歐陽群 劉小文 劉媛 陳建華

Research on the Reorganization of the Internal Supervision Management Process of? Hengyang Tobacco Monopoly Based on ECRSI Analysis

OUYANG Qun1， LIU Xiao-wen1， LIU Yuan1， CHEN Jian-hua2

（1.Hengyang Tobacco Monopoly Administration， Hengyang 421000， China;

2.School of Economics， Management and Law， University of South China， Hengyang 421000， China）

【摘? 要】目前，煙草專賣內管精細化管理存在著許多不穩(wěn)定因素，內管部門日常監(jiān)管工作流程急需優(yōu)化與改善。在這一現狀下，論文基于ECRSI分析法對衡陽市煙草專賣內管工作流程進行了流程重組，針對原有問題進行了改善，并建立了新的日常監(jiān)管工作流程，為內管部門提供了技術上的支持。

【Abstract】At present， there are many unstable factors in the fine management of tobacco monopoly internal supervision management， and the daily supervision work process of the internal management department needs to be optimized and improved urgently. Under this circumstance， this paper reorganizes the work process of Hengyang Tobacco Monopoly internal supervision management based on the ECRSI analysis method， improves the original problems， and establishes a new daily supervision work flow， which can provide technology support for the internal supervision management department.

【關鍵詞】煙草專賣局;業(yè)務流程重組;ECRSI分析法

【Keywords】tobacco monopoly administration; business process reengineering; ECRSI analysis

【中圖分類號】F272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）03-0047-03

1 引言

隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，煙草行業(yè)作為支撐經濟發(fā)展的支柱產業(yè)，專賣監(jiān)管的模式也隨之不斷完善。其中，內部監(jiān)管是煙草專賣局的重要組成部分，主要是由煙草本身的特殊性及其在現代市場經濟中的重要地位決定的。隨著各部門的探索，內部監(jiān)管人員的規(guī)范意識，內部監(jiān)管部門的管理工作分配，內部監(jiān)管反饋問題的處理以及監(jiān)管工作的有效性，已經浮現在了原有監(jiān)管模式的問題中。因此，在原有基礎上完善煙草企業(yè)內部監(jiān)管業(yè)務流程中的不足，建立新的內部監(jiān)管工作新流程，已成為現階段煙草企業(yè)刻不容緩的首要工作[1，2]。

本研究運用ECRSI分析法對衡陽市煙草局內管部門原有日常監(jiān)管工作流程進行重新設計，將業(yè)務流程重組理論引入煙草內管工作中，是對煙草局內管部門的一次有益嘗試，也是一次實踐性變革。通過現代化的管理理念，對傳統(tǒng)內管工作流程進行剖析，運用科學的理論、工具和方法，探索出新的工作流程，為之后的煙草內管工作打下理論基礎。

2 業(yè)務流程重組理論

2.1 業(yè)務流程重組理論概述

業(yè)務流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）理論，定義為“針對企業(yè)業(yè)務流程的基本問題進行反思，并對它進行徹底的重新設計，以便在成本、質量、服務和速度等當前衡量企業(yè)業(yè)績的這些重要的尺度上取得顯著的進展”。學者們在此理論的基礎上不斷優(yōu)化改善，使得該理論不僅限在企業(yè)內部運用，更是逐漸豐富到了政府、高校和銀行等其他行業(yè)[3，4]。

2.2 擴展ECRSI分析法

擴展ECRSI分析法，是在ECRS分析法的基礎上增加了另一原則“增加（Increase）”，用于對生產工序進行優(yōu)化，以減少不必要的工序，達到更高的生產效率。ECRSI，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、調整順序（Rearrange）、簡化（Simplify）、增加（Increase）。

取消（Eliminate）：如果所研究的工作可以取消而又不影響進度，這便是最有效果的改善。

合并（Combine）：合并是將兩個或兩個以上的對象變成一個，合并后可以有效地消除重復現象，能取得較大效果。

重排（Rearrange）：重排也稱為替換，就是通過改變工作程序，使工作的先后順序重新組合，以達到改善工作的目的。

簡化（Simplify）：經過取消、合并、重組之后，再對該項工作作進一步更深入的分析研究，使現行方法盡量簡化，以最大限度地縮短作業(yè)時間，提高工作效率。

增加（Increase）：在原有工作上增加工作，來提高工作效率，為后續(xù)工作做準備。

3 衡陽煙草專賣內管工作業(yè)務流程現狀

3.1 內部監(jiān)管工作業(yè)務流程現狀

衡陽市煙草專賣局在監(jiān)管方式上采用市、縣兩級同級監(jiān)管的方式，與專賣、銷售等部門等合作管理，能夠確保工作責任到人，也是減少沖突的必要方法。如果出現問題，就交由上級處理，通過分析各部門的利弊，找出最終的解決方案。

3.2 內管監(jiān)管工作流程存在的主要問題

3.2.1 專職內管人員身兼多職，力不從心

全市系統(tǒng)共有內管人員19人，其中市局本級5人，縣級局14人（純銷縣1人/縣，兩煙縣2人/縣）。目前專職內管人員主要工作為：查詢、采集“兩煙”生產經營相關數據;分析、找出可疑線索;開展市場走訪調查;匯總、分析調查情況，對問題進行定性;下發(fā)相應表單，對問題進行處理，對責任人進行問責;將問題整改和問責落實情況向上級反饋以及材料整理歸檔。2017年衡陽市內管部門進行市場走訪492件，客戶走訪3326件，處理異常線索2668件，處理系統(tǒng)預警13180件，隨著監(jiān)管工作精細化要求的提高，監(jiān)管工作任務繁重，人力明顯不足，部分工作疲于應付。由工作流程圖1可見，專職內管人員的工作占整個流程較大部分，工作貫穿異常情況判斷，實施情況調查以及最后的問題整改落實。

3.2.2 部門各級溝通不流暢，重復作業(yè)

與內管人員建立工作聯系的僅有內管派駐主任或副主任，無法在最短時間內將異常情況報告分管局領導及其他部門，使得異常情況的處理落實反饋具有延遲性。并且由于市、縣兩級均需對各自轄區(qū)同一類型數據進行監(jiān)管，偶爾未根據工作輕重緩急合理安排時間，出現重復作業(yè)的現象。

4 衡陽市煙草局內管部門工作流程重組構思

4.1 擴展ECRSI分析法

4.1.1 取消（Eliminate）

由于監(jiān)管工作精細化要求越來越高，日常監(jiān)管任務繁重，人力明顯不足，使得專賣內管人員在面臨部分問題時疲于應付。原有工作流程中，專賣內管人員主要負責“兩煙”生產經營活動及生產經營過程的監(jiān)管并調查處理不規(guī)范生產經營問題，隨后登錄卷煙、煙葉、專賣、物流、內管等業(yè)務系統(tǒng)查詢數據及可疑線索，兩部分的工作內容出現了重復，不管是否出現不規(guī)范生產經營問題，專賣內管人員都需要登錄系統(tǒng)進行可疑數據查看，所以對“兩煙”生產經營活動及生產經營過程進行全程日常監(jiān)管并沒有必要，這也將消耗專賣內管人員大量時間與精力?，F如今專賣內管人員人數較少，在不增編、不收編的前提下，內管人員由市局進行統(tǒng)一調配，可整合資源。因此取消專職內管人員收集相關資料的工作，取消了對卷煙經營和煙葉生產經營的監(jiān)管工作，由于不需要對卷煙經營以及煙葉生產經營進行監(jiān)管，大大降低了內管人員的工作成本，并且后續(xù)將對其工作進行重排。

4.1.2 合并（Combine）

合并工作步驟3分析異常情況和工作步驟4對異常情況的描述以及提出初步意見，并將其命名為匯總異常情況。步驟3、4中都存在內管人員對異常情況的判斷分析，相當于內管人員在執(zhí)行步驟4描述異常情況事將重復步驟3的工作，一定程度上重復了之前的工作。此外，原有流程中最后做出調查決定的是內管派駐辦，如有調查需要又將工作任務分配至專賣內管員，增加了工作流程，流程合并后提出初步意見將由市局派駐辦執(zhí)行，減少專賣內管員工作量的同時又強化了部門之間的協(xié)作能力。將兩步合并為匯總異常情況，消除了內管人員的重復工作現象的同時，也為后續(xù)工作進行了鋪墊。

4.1.3 重排（Rearrange）

將流程工作順序重排后整個流程初始工作任務表單由市局內管派駐辦統(tǒng)一發(fā)放。正如之前4.1.1取消中所說，內管人員人數較少，如果將時間花費在尋找問題上，將會極大增加后續(xù)工作壓力。所以將流程順序進行重排，市局內管派駐針對以往異常情況，統(tǒng)一下發(fā)表單，在任務統(tǒng)一分配，后續(xù)內管人員的工時也將得到縮減，同時也消除了市、縣兩級內管人員同時收集各項日常生產經營數據時出現的重復作業(yè)現象。

4.1.4 簡化（Simplify）與增加（Increase）

在原有工作流程中，專賣內管人員不僅僅要收集相關資料，且還要對卷煙經營以及煙葉生產進行監(jiān)管，使得人數本就較少的內管人員疲于奔波。于是，通過簡化專賣內管人員的工作，增加建立數據分析組和市場走訪組。數據分析組下設兩個小組，一組重點分析卷煙貨源投放、客戶信息管理，二組重點分析零售戶訂單、卷煙配送貨款、煙葉生產經營等相關數據。市場走訪組對全市范圍內問題市場、問題零售戶分多組開展調查。通過一個月對監(jiān)管人員監(jiān)管工作數據分析工作平均工時的觀察記錄，預估出分組后監(jiān)管人員每月數據分析所用工時，結果表明在任務統(tǒng)一分配，數據集中處理分析后，內管人員每月數據分析工時縮減125小時，工作實效提高63.13%，見表1。

4.1.5 重組后內管部門異常分析核查工作流程

通過ECRSI分析法分析后，將專賣內管人員異常情況分析流程進行匯總，得到業(yè)務流程重組后的內管部門異常分析工作流程圖，見圖2。

異常分析核查工作流程

4.2 其他業(yè)務流程重組

衡陽市煙草內管部門工作流程包括異常分析檢、調查處理意見以及問題整改處理三個主要內容，然而由于精細化要求的提高，監(jiān)管工作任務日漸繁重，現有工作模式不再適應日益豐富的內管工作。

為解決原有工作流程的弊端，根據之前所用的擴展ECRSI分析法，在原有工作流程的基礎上，把原來的直線職能結構轉變成直線+平行流程結構，增加了紀檢監(jiān)察部門的工作職能，通過橫向協(xié)作，進一步強化紀檢部門的再監(jiān)督。對流程節(jié)點進行細化，改進了輕微違規(guī)、異常問題的流程時序，細分了一般違規(guī)問題和重大違規(guī)問題的追責問責。

4.3 內部專賣管理監(jiān)督日常工作重組后

新的監(jiān)管模式，簡化了市場核查工作流程，減少對上級指令的接收反應環(huán)節(jié)，極大縮減了市場調查時間，提升了問題調查效率。重組后的業(yè)務流程圖，降低了專職內管人員的工作壓力，將其分為數據分析組以及市場走訪組，提升了工作效率，優(yōu)化完善了原有流程結構，并且將成果固化，對監(jiān)管工作效果維持追蹤。新流程以《煙草行業(yè)內部專賣管理監(jiān)督工作規(guī)范》為依據，分解內管部門的工作職責，科學合理匹配工作能力，使精益管理理論可以在內管中得到更好的應用和發(fā)展。

5 結論

在當前衡陽市煙草局內管部門面臨的問題下，憑借業(yè)務重組（BPR）理論以及擴展ECRSI分析法，對衡陽市煙草局內管部門監(jiān)督工作流程進行了全面研究。通過BPR理論的指導與技術，深入分析了專職內管員日常監(jiān)管工作流程的現狀，找出了不足之處并進行了流程重組，建立了新的內管部門日常監(jiān)管工作流程圖。通過職責調整、人員調劑、內部優(yōu)化等方式，建立一體化監(jiān)管模式，建立了可操作、易執(zhí)行的工作流程，從而將任務目標落實到具體的工作崗位及工作人員，同時業(yè)務人員素質提升使得各環(huán)節(jié)相互銜接、做到無縫管理，使有限的資源發(fā)揮最大的效能。

【參考文獻】

【1】黃毅薇.在管理創(chuàng)新中加強煙草專賣“精準監(jiān)管”的力度[J].上海商業(yè)，2011（10）：61-63.

【2】鄭行華.內管人員動態(tài)工作檔案管理系統(tǒng)初探[J].中國商貿，2012（18）：76-77.

【3】王琳.基于BPR的餐飲連鎖企業(yè)服務流程優(yōu)化與運作管理[D].杭州：浙江工業(yè)大學，2013.

【4】丁天翔.基于業(yè)務流程再造的IT項目用例分析[J].價值工程，2012，

31（11）：178-179.