李樂佳

（乳山市考試培訓(xùn)中心，山東 乳山 264500）

海量的信息數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息承載力提出了更高的需求，作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)物，電子檔案的誕生很好的解決了信息存儲的需求。但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍有著其特色之處，對此，為求使檔案管理的作用充分發(fā)揮，探尋兩種管理方式的融合之路具有一定的現(xiàn)實(shí) 意義。

1 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的差異分析

1.1 基于存儲、管理環(huán)境而言

載體是紙質(zhì)檔案、電子檔案差異的最直接體現(xiàn)，一般而言，前者以紙張作為載體，對于場地及空間存在一定的要求。而后者則以數(shù)字存儲設(shè)備作為載體，盡管在空間上無過多要求，但由于計(jì)算機(jī)的電子元器件本身就過于敏感，因而，在場地方面的要求更為嚴(yán)格，如防塵、防磁場等要求。特別是在信息技術(shù)的不斷發(fā)展上，如果電子檔案存儲設(shè)備受到來自其他器械的干擾，那么所存儲的信息安全性也就難以確保，修復(fù)起來也是較為困難的。單由這一方面來看，紙質(zhì)檔案更加易于掌控。

1.2 基于信息查詢形式而言

當(dāng)我們存在信息檢索需求時(shí)，紙質(zhì)檔案采取的是人工檢索模式，效率低、耗時(shí)長。而電子檔案則“解放雙手”，以計(jì)算機(jī)設(shè)備作為支持，檢索形式也較為多元化，如可輸入時(shí)間、關(guān)鍵詞、作者等信息展開檢索，可劃定檢索單位，也可實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)檢索。由此方面進(jìn)行分析，二者的差異還是較為明顯的，現(xiàn)階段的檔案管理，采取二者相結(jié)合的方式較多，打造“線上+線下”的服務(wù)模式。

1.3 基于管理者自身能力而言

紙質(zhì)檔案管理流程簡單，標(biāo)準(zhǔn)較低，因而，勝任者也很多，在能力的要求上，僅需要掌握基本的檢索步序，做好場館清潔工作即可。但對于電子檔案管理而言，既需要滿足如上要求，也需要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，要求管理者能夠通過計(jì)算機(jī)等終端實(shí)現(xiàn)針對檔案的建立、檢索。

2 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的困境分析

2.1 缺乏完善的檔案管理制度

長期以來，紙張是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理制度也是基于紙質(zhì)形式而成功構(gòu)建的。信息技術(shù)的普及式發(fā)展至今不過一、二十年，在檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，信息管理制度的缺失，致使該過程的進(jìn)行阻礙重重。以往所使用的紙質(zhì)檔案管理制度和現(xiàn)階段的信息化管理矛盾較為突出，部分規(guī)章制度及內(nèi)容已難以適應(yīng)當(dāng)下管理需求?？偠灾?，假如缺乏與信息化檔案管理模式相適應(yīng)的管理體系，便會為紙質(zhì)檔案、電子檔案二者的融合帶來阻礙，加大檔案管理工作的復(fù)雜程度。

2.2 就二者的融合存在認(rèn)知偏差

就長期從事于檔案管理的工作人員而言，由于他們已經(jīng)熟練掌握了紙質(zhì)檔案管理的工作任務(wù)、步序，在實(shí)際的工作中得心應(yīng)手。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，由于對于新技術(shù)的接受能力較差，未充分的意識到電子檔案的優(yōu)勢，進(jìn)而喪失了學(xué)習(xí)的興趣。該問題是檔案管理工作人員中普遍所存在的問題，這使得許多單位的檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)難以高質(zhì)量展開，阻礙了紙質(zhì)檔案與電子檔案二者的融合。

2.3 從業(yè)者專業(yè)技能較差

上文中已提及紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理的差異，由于后者是基于信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展而來的，因而，不僅僅需要從業(yè)者具備紙質(zhì)檔案管理所要求的能力、知識，同時(shí)也要求他們掌握一定的信息化技能。而現(xiàn)實(shí)中，檔案管理者信息技術(shù)知識的欠缺、能力的不足，影響工作效率，此外，技術(shù)人員不能夠定期的針對檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，也難以確保檔案的安全性。

3 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合路徑分析

3.1 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

具體而言，各個(gè)單位應(yīng)當(dāng)基于自身實(shí)際，創(chuàng)設(shè)獨(dú)具特色的信息化檔案管理模式，在這一過程中，需要以才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在檔案管理信息化建設(shè)中,要以“雙軌制”作為基本原則，何謂雙軌制？我們可以簡單理解為紙質(zhì)檔案、信息化檔案的同步進(jìn)行，以前者為主體，而后者為副本。該原則下，一方面實(shí)現(xiàn)了兩種模式下的雙重備份，另一方面，可以在確保檔案安全的前提下，提升檔案檢索、查詢效率；實(shí)行檔案全周期管理。以往所采取的管理模式，將管理點(diǎn)放在檔案的存儲、使用階段，而全周期管理，顧名思義就是指將管理貫穿但檔案由產(chǎn)生，直至銷毀的全過程之中，基于不同的階段制定與之相對應(yīng)的管理目標(biāo)，遵循客觀規(guī)律，強(qiáng)化檔案管理的有效性。

3.2 強(qiáng)化兩種管理的共存性、互動(dòng)性

可以設(shè)想，在未來的某一段時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案會呈現(xiàn)出一種“共存”趨勢，在信息技術(shù)的支持下，二者的融合會愈加的深入。首先，共存性，顧名思義指的是二者一同存在，了舉個(gè)例子來看，我們可以將視頻、音頻等信息，存儲到互聯(lián)網(wǎng)空間，然后，再刻錄成光盤；第二，互動(dòng)性。兩種模式均存在各自的優(yōu)勢，具備查詢、檢索等功能。紙質(zhì)檔案的長足發(fā)展為電子檔案提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而后者則能夠?yàn)榍罢叩牟粩鄡?yōu)化、革新提供方向，強(qiáng)化二者的互動(dòng)性，是實(shí)現(xiàn)兩者良好融合的重要條件。

3.3 完善檔案管理制度

紙質(zhì)檔案、電子檔案二者的良好融合，恰當(dāng)合理的檔案管理制度不可或缺。對此，檔案管理者需要基于當(dāng)前的人員檔案管理模式，適當(dāng)?shù)囊胄畔⒒瘯r(shí)代下針對檔案工作的新要求，并構(gòu)建起相互補(bǔ)充、相互協(xié)調(diào)的管理機(jī)制，為信息化檔案管理工作的順利開展保駕護(hù)航。此外，還需要構(gòu)建并完善統(tǒng)籌管理模式，也就是說使二者進(jìn)行深度融合的同時(shí)也需要保留它們各自的特色，分別建立兩個(gè)相互聯(lián)系，卻又相互獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫管理。在此基礎(chǔ)上，管理者可以充分的借助兩種模式的優(yōu)勢，在收集、存儲或其他環(huán)節(jié)中構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)范化管理模式，確保紙質(zhì)檔案、電子檔案在使用及儲存中能夠依據(jù)具體實(shí)況進(jìn)行靈活切換，強(qiáng)化二者的深度融合。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前的檔案管理需要處理海量的信息數(shù)據(jù)，這對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息承載力提出了愈加的要求，作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)物，電子檔案的誕生很好的解決了信息存儲的需求。但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢仍不可取代，對此，為求使檔案管理的作用充分發(fā)揮，有必要就二者的融合之路進(jìn)行探究。