李文茜

摘 要：本文在初步介紹我校檔案工作制度、人員配備、庫房場地等軟硬件條件的基礎(chǔ)上，著重介紹了我校近年檔案工作新亮點，并以此為例討論了學校檔案工作如何為課程改革與建設服務，如何為參評實驗性示范性高中等特色榮譽學校服務，如何挖掘?qū)W校史料，為校園節(jié)慶及校園文化建設服務。內(nèi)容詳實，思考深入，反映工作實際，具有扎實的工作實踐基礎(chǔ)。本文還對順應信息社會新要求，開展學校電子檔案庫建設工作做了深入探索及總結(jié)。

關(guān)鍵詞：高中檔案工作;新亮點;學校內(nèi)涵;新發(fā)展

我校是一所辦學歷史悠久的百年老校，學校創(chuàng)建于1889年，歷經(jīng)惠中私塾、惠中書院、惠中中學，1951年由上海市人民政府接辦掛牌為上海市五愛中學，1978年被上海市教育局聘定為盧灣區(qū)重點中學，1991年李惠利先生捐資助學改建校舍，并改名為李惠利中學，1999年盧灣區(qū)的另二所中學的高中部并入其中，成立上海市五愛高級中學。2008年學校創(chuàng)建為區(qū)實驗性示范性高中并啟動整體改擴建工程至2003年全面竣工，啟用新校舍及教學樓。五愛高中成立以來我校還獲得了“上海市中小學行為規(guī)范示范?！薄ⅰ吧虾Ｊ畜w育傳統(tǒng)學?！薄ⅰ吧虾Ｊ畜w育傳統(tǒng)項目（籃球）學校”、“上海市依法治校示范校”、“市花園單位”、“市文明學?！钡葮s譽稱號?，F(xiàn)校園占地面積近38畝，建筑面積約37000平方米，擁有上海市中心城區(qū)不可多得的校園面積。學校設備先進教學成效顯著，擁有學生宿舍，校園環(huán)境優(yōu)美，花草樹木，亭臺池榭，景色優(yōu)美生機盎然。擁有獨立的檔案辦公室及獨立庫房。

作為我校唯一的專職檔案工作者，我本人每年參加由區(qū)檔案局組織的檔案技術(shù)繼續(xù)培訓。培訓內(nèi)容豐富多彩，使我大開眼界，專業(yè)視野得到拓寬，專業(yè)能力不斷提升 ，業(yè)務知識結(jié)構(gòu)及時更新。為我校檔案工作吸收先進理念，提高工作效率，全面提升檔案工作水平奠定了智力和人才保障。

1 加強檔案工作硬件條件和制度建設，全面規(guī)范學校檔案工作

五愛高級中學擁有檔案管理員專用辦公室和約100平方米的獨立檔案庫房，采光通風條件良好。檔案工作由校長直接主管負責，校長辦公室主任負責分管。學校行政各部門及教研組、年級組形成的檔案資料由檔案室專職管理員統(tǒng)一整理歸檔。我們制訂了“學校檔案工作條例”，并在工作中嚴格執(zhí)行條例規(guī)定的各項制度和工作程序。各行政部門的檔案信息員做好資料的收集工作，學校定期召開檔案工作專門會議，強化各部門及全體教職工的檔案意識，總結(jié)督查學校近期檔案工作情況，提出各部門改進要求，學校檔案工作已走向有序規(guī)范的正軌，為學校不斷回顧辦學歷史，總結(jié)辦學經(jīng)驗，推進各項改革，積淀校園文化助推校園文化建設，提供歷史資料和思想源泉，助推教師專業(yè)發(fā)展和學校內(nèi)涵發(fā)展。

1）建立課程專題檔案，服務學校課程改革。我校檔案工作緊緊圍繞高中課程改革和實驗性示范性高中評審，服務學校教學德育等中心工作，促進學校內(nèi)涵發(fā)展和教師專業(yè)發(fā)展。近年來高中課程如火如荼，學?？傮w課程由基礎(chǔ)型課程、校本拓展型課程和研究型課程構(gòu)成。其中基礎(chǔ)型課程及其教學，歷史悠久，學校已積累了豐富的檔案材料，但拓展型課程和研究型課程開展時間較短，檔案及其它資料嚴重缺乏。我校檔案室從2006學年開始建立我校拓展型課程專項檔案，檔案室為每門拓展型課程建立檔案袋，檔案袋中包括《課程設計書》、教師自編教材及其它課程資料，我校檔案室歷年收集的相關(guān)材料為拓展型課程的管理和評價走上正軌，起到了重要作用，受到教導處的贊賞和校長的高度贊揚。近十年以來，我校檔案室還為每一屆學生的研究型課程優(yōu)秀研究課題設立檔案袋，收集課題全部研究資料，包括課題研究手冊、調(diào)查問卷、結(jié)題報告和論文、結(jié)題匯報影像資料、教師評語和獲獎證書（或獲獎）。這部分檔案由檔案室與研究性課程教研組組長聯(lián)合管理，便于隨時查用，此項工作有力地促進了我校研究型課程的規(guī)范開展和不斷進步。近幾年我校學生的研究型課程的成果在市、區(qū)相關(guān)競賽和評比中多有獲獎，檔案工作也為此作出貢獻。

2）充分利用各門類檔案服務實驗性示范性高中等創(chuàng)建工作。為了創(chuàng)建區(qū)實驗性示范性高中和促進學校自我發(fā)展我校從2004年起，分別開展了多輪全面針對學校課程教學、德育及管理，助推學校全面內(nèi)涵特色發(fā)展的市、區(qū)級科研課題研究。學校檔案室積極參與了這些課題的研究工作，負責課題研究資料的分類與管理。近年學校全面開展了題為《涵泳雅韻“人文特色校園文化與校本課程體系的實踐研究》的課題研究，檔案室也參與了此項課題的研究工作。我為課題分設了三個資料性檔案盒，分別為”涵泳雅韻及人文教育“、“校園文化及其建設”、“校本課程及其體系”，另外還對課題研究的階段性成果建立檔案，將課題設計書、開題報告、調(diào)查問卷、課題中期報告等課題研究材料統(tǒng)一收集歸檔。豐富詳實的課題研究材料為課題結(jié)題報告的寫作，積累了豐富的材料，打好了良好的基礎(chǔ)。我的工作受到了校長和課題組老師的贊賞，也為課題獲獎做出了檔案工作的貢獻。

3）挖掘?qū)W校史料服務校園節(jié)慶及校園文化建設。五愛高中已有130周年的歷史，現(xiàn)任領(lǐng)導班子高度重視檔案室建設和檔案工作，校領(lǐng)導將校史檔案作為繼承與弘揚學校優(yōu)秀辦學傳統(tǒng)和校園文化建設的重要資源，充分發(fā)揮檔案的存史、資政和育人等方面的作用。依托豐富的室藏檔案資源，我校于2008年起創(chuàng)辦并不斷充實校史館，為學校120周年、130周年校慶增添了濃墨重彩。在建設校史館的過程中，檔案室提供了圖片、實物在內(nèi)的大量校史資料，極大地豐富了校史館的館藏與史料。如今，每一屆新生入學的第一節(jié)德育課就是參觀學校校史館，歷屆校友、社會各界和國內(nèi)外來賓客來訪，都會前往我校的校史館參觀，校史館已成為我校重要的德育教育陣地，成為宣傳五愛，介紹五愛的一個重要窗口。

2 順應信息社會新要求，創(chuàng)建學校電子檔案庫

1）抓收集。電子文件的產(chǎn)生和應用涉及我校的各個部門，要根據(jù)歸檔的范圍，在電子文件產(chǎn)生或辦理完畢時注明標識，以便及時做好收藏歸檔工作。文字、表格等字處理文件，重點收集定稿電子文件和正式電子文件;要強調(diào)電子文件的物理歸檔，即將歸檔的電子文件預載到磁盤、光盤等載體上，實行脫機保存。此外，需要長久保存的電子文件，應制作紙質(zhì)版本與電子文件一并歸檔。

2）抓整理。歸檔電子文件的整理工作是日后提供利用的基礎(chǔ)，電子文件在歸檔移交前，應由各工作部門檢查其真實性和完整性，物理歸檔的電子文件要做檢查、殺毒處理，按照我校規(guī)定電子檔案分類方案，重新排列文件位置，組合盤片，進行必要的著錄，編制載體編者按好。

3）抓保管。由于電子文件記錄形式和載體的特殊性，必須加強歸檔電子文件的保管工作，以最大限度維護電子檔案的真實和安全。歸檔電子文件載體應直立排放，并有一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，溫度宜控制度。我校采用防磁柜，有較好的效果。

4）抓利用。歸檔電子文件的利用有其獨特的方面，除了直接查詢、提供拷貝等方式外，還可借助網(wǎng)絡手段實現(xiàn)信息共享、遠程服務。與紙質(zhì)檔案相比，更快捷，更方便，更符合現(xiàn)代社會高效率、快節(jié)奏的需要，還能夠以更豐富的形式，在更大范圍內(nèi)發(fā)揮檔案信息的作用。

3 提高科學管理技術(shù)手段，延長檔案壽命

確保檔案安全，最大限度地延長其壽命，是檔案人員的“天職”。因此，檔案室作為集中管理檔案和提供檔案信息的服務部門，必須采取一切有效的技術(shù)保護手段，延長檔案的壽命。我校檔案室著力做好四件事：一是搞好基礎(chǔ)設施和安全設施建設，加大技術(shù)、經(jīng)費投入，搞好庫房的基礎(chǔ)設施。二要根據(jù)不同載體檔案對保管條件的特殊要求，有針對性地做好日常防護工作，特別是“八防”工作，要嚴格執(zhí)行檔案的出入庫手續(xù)、消毒制度、衛(wèi)生清潔制度，堅持庫內(nèi)外溫濕度的觀測和記錄。三是定期普查檔案的受損情況，并及時采取措施加以有效控制。如通過對破損檔案的裱糊處理、字跡褪變檔案的復制、加固處理等。四是通過對檔案的掃描、光盤的刻錄等技術(shù)手段來改變檔案載體形式，重新記錄檔案信息，降低檔案原件的使用頻率，延長檔案的壽命。同時，定期對檔案信息數(shù)據(jù)進行檢測，確保完整和安全。上述四件事有些已取得進展和工作成效，有些還在進行中，需繼續(xù)努力。