渠 梅

（新疆伊犁霍城縣檔案館，新疆 伊犁哈薩克自治州 835200）

檔案資料對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一種非常重要的信息資料，無(wú)論是單位成員的個(gè)人信息或是工作信息，都需要通過(guò)檔案進(jìn)行保存并管理，可以說(shuō)檔案管理是保證事業(yè)單位進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)的基本內(nèi)容。但是檔案所包含的信息量是非常巨大的，因此在管理起來(lái)會(huì)較為的繁瑣，而隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息化技術(shù)在檔案管理中得到了非常良好的應(yīng)用，不僅彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些缺點(diǎn)，并且還為管理工作帶來(lái)了更高的效率。隨著單位的不斷發(fā)展，信息資料會(huì)逐漸的增加，從而提高了管理工作的難度，因此使用加強(qiáng)該方面的信息化建設(shè)，是促進(jìn)檔案管理工作時(shí)代化的關(guān)鍵。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏針對(duì)性

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁雜的工作，在工作的時(shí)候需要借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)管理操作，然而計(jì)算機(jī)技術(shù)是屬于高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，其更新?lián)Q代的速度非?？欤虼耸聵I(yè)單位要是想讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效化，就需要注意對(duì)這些落后的技術(shù)進(jìn)行更替。但是在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，許多事業(yè)單位都沒(méi)有對(duì)檔案管理的操作軟件進(jìn)行更新，還在使用老舊的軟件進(jìn)行管理，這回導(dǎo)致在操作的過(guò)程中出現(xiàn)許多失誤的出現(xiàn)，如可能會(huì)出現(xiàn)檔案文件信息不匹配的現(xiàn)象，除此之外，由于軟件的老舊，其一些功能會(huì)逐漸的喪失，這樣導(dǎo)致的直接結(jié)果就是檔案文件信息的丟失，造成一些較為嚴(yán)重的后果。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性保障

事業(yè)單位的檔案管理工作會(huì)接受許多方面的檔案信息，這些信息包括一些普通的檔案信息，如單位員工的個(gè)人信息等，同時(shí)也會(huì)包括一些特殊的檔案信息，如一些商務(wù)方面需要進(jìn)行保密的信息。所以在對(duì)這些檔案進(jìn)行處理時(shí)，就需要進(jìn)行分類管理，避免普通檔案與特殊檔案的混雜。但是由于目前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理方面的信息化建設(shè)不夠完善，導(dǎo)致這些檔案的管理缺乏安全性的保障。檔案的混合、丟失是時(shí)常發(fā)生的事情，尤其是對(duì)于一些特殊檔案的丟失，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成較大的影響。同時(shí)現(xiàn)代的檔案信息都會(huì)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，而這些數(shù)據(jù)庫(kù)可能會(huì)受到一些網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，從而被竊取重要的檔案信息，或者是造成檔案信息的永久性丟失等。

1.3 事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低

雖然說(shuō)現(xiàn)代的檔案管理工作大多都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化的管理，但是在管理的過(guò)程中仍然需要管理人員進(jìn)行操作，而這些人員的專業(yè)操作水平就會(huì)對(duì)檔案的管理有效性造成較大的影響。在大多人眼中，檔案管理是一項(xiàng)非常輕松的工作，并不需要較為專業(yè)的技能，但其實(shí)這種想法是錯(cuò)誤的，檔案管理人員不僅需要較為專業(yè)的技能，同時(shí)還需要具備較高的工作活力，因?yàn)闄n案管理工作是一件相對(duì)乏味的工作，工作內(nèi)容的重復(fù)性較高，而這一工作環(huán)境就導(dǎo)致了很多人不愿意進(jìn)入到這個(gè)行業(yè)當(dāng)中，從而使得這個(gè)行業(yè)長(zhǎng)期缺乏年輕有活力新員工或者是經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工，在檔案管理工作缺乏人手的時(shí)候，很難有其與的工作人員進(jìn)行頂替，從而造成工作的滯后性嚴(yán)重增加。同時(shí)由于一些事業(yè)單位的特殊性，需要經(jīng)常的更換檔案的管理人員，因此這就造成了人員流動(dòng)性較大，如果一些管理人員不具備專業(yè)的管理技能， 那么就會(huì)在處理檔案時(shí)造成信息混亂或者是檔案丟失。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對(duì)策

2.1 提高信息化建設(shè)的實(shí)用性

在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，必須要首先把信息化設(shè)施的實(shí)用性考慮進(jìn)去，雖然說(shuō)當(dāng)代的檔案信息化建設(shè)具有較高的多樣性，但是仍然需要選擇最具實(shí)用性的信息化工具來(lái)幫助提高檔案的管理效率。如對(duì)一些老舊的管理工作軟件進(jìn)行更新，整理、更替檔案管理的全套系統(tǒng)，引入最新的信息技術(shù)來(lái)搭建屬于事業(yè)單位自身專屬的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案在該網(wǎng)絡(luò)空間中的自由流通，這樣可以方便其他的檔案管理工作人員參與到管理工作中，實(shí)現(xiàn)高效的管理效率。同時(shí)可以建立網(wǎng)頁(yè)式的檔案管理方式，相關(guān)的工作人員可以輸入自己獨(dú)有的賬號(hào)登錄到系統(tǒng)中，然后進(jìn)行檔案的管理調(diào)動(dòng)，并且在建立網(wǎng)頁(yè)時(shí)，可以對(duì)操作人員進(jìn)行權(quán)限等級(jí)規(guī)定，限制其的操作權(quán)限，以這樣的方式來(lái)適當(dāng)?shù)膶?duì)人員操作進(jìn)行管理。

2.2 提高信息化建設(shè)的安全性

由以上所提到的，由于現(xiàn)代的大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息都保存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，但是網(wǎng)絡(luò)并不是一個(gè)非常安全的環(huán)境，因此檔案信息的安全性會(huì)遭受到一定程度上的威脅，面對(duì)這樣的情況，就需要在信息化建設(shè)的過(guò)程中去著重提高檔案信息的安全性建設(shè)。首先可以在為檔案的管理網(wǎng)站建立專門的防火墻設(shè)施，避免非事業(yè)單位用戶的入侵，并且防火墻還可以防止各種種類的病毒入侵，為檔案信息提供強(qiáng)力的外界保護(hù)；其次，可以對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行加密處理，只有具備相應(yīng)解密鑰匙的人員才能夠獲取到正確的檔案信息，否則就算是得到了相關(guān)的檔案文件，也會(huì)因?yàn)闊o(wú)法破解密碼而無(wú)法獲得內(nèi)部的有效信息，以這樣的方式避免因?yàn)橹匾獧n案信息的意外丟失而造成信息泄露；最后，就是要規(guī)范檔案管理人員的操作，加強(qiáng)其工作管理制度，嚴(yán)格要求相關(guān)的工作人員不得以任何理由、任何方式向外界透露檔案信息，可以將檔案信息的管理效率與其薪資進(jìn)行掛鉤，以此來(lái)提高管理人員的專注性以及警惕性。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)以及培養(yǎng)

檔案信息的管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，并且該工作無(wú)論是在人才數(shù)量還是在質(zhì)量上，都擁有較高的要求，因此加強(qiáng)這方面人才的培養(yǎng)，對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率有著重要的影響作用。首先事業(yè)單位可以進(jìn)行內(nèi)部人才的培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)采用分級(jí)管理培訓(xùn)的形式，來(lái)逐級(jí)的篩選出具有潛力的工作人員，并通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)手段來(lái)提高其專業(yè)技能，強(qiáng)化其工作能力，并且在這個(gè)過(guò)程中還可以向工作人員灌輸安全意識(shí)，提高其對(duì)外界利益誘惑的抵抗能力，讓其能夠保證在工作中時(shí)刻保持公正、公平性。而除了通過(guò)內(nèi)部培養(yǎng)的方式以外，還可以在社會(huì)層面上來(lái)引進(jìn)具有專業(yè)工作能力的人員，而在這個(gè)過(guò)程中事業(yè)單位就需要注意設(shè)置好人才引進(jìn)的門檻，可以結(jié)合自身單位的特點(diǎn)來(lái)對(duì)人才的引進(jìn)設(shè)置相關(guān)的要求，通過(guò)這樣的方法來(lái)快速、準(zhǔn)確地篩選出單位最需要的相關(guān)人才，以這樣的方式來(lái)補(bǔ)充檔案管理的人才資源。需要注意的是對(duì)于引進(jìn)的外來(lái)人才要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠快速的融入到工作環(huán)境當(dāng)中。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息管理對(duì)于所有事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)較為重要的工作，因此需要注重在這方面的信息化建設(shè)，要意識(shí)到目前建設(shè)中的一些缺點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)并對(duì)這些缺點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的研究，以此來(lái)制定出具有針對(duì)性的解決方案，通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)的實(shí)用性、安全性，強(qiáng)化人才資源的培養(yǎng)等方式，來(lái)推動(dòng)信息化在該方面工作中的建設(shè)。