文| 梁 穎

隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化的普及與應(yīng)用，會(huì)計(jì)管理與事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作之間的連接更為緊密，為事業(yè)單位提供包括財(cái)務(wù)規(guī)劃、財(cái)務(wù)分析以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)等方面的服務(wù)，能夠幫助事業(yè)單位改進(jìn)財(cái)務(wù)管理方式，提升資金的有效利用率。與此同時(shí)，也對(duì)事業(yè)單位相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，事業(yè)單位要打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化、數(shù)字化管理。

事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)的檔案管理的特點(diǎn)

1.管理載體信息化。在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化之前，會(huì)計(jì)檔案管理的主要載體是紙質(zhì)檔案，工作方式主要依賴(lài)于人工進(jìn)行，不管是對(duì)會(huì)計(jì)信息、數(shù)據(jù)或是報(bào)表的收集與整理都是進(jìn)行手工記賬和手工登記。而在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作的載體逐步轉(zhuǎn)移到電子檔案上來(lái)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案管理的信息化。利用相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件和相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備就可以和打印所需要的會(huì)計(jì)報(bào)表，從而進(jìn)行檔案錄入。會(huì)計(jì)檔案的呈現(xiàn)方式也就從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮踊馁Y料數(shù)據(jù)。

2.管理要求嚴(yán)格化。電算化會(huì)計(jì)檔案管理相應(yīng)的管理要求比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理更為嚴(yán)格。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行整理、補(bǔ)充或者查閱的過(guò)程中，但都是直接對(duì)檔案進(jìn)行修改和查看，中間不需要利用任何介質(zhì)或者是平臺(tái)。而電算化的會(huì)計(jì)檔案管理，往往都需要一定的電子設(shè)備，進(jìn)行數(shù)據(jù)整理分析或者錄入的過(guò)程中如果操作不當(dāng)或者被惡意系統(tǒng)入侵，那么就有可能會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息資料的丟失。因此電算化會(huì)計(jì)檔案管理在數(shù)據(jù)層面上管理流程更為嚴(yán)格，安全性要求更高。

事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化策略分析

建立健全會(huì)計(jì)檔案電算化管理模式

事業(yè)單位要提升電算化會(huì)計(jì)檔案管理的水平，就必須要找準(zhǔn)現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理的方式方法。首先就是要求事業(yè)單位要建立健全會(huì)計(jì)檔案電算化管理的制度和模式。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，應(yīng)用的會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)容和范圍也有所擴(kuò)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作不再僅僅是單純的進(jìn)行數(shù)據(jù)、憑證以及報(bào)表等的收集、匯總和整理，而是要根據(jù)電算化會(huì)計(jì)的實(shí)際工作要求進(jìn)行電子資料管理、備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、電子檔案維護(hù)等等。因此事業(yè)單位必須要結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，制定一套符合工作實(shí)際要求的規(guī)章制度，包括會(huì)計(jì)檔案資料的硬件存儲(chǔ)管理、財(cái)務(wù)軟件的升級(jí)管理、電算化會(huì)計(jì)檔案人員管理等，從而切實(shí)的提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作效率和水平。

做好紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡與銜接工作

事業(yè)單位在實(shí)施電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然在逐步朝著由紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡與轉(zhuǎn)變的方向發(fā)展，這并不意味著事業(yè)單位要拋棄原有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有一定的原始性和穩(wěn)定性，其中存在著一些非常有價(jià)值的資料信息，因此這就要求事業(yè)單位必須要做好紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡與銜接工作。首先事業(yè)單位必須要有次序、有目的的進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化工作，要借助先進(jìn)的電子掃描儀器和錄入設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理與保存，在這個(gè)過(guò)程中一定要保證相關(guān)信息資料不丟失和不泄露。其次是事業(yè)單位對(duì)于一些年代比較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，遵循節(jié)約和效能的原則進(jìn)行妥善的保存，一定要確保原檔案不丟失。最后是事業(yè)單位一定要高度重視電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性管理，會(huì)計(jì)檔案具有一定的保密性要求，尤其是對(duì)于一些涉及到核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的內(nèi)容，進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理的過(guò)程中要注意對(duì)其進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格的規(guī)定檔案管理人員的使用和修改權(quán)限，以免發(fā)生數(shù)據(jù)泄露或人為篡改的情況。

提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)

事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化之后，要做好相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。傳統(tǒng)的手動(dòng)化會(huì)計(jì)檔案管理和實(shí)施電算化之后的會(huì)計(jì)檔案管理這無(wú)論是在內(nèi)容和形式上都存在比較大的差異，這就給事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。

首先，檔案管理人員必須要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理意識(shí)和方法，積極的學(xué)習(xí)關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，提高對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，事業(yè)單位也要定期組織工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，從而提升工作人員的專(zhuān)業(yè)化水平。

其次就是事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員必須要秉持著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，可按照事業(yè)單位的各項(xiàng)規(guī)定，來(lái)定期的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的檢查和整理，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的整體提升。

結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的電算化會(huì)計(jì)檔案管理，就必須要明確的認(rèn)識(shí)到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新模式和新特點(diǎn)，通過(guò)制度完善、方法創(chuàng)新、人員管理來(lái)提升會(huì)計(jì)檔案管理效率和水平，保證事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，從而為事業(yè)單位開(kāi)展好各項(xiàng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作奠定重要的基礎(chǔ)。