摘 要：當(dāng)檔案的急速發(fā)展與社會對于檔案的需要一直增長，檔案管理已從單純的存檔變?yōu)閷嵤└鞣N各樣的新技術(shù)和方法來開發(fā)與使用檔案資源來滿足大眾對檔案的要求。因而，必須注重檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，以使檔案的管理變得越來越具有科學(xué)性。本文對如何做好標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理提供了一些思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化

檔案是對自然，社會和人類思想和知識的總結(jié)，并且領(lǐng)有豐碩的自然和社會信息資料。檔案管理是需使用科學(xué)的原理和技巧來執(zhí)行的，以及提供檔案信息為各種各樣的社會實踐所服務(wù)。其任務(wù)是科學(xué)地管理有價值的檔案，用來實現(xiàn)大眾對于檔案信息的需求。隨著國家各種經(jīng)濟(jì)和社會企業(yè)的迅速發(fā)展，人們越來越關(guān)注于獲取，檢查，分析和研究檔案。處于這樣的情況下，作為檔案管理單位，如何規(guī)范檔案管理，使檔案能夠得到充分利用，并為知識創(chuàng)新，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會生活服務(wù)，已成為檔案管理專業(yè)人員認(rèn)真考慮的重要問題。關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化架構(gòu)，我認(rèn)為以下方面應(yīng)做得很好。

1 現(xiàn)狀分析

目前，檔案任務(wù)的現(xiàn)狀主要包括：1）人員流動性大，業(yè)務(wù)知識水平低，新時期檔案工作能力較差。2）單個文件有很長的延遲并且是隨機(jī)的，即使是已排序的文件也存在諸如分類，分組，分類和錯誤排序等問題，這給文件的管理和使用帶來了一些困難。3）部分單位的檔案容納室比較粗糙，房屋陳舊，防塵，防潮，防盜，和防火等基礎(chǔ)設(shè)施條件差。4）借閱和注冊不規(guī)范，使用文件效果不佳。這些原因的存在將對檔案的平安和高效率的使用有著的直接影響。認(rèn)識到這些問題，盡可能避免它們并在實際工作中解決它們將有助于標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。

2 管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的規(guī)范化是社會主義現(xiàn)代化中檔案管理的要求，是檔案管理的一個方向。首先是嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)。各級檔案管理部門和檔案管理人員必須努力提高國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案和倉庫標(biāo)準(zhǔn)，檔案保護(hù)和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)以及檔案的收集和處置，評估，統(tǒng)計，開發(fā)和使用標(biāo)準(zhǔn)，檔案描述標(biāo)準(zhǔn)等。按照標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行工作，使標(biāo)準(zhǔn)化國家檔案管理得提供了堅實的根底。二是建立扎實的問責(zé)制。需要定義職責(zé)，以便每個檔案管理員都可以承擔(dān)責(zé)任，為工作，工作，責(zé)任，權(quán)限和評估設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，并清楚地區(qū)分獎勵和懲罰。第三是目標(biāo)管理的介紹。每個單位的檔案管理應(yīng)使用國家檔案的總體目標(biāo)和要求，以檢查工作質(zhì)量。

3 專業(yè)人才培養(yǎng)

隨著變革的不停的深化和科學(xué)技術(shù)的提高，檔案管理對其專業(yè)性的突出日益提高。因而，檔案管理人員需要具備寬泛的專業(yè)理論以及全面的素質(zhì)，才能夠高質(zhì)量完成檔案管理中的任務(wù)。為了提高整體質(zhì)量，檔案管理人員首先需要在學(xué)習(xí)和操作的同時結(jié)合他們的工作實踐，同時要特別注意和掌握計算機(jī)科學(xué)和信息文化，同時要提高業(yè)務(wù)質(zhì)量。并擁有完善的檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)文化。第二個目標(biāo)是積極參與相關(guān)培訓(xùn)，以達(dá)到業(yè)務(wù)水平進(jìn)步。在新的形勢下，檔案管理員需要感到緊迫感和危機(jī)感，或者不希望跟上時代的要求，踴躍加入繼續(xù)教育，把理論時刻更新，提高相關(guān)水平能力。

4 基礎(chǔ)設(shè)施

具有良好辦公條件的單位應(yīng)為檔案空間留出足夠的空間，以分隔辦公室，閱覽室和倉庫，并讓檔案工作有著優(yōu)秀的工作環(huán)境。做到“三防鐵”（防鐵門，防鐵柜，和防鐵窗）“八防措施”（防火措施，防潮措施，防鼠措施，防高溫措施，防光措施，防霉措施，防蟲措施，防盜措施）。購買并使用現(xiàn)代管理工具改善檔案工作環(huán)境，例如，計算機(jī)，記錄器，打印機(jī)，多功能打孔器，掃描儀，裝訂機(jī)等。

5 科學(xué)管理

隨著信息社會中電子檔案的數(shù)量迅速增加，對在Internet上使用檔案信息的要求變得越來越嚴(yán)格。根據(jù)檔案管理的要求，檔案館加強(qiáng)對單位記錄的收集，評估，描述和提交的監(jiān)控和管理，并確保每個單位產(chǎn)生的電子記錄具有真實，完整和有效的保存價值。同時，研究電子檔案的接收，存儲和使用技術(shù)方法以及電子檔案的管理設(shè)計方法，以完成檔案信息處理的電子化，信息存儲的數(shù)字化，實時信息的收集，信息服務(wù)的利用網(wǎng)絡(luò)，并積極宣傳檔案與多媒體的大數(shù)據(jù)資料。臨時檔案館應(yīng)接收電子檔案，進(jìn)行對不同類型的檔案數(shù)字管理，踴躍開發(fā)適當(dāng)?shù)娜繑?shù)據(jù)和多媒體大數(shù)據(jù)庫，盡快完成對全文檔案查詢的需求，并持續(xù)在服務(wù)效率和質(zhì)量上取得進(jìn)步。全方位增強(qiáng)檔案管理任務(wù)旨在于是有意識的認(rèn)識檔案的角色，幫助經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步。需要加強(qiáng)檔案的開發(fā)和使用以及信息交流。一是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理。除了努力收集，編譯，評估和存儲文件外，檔案管理人員還應(yīng)著重于檔案的歸檔，檢索和研究，編譯適當(dāng)?shù)臋z索工具以及開發(fā)和改進(jìn)檔案和檔案等參考系統(tǒng)。第二個是加強(qiáng)文件保留，并準(zhǔn)備向用戶提供他們所需的文件。重要或有價值的檔案應(yīng)提供微型或重復(fù)副本，而不是原始檔案。第三個目標(biāo)是加大檔案和儲存設(shè)施的建設(shè)的力度，降低由于外部因素所造成檔案的破壞。檔案館的管理還必須與社會需求同發(fā)展，開掘創(chuàng)新技巧來更有效地服務(wù)，使其更加科學(xué)化并且能夠為社會主義現(xiàn)代化而效力。

6 開發(fā)工作

增強(qiáng)檔案資源研究，開發(fā)與利用，為達(dá)到有效運(yùn)用檔案資源提供快速便捷的內(nèi)部服務(wù)的前提。檔案人員應(yīng)當(dāng)需要探究現(xiàn)實情況，集中精力調(diào)查檔案，檔案中有用的資料的以積極開發(fā)，制作有用的管理檢索工具，給予大眾一個良好的檔案服務(wù)。做好檔案借閱服務(wù)。提供了要求提供檔案資料和信息的付費(fèi)服務(wù)，指明調(diào)查程序，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和查詢范圍，并修改了封閉檔案，以開放在線查詢以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。編輯和研究檔案是根據(jù)用戶需求進(jìn)行的，經(jīng)過對檔案的剖析和對給定主題的研討，可以對于檔案中包含的許多資料能夠搜索，集成，檢索等。并編入各種檔案參考資料中，以使檔案信息資源更加準(zhǔn)確，系統(tǒng)和簡化，以方便檔案使用。編輯和研究檔案具有諸如主動性，科學(xué)和系統(tǒng)內(nèi)容的使用，搜索和使用的簡便性和永久性等優(yōu)點(diǎn)，是開發(fā)和使用檔案信息資源的一種改進(jìn)模式。因而，鼎力開發(fā)研究工作，能夠為檔案管理任務(wù)提供全方位，系統(tǒng)化與科學(xué)形式存在的數(shù)據(jù)，有助檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

7 結(jié)束語

檔案管理作為人類知識和信息資源傳播的一項任務(wù)，在社會發(fā)展和進(jìn)步中存在著重要角色。良好的檔案管理模式是加大部門工作質(zhì)量和效率提升的前提，也是確定部門績效和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠持續(xù)提高單位管理水平，不僅能夠完成檔案管理本身的價值的實現(xiàn)，而且能夠在整個經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步中有著重要的奉獻(xiàn)。

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作者簡介

王海蓉（1985-），女，漢，湖南省武岡市，本科，邵陽市燃?xì)饪偣巨k公室。