段，適當(dāng)?shù)倪x擇行政手段、經(jīng)濟(jì)手段能夠?qū)n案管理發(fā)展產(chǎn)生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應(yīng)用，從這個(gè)層面出發(fā)，科學(xué)化的檔案管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（三）專(zhuān)業(yè)化檔案人才

是影響檔案管理信息化發(fā)展的重要因素，因?yàn)榧词箵碛邢冗M(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的管理模式，但如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化的檔案人才，那么技術(shù)和方法都不能得到有效的利用，所以，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化一定要增強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，這是發(fā)展的必然需求，只有具有充分的業(yè)務(wù)知識(shí)才能很好的適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)提出的要求，所以，無(wú)論是知識(shí)技能還是道德素質(zhì)建設(shè)都要符合檔案管理信息化的發(fā)展要求。

二、檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

（一）建立數(shù)字檔案館

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展與完善，使得各企業(yè)的電子文檔變得越來(lái)越多，所以建立數(shù)字檔案館會(huì)是未來(lái)進(jìn)行檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質(zhì)的檔案掃描處理，然后運(yùn)用相關(guān)的軟件將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應(yīng)的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運(yùn)行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應(yīng)的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，檔案管理部門(mén)要能充分的了解自身特點(diǎn)，根據(jù)優(yōu)勢(shì)制定出比較全面的管理機(jī)制，建立管理系統(tǒng)，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進(jìn)行，也能推動(dòng)檔案管理工作向著更加標(biāo)準(zhǔn)化、更加智能化以及更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）做好基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造信息化條件

在檔案管理信息化視角下有效的進(jìn)行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎(chǔ)性工作。基礎(chǔ)性工作主要包括以下幾個(gè)方面：一是建立相應(yīng)的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，所以要建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，并且不斷的創(chuàng)新管理方法，在保證不影響工作順利進(jìn)行的情況下，進(jìn)行程序簡(jiǎn)單化，但要有原則的簡(jiǎn)化，而且要嚴(yán)格控制檔案資源的質(zhì)量。二是要注重檔案管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環(huán)境基礎(chǔ)上，加大對(duì)新增設(shè)施設(shè)備的管理和更新力度，保證檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)符合要求，還要重點(diǎn)關(guān)注檔案審核審批的管理工作。三是加大檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，通過(guò)各種培訓(xùn)教育提升相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和道德素養(yǎng)，例如：進(jìn)行崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育，定期組織崗位技能培訓(xùn)，開(kāi)展專(zhuān)題講座活動(dòng)，加強(qiáng)各企業(yè)間的交流與合作等，借助培訓(xùn)轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)觀念，引導(dǎo)其思想更加信息化，進(jìn)而提高整體的管理水平。四是強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化工作，并采取相關(guān)措施使全員樹(shù)立管理信息化意識(shí)，可以制定相應(yīng)的鼓勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極的掌握信息化技術(shù)并歡迎提供建議。

（三）明確信息檢索，提高安全意識(shí)

檔案管理工作簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是對(duì)檔案進(jìn)行有序的分類(lèi)和歸檔，但也正是由于工作的基礎(chǔ)性使其不引起重視，從而無(wú)法達(dá)到良好的管理效果，為了使檔案管理工作更加規(guī)范、有序的開(kāi)展，提升其檢索的準(zhǔn)確率是比較重要的，檢索工作作為檔案管理的一個(gè)組成部分，要得到一定的重視。檔案管理部門(mén)要從實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)建立規(guī)范化的檢索流程，使檢索結(jié)果更加準(zhǔn)確，例如：通過(guò)對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行分析，找出其存在的短板，進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化，提高檢索工作的針對(duì)性以及科學(xué)性，還可以與新型管理系統(tǒng)相匹配，利用信息化檢索特點(diǎn)，建立完善的管理規(guī)范，為管理工作提供便利。另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步會(huì)帶來(lái)一些網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，所以在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)要提高安全管理意識(shí)，采取相關(guān)的防范措施，避免由于網(wǎng)絡(luò)病毒等因素造成資源破壞現(xiàn)象，所以在信息化視角下進(jìn)行檔案管理工作，不能盲目的使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，要按照流程下載相關(guān)殺毒軟件，例如：360殺毒系統(tǒng)、騰訊殺毒、防火墻等，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的病毒庫(kù)，采取有效措施防止病毒以及黑客的攻擊，還需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，以備不時(shí)之需。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經(jīng)驗(yàn)，在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優(yōu)的效果，要從轉(zhuǎn)變管理理念開(kāi)始，不斷的創(chuàng)新管理方式和管理技術(shù)，使檔案管理在信息化視角下實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值、發(fā)揮出最大作用。

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作者簡(jiǎn)介：

李曄（1982-），女，漢族，河北灤南人，本科，唐山市水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院，研究方向：檔案管理信息化。