文| 宋 穎

引言

企業(yè)職工養(yǎng)老保險是我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的重要組成部分，有關(guān)企業(yè)養(yǎng)老保險的檔案是企業(yè)職工及其單位履行參保義務(wù)并享受社會保險權(quán)益的重要原始憑證，客觀全面的記錄了社會保險經(jīng)辦管理與服務(wù)工作的記錄。因此，加強企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作對企業(yè)以及現(xiàn)代保險事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

加強檔案管理重視程度

部分企業(yè)高受傳統(tǒng)觀念限制，思想認識不平不夠，對于職工養(yǎng)老保險檔案管理缺乏重視，忽視此項管理工作的重要性。同時，檔案管理工作者未能正確理解檔案管理工作的意義，缺乏責任意識，難以跟隨新時代的發(fā)展以及養(yǎng)老保險信息化建設(shè)的進程。雖然現(xiàn)階段信息化檔案管理被廣泛使用，但其對檔案管理信息化建設(shè)的理解仍較為片面，認為養(yǎng)老保險的檔案管理工作只需按照信息資料輸入信息管理系統(tǒng)中即可。事實上，該想法暴露出這部分檔案管理人員對養(yǎng)老保險檔案管理工作缺乏實質(zhì)性認識，直接導致企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作滯后，管理模式以及工作方法停滯不前，影響整體工作效率和質(zhì)量。

基于此，企業(yè)高層首先應(yīng)重視職工養(yǎng)老保險的重要性，不僅給予其精神上的支持，還需要一定的財力支持，用于更新檔案管理辦公設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理人才的培養(yǎng)等層面，最終形成“上行下效”的態(tài)勢，共同提升企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量和效率。

值得注意的是，企業(yè)需重視對檔案管理人才以及技術(shù)人才的培養(yǎng)，并將其納入公司人才培養(yǎng)計劃中，根據(jù)公司能夠提供的條件，制定詳盡的培養(yǎng)策略，選拔符合檔案管理發(fā)展需求、具有良好職業(yè)道德的綜合型人才。如為人才制定自學獎勵制度或?qū)ν饨涣髋嘤栍媱?、開展檔案管理系統(tǒng)軟件使用培訓、聘請專業(yè)人員擔任講師開展講座等。此舉也能提升檔案管理工作人員整體工作積極性，直接提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。

健全檔案管理工作制度

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，還應(yīng)加大對職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的重視程度，依據(jù)《檔案法》、《立卷歸檔管理細則》等規(guī)章制度為準則，結(jié)合自身發(fā)展需求，積極制定并完善養(yǎng)老保險檔案管理制度，形成較為完整的規(guī)章體系。要求相關(guān)工作人員嚴格遵守規(guī)章制度，規(guī)范管理工作行為。如，細致歸類不同檔案，根據(jù)職工養(yǎng)老保險繳納憑證進行詳細記錄并留檔保存，便于隨時對其進行查找或核對。

新形勢下，信息化技術(shù)被廣泛使用?；诖耍€應(yīng)該建立并規(guī)范有關(guān)養(yǎng)老保險檔案信息化管理的工作制度，以推進檔案管理信息化進程，提升整體檔案管理工作質(zhì)量。一方面，應(yīng)加強檔案的安全管理，保障職工養(yǎng)老保險檔案的安全性，適當調(diào)整并優(yōu)化信息化檔案管理工作機制，細化管理內(nèi)容，并制定相關(guān)獎懲制度為檔案管理制度的有效落實提供制度保障。另一方面，應(yīng)進一步規(guī)范養(yǎng)老保險檔案信息化管理保準，建立企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并在行業(yè)內(nèi)推廣應(yīng)用，使得檔案信息資源能夠共享，強化企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)職能?？筛鶕?jù)企業(yè)自身情況建構(gòu)網(wǎng)絡(luò)搜索、上門服務(wù)等立體化服務(wù)體系，發(fā)揮企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的價值。

積極轉(zhuǎn)變管理工作方式

目前，有關(guān)職工養(yǎng)老保險檔案資料的起草、修改問題以及檔案資料的印發(fā)均可以通互聯(lián)網(wǎng)、計算機、計算機軟件系統(tǒng)以相關(guān)設(shè)備完成，并以電子文件形式存儲與計算機系統(tǒng)或云端中，養(yǎng)老保險檔案在保存時間和查詢方式等方面為檔案管理人員提供了更多的便捷。但同時，檔案資料也存在容易被修改等弊端，原始檔案資料容易被修改?；诖耍訌娖髽I(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的關(guān)鍵舉措就是從根本上推進檔案管理工作全面向信息化轉(zhuǎn)型，采取先進的加密方式并培養(yǎng)工作人員的責任意識，保障檔案信息的安全。

此外，企業(yè)應(yīng)全力支持養(yǎng)老資源檔案信息資源的開發(fā)利用，適時創(chuàng)新養(yǎng)老保險檔案信息資源服務(wù)的方式。以某企業(yè)檔案管理部門為例，該企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息化管理，但并未停滯不前，而是在此基礎(chǔ)上，以標準化、統(tǒng)一化、制度化為發(fā)展目標，多層次進行轉(zhuǎn)變，目的是盡可能避免出現(xiàn)檔案信息資源浪費或重復開發(fā)等情況出現(xiàn)，不利于資源合理配置。

同時，該部門采取縮微技術(shù)服務(wù)存儲養(yǎng)老保險檔案信息，進一步提升其經(jīng)濟效益，并啟用了相應(yīng)的檔案公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可通過公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)途徑，為職工以及檔案資源管理帶來更大的便利以及優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

結(jié)論

新時期下，市場經(jīng)濟形勢不斷變化，做好企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作已然成為企業(yè)提升競爭力、可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵舉措。因此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作，及時轉(zhuǎn)變管理理念，加強信息化建設(shè)，在為企業(yè)職工提供保障服務(wù)的基礎(chǔ)上，促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。