●黃國福

一、概述

二、編制背景與現狀

為了適應我國市場經濟體制完善和法規(guī)要求，滿足企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，促進企業(yè)依法經營和規(guī)范管理，2012 年12 月國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10 號，以下簡稱10 號令）。經過幾年的實踐，中國能源建設集團廣西電力設計研究院有限公司編制印發(fā)了《電力企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱“歸檔范圍與保管期限表”），規(guī)范檔案管理工作，取得了非常好的成效。

一是夯實電力企業(yè)檔案基礎工作。歸檔范圍與保管期限表對強化企業(yè)的各類文件材料收集、提升企業(yè)檔案管理水平、優(yōu)化檔案資源、促進企業(yè)自律具有重要推動作用。二是實現依法治檔案。歸檔范圍與保管期限表決定檔案材料的結構與價值，是該院檔案工作的圣經，對電力企業(yè)檔案管理標準化，實現依法依規(guī)治檔案具有重要的意義。三是它改變過去一表管幾十年、表過于簡單、操作性不強、三分法與標時制混用的現象。歸檔范圍與保管期限表猶如一把尺子，文件材料形成者及檔案人員可以用它度量什么文件應該歸檔，什么文件不應該歸檔，什么樣的文件材料為永久、30 年或10 年保管期限。因此，歸檔范圍與保管期限表對該院檔案工作具有舉足輕重的作用。

但是，也有許多電力企業(yè)并未認識到歸檔范圍與保管期限表作用，未把這項工作提到應有的高度，從而出現很多問題，概括為以下幾個方面：

（一）一表管十年

有的電力企業(yè)未按10 號令要求編制歸檔范圍與保管期限表，一直沿用以前舊保管期限，或原表的翻板，或歸檔范圍與保管期限表制定完成后，一成不變，特別是在企業(yè)資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化時，未及時修訂和完善，一表管十年，未反映企業(yè)發(fā)展、變更及業(yè)務范圍變化。

（二）生搬硬套

有的電力企業(yè)未從本企業(yè)的實際情況出發(fā)，生搬硬套10 號令的案例或其他企業(yè)的案例，或者在表中隨便拉幾條，表中的各項未進行細化和量化，操作性不強。

（三）考慮不周

有的電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時，未全面進行分析和鑒別本企業(yè)形成文件材料的現實作用和歷史價值，未統(tǒng)籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求，未能準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限，未考慮多方面的需要。

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（四）未協(xié)調檔案部門與業(yè)務部門的關系

有的電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時，未協(xié)調檔案部門與業(yè)務部門的關系，出現檔案部門大包大攬或者任由業(yè)務部門去做，從而造成編制歸檔范圍與保管期限表未能充反映電力企業(yè)服務和企業(yè)管理的實際情況，出現漏項、缺項或無用項。

（五）編制不規(guī)范

電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時，未按10 號令附表《企業(yè)管理類檔案保管期限表》的邏輯結構進行清楚、有序排列，從而造成歸檔范圍與保管期限表邏輯混亂，編制的表格不規(guī)范，給實際操作帶來不便。

鑒于以上種種問題，造成歸檔范圍與保管期限表未能全面、正確反映和覆蓋本企業(yè)形成文件材料，在實際工作中可操作性不強，檔案人員在接收件材料歸文時無法正確判定文件材料是否應該歸檔,無法準確劃定保管期限，從而造成很多本應歸檔的文件材料未得到歸檔，文件材料大量流失，給電力企業(yè)帶來嚴重損失和隱患。

三、制編方法

歸檔范圍與保管期限表制編是一個系統(tǒng)性工程，該表編制好壞直接關系到電力企業(yè)檔案齊全、完整和價值判定。檔案部門作為歸檔范圍與保管期限表編制對口管理部門，要高度重視歸檔范圍與保管期限表編制工作，協(xié)調好檔案部門與各業(yè)務部門的關系，按前期準備、文件起草、討論與征求意見、上報與下發(fā)、貫徹與動態(tài)管理做好歸檔范圍與保管期限表編制、發(fā)布、使用、修訂與維護工作。

（一）前期準備工作

1.認真做好學習和培訓

歸檔范圍與保管期限表編制工作是電力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，也是文件材料收集與整理的標準化工作，為了確保歸檔范圍與保管期限表能用、好用、實用，電力企業(yè)必須做好編寫人員的培訓工作，積極參加檔案行政管理部門舉辦的培訓班，對編制人員進行系統(tǒng)培訓。同時，對有關職能部門、業(yè)務部門關鍵崗位、關鍵人進行檔案業(yè)務培訓，讓他們了解10 號令和檔案理論基礎知識，為歸檔范圍與保管期限表編制做好人才的準備。

2.情況調研

電力企業(yè)應充分利用企業(yè)人事部門、生產管理部門現有的管理體系，采用“頭腦風暴法”、排列圖、關聯(lián)圖、流程圖等統(tǒng)計分析工具，摸清本企業(yè)的業(yè)務的特點、組織構架及職責，摸清產品和業(yè)務組成，梳理出電力企業(yè)管理及業(yè)務的流程和關鍵節(jié)點，為歸檔范圍與保管期限表編制做好材料的準備。

3.設立專門機構

電力企業(yè)應成立歸檔范圍與保管期限表編制領導小組，由分管檔案工作的企業(yè)負責人任組長，檔案部門負責人任副組長，職能部門負責人、業(yè)務部門負責人任成員。負責批準歸檔范圍與保管期限表編制工作計劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調編制工作中的重大事項等工作。

在領導小組下設歸檔范圍與保管期限表編制辦公室，其成員由檔案部門、職能部門、業(yè)務部門人員組成。具體負責歸檔范圍與保管期限表編制工作計劃制定、編寫工作組織和起草、宣貫等工作。

（二）編制工作中應注意的問題

電力企業(yè)必須按照“5W1H"的方式編制工作計劃，合理地安排文件起草、修改、下發(fā)、等階段的各項工作；要將每一項工作落實到人，并有明確的時間節(jié)點和工作成果形式，同步制定預算。要特別注意的是，不僅要編制管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，還要同時編制和修訂其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，如生產和服務提供、科研、重大建設項目等等。

1.文件起草

一是明確分工。歸檔范圍和保管期限表是一項專業(yè)性很強的工作，最好在檔案部門主導下，職能部門、技術人員、業(yè)務人員共同參加，切忌檔案部門單打獨斗，要想辦法吸收技術人員、業(yè)務人員參與進來，并負責本崗或所負責的業(yè)務文件材料收集范圍的編寫。

二是確定范圍。歸檔范圍和保管期限表的編寫范圍是企業(yè)所有的文件材料和檔案，所以要特別注意對新的業(yè)務進行梳理，根據企業(yè)的實際情況確定編寫的范圍。

三是結構安排。歸檔范圍和保管期限表一般包括條款和檔案保管期限表兩個部份。條款主要是對文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制、保管期限的設置、實施要求、歸檔范圍界定及保管期限劃分的原則做出規(guī)定。

四是保管期限。保管期限按規(guī)定采用標時法，一般分為永久、30 年、10 年，企業(yè)也可以自主設置，但不得低于10 年。電子檔案由于其存儲密度大、管理成本較低可以適當延長保管期限。

2.歸檔范圍和保管期限表的結構

在實際操作中，電力企業(yè)要最大限度地利用10 號令提供的附表進行表頭的設計，包括序號、歸檔范圍、保管期限三欄。上報審查備案時只限這三欄，審查備案后，建議相關電力企業(yè)可以進行適當增刪、調整。如把表序號改成類別代號，變成分類編號、歸檔范圍及保管期限表，這樣更符合實際操作的需求，實現一表多用。

3.表內文件材料排列與編號

由于組織機構變化非常頻繁，表內文件材料的排列最好采用職能序列來安排文件材料排序，最底一層的條目盡可能細化到具體的文件。按職能編制時，整體架構及順序可以照搬10 號令。

4.表內文件材料內容及細化

10 號令的附表提供了一個樣本，不一定適用于電力企業(yè)，因此必須將表內文件材料內容進行細化。如“3.4 本企業(yè)股東、股權登記文件材料”可按照股東、股權登記工作業(yè)務過程或文件材料的成分進行細化。

為了準確地劃分保管期限，可以根據永久、30 年、10 年對表中的文件材料再進行細化。例如：涉及企業(yè)經營、管理等的全局、間隔周期超過一年才召開的會議，如年度工作會的，材料可劃分永久；一年召開一次的專題會議的會議材料劃分為30 年；部門召開的專業(yè)會議材料劃分為10 年。為了達到精細化要求，在編制時最好不用“重要的”“一般的”表達式，盡可能采用量化詞來表述，量化的方式有金額、時間、行政級別、地理范圍、本企業(yè)內外等。如采購合同，“100萬元以上（含100 萬元）的”為永久，“50～100 萬元的”為30 年，“50 萬元以下（含50 萬元）的”為10 年。

（三）征求意見、簽發(fā)及報審

電力企業(yè)完成歸檔范圍與保管期限表起草后，要召集企業(yè)內各業(yè)務部門的業(yè)務骨干或部門負責人開會討論，檔案部門按照討論結果進行修改、補充、完善，然后以征求意見稿的形式征求企業(yè)內各方面的意見，并按反饋的意見逐條進行梳理、修改、提交企業(yè)法人審批后報檔案行政管理部或上級主管部門審批備案后發(fā)布實施。

（四）動態(tài)管理

電力企業(yè)在經營期內，股權、管理職能及業(yè)務均會發(fā)生變化，這些變化最終反映在文件材料的變化，如新業(yè)務文件材料的出現，新機構產生的新文件材料，因此，當資本結構或生產經營規(guī)模、主營業(yè)務范圍發(fā)生重大變化或距上一次修訂保管期限表滿5 年時，歸檔范圍與保管期限表均應進行修訂。修訂的方法可以是局部的，也可以重新頒布，但必須按10 號令要求進行報審、備案。

四、結語

總之，電力企業(yè)在編制歸檔范圍與保管期限表時，應根據10 號令要求和電力企業(yè)生產、經營、管理的實際情況，編制科學、實用、操作性強的電力企業(yè)歸檔范圍與保管期限表，確保電力企業(yè)檔案齊全、完整、系統(tǒng)及有效利用，更好地為電力企業(yè)安全生產、運行、管理保駕護航。