戎 煜

（首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院，北京 100026）

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，這是檔案法自1988年1月1日施行以來的首次修訂。新法強(qiáng)調(diào)推動檔案開放與利用，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。新增設(shè)的“檔案信息化建設(shè)”這一專章，標(biāo)志著檔案工作又有了新的變革與轉(zhuǎn)型，同時(shí)對檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展也有了更高的要求。檔案對于醫(yī)院來說是關(guān)鍵資源，是各項(xiàng)管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案室作為存儲醫(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)醫(yī)療活動的真實(shí)的原始記錄的重地，檔案信息化建設(shè)工作勢在必行。

1 醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，新醫(yī)改工作的有效推進(jìn)，近年來醫(yī)院日常處理的文件量與日俱增，這給檔案室檔案管理工作帶來了前所未有的壓力。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案室檔案的存儲量加大也使檔案在提供利用方面增加了不少阻礙。文件資料種類繁多，檔案又多是紙質(zhì)載體，在檢索查閱過程中就會費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這樣的提供利用服務(wù)往往都是事倍功半的。因此將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子文件存儲在檔案管理系統(tǒng)中或上傳至云端，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料能夠快捷便利的傳遞與共享，這樣不僅能為檔案工作者和查閱者節(jié)約了成本，也對醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)運(yùn)營發(fā)展給予了強(qiáng)有力的支持和保障。

2 醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）醫(yī)院管理者對檔案信息化建設(shè)意識薄弱。近些年來，“檔案”一詞逐漸進(jìn)入大眾的視野，各行各業(yè)開始加強(qiáng)開展檔案管理工作，招納引進(jìn)檔案管理專業(yè)人士，人們對檔案的管理慢慢重視起來。但是“檔案信息化建設(shè)”一詞對于大部分人來說還是個(gè)新概念，畢竟是今年新加入到檔案法中的一部分內(nèi)容，甚至很多人對于檔案怎樣信息化、怎樣建設(shè)、如何去實(shí)現(xiàn)都一籌莫展，非專業(yè)人士必然會輕視檔案信息化建設(shè)工作。在醫(yī)院檔案管理過程中，一些領(lǐng)導(dǎo)只注重紙質(zhì)檔案的保護(hù)和保管，常常忽視了電子檔案的重要性。紙質(zhì)檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)化存儲，電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境是否適宜、設(shè)備是否符合現(xiàn)代化要求、信息化系統(tǒng)是否匹配本院的工作模式等問題都沒有考量，檔案信息化建設(shè)并沒有實(shí)際運(yùn)行起來，種種問題的擱置嚴(yán)重影響著醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。

2）檔案信息化建設(shè)人員配備不足，缺乏專業(yè)素質(zhì)能力。盡管很多管理者對于檔案專業(yè)開始招賢納士，重視檔案的專業(yè)、有序、規(guī)范保管，但仍有不少醫(yī)院檔案室（館）的專職人員并非科班出身，很多醫(yī)院檔案管理人員都是從別的崗位調(diào)崗或是借調(diào)到醫(yī)院檔案室工作的，他們對檔案信息化認(rèn)識不夠、專業(yè)素質(zhì)水平不高、知識儲備不足，并不具備開展檔案信息化管理的要求。檔案管理者對于醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，在主觀因素上，最需要的就是檔案管理人員的整體素質(zhì)的專業(yè)化[1]。沒有專業(yè)化的知識儲備和思維能力，很難發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，更難解決問題，只是一味的在做最基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案歸檔整理工作，早已無法滿足當(dāng)今社會的檔案工作需求。另一方面，經(jīng)過多年的建設(shè)與經(jīng)營，很多醫(yī)院的規(guī)模已經(jīng)不容小覷，相對應(yīng)的其檔案室室存檔案量也已逐漸趨于飽和，但是檔案室配備人員數(shù)量卻嚴(yán)重不足。這種情況下，沒有足夠的人力和物力，更沒有專業(yè)的技術(shù)和硬件支持，檔案信息化建設(shè)寸步難行。

3）醫(yī)院檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，制度不健全。醫(yī)院屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)，它不同于傳統(tǒng)的事業(yè)單位，但在檔案管理工作中的各項(xiàng)制度方針政策都是參照機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案準(zhǔn)則進(jìn)行的。而對于醫(yī)院這一龐大的機(jī)構(gòu)體系，沒有明確的制度規(guī)定，沒有屬于醫(yī)院行業(yè)的檔案歸檔范圍和保管期限表，更沒有檔案信息化準(zhǔn)則和信息安全保障，各家醫(yī)院只能按照本院的工作習(xí)慣和性質(zhì)特色自行制定，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作水平參差不齊、管理混亂。

3 醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)建議

1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案室軟硬件設(shè)施建設(shè)。為做好檔案信息化建設(shè)工作，醫(yī)院管理者應(yīng)加大醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施資金投入。在電子設(shè)備方面，應(yīng)購置配置高、處理速度快、安全性強(qiáng)的專用電腦，并配備清晰度高、快速便捷的彩色掃描打印一體機(jī)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在最短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔案，在確保信息安全、數(shù)字化檔案完整性的前提下，盡快落實(shí)檔案信息化工作。其次，可外聘或?qū)で髮I(yè)的軟件制作公司根據(jù)醫(yī)院自身特性和需求訂制檔案信息化管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，從而實(shí)現(xiàn)信息公開的內(nèi)容院內(nèi)互通有無、交流共享，不斷挖掘和利用電子檔案其中的價(jià)值。對于檔案管理人員來說，查檔檢索也變得更加簡單容易，節(jié)省了時(shí)間，也減少了大量的翻找查閱工作，既能提高效率，又能保證質(zhì)量，還能節(jié)省成本，降低人員的工作強(qiáng)度。

2）引進(jìn)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才，加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度。醫(yī)院可以通過多種專業(yè)渠道獲取檔案信息化管理人才資源，經(jīng)過層層選拔擇優(yōu)吸納最符合醫(yī)院檔案信息化建設(shè)方向的高端人才進(jìn)入本院檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍的過程中可以重點(diǎn)選拔那些具備檔案管理知識和信息化操作技能的復(fù)合型人才，也可以加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)來提高他們的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人才[2]。定期組織安排各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，最前沿的檔案訊息、管理模式和信息化管理技術(shù)等，強(qiáng)化檔案管理人員對各項(xiàng)工作的認(rèn)識，增強(qiáng)人員的專業(yè)素養(yǎng)及保密意識，提高管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)技術(shù)水平，鍛煉檔案管理人員對于檔案信息化工作的創(chuàng)新思維和處事能力，從多方面多角度不斷提升醫(yī)院檔案室檔案管理人員的職業(yè)水平。

3）完善檔案管理制度，制定并落實(shí)檔案信息化工作流程。醫(yī)院為達(dá)到檔案數(shù)字化資源信息共享利用的目標(biāo)，應(yīng)開展相應(yīng)的研究討論，結(jié)合醫(yī)院自身特性和工作模式統(tǒng)籌考慮，要明確醫(yī)院檔案管理流程，制定檔案信息化管理步驟和方法，并依照相應(yīng)的規(guī)則貫徹落實(shí)，保證醫(yī)院管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行，確保管理制度及方法長期有效。在檔案文件管理信息化建設(shè)的過程中，要以《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，并將其貫穿到醫(yī)院的檔案管理制度建設(shè)與工作流程中，使醫(yī)院檔案管理人員在工作中做到有據(jù)可依[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有著不可忽視的重要意義，因此，醫(yī)院需要切實(shí)做好各項(xiàng)內(nèi)容確保信息化工作的順利進(jìn)行。在今后的檔案管理工作中，醫(yī)院管理者要重視檔案信息化工作，加大檔案建設(shè)資金投入，引進(jìn)專業(yè)人才，注重培訓(xùn)培養(yǎng)，建立健全制度規(guī)則，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，從而最終提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量?？偠灾畔⒒ㄔO(shè)在當(dāng)下已經(jīng)成為一種必需的工作，醫(yī)院檔案室管理人員勢必要挑起這份責(zé)任負(fù)重前行。