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0 引言

《計量標準考核規(guī)范》于1992年首次發(fā)布[2]。計量標準考核規(guī)范通過調(diào)整補充，增加操作性，提升有效性，趨于科學(xué)、合理，更適應(yīng)經(jīng)濟社會的要求?！队嬃繕藴士己艘?guī)范》分別通過第一、二、三次修訂，分別形成 JJF 1033-2001、JJF 1033-2008 和 JJF 1033-2016[345]。最新有效的 JJF 1033-2016《計量標準考核規(guī)范》于2017年5月30日開始正式實施。

為了確保對計量標準進行合理的選擇、批準、使用和維護，對計量標準的文件管理要求不斷變更、完善。從2008版《計量標準考核規(guī)范》開始，每一項計量標準都要求建立一個文件集，JJF 1033-2016中文件集目錄包括計量標準證書、計量標準技術(shù)報告等18個方面的文件。其中部分文件原始形式為電子版，使得計量標準文件集的管理，可以比以往更科學(xué)有效靈活易操作[6]。這部分電子文件在考核規(guī)范或?qū)I(yè)技術(shù)規(guī)程規(guī)范中大部分有推薦格式。這些文件隨著計量標準考核規(guī)范更新完善，具體情況見表1[7]。在更新完善的過程中，很多推薦文件格式會作一定的修訂。而計量標準考核必須使用統(tǒng)一規(guī)定的格式，并按規(guī)范的要求填寫。對于不適用的欄目可以按照本專業(yè)項目的特殊性約定填法，但不應(yīng)與計量標準考核規(guī)范的基本精神相矛盾，并應(yīng)在本專業(yè)內(nèi)統(tǒng)一。術(shù)語符號代號要統(tǒng)一，同一術(shù)語應(yīng)始終表達同一概念，并與有關(guān)技術(shù)規(guī)范協(xié)調(diào)一致[8]。

計量標準建立單位為了對文件的完整性、真實性、正確性和有效性負責，通常設(shè)立計量標準負責人和質(zhì)量管理部門，對計量標準文件集內(nèi)的文件及時更新以確保其有效性[9]。質(zhì)量部門集中管理電子文件模版，大多數(shù)采用Word版本格式。計量標準負責人對計量標準的日常使用、管理維護、量值溯源、文件集的更新等事宜負總責，填寫相應(yīng)Word文件。最后文件集內(nèi)18個方面的文件分類歸檔保存[10]。這種常規(guī)的管理模式有幾點缺陷：

1）對于建標單位的所有計量標準，如果計量標準考核規(guī)范要求產(chǎn)生變更，為了適應(yīng)最新的考核要求，建標單位的每一套計量標準文件都必須按照質(zhì)量管理部門的標準格式將之前的內(nèi)容遷移到最新的文件中，存在大量的重復(fù)性勞動；在大量的復(fù)制粘貼等編輯過程中，填寫內(nèi)容可能格式迥異。

2）對于單個計量標準，如果專業(yè)技術(shù)文件內(nèi)容產(chǎn)生變更，整套文件內(nèi)所有相關(guān)內(nèi)容需要同步修改。人工打開文件查找修改相關(guān)內(nèi)容，效率低下，容易遺漏。以計量標準文件中的檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范為例，國家計量檢定規(guī)程發(fā)布實施后，應(yīng)當根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)及法制計量監(jiān)督管理的需要，由相關(guān)的技術(shù)委員會適時提出復(fù)審計劃，復(fù)審周期一般不超過五年。各個專業(yè)的計量技術(shù)委員會，根據(jù)實際情況的發(fā)展變化、規(guī)程施行情況的反映及出現(xiàn)的問題，包括歸口單位的意見，確定需要修訂的國家規(guī)程的目錄，作為修訂項目列入計劃。修訂的國家計量檢定規(guī)程順序號不變，將年號改為修訂的年號。如果最新的檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范發(fā)布實施，僅僅是最新的檢定規(guī)程或技術(shù)規(guī)范的代號就需要分別在計量標準考核（復(fù)查）申請書、計量標準技術(shù)報告、計量標準履歷書、開展檢定或校準工作的原始記錄及相應(yīng)的檢定或校準證書中分別修改。

表1 計量標準文件集

2 方案

針對上述缺陷，本文提出一種管理方案，質(zhì)量管理部門在Word電子文件中用易于識別的代號補充待填寫區(qū)域。計量標準負責人在Excel數(shù)據(jù)庫中補充對應(yīng)的內(nèi)容。利用Excel的宏自動處理，形成Word模板文件集中管理,文件集內(nèi)容集中保存在計量標準數(shù)據(jù)管理工作簿，實現(xiàn)模板變更每個計量標準的文件格式統(tǒng)一變更；計量標準數(shù)據(jù)變更，單個計量標準內(nèi)所有文件對應(yīng)內(nèi)容統(tǒng)一變更。當發(fā)生變更時流程如圖1所示。

3 實例

以上海市計量測試技術(shù)研究院振動沖擊試驗室為例，針對 JJF 1033-2016替代 JJF 1033-2008和即將替代JJG 948-1999《數(shù)字式電動振動試驗系統(tǒng)檢定規(guī)程》實施的JJG948-2018《電動振動試驗系統(tǒng)檢定規(guī)程》加以分析。

圖1 計量標準文件集電子文件修改流程

JJF 1033-2016頒布實施后，對于計量標準履歷書中計量標準基本情況記載頁，該頁內(nèi)容推薦格式有兩處變更，分別是存放地點修改為保存地點、總價值修改為原值。依據(jù)JJF 1033-2008和JJF 1033-2016分別建立模版文件如圖2所示，其中斜杠分割的內(nèi)容前面部分為2008版，后面部分為2016版。

圖2 計量標準基本情況記載頁

依據(jù)JJF 1033-2008已在計量標準數(shù)據(jù)管理表格中建立對應(yīng)的代號和內(nèi)容，如計量標準數(shù)據(jù)管理表1的第9行所示。JJF 1033-2016頒布實施后，修改模板文件內(nèi)容，如果將模版文件中代號修改為保存地點、原值（萬元）發(fā)布后，程序運行后程序會自動將未查找到的代號補充在表格內(nèi)容的下一行，如表1的第15行所示。如果保持代號不變，那么只需要重新運行程序填充模板即可。

JJF 948-2018頒布實施后，對于計量標準文件集中的計量標準考核（復(fù)查）申請書、計量標準技術(shù)報告、計量標準履歷書、開展檢定或校準工作的原始記錄及相應(yīng)的檢定或校準證書，至少需要三處變更，分別是可開展的檢定或校準項目名稱由數(shù)字式電動振動試驗系統(tǒng)變更為電動振動試驗系統(tǒng)，依據(jù)的計量檢定規(guī)程代號由JJG 948-1999變更為JJG 948-2018 ，依據(jù)的計量檢定規(guī)程名稱由數(shù)字式電動振動試驗系統(tǒng)變更為電動振動試驗系統(tǒng)。

表1 計量標準數(shù)據(jù)管理表

依據(jù)JJF 948-1999已在計量標準數(shù)據(jù)管理表格中建立對應(yīng)的代號和內(nèi)容，如表1的10-12行所示。JJG 948-2018頒布實施后，修改計量標準數(shù)據(jù)管理表中相應(yīng)內(nèi)容。其中斜杠分割的內(nèi)容前面部分為1998版，后面部分為2018版。程序運行后程序會自動將文件集中所有查找到的[可開展的檢定或校準項目名稱1] [依據(jù)的計量檢定規(guī)程代號1] [依據(jù)的計量檢定規(guī)程名稱1]替換為修改后的內(nèi)容。

將Word中代號替換為Excel內(nèi)容時格式會丟失。而計量管理對于符號的要求十分嚴格，如表示不確定度的U和置信因子的k必須為斜體，表示不確定度為相對量的rel必須為下標。為了使格式符合要求，在計量標準數(shù)據(jù)管理工作簿中設(shè)有格式代號表，代號可由計量標準管理員自定義，被格式代號包圍的內(nèi)容在文件保存前將替換成相應(yīng)格式，如表2所示。

表2 格式代號表

4 結(jié)語

本文介紹了計量標準的文件集的管理，利用Excel宏編輯程序?qū)ord模版中代號替換為Excel表格中指定的內(nèi)容和設(shè)計的格式，解決了實際文件管理工作中面臨單個模板文件變更，所有計量標準文件集需要逐一修改和單一數(shù)據(jù)源多文件修改這類重復(fù)繁瑣的工作；方便了計量標準負責人對計量標準電子文件的管理，降低了人工操作的差錯和遺漏，提高了實驗室質(zhì)量管理的自動化水平。計量標準相關(guān)文件眾多，提高計量標準文件集的管理、更新效率對于計量機構(gòu)及計量標準負責人有一定意義。