■ 楊 萍

利用者在云南省檔案館查閱利用大廳利用檔案(1)

檔案利用是檔案工作的根本目的，2019年來省檔案館查閱利用工作在嚴(yán)格遵循《云南省檔案館館藏檔案資料利用規(guī)定》的同時，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識，簡化查檔利用手續(xù)，充分利用檔案數(shù)字化成果，著力開展查檔咨詢和個性化指導(dǎo)，在確保檔案實體安全和信息安全的基礎(chǔ)上，提高檔案利用工作的工作效率，不斷擴(kuò)大了檔案的作用，在服務(wù)中心工作、編史修志、惠及民生、活躍文化、傳承歷史、學(xué)術(shù)研究等取得進(jìn)展。

一、2019年檔案利用基本情況

2019年省檔案館的檔案查閱利用達(dá)到了一個歷史上的峰值，全年共接待查閱利用者1319家單位、5605 人次，提供查閱檔案598250 件次，利用者摘抄檔案27672 份24706 頁，復(fù)印901份7923 頁，通過數(shù)字化利用復(fù)制1652 份13069 頁，翻拍拷貝檔案655 份14851 頁。

2015—2019年檔案查閱統(tǒng)計比較表

2015—2019年檔案查閱統(tǒng)計比較圖

從上面的表格和圖表可以看出，近五年來，每一年檔案利用人次都在上升，前三年都是勻速增長，而從2018年底開始，檔案利用人次明顯大幅度提高，提供利用的檔案數(shù)量從2018年開始都比前一年明顯增加，2018年利用檔案從2017直的一萬多件次一下提高到474712 卷（件）次，2019年達(dá)598250 卷（件）次。

利用者在云南省檔案館查閱利用大廳利用檔案(2)

二、檔案利用數(shù)據(jù)具體分析

檔案利用按照用途主要分為五大類：編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生需求。

1、編史修志

2015—2019年編史修志利用統(tǒng)計比較表

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人民生活顯著提高，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)村甚至家庭，開始了編寫村志、家史，走進(jìn)檔案館查閱檔案。但是編史修志工作具有一定的時間性，一般五年或十年會啟動新一輪的編史修志工作，而此項工作能否順利開展，能否取得完滿的成果，離不開查閱檔案。檔案為編史修志提供真實、準(zhǔn)確的信息，如果脫離了檔案，編史修志就失去了其作為歷史的啟迪借鑒參考作用。

從上表可以看出，2019年以編史修志為目的的檔案利用單位從前幾年的幾十家一下陡增到144 家，人次1106 次，這是因為云南省新一輪的《云南省志》編史修志工作要在2019年底完成，各機(jī)關(guān)單位在這一年時間集中完成此項工作。隨著此項工作的完成，在以后的工作中編史修志的利用又將有所下降。

2、工作查考

2015—2019年工作查考利用統(tǒng)計比較表

工作查考是檔案利用的主體，為省委、省政府各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各部門提供真實、準(zhǔn)確的信息資料，為工作查考、紀(jì)檢查案、機(jī)構(gòu)改革等提供原始記錄作為依據(jù)。

從上表可以看出，工作查考五年來都基本維持在一個平穩(wěn)的水平，利用單位、人次、卷次每一年都在一個平穩(wěn)的范圍內(nèi)。2018年、2019年的利用有一定幅度提升，是因為隨著我館數(shù)字化工作的加快，通過主題詞等方式可以快速檢索到所需文件，提高了查全率和查準(zhǔn)率。

3、學(xué)術(shù)研究

2015—2019年學(xué)術(shù)研究利用統(tǒng)計比較表

隨著社會檔案意識的增強(qiáng)，越來越多的公眾走進(jìn)檔案館，檔案作為一次文獻(xiàn)，其原始性為學(xué)術(shù)研究提供真實可靠的信息，成為學(xué)術(shù)研究的支撐點。云南和平解放，民國政府的檔案資料完整的接收保存下來，云南省檔案館的館藏民國檔案資料為研究云南歷史提供了極有價值的第一手資料。越來越多的學(xué)術(shù)研究者、高校學(xué)生走進(jìn)檔案館，為他們的著作和學(xué)術(shù)研究活動、畢業(yè)論文搜尋一手資料，豐富其研究內(nèi)容。特別是高校歷史系的學(xué)生，在完成他們的論文時，云南省檔案館保存的大量檔案資料為他們提供豐富的素材，提高了畢業(yè)論文質(zhì)量。

4、經(jīng)濟(jì)建設(shè)

2015—2019年經(jīng)濟(jì)建設(shè)利用統(tǒng)計比較表

省檔案館保管的主要是省級機(jī)關(guān)的文書檔案，經(jīng)濟(jì)類檔案數(shù)量相對較少，這是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的查檔數(shù)量較少的直接原因。

5、民生查考

2015—2019年民生查考利用統(tǒng)計比較表

近年來，隨著國家政策的變化，更多的檔案資料被用于解決民生問題，主要體現(xiàn)在利用檔案核實工齡、辦理社保、辦理退休、房產(chǎn)過戶、財產(chǎn)繼承、解決待遇、補(bǔ)充完善人事檔案、咨詢政策等提供有效證明。民生方面的需求與國家的政策緊密相關(guān)聯(lián)的，在辦理社保退休，在核算退休金時要對個人檔案中的工齡仔細(xì)計算，在辦理過程中許多的人事檔案中發(fā)現(xiàn)個人相關(guān)檔案如招工、調(diào)動等信息的缺失，很多人來到檔案館查閱其相關(guān)的個人信息，使其人事檔案完善。2017年中組部下發(fā)加強(qiáng)干部檔案規(guī)范管理的通知，要求各單位對人事檔案進(jìn)行規(guī)范整理，各單位在整理人事檔案的過程中發(fā)現(xiàn)許多人事檔案的缺失，連續(xù)不斷的有單位來查找相關(guān)的人事信息。2018年機(jī)構(gòu)調(diào)整，退役軍人局成立，對退役軍人進(jìn)行登記，許多退役軍人到檔案館查詢自己的入伍、轉(zhuǎn)業(yè)等證明。2018年11月底開始，曾經(jīng)在云南生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)的知青們蜂擁到省檔案館來查找其當(dāng)初到兵團(tuán)的花名冊。隨著以后政策的變化，民眾查閱的需求將有所變化。

三、檔案利用工作的分析及建議

通過對檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，我們得出以下結(jié)論：一是全社會的檔案意識越來越強(qiáng)，越來越多的人走進(jìn)檔案館，檔案的利用人次每年都在增長；二是檔案在學(xué)術(shù)研究、民生應(yīng)用上發(fā)揮著越來越大的作用；三是隨著這一輪編史修志工作的結(jié)束，來檔案館查閱進(jìn)行編史的高峰將告一段落，2020年以后將以零星的單位和個人為主，到下輪新的編史修志工作開始，又將迎來大批查閱者；四是工作查考一直都還會是檔案利用的主體，但是以后隨著各省級機(jī)關(guān)單位開展數(shù)字化工作、無紙化辦公，本單位保存一套電子文檔等措施的推進(jìn)，到檔案館查閱的將會有所減少。

在下一階段的利用工作中，我們提出如下建議：

在應(yīng)對學(xué)術(shù)研究方面要加快開放鑒定步伐。分析近五年的數(shù)據(jù)，學(xué)術(shù)研究利用需求在不斷增長，這要求我們要相應(yīng)做好檔案的鑒定開放工作，要在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，將館藏檔案分類進(jìn)行開放利用，做好檔案鑒定開放工作，爭取應(yīng)開盡開，以滿足學(xué)術(shù)研究的利用需求。此外，隨著我館檔案數(shù)字化以及開放鑒定工作的加快，可將數(shù)字檔案館遠(yuǎn)程查閱設(shè)定為目標(biāo)，這將為學(xué)術(shù)研究提供極大的便利，利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)在云南檔案信息網(wǎng)上查閱自己所需的目錄或檔案。

在應(yīng)對民生需求方面要以便民為主。要加強(qiáng)檔案前期的基礎(chǔ)工作，簡化查檔手續(xù)，實現(xiàn)精準(zhǔn)查檔。不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識，簡化利用手續(xù)，著力開展查檔咨詢和個性化指導(dǎo)，充分利用檔案數(shù)字化成果，在確保檔案實體安全和信息安全的基礎(chǔ)上，不斷推出新的查檔方式，如電話查檔、微信查檔、郵件查檔等，跨館出證，以適應(yīng)社會的信息化進(jìn)程，為民眾查檔提供更加快捷、方便的服務(wù)。