胡文惠

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)的社保制度逐漸完善，社保的業(yè)務(wù)范圍逐漸擴(kuò)大，參與社會(huì)保障的人數(shù)不斷上升，因此社保檔案管理人員的工作也越來(lái)越重要。我國(guó)社會(huì)工作的覆蓋面廣，參保人員的流動(dòng)性很大，提高社保檔案管理水平和規(guī)范社保檔案管理成為社保事業(yè)的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：社保;檔案管理;重要性

文章編號(hào)：1004-7026（2020）09-0102-02? ? ? ? ?中國(guó)圖書分類號(hào)：F842.6;G271? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

社保檔案是社保工作中形成的資料，記錄了參保人員的個(gè)人信息。在新的社會(huì)形勢(shì)下，社保檔案管理人員要重視社保檔案管理的重要性，這樣才能實(shí)現(xiàn)社保檔案的規(guī)范性管理。

1? 社保檔案管理的特點(diǎn)

在我國(guó)社保檔案管理工作中，社保業(yè)務(wù)是社會(huì)檔案管理的一個(gè)重要方面?！渡鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》指出社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要在辦理業(yè)務(wù)的過程當(dāng)中形成記錄、證據(jù)、依據(jù)，確保記錄參保人員的真實(shí)信息，為參保人今后享受社會(huì)保險(xiǎn)提供重要依據(jù)，為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展提供寶貴資料[1]。

1.1? 參保數(shù)量繁雜且龐大

隨著社會(huì)保障制度的完善，該制度逐漸向農(nóng)村延伸，推進(jìn)全民參保。因?yàn)楝F(xiàn)有的社保業(yè)務(wù)范圍廣，涉及人們生活的各個(gè)方面，主要項(xiàng)目包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等。每個(gè)社保項(xiàng)目包含很多環(huán)節(jié)，例如申請(qǐng)、審核、登記、繳費(fèi)等。隨著參保人員增加，社保檔案數(shù)量也不斷增加，給我國(guó)社保檔案管理人員帶來(lái)了一定的工作壓力[2]。

1.2? 社保參保的規(guī)范性

因?yàn)樯绫９ぷ鞯闹饾u完善，參保人數(shù)增加，社保檔案管理工作逐漸規(guī)范化。一方面是對(duì)社保辦理活動(dòng)的規(guī)范，例如辦理程序、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);另一方面是參保前準(zhǔn)備資料的規(guī)范，例如規(guī)范保險(xiǎn)的記錄、登記表，讓每個(gè)單位的相關(guān)資料一致[3]。

2? 社保檔案管理存在問題

2.1? 不重視社保的檔案管理

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社保業(yè)務(wù)得到了社會(huì)各領(lǐng)域的關(guān)注，參保人員也呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢(shì)。這樣增加了社保檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，對(duì)社保檔案管理人員的工作要求有了很大的提高。但是在實(shí)際情況中，很多社會(huì)保險(xiǎn)單位里有些檔案管理工作人員不重視管理社保檔案，沒有認(rèn)識(shí)到管理社保檔案的重要性，對(duì)檔案的保存較隨意，對(duì)社保檔案管理的投入較少且管理制度比較落后，檔案管理工作人員、資源分配不到位，這些都嚴(yán)重阻礙了社會(huì)檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。

2.2? 社保檔案管理水平低

我國(guó)一些企業(yè)單位積極引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于我國(guó)對(duì)社保檔案管理軟件的運(yùn)用還不夠成熟，不能有效整理社保檔案的信息資源，這就造成社保檔案管理的方式有電子版和紙質(zhì)版兩種，而且紙質(zhì)版占很大的比重。這樣一來(lái)，電子檔案的管理就不能得到充分運(yùn)用，且在一定程度上增加了管理成本，還會(huì)降低檔案管理的工作效率。

除此之外，管理部門對(duì)社保檔案管理的全局意識(shí)不足，沒有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的管理方式對(duì)我國(guó)社會(huì)檔案管理的推動(dòng)作用以及對(duì)檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義[4]。

2.3? 信息化管理低下

現(xiàn)如今，資源信息化已經(jīng)進(jìn)入了人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，政府各個(gè)行政部門的業(yè)務(wù)管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了資源信息化。

資源信息化對(duì)提高社保檔案業(yè)務(wù)的效率具有很大的優(yōu)勢(shì)，社保檔案管理人員可以利用系統(tǒng)找出具體的社保資源信息。但是部分社保檔案管理工作人員缺乏現(xiàn)代信息化的管理意識(shí)，不能有效發(fā)揮社保檔案信息化的作用，影響了社保檔案管理的跨區(qū)域利用。

3? 加強(qiáng)社保檔案管理的重要性

3.1? 有利于使內(nèi)部發(fā)展科學(xué)化

科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展，保障人民群眾的利益，為人民群眾謀發(fā)展，不斷滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的精神文化需求，切實(shí)保障人民群眾的政治、經(jīng)濟(jì)和文化權(quán)益，讓發(fā)展的成果惠及全體人民[5]。

3.2? 有利于推動(dòng)社保深化改革

隨著社保檔案管理不斷深化，社保檔案管理部門不僅要做好社會(huì)保障工作，還要承擔(dān)離休人員的社會(huì)服務(wù)和管理責(zé)任，這些工作需要完整、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。因此，加強(qiáng)社保檔案管理能詳細(xì)記錄個(gè)人資料，可以在一定程度上推進(jìn)社保檔案管理工作改革。

3.3? 有利于維護(hù)參保人員的切身利益

社保檔案管理工作涉及很多環(huán)節(jié)，而且很多環(huán)節(jié)都涉及到了參保人員的利益，需要加強(qiáng)社保檔案管理工作。參保人從最初參保到享受社保待遇要經(jīng)歷很長(zhǎng)一段時(shí)間，從填寫資料到繳費(fèi)、續(xù)費(fèi)，再到保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、基金轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入等，都要進(jìn)行記錄。這些記錄是參保人員享受社保待遇的重要依據(jù)，是加強(qiáng)社保檔案管理工作的重要內(nèi)容，做好這些工作才能更好地維護(hù)參保人員的切身利益[6]。

3.4? 有利于提高社保部門的業(yè)務(wù)能力

隨著人們參加社保的意識(shí)提升，社保檔案管理工作面臨各種問題，例如斷保多年又要續(xù)保，這就需要工作人員做好參保人員的檔案管理工作。工作人員可以通過采集、整理、存檔和利用參保人員的檔案資料開展社保檔案工作。

在采集和整理社保檔案的過程中，不斷尋找不足、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為接下來(lái)的工作作準(zhǔn)備。通過整合社保檔案，歸納總結(jié)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，得到準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)，以此確保決策的科學(xué)性，這樣不僅有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)質(zhì)量，還能提高工作人員的辦事效率。

4? 加強(qiáng)社保檔案管理的策略

社保對(duì)民生和社會(huì)具有積極影響，做好社保檔案管理工作非常重要。如何根據(jù)社保管理工作出現(xiàn)的問題改善社社保檔案管理工作，是一項(xiàng)很重要的內(nèi)容。

4.1? 建立社保檔案管理機(jī)構(gòu)

建立統(tǒng)一的社保檔案管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一全國(guó)社保管理。社保是民生之根本，是社會(huì)保障制度的重要組成部分。建立社保檔案管理機(jī)構(gòu)是為了制定社保的發(fā)展規(guī)劃和有關(guān)的規(guī)章制度，監(jiān)督社?；鸬墓芾砗褪褂们闆r，更重要的是設(shè)立專門管理個(gè)人檔案的機(jī)構(gòu)，打破多方管理的局面[7]。

4.2? 規(guī)范社保檔案的管理

社保檔案詳細(xì)記錄著參保人員或單位所繳納的社保金以及參保人員享受的社保待遇等。制定完善的檔案管理制度能保障社保檔案管理的有效性。不同區(qū)域要根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的相關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際工作，保證參保人員社保檔案的安全性。此外，建立完善的檔案管理制度和社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制訂統(tǒng)一的檔案存檔格式，確保檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，可以提高運(yùn)用社保檔案的合理性。

4.3? 提高工作人員的業(yè)務(wù)水平

社保檔案管理工作需要多方面投入。社保檔案管理工作人員需要掌握一定的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力。相關(guān)作人員需要提高業(yè)務(wù)水平，并且有效結(jié)合社會(huì)保障制度與檔案管理的原則。在提高工作人員業(yè)務(wù)水平方面，需要對(duì)工作人員定期開展職業(yè)培訓(xùn)，建立每年統(tǒng)一考核制度和相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制。在社保檔案管理部門創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，有效調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，使工作人員在日常工作中不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平和能力，讓社保檔案管理更加科學(xué)化，促進(jìn)社保管理事業(yè)快速發(fā)展[8]。

4.4? 明確崗位管理職責(zé)

社保檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多、人員比較雜，所以必須要嚴(yán)格依照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》進(jìn)行管理。

為參保人員辦理業(yè)務(wù)時(shí)，工作人員需要做好登記、審核和轉(zhuǎn)移等工作，并且在參保人員完成相關(guān)的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)之后，將參保人員的相關(guān)資料和信息歸檔。把管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使負(fù)責(zé)每一個(gè)項(xiàng)目的工作人員都能夠有效地履行自身的工作職責(zé)。為不同的檔案規(guī)定不同的保管期限。工作人員要做到具體事情具體負(fù)責(zé)，讓每件事情都能找到負(fù)責(zé)人，讓每一個(gè)工作人員都清楚地知道自己所負(fù)責(zé)的工作。明確崗位職責(zé)，是加強(qiáng)社保檔案管理的重要內(nèi)容之一。

4.5? 加強(qiáng)社保的信息化管理

在管理社保檔案的過程當(dāng)中，需要補(bǔ)充參保人員的相關(guān)材料，而且社保檔案需要隨著參保人員的流動(dòng)進(jìn)行傳遞、共享，這就要求檔案管理人員具有一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。

在社保中心與各個(gè)企業(yè)或政府之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，方便社保檔案管理信息和相關(guān)資料共享，減少因數(shù)據(jù)重復(fù)輸入而造成的資源浪費(fèi)。還要加強(qiáng)建設(shè)與信息化管理相關(guān)的法律法規(guī)，例如采用信息化系統(tǒng)授權(quán)的方式劃分相關(guān)人員的檔案管理級(jí)別，最終形成社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為社保檔案管理工作提供真實(shí)有效的信息。

5? 結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，社保檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的核心部分。社保檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，在工作當(dāng)中不斷進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，有效提升社保工作人員的能力和素質(zhì)，確保社保檔案的完整性以及安全性。

參考文獻(xiàn)：

[1]顧春雷.淺議社保檔案管理的重要性與法制化現(xiàn)狀[J].新農(nóng)村，2016（4）：44.

[2]楊景絢.社保檔案管理重要性探討[J].人力資源管理，2017（7）：361.

[3]韓風(fēng)賢.淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理[J].時(shí)代金融（中旬），2016（4）：215，220.

[4]鐘立紅.論社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其管理對(duì)策[J].河北民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（1）：123-125.

[5]陸麗芬.芻議社保檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（36）：353.

[6]李華.芻議社保檔案管理工作[J].魅力中國(guó)，2017（22）：95.

[7]黃炳輝.淺談加強(qiáng)社保檔案管理的重要性及對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（12）：136.

[8]敖毅.談社保檔案的重要性及其管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：99.