王娟

摘 要：檔案能夠有效地記錄人類歷史的發(fā)展，既能夠見證當(dāng)前文明世界的不斷進步，又能夠體現(xiàn)人類自身的演變和發(fā)展，在人類歷史長河演變過程中檔案以其嚴(yán)密性和廣泛性受到人們的青睞。進入新世紀(jì)尤其是近十年以來，隨著信息化、大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，電子化、信息化、數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為未來文件管理的發(fā)展趨勢，相應(yīng)的檔案管理的數(shù)字化也成了未來檔案管理的必由之路。正如當(dāng)前大多數(shù)學(xué)科研究和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，傳統(tǒng)的檔案管理也處于自我革新的拐點，要實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)型，就需要關(guān)注安全性、便捷性、功能利用等一系列問題，集中優(yōu)勢力量針對數(shù)字化檔案管理進行深入研究，制定相應(yīng)的政策，完善管理體系，從而全面優(yōu)化數(shù)字化檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化管理;數(shù)字化檔案管理

中圖分類號：G717.24文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2020）10 — 0139 — 03

引言：

當(dāng)前隨著數(shù)字化、信息化浪潮的到來，數(shù)字化檔案管理的建設(shè)與發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展大勢所趨，學(xué)術(shù)界針對相關(guān)內(nèi)容也開始實施相應(yīng)的研究，筆者從檔案工作實務(wù)出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理的制度落實情況，分析當(dāng)前檔案管理的主要任務(wù)，結(jié)合檔案管理發(fā)展的趨勢和各級相關(guān)管理部門日常工作要求，針對建立完善的檔案管理體系，提出自己的思路和看法，希望以此提升數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、數(shù)字化檔案包含的主要內(nèi)容和基本管理模式

數(shù)字化檔案本身是以當(dāng)前的信息技術(shù)為支撐，利用存儲于電磁相關(guān)設(shè)備上以0和1的二進制組合形成編碼而存在于電子計算機中的信息傳遞內(nèi)容，區(qū)別于實體化的紙質(zhì)記錄，數(shù)字化的檔案記錄更加節(jié)省空間，讀取與輸入結(jié)合電子計算機以及多媒體技術(shù)的支持，可以實現(xiàn)方便快捷的存儲和閱讀。當(dāng)前在學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域數(shù)字化檔案管理還沒有占據(jù)主導(dǎo)地位，但是在學(xué)術(shù)論文寫作、資料收集、政府相關(guān)的實踐活動中，數(shù)字化信息化的利用已經(jīng)較為常見。數(shù)字化檔案管理主要強調(diào)兩個方面，一方面就是強調(diào)了當(dāng)前這種檔案是以數(shù)據(jù)的形式而存在，另一方面則是強調(diào)當(dāng)前的數(shù)字化檔案是以電磁作為存儲的介質(zhì)，以0和1的二進制編碼形成的數(shù)據(jù)處理，區(qū)別于紙質(zhì)的檔案存儲模式，主要體現(xiàn)在需要依賴于電子計算機以及多媒體技術(shù)設(shè)備進行輸入和存儲。

一般情況下，需要進行管理的數(shù)字化檔案的信息主要源于兩方面：一方面是生產(chǎn)或者管理生活中直接產(chǎn)生的，需要進行記錄的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，將這些具備一定現(xiàn)實意義和保存價值的信息通過計算機網(wǎng)絡(luò)形成電子文件進行存儲;另一方面，則是要在電子檔案中直接建立一個相關(guān)的檔案體系，之后將相關(guān)的檔案資料或者文本文件融入到這個檔案系統(tǒng)之后，并轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的形式進行信息的存儲〔1〕。

在數(shù)字化檔案管理的發(fā)展過程中，集中化管理是一種較為常用的手段，通過集中管理能夠促使數(shù)字化檔案管理有一個較為明確的領(lǐng)導(dǎo)核心，以核心為主針對檔案內(nèi)容進行集中控制，不僅能夠保障數(shù)字化檔案的來源較為清晰、明確，還能保障在后續(xù)的數(shù)字化檔案存儲過程中相關(guān)的內(nèi)容長期有效，數(shù)字化檔案管理過程中采用集中管理的模式已經(jīng)是當(dāng)前不少國家以及企業(yè)認(rèn)可的、針對電子化、數(shù)字化環(huán)境發(fā)展的檔案管理模式。

集中化管理的概念本身就來源于管理學(xué)的相關(guān)內(nèi)容，其主要的立足點就在于信息需要制定較為統(tǒng)一的管理制度，采取統(tǒng)一的管理模式進行管理，能夠有效提升數(shù)字化檔案管理的效率以及質(zhì)量，完善管理監(jiān)控機制，實現(xiàn)各部門之間檔案資源的共享。

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經(jīng)證明了集中化管理模式的優(yōu)越之處，在建國初期國家不少檔案管理機構(gòu)都在實施集中化的管理模式，以標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理為主，優(yōu)化檔案管理模式，發(fā)展檔案管理的體系和機制，調(diào)整檔案管理的分項工作，促使檔案管理以及領(lǐng)導(dǎo)工作更加靈活，體系更加完整且具有相應(yīng)的規(guī)章制度，優(yōu)化了檔案管理的人力資源配置，有效推動了傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展，同時也為當(dāng)前數(shù)字化檔案管理奠定了進一步轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。結(jié)合管理學(xué)中的管理模式，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上實施更加完善的檔案管理機制，針對數(shù)字化檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，采取規(guī)范式的填報、整理、歸檔、檢索、存儲和使用，確保數(shù)字化檔案能夠獲得長效且安全的保存，同時這種管理模式也能夠提升數(shù)字化檔案管理的真實性和有效性。檔案是知識和歷史的傳承，需要有針對性地收集以及管理，集中化管理能夠在方法不斷優(yōu)化的基礎(chǔ)上完善管理制度，從而提升檔案保管的有效性。

由于檔案管理的發(fā)展是循序漸進的，數(shù)字化檔案管理也是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，作為社會不可再生的歷史信息資源，檔案的收集、保存和管理都是需要有針對性的執(zhí)行的，在此基礎(chǔ)上形成完善的管理體系，才能有效提升集中化數(shù)字化檔案管理的效率與質(zhì)量〔2〕。

二、數(shù)字化檔案管理現(xiàn)階段存在的不足

（一）數(shù)字化檔案管理制度的設(shè)計不合理

當(dāng)前數(shù)字化信息數(shù)據(jù)正在急速普及，這促使數(shù)字化檔案管理逐步進入飛速發(fā)展的時段，相關(guān)管理制度的制定工作必須緊緊跟隨信息化發(fā)展的步伐，但實際情況是當(dāng)前管理制度的設(shè)計仍舊處于初級階段，人們對于數(shù)字化檔案管理只是有一個初步的規(guī)劃，當(dāng)前數(shù)字化檔案管理具體內(nèi)容以及相關(guān)制度實施還需要進一步完善，仍然面臨很多挑戰(zhàn)。

早在上世紀(jì)數(shù)字化檔案運行已經(jīng)出現(xiàn)了發(fā)展的苗頭，從整體經(jīng)濟、文化發(fā)展層面來講數(shù)字化檔案管理都是未來發(fā)展的趨勢，但在當(dāng)時認(rèn)識條件的制約下，無論國家還是企業(yè)，院校還是個人對于數(shù)字化檔案管理都缺乏必要的認(rèn)知，更多時候是處于被動的狀態(tài)去接受和面對數(shù)字化檔案，主動性管理因為客觀和主觀原因?qū)嵤┹^少，只是將已知信息進行簡單的歸納總結(jié)，沒有全面性、系統(tǒng)性的資源存儲規(guī)劃，這在當(dāng)時的數(shù)字化檔案管理發(fā)展中是比較常見的現(xiàn)象。在改革的過程中，如何讓相關(guān)的制度與技術(shù)的發(fā)展相匹配，以適應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展，這就需要提升制度制定的前瞻性，配合先進的設(shè)備，打通技術(shù)上的壁壘，推進數(shù)字化檔案管理的運行。但是，鑒于制度總是滯后于技術(shù)變革的社會規(guī)律，在相關(guān)工作的推進中，不可避免會產(chǎn)生一定的偏差，在全局性、框架性指導(dǎo)意見尚須明確的情況下，基層數(shù)字化檔案管理落實的滯后性將進一步體現(xiàn)。

同時，在建立數(shù)字化檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門缺乏合理的職能分配以及管理系統(tǒng)設(shè)計的理念，這就導(dǎo)致在整個管理模式設(shè)計過程中缺少必要的綱領(lǐng)指導(dǎo)，前期文件檔案處理工作耗時過大，無法實現(xiàn)高效管理，每個地區(qū)針對數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不均衡，職權(quán)很容易出現(xiàn)交叉或者是重復(fù)的現(xiàn)象，浪費了人力以及物力資源卻無法達(dá)成統(tǒng)一性的合作〔3〕。

（二）數(shù)字化檔案管理中集中化與分散化矛盾突出

數(shù)字化檔案管理制度在統(tǒng)一管理與分散管理之間搖擺不定，無法明確區(qū)分各個部門之間的隸屬關(guān)系，職能劃分不夠清晰，這就導(dǎo)致了在數(shù)字化檔案管理過程中易出現(xiàn)集中化與分散化矛盾的問題。集中化的優(yōu)勢在于能夠促使國家或者各個部門機構(gòu)形成較為統(tǒng)一的制式完成管理，便于各部門之間工作的協(xié)調(diào)，同時能夠保障數(shù)據(jù)收集的真實性、準(zhǔn)確性，避免重復(fù)性的浪費問題，能夠降低數(shù)字化檔案管理成本，實現(xiàn)各部門之間的信息資源共享。但是從更廣泛的視角來看分散式的管理能夠適應(yīng)不同地區(qū)、不同政策、不同部門的檔案管理模式，有效提升內(nèi)部的管理，能夠從內(nèi)部形成一個完善的體系。兩者在進行融合時幾乎不可避免地產(chǎn)生了矛盾現(xiàn)象，容易造成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)不流通，保管無序化的狀態(tài)〔4〕。

三、實施數(shù)字化檔案管理的主要方法

（一）數(shù)字化檔案管理要遵循的基本原則

數(shù)字化檔案管理過程中需要制定有針對性的管理制度和實施方案，在相關(guān)機制設(shè)計的環(huán)節(jié)中要注意與基本的檔案管理訴求尋求平衡點，從而形成長效性管理機制，構(gòu)建起具備實際效能、體現(xiàn)完善體系的、能夠有效監(jiān)督的管理體系。

首先，需要堅持?jǐn)?shù)字化檔案管理中的實際效用相關(guān)原則，不能符合實際應(yīng)用成效的數(shù)字化檔案管理體系就是失敗的，要根據(jù)數(shù)字化檔案管理設(shè)計方案的要求建立完善的制度，同時關(guān)注數(shù)字化檔案自身發(fā)展的特點，全面理解數(shù)字化檔案管理的整個過程中，由于各種主客觀因素可能出現(xiàn)的問題，掌握管理相關(guān)要素，從而制定有針對性的管理體系以及規(guī)則。同時要重視在制定管理制度時，堅持與時俱進的精神，堅持在動態(tài)化的數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中不斷優(yōu)化調(diào)整，在實施數(shù)字化檔案管理時能夠?qū)崿F(xiàn)高效創(chuàng)新〔5〕。

其次，要遵循系統(tǒng)完備性的原則，在進行數(shù)字化檔案管理的過程中按照科學(xué)化、統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)及方法，以科學(xué)合理的方式完善當(dāng)前的管理制度，以標(biāo)準(zhǔn)化的體系為基礎(chǔ)保障相應(yīng)制度的確立，在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化完善數(shù)字化檔案管理體系，集中進行全方位的數(shù)字化檔案管理，從而為自身的管理制度完成新一輪的創(chuàng)新提供內(nèi)生動力。

再次，要認(rèn)知到數(shù)字化檔案管理是動態(tài)發(fā)展的，要把握好制度相關(guān)的發(fā)展脈絡(luò)，不斷進行自主審視，從而保障數(shù)字化檔案管理相關(guān)制度的調(diào)整能夠跟得上技術(shù)的發(fā)展，并且能夠按照人們對于數(shù)字化檔案的需求進行存儲，提升數(shù)字化檔案管理的整體活力。

最后，要實施當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的有效監(jiān)督原則，建立完善的監(jiān)督政策實施良好的監(jiān)督工作。當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理還處于摸索以及不斷嘗試的階段，應(yīng)當(dāng)跟進整體數(shù)字化檔案管理的動態(tài)變化，在建立體系過程中進行模式之間的縱向?qū)Ρ龋乐乖跀?shù)字化檔案管理體系建立過程中產(chǎn)生偏差，實施有效的監(jiān)督策略，實現(xiàn)當(dāng)前社會中數(shù)字化檔案管理制度水平以及技術(shù)水平的全面提升〔6〕。

（二）堅持?jǐn)?shù)字化檔案管理制度建立的保障因素

數(shù)字化檔案管理制度的建立和執(zhí)行受到多方面原因的影響，其中最為關(guān)鍵的保障因素筆者認(rèn)為主要是以下幾項：

首先，政治環(huán)境以及文化環(huán)境會影響到數(shù)字化檔案的管理。當(dāng)前數(shù)字化檔案管理主要是依托各級檔案館進行，屬于政府直接管理，不僅能夠保障國民信息的安全性，同時也能夠形成長期的數(shù)字化檔案管理機制，發(fā)揮自身的行政效力，尤其是在數(shù)字化檔案管理方面能夠起到帶頭作用，實施完善的審核、采購、數(shù)據(jù)收集以及核實等多個步驟，同時將行政手段與法律手段相結(jié)合，以便于適應(yīng)當(dāng)前信息化市場飛速的更新與變化，推進數(shù)字化檔案管理相關(guān)政策的制定與落實。在文化環(huán)境方面，推進數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)的信息文件優(yōu)化管理，保障歷史、技術(shù)等相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)獲得更好的保存，推進全社會的信息化系統(tǒng)建設(shè)，從而推進相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理機制實施〔7〕。

其次，數(shù)字化檔案管理人才和組織結(jié)構(gòu)也是要特別關(guān)注的部分。數(shù)字化檔案管理有政府行為、企業(yè)行為也有個人行為，一般賦予管理權(quán)限越大的機構(gòu)對于各部門之間所需的協(xié)調(diào)工作越多，為了推進數(shù)字化檔案管理機制的不斷創(chuàng)新，同時實現(xiàn)各部門、各階層、各組織、各系統(tǒng)之間在管理層面上的分工合作以及檔案管理工作銜接，盡到長期保存檔案文件的職責(zé)，就需要根據(jù)相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)建立與之對應(yīng)的數(shù)字化檔案管理體系，從而加強國家與地方之間的數(shù)字化檔案的聯(lián)系，能夠?qū)?shù)字化檔案管理工作覆蓋各行各業(yè)、各個層面，促使數(shù)字化檔案管理成為常態(tài)化的管理模式。完成組織結(jié)構(gòu)建設(shè)的同時也要注意相關(guān)人才的聘用與培養(yǎng)，數(shù)字化檔案管理屬于傳統(tǒng)檔案學(xué)科與信息化、數(shù)字化專業(yè)交叉而成的新型學(xué)科，在管理過程中不僅需要按照一定的規(guī)范進行文件的管理，還需要具備專業(yè)的信息化、數(shù)字化工作能力，這就需要進一步加強人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)。目前，相關(guān)院校已開設(shè)有電子檔案管理學(xué)、檔案管理自動化等數(shù)字化檔案管理相關(guān)專業(yè)，為行業(yè)輸送必要的人才;部分部門和政府機構(gòu)也加大了對此項工作的重視力度，在已經(jīng)聘用了數(shù)字化檔案管理人員之后針對所需人才的標(biāo)準(zhǔn)實施精準(zhǔn)培訓(xùn)，培訓(xùn)之后予以考核獲取相應(yīng)的資質(zhì)之后再進行數(shù)字化檔案管理工作，進一步促進了數(shù)字化檔案管理的專業(yè)化水平。

再次，針對數(shù)字化檔案管理要建立標(biāo)準(zhǔn)化的體系。這種標(biāo)準(zhǔn)化包含了兩個方面的內(nèi)容：一方面就是對待數(shù)字化檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)需要嚴(yán)謹(jǐn)對待，保障所存儲數(shù)據(jù)自身具有合法性，同時針對數(shù)字化檔案管理的日常作業(yè)要進行監(jiān)督以及有效控制，從而保障相應(yīng)的數(shù)據(jù)不會被用于不法行為之中。另一方面則是需要建立完善的數(shù)字化檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在檔案管理中提升效率與檔案管理質(zhì)量的內(nèi)容格式以及存儲的方式，需要更加國際化，采用統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)形成標(biāo)準(zhǔn)制式的數(shù)據(jù)源。在法律保障方面來說的話，當(dāng)前需要加強針對數(shù)字化檔案文件的管理工作，同時完善相關(guān)的法律法規(guī)，減少數(shù)字化檔案管理過程中法律層面上的空白或者是矛盾之處，從而有效提升對于數(shù)字化檔案管理的法律監(jiān)管以及執(zhí)行力度，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容具有一定的法律效力，且能夠得到社會上普遍的認(rèn)可，尤其是針對文庫文檔資源侵權(quán)等相關(guān)問題，需要專門立法進行遏制〔8〕。

最后，要保證對于數(shù)字化檔案管理有相應(yīng)的技術(shù)以及相關(guān)服務(wù)平臺的良好支持。數(shù)字化檔案管理平臺需要具有連貫性以及準(zhǔn)確性的基本特征，就當(dāng)前的系統(tǒng)主體而言需要研發(fā)相應(yīng)的軟件針對數(shù)字化檔案進行全方位、系統(tǒng)化的管理，提升管理效能、簡化管理程序;而對于各種類型的用戶則要保證其在使用開放性的數(shù)字化檔案過程中能夠享受高效的查找與檢索效率、完善全面規(guī)范的平臺服務(wù)。

四、結(jié)束語

檔案的管理是幫助人們留存對文明、文化認(rèn)知的主要方式，是人類進步的證明，檔案形式的變化推進了信息資源的保存與共享，同時也為相關(guān)的部門提供了未來發(fā)展的方向，要進行數(shù)字化檔案管理優(yōu)化工作，需要從人員、意識、管理體系、設(shè)備軟硬件等各個方面實施管理，進而完善數(shù)字化檔案管理制度，實現(xiàn)科學(xué)化、合理化管理模式的建立。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔2〕鄭淑丹.計劃生育檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化問題研究〔J〕.信息周刊，2019，（16）：0456-0456.

〔3〕牛莉俠.檔案數(shù)字化建設(shè)對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法〔J〕.中外企業(yè)家，2020.

〔4〕姚桂芳.淺談加強人事檔案集中管理與數(shù)字化建設(shè)〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2020，（10）：161-162.

〔5〕張運磊.高校檔案信息數(shù)字化與管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)探究〔J〕.現(xiàn)代交際，2019，（17）：137，136.

〔6〕李瑩.中學(xué)檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題分析與研究〔J〕.卷宗，2019，（15）：124.

〔7〕陳皓.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究〔J〕.科學(xué)與財富，2019，（34）：128.

〔8〕劉培峰.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究〔J〕.企業(yè)文化（下旬刊），2019，（07）：176.

〔責(zé)任編輯：楊 赫〕