葉正茂

（通榆縣安全生產(chǎn)監(jiān)察大隊(duì)，吉林 白城 137200）

檔案數(shù)字化建設(shè)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的計(jì)算機(jī)語言的過程?，F(xiàn)在，我國大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案還在沿用紙質(zhì)的資料，這種方式占用的空間大，并且管理、保存及查閱過程耗費(fèi)大量時(shí)間。在科技快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，傳統(tǒng)人事檔案管理難以適應(yīng)社會(huì)的需求，而檔案的數(shù)字化建設(shè)能適應(yīng)科技的飛速發(fā)展，所以檔案的數(shù)字化建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。

1 人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用及優(yōu)點(diǎn)

1）人事檔案數(shù)字化建設(shè)的作用。人事檔案是記錄一個(gè)人身份、學(xué)歷和資歷的重要載體。以往的人事檔案都是紙質(zhì)的，在檔案的整理和傳遞過程中很容易出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致個(gè)人信息的丟失與泄露。隨著科技的不斷發(fā)展，舊式的人事檔案管理模式逐漸被數(shù)字化管理模式取代，建立人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)越來越重要[1]。檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)不僅能進(jìn)行精準(zhǔn)地查詢，很大程度上提高了工作效率，同時(shí)還能有效地防止檔案在整理和傳遞過程中的丟失，這對事業(yè)單位人事檔案的管理工作進(jìn)行有很大的意義。

2）人事檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作耗費(fèi)很長時(shí)間和大量的人力物力，在整理和傳遞過程中還會(huì)存在很多弊端。而在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)之后，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的查閱和管理，可以避免紙質(zhì)版檔案的利用，規(guī)避紙質(zhì)檔案的弊端。建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)更大的好處在于可以將所有的人事檔案進(jìn)行分類和整合，對事業(yè)單位的人事制度起著不可估量的作用。通過建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)，使工作人員實(shí)現(xiàn)對檔案的高效率存儲(chǔ)及查閱，當(dāng)檔案出現(xiàn)變化時(shí)，可以及時(shí)地進(jìn)行更改和糾正，提高了檔案的高效性和科學(xué)性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1）事業(yè)單位缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，數(shù)字化管理模式成為企業(yè)發(fā)展的主要趨勢，事業(yè)單位要進(jìn)行人事檔案的數(shù)字化管理，首先必須要樹立正確的數(shù)字化建設(shè)理念。目前大多數(shù)的事業(yè)單位在實(shí)際管理中缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，覺得不需要加以改變。有的事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案數(shù)字化管理設(shè)備，但并沒有相關(guān)的工作理念及思維，使檔案的數(shù)字化設(shè)備形同虛設(shè)，在這種情況下，工作效率難以提高[2]。

2）事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低。檔案管理人員的工作態(tài)度和專業(yè)水平是影響事業(yè)單位檔案管理能力的重要因素。目前事業(yè)單位的檔案管理人員在工作中存在諸多問題，例如工作不積極，態(tài)度不端正，對檔案管理工作認(rèn)知不夠，沒有進(jìn)取心，檔案分類不及時(shí)，信息發(fā)布遲緩等。正是這些原因，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展遲緩。此外，隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也隨之提高，這就要求檔案工作人員具備較高的專業(yè)水平，不僅要掌握傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案整理方式，同時(shí)還要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理。目前，大多數(shù)的檔案管理人員仍然處于傳統(tǒng)檔案管理工作階段，這對檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展是不利的。

3）檔案數(shù)字化建設(shè)資金落實(shí)不到位。事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)漫長的過程，不僅需要很長的建設(shè)時(shí)間，同時(shí)還要投入足夠的建設(shè)資金，很多事業(yè)單位都存在投入資金不足的現(xiàn)象。如果資金落實(shí)不到位，將導(dǎo)致事業(yè)單位不具備檔案數(shù)字化建設(shè)的運(yùn)行條件，檔案管理人才的缺失，設(shè)備體系的匱乏，最終會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的失敗。

3 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)采取的相應(yīng)措施

1）加強(qiáng)事業(yè)單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的首要工作是提高對數(shù)字化建設(shè)的重視程度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，并明確每一位管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)中的工作任務(wù)及職責(zé)。管理者根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，樹立目標(biāo)，并以目標(biāo)為主體開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。作為管理者，要提高對檔案管理工作的認(rèn)知，了解檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值意義所在，才能在后續(xù)工作中明確工作的方向。

2）提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)。人才是企業(yè)運(yùn)行的重要保障。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)重視對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。如果一個(gè)事業(yè)單位沒有一支專業(yè)的人才隊(duì)伍，即便具有先進(jìn)的硬件設(shè)備，也是無用的。在設(shè)備儀器等硬件設(shè)備落實(shí)到位后，需要進(jìn)行檔案管理人員的配備，正所謂十年樹木，百年樹人，檔案管理人員的培養(yǎng)并不是一朝一夕能實(shí)現(xiàn)的，培養(yǎng)人才要進(jìn)行長期的專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員要掌握基本的知識(shí)及技能，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，還要求檔案管理人員在工作中不斷提高自身的學(xué)習(xí)能力，刻苦鉆研，一步步成為檔案數(shù)字化管理的人才。檔案管理部門根據(jù)崗位的需求，制定出科學(xué)的培訓(xùn)計(jì)劃，確保檔案管理人員的配備[3]。除此之外，當(dāng)今的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，黑客是檔案管理數(shù)字化運(yùn)行中最大的威脅因素，機(jī)密檔案文件如果受到黑客的攻擊，就會(huì)導(dǎo)致檔案泄露或丟失，所以檔案管理的安全問題不容忽視。面對互聯(lián)網(wǎng)層出不窮的挑戰(zhàn)，檔案管理人員要未雨綢繆，排查檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的安全隱患，提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全指標(biāo)，這樣才能使檔案管理工作有序進(jìn)行。

3）建立科學(xué)的檔案數(shù)字化運(yùn)行管理系統(tǒng)。在進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)時(shí)，首先要引進(jìn)硬件設(shè)備，然后進(jìn)行系統(tǒng)軟件開發(fā)，在后續(xù)的工作過程中，還要實(shí)時(shí)更新管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，這樣才能使檔案數(shù)字化建設(shè)的更長久更科學(xué)。事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的必要條件是建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。檔案管理工作并不是傳統(tǒng)意義上單純地對檔案進(jìn)行收集、記錄，更重要的一點(diǎn)是為人民群眾提供快捷、高效的檔案服務(wù)。通過檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建立，打破一成不變的管理理念，提高檔案管理的工作效率，以滿足廣大人民群眾的實(shí)際需求。在進(jìn)行檔案分類時(shí)，可以根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行合理設(shè)置，例如在處理一般的檔案文件時(shí)，事業(yè)單位的檔案工作人員可直接登陸系統(tǒng)查閱資料，并進(jìn)行下載，實(shí)現(xiàn)了在檔案數(shù)字化管理模式下的資源共享，節(jié)省了不必要的浪費(fèi)時(shí)間，大大提高了工作效率。對于一些機(jī)密檔案資料，檔案管理人員要進(jìn)行加密處理，防止重要檔案文件的泄露。事業(yè)單位通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)運(yùn)行，提高檔案所具有的社會(huì)效益，發(fā)揮出檔案最重要的價(jià)值。

4 結(jié)論

在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。在檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，管理者要樹立科學(xué)的管理理念，建立數(shù)字化建設(shè)的思想意識(shí)，提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知。站在檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展的角度，積極優(yōu)化資源配置，落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的資金，以此保證檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性和科學(xué)性。同時(shí)檔案管理部門要重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)，建立完整的數(shù)字化運(yùn)行體系，才能使此項(xiàng)工作順利完成并得到持續(xù)發(fā)展。