□ 文| 王 棋

引言

印刷企業(yè)就是生產(chǎn)印刷物的企業(yè)，而紙張、油墨等材料則是印刷的必備材料，對于印刷企業(yè)而言，原材料采購在成本控制、內(nèi)部業(yè)務(wù)單元協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關(guān)重要的作用。

因此印刷企業(yè)必須做好采購管理，這也是當(dāng)前印刷企業(yè)突破行業(yè)束縛的重要手段。但是就實際情況分析，目前我國印刷企業(yè)的采購管理依然存在諸多問題，這都是企業(yè)亟需解決的問題，本文將針對印刷企業(yè)面臨的采購難題進行分析，指出幾點改善措施，僅供參考。

印刷企業(yè)采購管理存在的問題

企業(yè)管理層缺乏對采購管理的重視

現(xiàn)階段，很多印刷企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)人都對銷售工作給予了高度重視，將銷售作為企業(yè)發(fā)展的最高戰(zhàn)略，他們認為銷售才是實現(xiàn)企業(yè)利潤的有效手段，只有做好銷售，企業(yè)才能獲取最大的經(jīng)濟利益。但相關(guān)研究分析，采購成本下降1%，就會為企業(yè)帶來5%的利潤，可以說采購管理就是跟管理要利潤。因此必須提高管理者對采購管理的重視，加強管理。

供應(yīng)商缺乏穩(wěn)定性

我國現(xiàn)有的印刷企業(yè)大多數(shù)都是中小企業(yè)，因此經(jīng)常面臨的問題是，當(dāng)印刷物資短缺時無法及時找到令人滿意的供應(yīng)商，或者物資材料價格過高；當(dāng)印刷物資供過于求時，許多供應(yīng)商蜂擁而至，爭先搶后推銷自己的產(chǎn)品；目前而言，印刷企業(yè)最缺的就是穩(wěn)定的、與企業(yè)長期保持密切合作關(guān)系的供應(yīng)商，當(dāng)這種情況越發(fā)嚴重時對印刷企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)造成影響。

采購流程模糊

印刷企業(yè)的采購流程是：銷售部下單-導(dǎo)出原材料需求-采購員與供應(yīng)商訂貨，然而有些印刷企業(yè)的采購管理流程并不清晰，采購分配比例由采購員確定，采購員按照供應(yīng)商提供的價格、服務(wù)、交期等評判標準來分配采購比例，但仍以價格為主。對于印刷企業(yè)的供應(yīng)商而言，在淡季為了分攤固定成本而不得不降低價格來提高競爭力；在旺季就會先滿足利潤高的客戶，致使交貨不及時，這樣就會嚴重影響到印刷企業(yè)的發(fā)展。此外，一些印刷企業(yè)賦予采購員的權(quán)利過大，他們很容易收受供應(yīng)商的賄賂，進而產(chǎn)生腐敗問題，可能導(dǎo)致采購一些質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，將其了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量。

采購過于重視價格，缺乏信息技術(shù)支撐

大部分印刷企業(yè)采購?fù)ㄟ^將重點放在與供應(yīng)商之間的價格談判上，對印刷材料的質(zhì)量、交期等問題均給予事后把關(guān)的方法給予控制，采購企業(yè)很難也很少參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過程及相關(guān)質(zhì)量控制活動。這種將價格作為供應(yīng)商選擇標準的作用，最終都無法給企業(yè)帶來最大利益。此外，相關(guān)調(diào)查顯示，多數(shù)印刷企業(yè)并未引進ERP管理系統(tǒng)，因此使得采購流程管理缺乏高效性，采購管理基本處于半手工狀態(tài)，在很大程度上影響了采購效率。一些印刷企業(yè)為了加強內(nèi)部管理，建立了很多采購制度及審批手續(xù)，將大量的時間都花費在了簽字、傳遞文件上了，減低了采購運行效率。

采購人員綜合素質(zhì)偏低

很多印刷企業(yè)的業(yè)務(wù)量逐漸增多，隨之而來的就是采購人員忙忙碌碌，處理各項繁雜事務(wù)，導(dǎo)致這種現(xiàn)象的主要原因就是品種多、批量小的采購模式，而采購人員不熟悉采購業(yè)務(wù)，或是由于太忙而直接聽取供應(yīng)商建議，進而導(dǎo)致采購成本增加單對原材料的特性了解非常少的問題，在這種情況下，勢必?zé)o法提高采購的管理水平。

發(fā)生原材料積壓問題

一些印刷企業(yè)的采購部門依據(jù)生產(chǎn)計劃采購原材料，與供應(yīng)商商談價格在對材料份額進行分配，最后跟進材料到廠并入庫，看似合情合理，但卻忽略了庫存這個環(huán)節(jié)，在很多印刷企業(yè)中，每年都有大量堆積的原材料，無法利用后便外賣處理，變賣后的價值僅為進貨價值的一半，對企業(yè)盈利造成了負面影響。

印刷企業(yè)的采購管理和控制有效措施

提高采購的精細化管理

實施精細化管理指的是建立規(guī)范的采購流程制度，完善監(jiān)督機制，優(yōu)化審批流程，切實做到采購環(huán)節(jié)與業(yè)務(wù)信息及生產(chǎn)需求相結(jié)合，在對資金、倉儲等成本實施綜合考慮，爭取做到相關(guān)原材料安全庫存以外的零庫存，以切實控制印刷企業(yè)的總成本。紙張是印刷企業(yè)的重要原材料，而一些大型紙張生產(chǎn)廠家一般通過各級分銷代理商完成終端銷售，中小印刷企業(yè)多是在代理商處采購紙張，因此存在成本高、議價空間小的問題，一般大規(guī)模是印刷企業(yè)可以通過招投標采購形式與不同的大型紙張廠家以周期性采購合同協(xié)議的方式建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，并在合同中約定好紙張質(zhì)量、價格、物流、賬期、售后服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，不僅價格較低，還能防止單一供應(yīng)商突然斷貨而影響采購。印刷企業(yè)與大型紙張供應(yīng)商合作，能夠獲取最大限度的優(yōu)惠，實現(xiàn)了企業(yè)在紙張采購環(huán)節(jié)的成本最小化目的。

正確選擇供應(yīng)商

無論是包裝印刷設(shè)備還是印刷原輔材料的供應(yīng)商，都可能存在供大于求的情況，尤其是金融危機后這種現(xiàn)象更加凸顯，因此給印刷企業(yè)提供了更大、更靈活的采購控制空間。隨著市場競爭的不斷激烈，很多設(shè)備、耗材在質(zhì)量、價格上均產(chǎn)生了一定的差異性。

對印刷企業(yè)而言，采購產(chǎn)品的質(zhì)量和價格都至關(guān)重要，因此印刷企業(yè)面臨著如何正確選擇供應(yīng)商的問題。

例如：油墨的采購，現(xiàn)在一些小型油墨廠的油墨質(zhì)量都或多或少的存在一些不穩(wěn)定問題，同樣品牌、型號的油墨存在一定的差異性，一些水性墨的粘度不穩(wěn)定，因此給印刷產(chǎn)品質(zhì)量控制帶來了不少問題?？梢娪∷⑵髽I(yè)不能一味的以價格為采購原則，必須以產(chǎn)品質(zhì)量為基礎(chǔ)，否則采購就失去了意義。質(zhì)量如果出了問題，最終會給企業(yè)造成經(jīng)濟無法彌補的信譽損失。

印刷企業(yè)必須選擇信譽良好，產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，確保生產(chǎn)運行的良性循環(huán)。按照國家質(zhì)量標準要求，企業(yè)在確認供應(yīng)商后，必須對其進行評估，全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)實力、產(chǎn)品質(zhì)量，加強對采購程度的管控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合自身生產(chǎn)需求。

加強采購管理信息化建設(shè)

推行采購管理信息系統(tǒng)能夠有效提高采購的工作效率，使得采購管理更規(guī)范、更科學(xué)，可以將SRM系統(tǒng)引入企業(yè)管理中，該系統(tǒng)重點利用信息化手段與供應(yīng)商建立合作關(guān)系，更改管理模式。同時SRM系統(tǒng)軟件具有訂單管理、排程管理、對賬管理、供應(yīng)商績效評估等功能，通過該系統(tǒng)不僅節(jié)約了溝通成本，降低了信息傳遞的失誤，也讓信息傳遞更具時效性及透明化。另一方面可以選擇供應(yīng)商網(wǎng)上報價，有調(diào)查顯示，傳統(tǒng)報價容易造成價格泄露的問題，而網(wǎng)上報價系統(tǒng)的運行則能使供應(yīng)商的競爭環(huán)境更公平，杜絕了價格泄露的問題，有效的控制了內(nèi)外部勾結(jié)問題，提高了企業(yè)運營效率，降低了采購成本。

完善采購管理制度

印刷企業(yè)必須不斷完善采購管理制度，相關(guān)人員學(xué)習(xí)先進的法律法規(guī)，加強對采購人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，使其能夠正確處理采購中發(fā)生的各種問題，全面了解原材料采購的注意事項，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，及時改進采購中的薄弱環(huán)節(jié)，使采購既能滿足企業(yè)生產(chǎn)，又能降低生產(chǎn)成本，進而提高企業(yè)整體經(jīng)濟效益。

結(jié)束語

總而言之，對于印刷企業(yè)而言，對采購實施規(guī)范化管理及控制是非常必要的，不僅是降低企業(yè)成本的重要手段，也是保障印刷質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；不僅要求生產(chǎn)者重視質(zhì)量，采購者也必須重視質(zhì)量問題，印刷企業(yè)只有加強采購管理，改進采購方式，才能使采購流程更完善，促使印刷企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展。