白山市交通運(yùn)輸宣傳中心 吉林 白城 134300

前言

交通運(yùn)輸業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分，而檔案管理作為交通運(yùn)輸部門(mén)工作的重要內(nèi)容之一，對(duì)交通運(yùn)輸發(fā)展有很大影響。隨著信息化時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理的弊端日益顯著，要求管理人員注重檔案管理方法，實(shí)行檔案信息化管理模式，提高交通運(yùn)輸檔案信息管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理調(diào)用。

一、信息化背景下的交通運(yùn)輸檔案信息化管理現(xiàn)狀

信息化背景下，交通運(yùn)輸檔案管理工作越來(lái)越重要，區(qū)別于其他行業(yè)的檔案管理，交通運(yùn)輸檔案管理更加注重檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下交通運(yùn)輸檔案管理需要，推行檔案信息化管理逐漸成為現(xiàn)階段交通運(yùn)輸檔案管理的首要目標(biāo)。交通運(yùn)輸部門(mén)采用信息化管理手段進(jìn)行管理，充分發(fā)揮信息化管理全面性、時(shí)效性等優(yōu)勢(shì)，減少了檔案信息管理問(wèn)題，確保檔案信息安全可靠。同時(shí)，應(yīng)用信息化管理模式，構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，強(qiáng)化信息資源的共享性，在短時(shí)間內(nèi)完成檔案信息查找、傳送、保存等工作，在保證檔案信息管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高了檔案信息管理效率，減輕了管理人員的工作壓力，節(jié)省了交通運(yùn)輸部門(mén)管理成本。但信息化時(shí)代為交通運(yùn)輸檔案管理帶來(lái)便捷的同時(shí)，也帶來(lái)了許多管理問(wèn)題，如在實(shí)際管理中缺少?gòu)氖陆煌ㄟ\(yùn)輸檔案信息管理的專(zhuān)業(yè)人員，以及參與檔案管理的工作人員信息技術(shù)水平不夠，不能熟練操作計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案信息管理質(zhì)量不高。此外，因檔案管理人員缺乏安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，未做好電子文件安全管理工作，對(duì)防火墻修復(fù)不及時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)交通運(yùn)輸檔案信息發(fā)生泄露、丟失等情況，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和風(fēng)險(xiǎn)損失[1]。

二、信息化背景下的交通運(yùn)輸檔案信息化管理對(duì)策

(一)做好傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)移管理工作

檔案信息轉(zhuǎn)移是交通運(yùn)檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)，一般情況下，在紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)移計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中，需要管理人員保證原始檔案信息的完整性和真實(shí)性，才能確保電子化檔案轉(zhuǎn)移質(zhì)量。一方面，管理人員在整理紙質(zhì)版檔案信息時(shí)，要做好原始信息數(shù)據(jù)的保存和管理，將檔案密封保存，放置安全位置，以免檔案信息丟失。另一方面，管理人員要加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)移管理，優(yōu)化電子化檔案轉(zhuǎn)移結(jié)構(gòu)，保證交通運(yùn)輸中車(chē)輛運(yùn)輸信息、道路運(yùn)輸信息、物流運(yùn)輸信息等交通線路信息真實(shí)可靠，落實(shí)好檔案信息記錄、整合、保存及管理工作，提高傳統(tǒng)檔案信息電子化轉(zhuǎn)移質(zhì)量，為交通運(yùn)輸檔案信息化管理打好基礎(chǔ)。

(二)構(gòu)建規(guī)范化的檔案信息管理平臺(tái)

信息化背景下，交通運(yùn)輸檔案管理更注重對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在實(shí)際檔案管理中，采用檔案信息化管理模式，實(shí)行檔案信息自動(dòng)化、智能化管理，能夠極大提高交通運(yùn)輸檔案信息化管理效果。首先，交通運(yùn)輸部門(mén)要建立符合檔案管理要求的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)新軟件的開(kāi)發(fā)和利用，不斷完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件設(shè)備，強(qiáng)化信息化管理作用。同時(shí)，完善網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理信息化、服務(wù)化方向發(fā)展。其次，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)建立規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，打破管理時(shí)間和空間的局限，便于管理人員利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行管理，通過(guò)平臺(tái)搜索引擎輸入查詢(xún)關(guān)鍵詞，在短時(shí)間內(nèi)完成檔案信息查找工作，有效提高檔案信息化管理效率。此外，交通運(yùn)輸部門(mén)借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)發(fā)布信息化管理相關(guān)內(nèi)容，強(qiáng)化管理人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)交通運(yùn)輸檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。

(三)加強(qiáng)電子文件檔案信息安全管理

檔案信息管理容易受到外部多種因素的影響，導(dǎo)致發(fā)生檔案信息泄露、丟失等問(wèn)題，造成嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)損失，尤其在交通運(yùn)輸檔案信息化管理中，需要管理人員樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，事先做好安全防護(hù)措施，落實(shí)好電子文件檔案信息安全管理工作，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。一方面，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)保存電子檔案信息，提高信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的安全性。同時(shí)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)監(jiān)控功能，做好檔案信息監(jiān)督及管理工作。另一方面，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全排查，檢查計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行情況，下載殺毒軟件和防火墻裝置，減少計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障及安全問(wèn)題的發(fā)生，保障交通運(yùn)輸檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

(四)定期開(kāi)展檔案管理人員組織培訓(xùn)

在信息化背景下，落實(shí)好交通運(yùn)輸檔案信息化管理工作，要求交通運(yùn)輸部門(mén)積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，招募更多的復(fù)合型和技術(shù)性人才，從根本上保證檔案信息化管理質(zhì)量和效率。首先，交通運(yùn)輸管理部門(mén)應(yīng)合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布招聘信息，拓展用人渠道，有效解決交通運(yùn)輸檔案管理人員不足的問(wèn)題。其次，管理部門(mén)要加強(qiáng)人才培訓(xùn)，定期開(kāi)展檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)更正管理人員在檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，引導(dǎo)管理人員掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備操作方法，提高管理人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，做好檔案管理人員思想工作，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，使管理人員嚴(yán)格要求自己，不斷提升檔案管理服務(wù)水平，落實(shí)好檔案信息化管理工作。最后，交通運(yùn)輸管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容及部門(mén)管理具體情況，制定合理的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，促使管理人員做好檔案信息管理以及安全預(yù)防等工作，提升交通運(yùn)輸檔案信息化管理整體效果[2]。

結(jié)論

檔案管理信息化是交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在信息化背景下，做好交通運(yùn)輸檔案信息化管理工作，需要管理部門(mén)注重信息技術(shù)與檔案管理相融合，構(gòu)建規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，保障檔案信息的安全和完整，滿(mǎn)足信息背景下交通運(yùn)輸檔案管理的需要。