張成棟 趙恩宏

【摘 要】召開會議需要經(jīng)費支撐，如何讓會議經(jīng)費的管理者和使用者在管控和使用上達(dá)成一致，是擺在大家面前最現(xiàn)實的問題。會議經(jīng)費的組成、標(biāo)準(zhǔn)和管理各單位都不盡相同，論文針對會議經(jīng)費的管控給出了很好的建議。

【Abstract】Holding a conference needs funding support. How to make the managers and users of conference funding reach an agreement on control and use is the most realistic problem in front of us. The composition， standard and management of conference funding vary from unit to unit. This paper gives good suggestions for the control of conference funding.

【關(guān)鍵詞】會議;會議經(jīng)費;標(biāo)準(zhǔn);分類;管理

【Keywords】conference; conference funding; standard; classification; management

【中圖分類號】F812.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069 （2020） 01-0134-02

1 引言

會議經(jīng)費的管控一直是黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)的一個難題，尤其是中央八項規(guī)定出臺以來，對精簡會議數(shù)量、壓縮會議費用等方面提出了明確的要求。堅持厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務(wù)實高效是當(dāng)今會議組織的基本原則。

2 會議經(jīng)費的組成

從人類有文明記載以來，會議一直都是組織機(jī)構(gòu)加強(qiáng)管理、政策宣貫、溝通交流的重要手段，會議是一種普遍的社會現(xiàn)象，凡是有組織的地方都會有會議。召開會議是需要條件的，會議的基本要素包括參加人、場地、食宿、議程、資料等，高端會議對場地、食宿、資料等會有更高的要求。現(xiàn)代社會舉辦會議，無論會議大小，會議形式，或多或少都需要經(jīng)費做支撐。

目前黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)的年度預(yù)算中，大部分都會列支會議經(jīng)費，年度會議經(jīng)費一般情況是根據(jù)上年度的會議數(shù)量及本年度的具體業(yè)務(wù)測算出來的。會議經(jīng)費大致可以分為場租費、餐費、住宿費、租車費、廣告費、資料費、評審費、講課費等。按照“管用分開”原則，大部門單位的會議經(jīng)費使用者和管理者不是同一人或同一部門。如何讓會議費的管理者和使用者在管控和使用上達(dá)成一致，是擺在單位面前最現(xiàn)實的問題。論文依據(jù)多年的工作經(jīng)驗和有關(guān)規(guī)定，將會議經(jīng)費分為了會議費和住宿費。

其中，比較明確的是住宿費，所謂住宿費，就是通常所說的“房費”，各單位對住宿費的標(biāo)準(zhǔn)基本都有明確的規(guī)定，根據(jù)本單位費用的情況和會議所在城市可以確定住宿費的上限，并且住宿費絕大部分是參會者自己墊付，會議結(jié)束后回所在單位報銷。個別沒有單位的人員，例如邀請的專家學(xué)者，他們的住宿費要計入會議經(jīng)費里。如果單位會議經(jīng)費充足，也可以承擔(dān)所有參會人員的住宿費。

除了住宿費用比較明確外，其他會議費用支出就沒有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)了，例如場租費會因會場條件不同而不同，餐飲費會因食材和季節(jié)不同而不同，交通費會因車型和數(shù)量不同而不同，資料費會因印刷質(zhì)量和數(shù)量不同而不同，并且會議舉辦過程中，還可能會產(chǎn)生一些意想不到的其他費用。筆者認(rèn)為，對于這些比較難以控制的費用，以打包的方式控制總費用比較合理。

會議經(jīng)費主要包括兩個方面，一是住宿費，二是除了住宿費以外的其他會議費。

3 會議經(jīng)費的標(biāo)準(zhǔn)

會議經(jīng)費到底定多少才算合理呢？這與會議的級別、地點及本單位的財政經(jīng)費有很大關(guān)系。會議級別高，會場、車輛、餐飲、資料等標(biāo)準(zhǔn)自然會提高，反之標(biāo)準(zhǔn)就會下降;由于各城市間的消費水平不同，即使是同級別的會議在不同城市舉辦，費用也會大相徑庭;會議經(jīng)費還要符合國家、地方及企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)。

依據(jù)會議重要情況，論文建議將會議分為四個級別。例如，一類會議為本級主要領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會議，如年度工作會議、領(lǐng)導(dǎo)干部會議等。二類會議為本級組織召開的年度專業(yè)會議、委員會會議，如安全環(huán)保會議、財經(jīng)會議等。三類會議為下級組織召開的業(yè)務(wù)會議，如技術(shù)交流會、產(chǎn)品發(fā)布會等。四類會議為根據(jù)工作需要召開的小型業(yè)務(wù)會議。

依據(jù)城市經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度和消費水平，論文建議將會議費分為三個臺階。第一級為北京、上海、廣州、深圳等一線城市，消費水平是目前國內(nèi)最高的;第二級為其他直轄市、省會、經(jīng)濟(jì)特區(qū)及沿海開放城市，消費水平在國內(nèi)處于中上等水平;第三級為其他一般地區(qū)，消費水平在國內(nèi)處于較低水平。

會議類別和城市類別劃分之后，各單位就可以根據(jù)自己單位的財政情況確定具體的金額了。例如中國西部某政府部門根據(jù)自己的財政情況確定了一類、二類、三類、四類會議的標(biāo)準(zhǔn)分別為200、180、160、140四個檔次。

4 會議經(jīng)費亂象產(chǎn)生的原因

規(guī)章制度存在漏洞。無章可遵守和有章不遵守是行政企事業(yè)單位會議活動經(jīng)費管理失的主要原因。地方政府未根據(jù)《中央國家機(jī)關(guān)會議費管理辦法》相應(yīng)出臺地方會務(wù)活動經(jīng)費管理辦法，使各單位會務(wù)活動管理形成“真空”，不同單位對會議活動支出范圍，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模及審批流程無統(tǒng)一制度可遵循，造成會議經(jīng)費支出無序、無度，內(nèi)容繁雜，浪費嚴(yán)重。監(jiān)督不力。法律法規(guī)以及制度規(guī)定的條款不細(xì)化、不具體，造成違紀(jì)違規(guī)成本低廉，紀(jì)檢監(jiān)察、財政、審計等執(zhí)法部門即便查出問題，礙于制度設(shè)計障礙和處理處罰尺度難以掌握，多數(shù)選擇情況披露或口頭警示為主要方式，極少對違紀(jì)違規(guī)主體采取行政或司法處理。

5 會議經(jīng)費的管理

按照目前國內(nèi)大部分政府部門或企業(yè)管理程序來說，會議經(jīng)費的管理大致要分為預(yù)算、審批、使用、報銷四個階段。

按照事先制定的會議費標(biāo)準(zhǔn)，承辦會議人員可根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)做一個大致的預(yù)算，例如，某公司要在北京召開公司的年度工作會議，按照公司會議分類為一類會議，會議標(biāo)準(zhǔn)為260元/人·天，預(yù)計參會人員為80人，會議召開天數(shù)為2天，那么本次會議的經(jīng)費=260×80×2=41600元。

會議經(jīng)費審批可按照組織機(jī)構(gòu)設(shè)定審批流程。例如，某公司的下屬部門要承辦一個公司級別的會議，承辦人提交會議經(jīng)費后，首先由下屬部門的領(lǐng)導(dǎo)審批，再報公司會議經(jīng)費管理部門審批，最后報公司財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

會議經(jīng)費審批之后，承辦人可與相應(yīng)的酒店或者會議機(jī)構(gòu)洽談具體事宜，會議費用的組成有很多，要綜合考慮全部因素，把會議需要的餐飲、車輛、場租、資料等所有費用都要一一計算清楚，嚴(yán)格控制各項費用，確保會議結(jié)束時，所有的費用總和不超過審批的會議經(jīng)費。

會議結(jié)束后，承辦人要及時報銷會議費用。為了規(guī)范會議費的報銷，財務(wù)部門要認(rèn)真核對會議費的具體支出。住宿費單獨報銷，不占用會議費。其他場租費、運輸費、資料費、餐飲費等等，要提供具體明細(xì)，承辦人要提供會議簽到表，以便財務(wù)人員核對經(jīng)費是否超支。

目前，很多政府部門或企事業(yè)單位信息化程度比較高，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段改進(jìn)會議形式，舉辦視頻會議是當(dāng)前的大趨勢。論文也建議將會議費用的預(yù)算、審批、報銷等環(huán)節(jié)全部在系統(tǒng)內(nèi)完成。下圖可作為參考。

總之，會議經(jīng)費是政府和企業(yè)管理中必不可缺的經(jīng)費支出，管理人員要對會議經(jīng)費的標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算、支出、報銷等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，既要符合反對鋪張浪費的總體要求，又要發(fā)揮會議的積極作用，讓會議成為管理政府和企業(yè)的有效手段。