田樹青

【摘? 要】基于提高檔案現(xiàn)代化管理和利用水平的辦法進(jìn)行研究，先闡述檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要意義，然后分析檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題，并以此為依據(jù)，提出實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展與利用水平的途徑，其內(nèi)容包含：注重檔案管理規(guī)范化建設(shè)、加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入和創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍等，目的在于有效提高檔案管理質(zhì)量。

【Abstract】Based on the research on the methods of improving the level of modern management and utilization of archives， this paper firstly expounds the significance of modernization of archives management， then analyzes the problems existing in modern management of archives， and on this basis， puts forward the ways to realize the modernization development and utilization of archives management， which include： paying attention to standardized construction of archives management， increasing investment in archives management and creating a high-quality archives management team， etc.， with the aim of effectively improving the quality of archives management.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化;利用水平;辦法

【Keywords】archives management; modernization; utilization level; method

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0031-03

1 引言

伴隨社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各行各業(yè)每天都會產(chǎn)生復(fù)雜的數(shù)據(jù)，其中有部分?jǐn)?shù)據(jù)信息會以紙質(zhì)檔案形式加以保存利用。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，不論管理方式還是檢索方式，都已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展需求。為此，越來越多的企事業(yè)單位，都已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案管理，不僅提高了檔案管理工作效率和檔案利用價(jià)值，還節(jié)約了檔案管理資源。基于此，針對如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平辦法，展開以下分析。

2 檔案現(xiàn)代化管理的重要意義

在信息時(shí)代發(fā)展背景下，越來越多的企事業(yè)單位檔案管理方式，由最初的紙質(zhì)檔案管理形式，逐漸向檔案管理現(xiàn)代化方向發(fā)展。在企業(yè)或單位中實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，同時(shí)還能節(jié)省檔案存儲空間，方便檔案管理和查詢利用。對此，針對檔案現(xiàn)代化管理的意義進(jìn)行研究。

2.1 有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常以分類整理檔案為主，要想實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，需要消耗大量的人力、物力和財(cái)力，甚至還需要通過“調(diào)檔”的方式獲取檔案，雖然此種方式也能保存檔案實(shí)現(xiàn)共享，但在使用中存在檔案資源流動慢和利用率低等問題。簡單來說，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存儲檔案傳遞信息，提高檔案管理效率和檔案資源利用率，是必然的發(fā)展趨勢。

2.2 有助于節(jié)省檔案存儲空間

紙質(zhì)檔案管理需要先進(jìn)行統(tǒng)一的分類編目管理[1]，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，而且還可以把電子化的檔案資源存儲在硬盤或光盤中，不僅有效節(jié)省了檔案存儲空間，方便檔案編研利用，還節(jié)省了人力物力。

2.3 方便檔案管理和查詢

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分類歸檔，編制檢索工具，才能方便檔案人員查詢利用檔案。但此過程需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力資源，不僅影響檔案管理效率，也會浪費(fèi)使用者查詢時(shí)間。檔案現(xiàn)代化管理的運(yùn)用，能有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與利用缺陷，不僅能提高檔案管理效率，還能設(shè)計(jì)出具有人性化和便捷性的檢索工具，提高使用人員的查詢效率。

3 檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

在實(shí)際工作中，當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展面臨著一些問題，主要表現(xiàn)為：管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度有待加強(qiáng)、檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有待加大、管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高等。基于此，針對檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題，展開較為深入的分析。

3.1 管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度有待提高

根據(jù)企業(yè)或單位的檔案管理現(xiàn)狀可看出，在實(shí)際工作中存有重視不夠、認(rèn)識不清等問題。加上檔案現(xiàn)代化管理具有一定的復(fù)雜性，除了需要檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)技術(shù)水平以外，還需要具備統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件，但是因這些問題的存在，致使檔案信息出現(xiàn)不規(guī)范、不安全等問題，不僅在一定層次上影響了檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，還阻礙了企業(yè)發(fā)展[2]。

3.2 檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有待加大

一般情況下，對檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)費(fèi)的投入，與領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理事業(yè)的重視程度成正比。但是根據(jù)目前部分企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)而言，其沒有充分意識到檔案現(xiàn)代化管理的重要性，致使資金投入無法滿足檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展需求。尤其針對發(fā)展中的基層單位，除對檔案現(xiàn)代化管理缺乏基本的認(rèn)識之外，還受資源條件及資金限制，不僅檔案存放管理整體條件較差，缺少安全設(shè)施，還缺乏檔案管理現(xiàn)代化必須的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，增加了檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施難度。除此之外，部分單位還在檔案室堆放其他雜物，給檔案管理造成了不利影響。

3.3 管理人員綜合素質(zhì)有待提高

從檔案管理層次展開分析，在檔案現(xiàn)代化管理工作中，“人”才是檔案管理的主體。檔案現(xiàn)代化管理，需要借助計(jì)算機(jī)快速處理技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)高速傳輸技術(shù)等，及時(shí)收集處理檔案資源，快速查閱利用檔案資源。檔案管理人員除了需要具備專業(yè)的檔案管理能力之外，還應(yīng)具備一定的信息技術(shù)知識，以便提高檔案現(xiàn)代化管理水平和管理質(zhì)量，這就需要企業(yè)或單位創(chuàng)建完善的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。但是，大部分企業(yè)或單位的檔案管理現(xiàn)狀是，沒有創(chuàng)建完善的人才培訓(xùn)計(jì)劃，致使員工素質(zhì)能力無法得到提高，無法達(dá)到檔案現(xiàn)代化管理所需要的能力要求，最終導(dǎo)致工作人員紛紛辭職或謀取其他崗位[3]。

4 提高檔案現(xiàn)代化管理和利用水平的途徑

針對當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題，對提高檔案現(xiàn)代化管理和利用水平的辦法，展開較為深入的分析，其內(nèi)容包含：注重檔案管理規(guī)范化建設(shè)、加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入和創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍等，從而提高檔案管理質(zhì)量和管理效率。

4.1 注重檔案管理規(guī)范化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，需要確保檔案管理工作具有一定的規(guī)范性與科學(xué)性，使其在實(shí)際工作中發(fā)揮出最佳效果。在檔案管理中單純依靠技術(shù)手段或?qū)I(yè)化標(biāo)準(zhǔn)是難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的，不僅無法提高檔案管理效率，還會對現(xiàn)代化發(fā)展造成影響。因此，相關(guān)部門在對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化時(shí)，需要確保檔案管理建設(shè)具有一定的規(guī)范性與科學(xué)性，對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面著手。首先，建立科學(xué)合理的電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范對電子數(shù)據(jù)的監(jiān)督管理工作，以制度為保障提升電子檔案管理水平。其次，有機(jī)整合電子檔案資料，強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，從全局出發(fā)以更加系統(tǒng)化的方式管理檔案資料。最后，要簡化電子檔案管理流程，讓電子檔案管理體系更具實(shí)踐性，進(jìn)而更好地發(fā)揮出其自身的作用與價(jià)值[4]。

4.2 加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

要想充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理的重要作用，單憑建設(shè)檔案管理規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的重視，針對檔案現(xiàn)代化管理增加資金投入，保證檔案現(xiàn)代化管理工作的順利開展。在創(chuàng)建檔案館、檔案室時(shí)，需要達(dá)到現(xiàn)代檔案館、檔案室建設(shè)規(guī)范要求，充分考慮檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要，有針對性地添置檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備，有效保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。除此之外，現(xiàn)代化的檔案管理還需要在實(shí)際工作中配備相關(guān)辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。這就需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大在電子檔案管理方面的資金投入，不斷更新設(shè)備與技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平和利用率，營造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益[5]。

4.3 創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，也是新形勢下檔案現(xiàn)代化管理的必然發(fā)展要求。但要創(chuàng)建一支素質(zhì)高、服務(wù)優(yōu)的檔案管理隊(duì)伍，需要在實(shí)際工作中落實(shí)競爭機(jī)制，擇優(yōu)上崗。對此，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，改變?nèi)说乃枷胗^念。人作為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的重要組成部分，要想實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，就需要讓檔案管理人員充分意識到檔案現(xiàn)代化管理的重要性，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃、有針對性地引進(jìn)檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)出具有扎實(shí)理論知識和操作技能過硬的檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人才，并在新形勢發(fā)展背景下，合理運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段管理檔案和保存檔案。其次，掌握豐富的理論知識和較強(qiáng)的技術(shù)水平。在檔案現(xiàn)代化管理工作中，管理人員除了需要豐富的理論知識，還需要具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識和較強(qiáng)的技術(shù)水平，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。針對此，需要相關(guān)部門創(chuàng)建科學(xué)、嚴(yán)格的選拔制度，選拔出具有較高道德水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才，讓其從事檔案管理工作，提高檔案管理水平和工作效率。除此之外，還可以通過聘請檔案管理專家、信息技術(shù)專家，給在職員工上課培訓(xùn)，教授檔案管理現(xiàn)代化方面的知識和發(fā)展方向，提高檔案管理人員的認(rèn)識和專業(yè)水平，全面應(yīng)對檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)順利推進(jìn)。最后，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在檔案現(xiàn)代化管理中，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)發(fā)揮著重要作用。所謂檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指的是根據(jù)檔案工作的新要求和新規(guī)定，讓檔案管理人員在學(xué)習(xí)中提高自身素質(zhì)和工作水平，明確提出檔案管理人員需要在指導(dǎo)和培訓(xùn)過程中，全面掌握現(xiàn)代檔案管理工作的新特點(diǎn)。根據(jù)檔案管理工作新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，擬訂科學(xué)、有效的培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案人員轉(zhuǎn)變思想觀念，學(xué)到新技能、新方法，達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化的新要求，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作[6]。

5 結(jié)語

基于新時(shí)期發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是社會的必然發(fā)展趨勢。因此，在促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時(shí)，需要先了解檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，注重檔案管理規(guī)范化建設(shè)、加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍等有效方法，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】龔天.關(guān)于提高企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理水平的思考[J].商情，2019（27）：161.

【3】楊芳.簡析提高檔案管理現(xiàn)代化水平的途徑[J].卷宗，2017（25）：82.

【4】朱秀宇.談如何提高檔案現(xiàn)代化管理與利用水平[J].中國科技投資，2017（1）：246.

【5】王穎.淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高[J].科學(xué)與財(cái)富，2017（11）：15.

【6】王亞慶.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的路徑選擇[J].西部皮革，2016，38（14）：226，229.