李琪

摘要：辦公室接待工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)組成的重要部分，是展示企業(yè)形象、體現(xiàn)水平、彰顯實(shí)力的工作。本文圍繞如何進(jìn)一步落實(shí)好中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神，滿足公司高質(zhì)量發(fā)展的需要，有效解決好新形勢(shì)下辦公室接待工作面臨的新情況、新問題，做好公共關(guān)系管理中的辦公室接待工作展開論述。

關(guān)鍵詞：接待工作;重要性;創(chuàng)新

對(duì)于辦公室接待工作，主要是開展公務(wù)活動(dòng)工作過程中對(duì)來訪者開展的迎送、招待、接談、聯(lián)系、咨詢等輔助管理活動(dòng)，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中是非常重要的組成。自從黨的十八大召開以來，為了能夠?qū)χ醒搿鞍隧?xiàng)規(guī)定”精神進(jìn)行嚴(yán)格貫徹和落實(shí)，黨中央對(duì)于國(guó)內(nèi)公務(wù)接待管理出臺(tái)了一系列舉措，堅(jiān)決杜絕公務(wù)接待中的違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象?，F(xiàn)階段公司發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展快車道，如何進(jìn)一步解決公司辦公室接待工作面臨的新情況、新問題，推動(dòng)接待工作向規(guī)范化、良性化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)落實(shí)上級(jí)接待規(guī)定與提升接待效果的“雙贏”，是擺在我們面前的重要課題。

一、公共關(guān)系管理概念

現(xiàn)代企業(yè)公共管理有兩方面的內(nèi)容，即企業(yè)的內(nèi)部公共關(guān)系管理和企業(yè)的外部公共關(guān)系管理。其中，企業(yè)內(nèi)部的公共關(guān)系的基礎(chǔ)是保證企業(yè)目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。而企業(yè)外部公共關(guān)系是以企業(yè)信譽(yù)和形象為主導(dǎo)的，需要處理好外部環(huán)境中的各種關(guān)系，比如與合作伙伴之間的關(guān)系、一些相關(guān)政府職能部門的關(guān)系、各種媒體之間的關(guān)系以及和消費(fèi)群體之間的關(guān)系等。

二、提高辦公室接待工作的舉措

（一）提高對(duì)接待工作重要性的認(rèn)識(shí)

辦公室接待工作是體現(xiàn)企業(yè)文化、企業(yè)形象的重要表現(xiàn)，同時(shí)通過接待工作也能夠?qū)⑵髽I(yè)知名度、美譽(yù)度有積極地作用，能夠顯著擴(kuò)大企業(yè)的影響了。對(duì)于辦公室接待工作，企業(yè)應(yīng)該提高接待工作重要性的認(rèn)識(shí)，將優(yōu)秀的企業(yè)文化展示在社會(huì)大眾面前，體現(xiàn)出企業(yè)良好的綜合管理水平。利用好辦公室接待工作，加強(qiáng)與各協(xié)作單位的溝通和聯(lián)系，將企業(yè)對(duì)外影響力進(jìn)一步擴(kuò)大，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。

（二）建章立制，實(shí)現(xiàn)接待工作規(guī)范化運(yùn)作

近年來，隨著公司市場(chǎng)化改革的不斷深入，接待活動(dòng)日益增多，而接待工作處處涉及資金費(fèi)用、體現(xiàn)管理水平，就必須在嚴(yán)格落實(shí)中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神的前提下，不斷完善公司相關(guān)制度，加以控制和規(guī)范，只有這樣才能確保接待工作的效果。

按照公司運(yùn)營(yíng)管理體系建設(shè)要求，我們先后制定了《公共關(guān)系管理規(guī)定》《國(guó)內(nèi)公務(wù)、商務(wù)接待管理實(shí)施細(xì)則》《外賓來訪接待管理實(shí)施細(xì)則》《接待活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)手冊(cè)》等管理制度，規(guī)范接待要求，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)過程管控，推進(jìn)規(guī)范管理，切實(shí)提高了接待工作水平，杜絕了公務(wù)接待中的各種違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象，更好地為公司科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)接待工作規(guī)?；\(yùn)作

對(duì)于接待工作來講，它是一個(gè)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，其中涉及到諸多環(huán)節(jié)也存在著許多變化。接待工作中任何一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)出現(xiàn)了披露，將對(duì)接待整體效果有著不良影響。所以，要求建立起完善的接待資源網(wǎng)絡(luò)和團(tuán)隊(duì)協(xié)助網(wǎng)絡(luò)，為做好接待工作、確保接待效果提供重要的基礎(chǔ)。

首先，對(duì)內(nèi)外資源進(jìn)行梳理形成一個(gè)便捷、實(shí)用的資源網(wǎng)絡(luò)體系。企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)積累許多接待資源，作為辦公室接待工作人員要求對(duì)這些內(nèi)外資源進(jìn)行梳理，形成一個(gè)行業(yè)內(nèi)外兩種接待資源體系，利用好資源體系來開展接待工作。同時(shí)，要因時(shí)、因需、因人地制定針對(duì)性強(qiáng)的接待方案，方便滿足各種層次、各種需求、各種行業(yè)的來賓。

其次，將內(nèi)外力量有效融合形成一個(gè)流暢、高效的團(tuán)隊(duì)網(wǎng)絡(luò)體系。作為“中國(guó)的飛機(jī)城”，閻良聚集著許多重量級(jí)的企事業(yè)單位。因此，在開展辦公室接待工作過程中，要對(duì)特色資源和發(fā)展環(huán)境進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確把握，對(duì)接待工作的要求能夠了然于胸，將優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共享充分發(fā)揮出來，與兄弟單位辦公室建立互相支持、互相協(xié)作的工作伙伴關(guān)系，通過形成多位一體的接待團(tuán)隊(duì)來應(yīng)對(duì)重大接待事項(xiàng)，做好上下貫通、協(xié)調(diào)一致、共同策劃、協(xié)同組織來形成更大范圍的“大接待”工作局面。

（四）追求精品，實(shí)現(xiàn)接待工作品牌化運(yùn)作

對(duì)于辦公室接待工作，實(shí)現(xiàn)品牌化運(yùn)作是對(duì)其的提煉、升華，對(duì)于公司精神風(fēng)貌、企業(yè)文化、外在形象是最直接的體現(xiàn)。對(duì)于接待工作品牌化運(yùn)作，精品服務(wù)的打造重點(diǎn)從以下三個(gè)方面來進(jìn)行：

一是業(yè)務(wù)精品化。我們制定了《公司參觀路線指導(dǎo)手冊(cè)》和《接待活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)手冊(cè)》，通過劃分不同的接待參觀路線，實(shí)行接待標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)管理，推進(jìn)接待工作規(guī)范化、精準(zhǔn)化。及時(shí)根據(jù)來賓提供的信息，掌握此次來訪具體目的、具體要求，制定出詳細(xì)、條理的接待方案，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的接待工作能夠有序銜接，借助接待工作點(diǎn)檢表保證有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性推進(jìn)工作進(jìn)程。同時(shí)，針對(duì)重要接待中的不確定因素，實(shí)行預(yù)案式管理，做到應(yīng)變有序、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。針對(duì)大型會(huì)議、重要接待制作會(huì)議接待手冊(cè)，努力打造精品服務(wù)，追求接待業(yè)務(wù)精品化。

二是規(guī)格精品化。推行VIP接待模式，根據(jù)來賓工作任務(wù)和職務(wù)級(jí)別，實(shí)施分級(jí)接待方案，通過對(duì)接待標(biāo)準(zhǔn)、參觀路線、接待引導(dǎo)、保密保衛(wèi)等方面精心設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)接待規(guī)格精品化。

三是文化精品化。通過在接待工作中融入公司簡(jiǎn)介，播放宣傳片，觀看展廳，贈(zèng)送特色紀(jì)念品，將公司文化融入到接待工作全過程，宣傳公司形象，展示文化底蘊(yùn)。

三、結(jié)束語

通過健全完善公共關(guān)系管理體系，細(xì)化接待工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施精細(xì)化操作，推進(jìn)規(guī)范化、品牌化運(yùn)作，在繼承中不斷創(chuàng)新，推動(dòng)接待工作制度化、程序化和專業(yè)化發(fā)展，更好地履行部門綜合保障職能，為公司科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁艷霞，提升國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)之我見[J].職業(yè)時(shí)空，2009，6（8）：18-19.