蔣秋菊

（大慶油田第七采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163517）

檔案的收集與歸檔工作是每個(gè)企業(yè)工作中必不可少的一環(huán)，企業(yè)無論大小，都需要對(duì)檔案工作進(jìn)行歸納和整理，尤其是對(duì)于大型的油田企業(yè)來說，需要記錄的信息和情況很多，進(jìn)行收集和歸納工作的工作量也比較大，所以很容易出現(xiàn)偏差。所以在這個(gè)信息時(shí)代，對(duì)于油田企業(yè)來說必須對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，才能找到發(fā)展的蓬勃之路。油田企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，就必須提高檔案的數(shù)字化管理水平，同時(shí)還要提高企業(yè)員工的信息水平，尤其是檔案從業(yè)人員的水平，這樣才能更好地完成檔案的數(shù)字化管理工作。

1 油田企業(yè)檔案數(shù)字化所存在的問題

1）電子檔案的歸檔存在問題。油田企業(yè)的檔案資料種類較多，如果工作人員在對(duì)其進(jìn)行處理時(shí)，沒有嚴(yán)格的整理和歸檔，那么將達(dá)不到數(shù)字化的要求。目前，油田檔案數(shù)字化剛剛被應(yīng)用于企業(yè)中，屬于初期階段，所以，當(dāng)前的電子檔案的歸檔并不夠及時(shí)有效，檔案的質(zhì)量相對(duì)來說比較低。另外，當(dāng)前對(duì)電子檔案的歸檔還沒有統(tǒng)一的要求，例如存儲(chǔ)信息的方式等都不夠規(guī)范。總之，企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化電子檔案歸檔的統(tǒng)一性，將其中的各項(xiàng)工作都進(jìn)行規(guī)整，提升檔案歸檔的質(zhì)量與效率。

2）檔案借閱服務(wù)體系存在問題。目前，檔案數(shù)字化還處于起步階段，這導(dǎo)致檔案管理的借閱服務(wù)體系存在問題。首先，檔案管理體系并沒有規(guī)定清楚存在哪些有權(quán)限的人員，并且沒有規(guī)定這些人員可以查詢哪一部分的檔案。特別是油田企業(yè)生產(chǎn)中的一些重要的信息數(shù)據(jù)等，如果不進(jìn)行明確的權(quán)限規(guī)定，那么可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的重要信息泄漏。所以，企業(yè)必須完善檔案管理的借閱服務(wù)體系，對(duì)權(quán)限進(jìn)行有效的控制，從而提升油田檔案數(shù)字化的安全系數(shù)。

3）安全方面存在問題。目前，油田檔案數(shù)字化所存在的最大問題便是安全方面的問題。因?yàn)闄n案資料借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，一旦有黑客或者系統(tǒng)漏洞，那么就可能導(dǎo)致檔案丟失，從而造成重要信息泄漏。如果一些保密的資料丟失，那么可能會(huì)對(duì)我國(guó)的安全造成一定的損失。所以，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案安全方面的管理，比如說設(shè)置防火墻等，并且定期對(duì)安全管理方面進(jìn)行檢查，及時(shí)進(jìn)行更新。

2 提升油田檔案數(shù)字化管理的措施

1）建立檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)能夠幫助提升油田企業(yè)的檔案數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)，使得企業(yè)能夠滿足生產(chǎn)的需求。使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠?qū)⑵髽I(yè)的各種信息資料都收進(jìn)系統(tǒng)中，一方面能夠方便企業(yè)的查詢，另一方面能夠?qū)嵭须娮訖n案的歸檔工作，實(shí)現(xiàn)了檔案的高效與快捷性。建立檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)提升信息資料的質(zhì)量，并且縮短采集資料的時(shí)間，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。不斷的完善檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，能夠提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

2）檔案數(shù)據(jù)庫管理的可擴(kuò)展性。當(dāng)前時(shí)代計(jì)算機(jī)發(fā)展速度很快，所以必須將數(shù)字化與電子化廣泛的應(yīng)用于油田檔案中。油田的檔案數(shù)據(jù)庫涵蓋的范圍較大，所以必須提升它的靈活性，存儲(chǔ)與查詢都應(yīng)該更加的方便，提升數(shù)據(jù)庫管理的可擴(kuò)展性。油田檔案的資料應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行更新與建檔，油田企業(yè)應(yīng)該通過運(yùn)行多個(gè)系統(tǒng)，保證檔案數(shù)據(jù)庫管理的高效性。將電子檔案的數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行擴(kuò)展與更新，才能發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)庫的作用。通過提升檔案數(shù)據(jù)庫管理的可擴(kuò)展性，能夠充分發(fā)揮出油田檔案數(shù)字化的價(jià)值，從而為油田企業(yè)的發(fā)展提供可靠信息的支撐。

3）電子檔案的存儲(chǔ)和檢索。電子檔案資料進(jìn)行全文存儲(chǔ)和檢索，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠保證各部門隨時(shí)對(duì)有價(jià)值的檔案文件進(jìn)行存儲(chǔ)，從而提升油田檔案數(shù)字化的高效性，提升它的價(jià)值。利用電子檔案，能夠?qū)τ吞锲髽I(yè)人力資源信息進(jìn)行歸檔，從而提升企業(yè)對(duì)人力資源的利用程度。另外，通過電子檔案的存儲(chǔ)和檢索，能夠?qū)τ吞锲髽I(yè)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)報(bào)表資料進(jìn)行歸檔。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和檢索，還應(yīng)該加強(qiáng)安全措施，比如說人臉識(shí)別或者指紋等，需要提升其的安全系數(shù)，避免企業(yè)的信息泄漏。

4）提升檔案管理的自動(dòng)化程度。油田企業(yè)的信息較多，如果繼續(xù)依賴傳統(tǒng)的方式編輯檔案等，不利于企業(yè)對(duì)各方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)與查詢，長(zhǎng)此以往，會(huì)使得企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力下降，與時(shí)代脫軌。在當(dāng)今時(shí)代，油田企業(yè)應(yīng)該提升檔案管理的自動(dòng)化程度，用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來代替人力，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。油田企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)ζ髽I(yè)各方面的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，來將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到最大，為相關(guān)企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。

5）健全管理制度。油田檔案數(shù)字化能夠提升該工作的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。然而，為了保證油田檔案數(shù)字化的有效實(shí)施，必須健全檔案數(shù)字化的管理制度。首先，企業(yè)應(yīng)該建立統(tǒng)一的管理模式，將各項(xiàng)規(guī)章制度給規(guī)定清楚，從而保證各部門之間存在有效的制度對(duì)他們進(jìn)行約束。其次，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)，然后對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的查收，確保檔案信息資料齊全，方便他人的查詢?？傊?，健全管理制度能夠提升檔案的數(shù)字化程度，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

6）加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。油田企業(yè)涉及油田的生產(chǎn)與運(yùn)輸?shù)榷囗?xiàng)工程，這些項(xiàng)目需要進(jìn)行歸檔的信息較多，并且該工程所涉及的人力也非常多，一些油田企業(yè)檔案管理崗位上缺乏相關(guān)的專業(yè)人才，導(dǎo)致該工作的效率不高。如今的檔案管理在朝著自動(dòng)化方向發(fā)展，所以工作人員必須掌握相關(guān)技能。相關(guān)企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)該崗位的人員展開培訓(xùn)，使他們熟悉工作流程，并且掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，提升他們的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。另外，企業(yè)應(yīng)該將對(duì)人員的培訓(xùn)納入工作人員的業(yè)務(wù)考核中，使得他們對(duì)培訓(xùn)重視起來，從而為該崗位培養(yǎng)更多的人才。

3 結(jié)束語

我國(guó)還需要不斷的對(duì)油田檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究，不斷的促進(jìn)油田檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程，確保其的高效性與便捷性，并且提升其的安全系數(shù)，完善權(quán)限體系，明確借閱標(biāo)準(zhǔn)，避免重要檔案資料發(fā)生泄漏。企業(yè)應(yīng)該對(duì)該方面的資源進(jìn)行共享，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，從而確保油田檔案數(shù)字化朝著正確的方向發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。