高紅艷

（上海核工程研究設(shè)計院，上海 200030）

1 引言

工程技術(shù)文件管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分[3]，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)在檔案管理學(xué)中的應(yīng)用，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化[4]、規(guī)范化和科學(xué)化也由單一的功能向著實用型、創(chuàng)新型方向發(fā)展。XX核電AP1000工程在項目建設(shè)管理過程中，為了更好地實現(xiàn)無紙化辦公，減短文件處理流程，減少人工操作項，采用自有資金聘請外圍技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊對技術(shù)文件管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，經(jīng)過測試已正式投入運行，標(biāo)志著技術(shù)文件的接收、錄入、分發(fā)、歸檔、回收等檔案管理問題向著信息化、無紙化辦公管理又邁進(jìn)了新的一步。

2 技術(shù)文件管理過程中存在的問題

在圖紙資料管理初期，發(fā)現(xiàn)部分工作任務(wù)操作起來生硬、單一、落后，不能滿足實際工作的需要。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 圖紙資料存在的問題

1）接收的圖紙資料只能手動錄入系統(tǒng)，耗費了大量的人力、物力，而且特別容易出錯。

2）對存在圖紙資料升版的情況，在生成的分發(fā)單中舊版圖紙資料編碼緊挨新版圖紙資料編碼，打印好的清單中由于新、舊版同時顯示，在回收的過程中不容易辨別。同時，部分舊版圖紙資料信息不能實現(xiàn)和新版信息關(guān)聯(lián)，給舊版回收帶來一定困難。

3）由于核電管理有別于火電項目，圖紙資料未能按照卷冊成套出版發(fā)布，提交現(xiàn)場比較零散。

對此XX核電項目在建設(shè)管理過程中，借鑒其他核電項目經(jīng)驗，調(diào)整圖紙資料的歸檔保存的方法，按接收先后順序歸檔，不論在后續(xù)的查找、借閱還是回收時，都給工作人員增加了便利。

4）在XX核電現(xiàn)場，業(yè)主負(fù)責(zé)設(shè)計管理并從各設(shè)計院或采購單位統(tǒng)一接收圖紙資料。同一批圖紙分發(fā)到現(xiàn)場需經(jīng)過業(yè)主和工程公司兩次擬分、分發(fā)。

5）為避免圖紙資料接收人員人因失誤，避免接收錯漏，確保上游下發(fā)的圖紙能夠準(zhǔn)確及時的分發(fā)到施工單位，需要定期與業(yè)主對圖紙資料的接收情況進(jìn)行跟蹤核對，人工核對費時費力，EXCEL接收臺賬和業(yè)主提供的清單在比對時存在諸多障礙。

6）由于已有系統(tǒng)部分文件格式不兼容，系統(tǒng)不能識別非.pdf格式的文件，例如.TIF格式的文件。

2.2 變更存在的問題

1）項目初期尚不能實現(xiàn)按機組查詢變更澄清的收發(fā)情況。

2）常規(guī)島及BOP工程標(biāo)段較多，產(chǎn)生的各類變更文件近千份，對變更文件執(zhí)行狀態(tài)的更新輸入工作量大。

2.3 圖書資料管理存在的問題

1）對發(fā)起采購需求的圖書，若同一編碼存在多冊，針對這種情況，初期入庫時尚不能實現(xiàn)數(shù)量的拆分。

2）對于已入庫的圖書資料，初期模塊尚不能實現(xiàn)電子版附件的掛接和修改。

3）對于全部借出已無庫存的圖書資料，初期模塊尚不能實現(xiàn)預(yù)約。

3 技術(shù)文件功能改進(jìn)與創(chuàng)新

3.1 圖紙資料管理模塊的改進(jìn)

1）改進(jìn)分發(fā)單顯示方式，由于舊版分發(fā)單顯示方式為新舊版緊鄰顯示，在逐一核對新版圖紙編碼信息時，視覺范圍跳躍性極大，在歸檔剔除舊版圖紙時極容易看錯行。改進(jìn)后的顯示方式直觀明了，不容易出錯。對無舊版信息的部分，則系統(tǒng)自動顯示為“—”。

2）為減少人工數(shù)據(jù)錄入量，提高系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性，對業(yè)主CIMS平臺和項目管理單位的NPAP平臺進(jìn)行接口開發(fā)。使圖紙資料能夠在兩個單位間自由傳送。項目管理單位在批量接收傳送過來的數(shù)據(jù)后，可自行批量修改、提交擬分，大大提高了工作效率，減少了人工錄入時間，降低了出錯率。對誤發(fā)、錯發(fā)的數(shù)據(jù)可實現(xiàn)回退，并通知業(yè)主后續(xù)處理結(jié)果。

3）為能夠清楚地知道每份圖紙資料的歷史處理信息，增加圖紙?zhí)幚砹鞒田@示的節(jié)點時間和操作人姓名，包括圖紙資料錄入時間、提交擬分時間、擬分完成時間、修改時間、分發(fā)時間及對應(yīng)的操作人員的姓名，做到每次操作都有據(jù)可查。

4）對多標(biāo)段共用圖紙資料，需要人工統(tǒng)計缺圖信息，形成臺賬，費時費力，且容易疏漏，因此在后續(xù)開發(fā)過程中，增加“缺圖信息統(tǒng)計”臺賬模塊：根據(jù)分發(fā)范圍配置表中配置的標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)份數(shù)與實際分發(fā)份數(shù)進(jìn)行對比，自動生成缺圖信息統(tǒng)計臺賬。當(dāng)相關(guān)圖紙足量補發(fā)后，缺圖信息統(tǒng)計臺賬自動更新，符合分發(fā)范圍配置表中配置的標(biāo)準(zhǔn)時，記錄自動關(guān)閉，亦可手工關(guān)閉缺圖信息，并導(dǎo)出Excel格式缺圖信息統(tǒng)計臺賬，做到歷史補發(fā)數(shù)據(jù)有據(jù)可查，開發(fā)完成的缺圖臺賬。

5）為確保從業(yè)主接收的圖紙資料信息能夠準(zhǔn)確無誤錄入臺賬、并分發(fā)，工程公司需要定期將數(shù)據(jù)導(dǎo)出，與業(yè)主清單進(jìn)行比對。由于圖紙資料數(shù)量巨大，人工一一核對耗時又耗力。針對此問題，開發(fā)出CIMS數(shù)據(jù)清單和工程公司NPAP圖紙資料管理模塊數(shù)據(jù)清單比對功能，將清單整合、修改，符合比對格式后，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入模塊，瞬間完成數(shù)據(jù)比對。比對結(jié)果出來后，即形成差異清單，可僅針對此部分差異清單 進(jìn)行數(shù)據(jù)核實，不僅節(jié)省了時間，還提高了準(zhǔn)確率。開發(fā)出的CIMS數(shù)據(jù)比對界面如圖1所示。

圖1 業(yè)主數(shù)據(jù)和工程公司數(shù)據(jù)進(jìn)行比對模塊的開發(fā)界面

3.2 變更澄清管理模塊的改進(jìn)

1）在綜合查詢中增加“工程”選項查詢條件，其下設(shè)“XX核電3、4號機組常規(guī)島及BOP工程”和“XX核電一期工程”副選項，擇其一進(jìn)行查詢，可查詢、導(dǎo)出相關(guān)變更類文件（通過“合同標(biāo)段”與“工程”關(guān)聯(lián)實現(xiàn)），如圖2。

圖2 按工程期數(shù)對變更澄清進(jìn)行查詢

2）為減少人工錄入量，在繼續(xù)錄入界面，進(jìn)行連續(xù)添加變更澄清時，載體介質(zhì)默認(rèn)為紙質(zhì)應(yīng)改為“紙質(zhì)+電子”。實現(xiàn)的顯示格式如圖3。

圖3 系統(tǒng)增加自動顯示“紙質(zhì)+電子”顯示

3）針對核電工程標(biāo)段較多，各類變更文件數(shù)量大的問題，進(jìn)一步開發(fā)規(guī)范各類變更文件管理，簡化變更文件管理流程，提高效率，開發(fā)實現(xiàn)由各監(jiān)理工程師對變更文件標(biāo)識狀態(tài)、執(zhí)行狀態(tài)等要素在線更新功能。在變更文件的分發(fā)過程中，為了保證擬分人與其所擬分的變更文件一一對應(yīng)，分發(fā)操作時限制只有同時滿足“分發(fā)范圍”、“擬分人/擬分時間”均相同的變更文件才可同時分發(fā)、打印在同一張分發(fā)單中。對不滿足上述任一個條件的變更文件則禁止打印在同一分發(fā)單中并在誤操作時給操作人員相應(yīng)提示。

3.3 圖書資料管理模塊的改進(jìn)

1）由于在采購回圖書之前，購買人員不清楚自己購買的書籍具體有幾部分，如分冊，季刊、月刊等。針對這種問題，對于存在多冊的圖書，在待入庫界面增加“拆分圖書”功能，圖書管理人員能夠根據(jù)實際冊數(shù)自行編輯拆分，實現(xiàn)的操作界面功能如圖3。

圖4 實現(xiàn)圖書數(shù)據(jù)拆分的顯示方式

2）分公司圖書資料采購計劃表中對于已完成采購入庫的圖書資料信息進(jìn)行標(biāo)識后，相應(yīng)信息自動填充到圖書資料入庫記錄表中，操作員可對其進(jìn)行編輯填充并保存；可實現(xiàn)圖書電子文件的掛接。

4 結(jié)論

針對在XX核電項目管理過程中存在的一些文檔管理問題，本文對比XX核電AP1000既有文件管理平臺，在此基礎(chǔ)上研究不斷改進(jìn)和提高XX核電項目技術(shù)文件信息化管理水平的方法和思路，通過實現(xiàn)圖紙資料管理模塊、變更澄清模塊和業(yè)主CIMS平臺的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)互傳，從而大大降低人為操作流程，提高工作效率；通過不斷優(yōu)化圖紙資料分發(fā)單顯示方式，使新舊數(shù)據(jù)在分發(fā)單上面的顯示變得一目了然；通過增加顯示數(shù)據(jù)操作修改記錄，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的修改均有據(jù)可查；通過實現(xiàn)對入庫圖書資料冊數(shù)的拆分，避免了多本圖書共用一個編碼的弊端。經(jīng)改進(jìn)、創(chuàng)新和測試問題模塊后，新的功能模塊在NPAP平臺上數(shù)據(jù)運行良好，基本能滿足日益增加的核電建設(shè)檔案管理需求，為其他核電和火電項目建設(shè)管理提供經(jīng)驗。