蔡苗苗

（國網(wǎng)寧夏電力有限公司銀川供電公司，寧夏 銀川 750001）

1 檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

為了適應(yīng)新時(shí)代檔案發(fā)展的新要求，檔案庫房需要更新管理模式進(jìn)行管理。檔案安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，應(yīng)符合《檔案建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010），《檔案設(shè)計(jì)》等與檔案安全保護(hù)有關(guān)的管理技術(shù)要求，例如《建筑標(biāo)準(zhǔn)103》。 -2008”（建筑標(biāo)準(zhǔn)103-2008）和“檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定”已經(jīng)完成，重點(diǎn)介紹了“十項(xiàng)預(yù)防措施”（盜竊，火災(zāi)和老鼠，潮濕，灰塵，高溫，光照，霉變，和有害氣體）要求，檔案庫房的安全保護(hù)需要從被動的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代，科學(xué)，智能和人性化的管理，在線使用計(jì)算機(jī)和空調(diào)，除濕機(jī)，溫濕度記錄儀或傳感器可以自動監(jiān)控檔案庫房的溫度和濕度；計(jì)算機(jī)和攝像頭，煙霧探測器和警報(bào)器的在線使用可能意味著確定檔案庫房的安全狀態(tài)自動檢測，自動報(bào)警以及自動錄像和存儲[1]。

2 檔案庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題

傳統(tǒng)的庫房管理基本上是由庫房管理人員手工完成的，存在工作量大，效率低，收集不透明，統(tǒng)計(jì)使用不便以及單一物理安全控制方法等問題。1）員工工作量大，工作效率低。由于實(shí)體是放置在架子上，從倉庫中取出或放入庫房等，因此需要通過庫房管理人員的個(gè)人記憶或查詢相應(yīng)記錄來判斷特定實(shí)體文件的位置信息，這增加了庫房管理人員的工作量，并且與庫房管理有關(guān)。人員的專業(yè)水平更相關(guān)。庫房經(jīng)理必須進(jìn)行例行的溫度和濕度檢查，庫房檢查等，并且只能手動記錄檢查結(jié)果和檢查，而不能進(jìn)行快速的統(tǒng)計(jì)和利用。實(shí)物檔案的存儲位置信息基本上由庫房管理員的內(nèi)存或手動記錄來判斷。在應(yīng)用物理檔案（例如咨詢和復(fù)制）期間無法快速定位位置信息，并且隨著館藏的增加，查找位置信息需要花費(fèi)更長的時(shí)間。長期以來，工作效率相對較低。2）庫房管理不直觀，可視化程度低。庫房的庫存依賴于手動記錄或簡單的電子輔助記錄。除倉庫管理人員外，單位主管和其他人員無法了解庫房的實(shí)際布局，文件存放位置，庫房存放，溫度和濕度記錄，檢查等情況。在這種情況下，工作監(jiān)督很難進(jìn)行。3）文件實(shí)體幾乎沒有安全控制，因此無法追溯。按照檔案八防工作的要求，目前所有單位的檔案庫房基本采取防務(wù)策略，盡量減少檔案的實(shí)際使用，僅采取防盜等安全措施。缺乏有效的監(jiān)視方法來對庫房內(nèi)的歸檔實(shí)體進(jìn)行安全控制。

3 “六維一體”管理創(chuàng)新智能化庫房管理

針對上述問題，建立了“六維一體”的智能庫房管理模型，以確保電力企業(yè)的檔案管理進(jìn)入更高的層次。六維集成管理模型如圖1所示，包括網(wǎng)格管理，集約管理，信息管理，標(biāo)準(zhǔn)化管理，協(xié)作管理和現(xiàn)代管理，以提高電力企業(yè)檔案和倉庫的管理水平[2]。

圖1 “六維一體”檔案管理創(chuàng)新模式

1）實(shí)施檔案網(wǎng)格化管理，創(chuàng)新組織管理結(jié)構(gòu)。實(shí)時(shí)智能庫房的網(wǎng)格管理是為了提高檔案管理的重要性，提高檔案管理的實(shí)施水平。通過網(wǎng)格管理，形成了四級管理模型。首先，以企業(yè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人為第一檔案管理負(fù)責(zé)人，確保檔案管理工作得到重視，并進(jìn)行相關(guān)設(shè)施的采購和技術(shù)創(chuàng)新；企業(yè)部門首先收集，整理和分類檔案數(shù)據(jù)，并利用企業(yè)部門的專業(yè)人才來提高各部門檔案的專業(yè)化程度；引進(jìn)檔案庫房專業(yè)人才，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。良好的文件管理的第一篇文章極為重要。最后，實(shí)施文件管理輪換系統(tǒng)，通過輪換管理，可以有效地了解文件管理的弊端，提高企業(yè)文件管理的整體水平。

2）創(chuàng)新檔案集約化管理模式。集約化管理模式作為電力企業(yè)檔案管理的重要手段，對提高企業(yè)檔案收集能力具有重要意義。電力公司必須在公民和法人的日常工作中使用，因此，就電力用戶而言，它們具有大量數(shù)據(jù)流。其次，電力公司的組織結(jié)構(gòu)包括縣級電力公司，鄉(xiāng)鎮(zhèn)電力公司以及各電力集團(tuán)等部門，為了提高員工和用戶的檔案訪問和整體管理水平，必須進(jìn)行集約化管理。集約化管理模式的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在“先垂直后水平”模型的建立上。首先，建立市縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的集約化管理，建立三級垂直檔案館集約化。根據(jù)工作類型，部門和服務(wù)目標(biāo)對所有文件進(jìn)行分類，進(jìn)行水平文件密集管理，通過對水平和垂直文件進(jìn)行密集管理，確保文件檢索關(guān)鍵詞的效率和有效性，提高人力資源調(diào)度和業(yè)務(wù)管理調(diào)度服務(wù)水平。

3）標(biāo)準(zhǔn)化智能庫房管理。作為一種新型的檔案管理庫房，智能檔案庫房管理既具有傳統(tǒng)的庫房管理功能又具有網(wǎng)絡(luò)化的庫房管理功能。就其標(biāo)準(zhǔn)化管理而言，必須同時(shí)考慮傳統(tǒng)倉庫管理和網(wǎng)絡(luò)庫房管理。一種是有形管理，另一種是無形管理。存在某些差異和共同點(diǎn)。就通用性而言，檔案管理員僅需進(jìn)行相應(yīng)的管理和繼承即可確保工作的連續(xù)性。在差異化管理方面，有必要制定《網(wǎng)絡(luò)檔案平臺管理辦法》，《網(wǎng)絡(luò)檔案資源錄入管理辦法》，《在線檔案保密管理規(guī)定》等，開展在線檔案管理的各種規(guī)章制度，規(guī)范，統(tǒng)一和規(guī)范在線檔案平臺的管理[3]。

4）創(chuàng)新協(xié)同化管理模式，提升地區(qū)服務(wù)能力。隨著智能檔案庫房的建設(shè)，檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域，跨空間的建設(shè)。取消了傳統(tǒng)的市縣行政區(qū)劃。鑒于智能庫房的建設(shè)，區(qū)域協(xié)調(diào)已成為檔案管理的新趨勢。這種協(xié)同包括各級協(xié)同，省市協(xié)同，市協(xié)同，市縣協(xié)同，市政系統(tǒng)和其他多級系統(tǒng)協(xié)同。在協(xié)同管理方面，要根據(jù)國家指導(dǎo)方針和省級檔案協(xié)同管理的要求，牢固建立市級協(xié)同管理體系，并按照協(xié)同管理體系實(shí)施協(xié)同管理計(jì)劃。電力企業(yè)檔案的協(xié)同管理除了要嚴(yán)格遵守國家和省級協(xié)同管理的要求外，還應(yīng)在資源共享，數(shù)據(jù)共享，人才共享等各個(gè)方面進(jìn)行共享。通過數(shù)據(jù)資源共享，有利于電力企業(yè)發(fā)展全市范圍的整體服務(wù)營銷。改善服務(wù)水平的策略；其次，必須制定協(xié)調(diào)的應(yīng)對措施。面對省級重大檔案工作，縣級檔案管理部門要做好工作分配，共同努力，共同完成省市檔案研究項(xiàng)目，確保研究項(xiàng)目的廣泛性和針對性，以提高檔案館的管理水平。達(dá)到我國檔案管理水平，并提供協(xié)助以增強(qiáng)檔案管理實(shí)力；最后，必須確保人才共享，積極挖掘各種人才供企業(yè)使用。

4 結(jié)束語

檔案庫房的智能化管理是時(shí)代潮流，也是改善檔案管理的保證。為了做好檔案庫房的智能管理，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了“六維一維”檔案管理模型，并通過創(chuàng)新的六維管理來確保智能庫房的管理水平。