曹攀華， 梁立

(云南師范大學 信息學院，云南 昆明 650500)

1 引 言

我國的審計工作在20世紀80年代伴隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展而逐漸深入各行各業(yè)，國家高度肯定審計工作的重要性，并將審計工作的相關(guān)規(guī)定以法律、法規(guī)等形式呈現(xiàn)[1].

行政事業(yè)單位日常運營業(yè)務(wù)涉及財政資金購置的物品，屬于內(nèi)部審計范疇.各單位、部門日常業(yè)務(wù)涉及物品的使用，應(yīng)當遵循相關(guān)法律、法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定[2].一般而言，行政事業(yè)單位中財政資金購置的物品流轉(zhuǎn)會經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)：物品入庫、物品申請、物品審批、物品出庫、物品歸還[3].物品在上述流轉(zhuǎn)過程中，將形成物品臺賬.

對物品臺賬進行審計是衡量財政資金購置的物品使用的科學性、合理性的一種有效方式.在擁有大量的待審計財務(wù)數(shù)據(jù)時，借助信息化技術(shù)是一種快速、便捷的方式[4].行政事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)運營過程中，根據(jù)各單位、部門職能不同，日常使用的物品種類、數(shù)量也不盡相同.所以對不同的單位、部門使用物品的科學性、合理性難以直接量化，故而審計模型不直接判定合理性，而是輸出客觀數(shù)據(jù)，由審計人員根據(jù)各單位、部門職能進行綜合考量，最終得出結(jié)論.

2 物品臺賬審計的數(shù)學模型

物品臺賬審計的內(nèi)容主要包括：

倉庫審計，主要審計倉庫物品的收支平衡狀態(tài)[5].由于倉庫物品由物品管理員進行出入庫操作，所以此項審計內(nèi)容等同于對物品管理員的審計.

物品審計，主要審計物品使用率、物品的出入庫時間差、各類物品的使用數(shù)量和總價等內(nèi)容.

人員審計，主要審計個人臺賬.個人臺賬主要包括審批人員的審批臺賬、物品使用人員的物品使用臺賬.其中審批人員的審批臺賬具體包括統(tǒng)計和分析審批的物品、數(shù)量、總價、時間以及審批意見等內(nèi)容；物品使用人員的物品使用臺賬具體包括統(tǒng)計和分析出庫的物品、數(shù)量、總價、時間以及申請用途等內(nèi)容.

下面分別對這三個主要內(nèi)容構(gòu)建模型.

2.1 倉庫審計

2.1.1 倉庫庫存狀態(tài)

表1 倉庫審計符號定義

(1)

由于出庫量不大于入庫量，所以有Nt≥0，Nt表示實物的數(shù)量，即倉庫物品庫存量不小于0.

2.2 物品審計

2.2.1 物品使用率

(2)

由于出庫量不大于入庫量，所以有Ut∈[0,1]，即物品使用率在0至100%之間.

2.2.2 物品出入庫時間差

表2物品出入庫時間差審計符號定義

Table2Auditsymboldefinitionoftimedifferenceforitemsenteringandexitingthelibrary

符號意義tk已出庫的第k件t種物品tItktk的入庫時間tOtktk的出庫時間c已出庫的第t種物品總量

由表2中對

c的定義容易得到已出庫的第k件t種物品出入庫時間差Dtk的計算公式為：

(3)

公式(3)中，k=1,2…，c，且有Dtk≥0，即物品出庫時間必大于入庫時間.

2.2.3 各類物品的使用總量和總價

參照表1中對t、m、O(j,t)的定義容易得到第t類物品的總使用量SNt的計算公式為：

(4)

公式(4)中，SNt≥0，即t類物品的總使用量非負.

參照表1中對t、m、O(j,t)的定義，設(shè)第j次出庫的t類物品單價為P(j,t)，容易得到第j次出庫的t類物品的出庫總價為O(j,t)·P(j,t)，所有t類物品的使用總價SPt的計算公式為：

(5)

公式(5)中，SPt≥0，即t類物品的使用總價非負.

2.3 人員審計

2.3.1 審批人員的審批臺賬

表3審批人員的審批臺賬審計符號定義

Table3Approvalaccountauditsymboldefinitionforapprovers

符號意義L第p個審批員審批通過的申請單總數(shù)M(p,l,t)第l個申請單中包含t種物品的個數(shù)

參照表3中對L、M(p,l,t)的定義容易得到第p個審批員審批通過的申請單中t種物品總量SN(p,t)的計算公式為：

(6)

公式(6)中，SN(p,t)≥0，即審批人員審批通過的物品數(shù)量不小于0.設(shè)第l個申請單中包含的t種物品單價記為P(l,t)，可得第p個審批員審批通過的申請單中t種物品總價SP(p,t)的計算公式為：

(7)

公式(7)中，SP(p,t)≥0，即審批人員審批通過的物品總價不小于0.

2.3.2 物品使用人員個人臺賬

表4物品使用人員個人臺賬審計符號定義

Table4Itemsusingpersonalledgerauditsymboldefinition

符號意義L第p個物品使用人員出庫成功的申請單總數(shù)M(p,l,t)第l個申請單中包含t種物品的個數(shù)

參照表4中對L、M(p,l,t)的定義容易得到第p個物品使用人員出庫成功的t種物品總量SN(p,t)的計算公式為：

(8)

公式(8)中，SN(p,t)≥0，即物品使用人員申請并出庫成功的物品數(shù)量不小于0.設(shè)第l個申請單中包含的t種物品單價記為P(l,t)，可得物品使用人員p出庫成功的申請單中t種物品總價SP(p,t)的計算公式為：

(9)

公式(9)中，SP(p,t)≥0，即物品使用人員申請并出庫成功的物品總價不小于0.

3 物品臺賬審計的數(shù)學模型應(yīng)用舉例

根據(jù)公式(1)計算第t種當前庫存Nt，Nt代表第t種物品的實物數(shù)量，所以Nt≥0且倉庫中第t種物品的實物數(shù)量應(yīng)與Nt的數(shù)值一致，反之則為倉庫收支不平衡.

根據(jù)公式(2)計算第t種物品的使用率Ut，且有Ut≥0，第t種物品的使用率代表了第t種物品在倉庫中的積壓狀況.如第t種物品的使用率偏低，反映出第t種物品購買后得不到使用的問題，尤其當?shù)趖種物品為較為貴重的物品時，將造成購置經(jīng)費的極大浪費.

根據(jù)公式(3)計算第k件t種物品出入庫時間差Dtk，Dtk數(shù)值的大小反映了第k件t種物品在倉庫中停留的時間，數(shù)值越小說明第k件t種物品購置后得到快速使用，反之說明其長期積壓在倉庫.審計時可根據(jù)公式(3)計算所有t種物品的出入庫時間差平均值，該平均值體現(xiàn)了t種物品在倉庫中的平均滯留時長.

根據(jù)公式(4)和公式(5)可分別計算第t類物品的使用總量SNt和總價SPt，要求SNt≥0且SPt≥0.審計時根據(jù)公式(4)計算所有類型的物品總使用量，對于使用量較大的物品，審計人員應(yīng)根據(jù)被審計部門職能綜合考量物品使用的合理性，如對于教學部門，教學用品(如粉筆)的使用量較大時為正?，F(xiàn)象，反之，如非教學部門的教學用品使用量較大時，則為非正?，F(xiàn)象，物品使用總價同理.

根據(jù)公式(6)和公式(7)可分別計算第p個審批員審批通過的t種物品總量SN(p,t)和總價SP(p,t)，當使用公式(6)計算每一個審批員審批通過的物品總量后，對第p個審批員，可橫向?qū)Ρ绕渌麑徟鷨T審批通過的物品總量，找出審批通過的總量較大的t種物品并根據(jù)第p個審批員的工作職責、范圍等因素綜合評估第p個審批員對t種物品審批的合理性，第p個審批員的審批總價同理.

根據(jù)公式(8)和公式(9)可分別計算第p個物品使用人員使用的t種物品總量SN(p,t)和總價SP(p,t)，當使用公式(8)計算每一個物品使用人員使用的物品總量后，對第p個物品使用人員，可參照物品審批員審批通過的物品總量的對比邏輯，通過與其他人員的使用總量對比并結(jié)合第p個物品使用人員的業(yè)務(wù)職責、范圍等因素評估得出第p個物品使用人員物品使用合理性的結(jié)論，第p個物品使用人員的物品使用總價同理.

4 結(jié) 語

物品臺賬審計的主要目標是保障財政資金購置的物品能夠物盡其用、資源效益最大化.為此提出了物品臺賬審計的主要內(nèi)容包括倉庫審計、物品審計、人員審計，并針對三個部分審計內(nèi)容給出了相應(yīng)的數(shù)學模型，方便了自查自糾和審計工作.

審計時通過給出的數(shù)學模型分別審計倉庫收支平衡狀態(tài)、物品使用率、物品的出入庫時間差、每一類物品的使用總量和總價、每一個審批員審批通過的物品總量和總價、每一個物品使用人員使用的物品總量和總價等內(nèi)容，由審計人員根據(jù)部門職能、人員工作職責、范圍等因素綜合評估物品使用合理性，進而評估物品購置資金使用的科學性、合理性.

物品臺賬可用于審計工作中，還可用于臺賬預(yù)測，通過預(yù)測下一個周期的物品臺賬，從而為下一個周期的物品購置預(yù)算提供數(shù)據(jù)支持.