吳 蓉

（中國(guó)振華電子集團(tuán)有限公司，貴州 貴陽(yáng) 550018）

重大項(xiàng)目檔案即重大項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)過(guò)程中，以不同形式與載體，開(kāi)展的檔案管理工作，強(qiáng)化檔案收集工作，能夠有效確保檔案的完整性，對(duì)項(xiàng)目管理與維護(hù)具有積極的促進(jìn)作用。

1 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作的難點(diǎn)

為了強(qiáng)化檔案收集工作的順利開(kāi)展，國(guó)家先后出臺(tái)了一系列法律法規(guī)，有效促進(jìn)了工作的開(kāi)展，但在實(shí)際工作過(guò)程中，仍存在著一些難點(diǎn)，需引起人們高度重視，并認(rèn)真進(jìn)行研究。

1）檔案部門(mén)無(wú)法參與其中。檔案登記是由檔案部門(mén)參與到重大建設(shè)項(xiàng)目中，開(kāi)展檔案工作的重要前提。近年來(lái)，各級(jí)檔案部門(mén)通過(guò)印發(fā)通知的形式，開(kāi)展此項(xiàng)工作。但受到檔案部門(mén)對(duì)項(xiàng)目名單掌握不準(zhǔn)確的影響，大量通知不能準(zhǔn)確送達(dá)到相關(guān)單位。雖然部門(mén)登記表能夠送達(dá)，但建設(shè)單位缺乏認(rèn)知，使工作流于表面形式。檔案部門(mén)無(wú)法參與其中，加之相關(guān)單位缺乏對(duì)檔案工作的重視程度，使多數(shù)重大建設(shè)項(xiàng)目，雖然已建成多年，但仍沒(méi)有系統(tǒng)的竣工檔案。2）責(zé)任不明確，檔案歸檔不完善。由于建設(shè)單位缺乏認(rèn)知，導(dǎo)致多數(shù)單位既未成立檔案機(jī)構(gòu)，也未配備專人進(jìn)行檔案管理，同時(shí)也沒(méi)有對(duì)檔案收集與整理責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，導(dǎo)致重大項(xiàng)目竣工時(shí)，才被告知要開(kāi)展驗(yàn)收工作，倉(cāng)促安排人員開(kāi)展檔案工作，這些參與檔案工作的臨時(shí)指定人員，不僅沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，也不了解檔案收集與整理工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔不完善，無(wú)法真實(shí)反映出項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。3）檔案真實(shí)性無(wú)法得到保障。重大建設(shè)項(xiàng)目中，檔案的真實(shí)性與否是開(kāi)展檔案收集工作的基礎(chǔ)。由于項(xiàng)目開(kāi)工前，沒(méi)有對(duì)檔案質(zhì)量明確進(jìn)行要求，也未建立完善的控制方法，使大量檔案材料用紙不正規(guī)，沒(méi)有建立完善的手續(xù)，內(nèi)容記錄缺乏完整性，書(shū)寫(xiě)材料達(dá)不到相關(guān)要求，尤其是招投標(biāo)以及征用土地方面，書(shū)寫(xiě)材料質(zhì)量達(dá)不到規(guī)范要求，字跡出現(xiàn)褪色，有的已不能辨別，對(duì)檔案憑證作用的發(fā)揮造成嚴(yán)重影響。4）缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)收把關(guān)。在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)很少組織對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，通常是由建設(shè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收工作也就由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致驗(yàn)收缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集工作存在著一定的混亂性，同時(shí)缺乏嚴(yán)格的監(jiān)管。5）部分重大項(xiàng)目檔案出現(xiàn)流失。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是國(guó)家檔案的構(gòu)成部分，應(yīng)納入主管檔案機(jī)構(gòu)或者檔案館接收。但結(jié)合當(dāng)前實(shí)際分析，除了部分城市規(guī)劃內(nèi)重大項(xiàng)目由專門(mén)機(jī)構(gòu)管理以外，其他重大建設(shè)項(xiàng)目檔案未明確進(jìn)行規(guī)定，導(dǎo)致檔案仍由使用單位或者建設(shè)單位進(jìn)行保存。加之缺乏重視程度，檔案管理不健全，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)霉變，字跡較嚴(yán)重的褪色現(xiàn)象，加之檔案人員流動(dòng)比較頻繁，檔案出現(xiàn)損毀以及丟失現(xiàn)象較嚴(yán)重。

2 強(qiáng)化重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的有效策略

修訂檔案政策性文件，將檔案登記管理工作納入審批程序，對(duì)檔案驗(yàn)收主體進(jìn)行明確，科學(xué)建立檔案歸屬以及流向，促進(jìn)檔案與重大項(xiàng)目建設(shè)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

1）優(yōu)化檔案工作方式，把登記工作納入審批程序。對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)將其納入審批程序，建設(shè)單位在履行審批手續(xù)的時(shí)候，同時(shí)履行檔案登記手續(xù)，不僅提升檔案工作效率，還為檔案部門(mén)介入檔案工作提供有利條件，保證檔案部門(mén)由項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，對(duì)項(xiàng)目日程進(jìn)行監(jiān)督，建立完善的檔案管理機(jī)制，落實(shí)歸檔責(zé)任，為檔案工作的順利開(kāi)展打好基礎(chǔ)。2）完善檔案工作機(jī)制，促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展。重大建設(shè)項(xiàng)目單位結(jié)合規(guī)范，對(duì)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，同時(shí)建立檔案管理機(jī)制，配備專業(yè)人員開(kāi)展檔案工作，建立以管理機(jī)構(gòu)為中心，建設(shè)單位中的每一個(gè)部門(mén)以及參建單位為基礎(chǔ)的管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作的開(kāi)展提供隊(duì)伍保障。此外，還要建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確工作人員職責(zé)，落實(shí)檔案工作責(zé)任，使檔案工作形成完善的質(zhì)量體系，在對(duì)進(jìn)度進(jìn)行檢查的基礎(chǔ)上，建立完善的檔案收集與歸檔工作，促進(jìn)檔案工作與重大建設(shè)項(xiàng)目工作同時(shí)推進(jìn)。3）保障檔案的真實(shí)性。通過(guò)合同的約束作用，優(yōu)化檔案收集歸檔控制工作。建設(shè)單位在開(kāi)展工作過(guò)程中，與參建單位簽訂合同時(shí)，還要設(shè)置專門(mén)條款，明確相關(guān)單位提交檔案的內(nèi)容。監(jiān)理單位對(duì)檔案完整性以及準(zhǔn)確性的條款進(jìn)行明確，同時(shí)對(duì)審查責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，提升檔案質(zhì)量。此外，監(jiān)理人員還要根據(jù)合同具體要求，對(duì)檔案質(zhì)量嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)不真實(shí)的情況，就要及時(shí)返回相關(guān)單位進(jìn)行修訂，確保檔案工作能夠反映出項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)內(nèi)容。4）將檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作貫穿于整個(gè)工程中。在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作開(kāi)展過(guò)程中，要堅(jiān)持事前、事中以及事后管理原則，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)力度，促進(jìn)檔案工作以及項(xiàng)目建設(shè)工作的同步開(kāi)展。第一，事前介入指的是檔案部門(mén)圍繞立項(xiàng)審批階段，對(duì)檔案進(jìn)行登記，同時(shí)對(duì)檔案工作要求進(jìn)行明確，提升建設(shè)單位檔案意識(shí)，使其將檔案工作納入日常工作日程；事中控制，即在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，檔案部門(mén)結(jié)合檔案實(shí)際，深入到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，同時(shí)對(duì)檔案收集以及形成質(zhì)量進(jìn)行指導(dǎo)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化；事后控制即檔案部門(mén)以及項(xiàng)目建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)結(jié)合檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保檔案系統(tǒng)的完整性，真實(shí)反映出重大建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況。5）嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收工作。檔案部門(mén)以及重大項(xiàng)目建設(shè)主管檔案部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，強(qiáng)化檔案部門(mén)檔案事務(wù)能力。凡是政府組織驗(yàn)收的重大建設(shè)項(xiàng)目，都要由同級(jí)檔案部門(mén)以及建設(shè)主管部門(mén)共同進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于政府投資主管部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收以外的項(xiàng)目時(shí)，則由同級(jí)部門(mén)同意以后，再對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)將結(jié)果對(duì)同級(jí)部門(mén)進(jìn)行備案，為了解重大項(xiàng)目檔案工作，掌握檔案流向以及整合檔案資源提供良好條件。6）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸屬以及流向科學(xué)進(jìn)行界定。在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作中，堅(jiān)持誰(shuí)主管誰(shuí)進(jìn)行接收的原則，科學(xué)合理地對(duì)檔案流向進(jìn)行界定。城市規(guī)范區(qū)以內(nèi)的項(xiàng)目，除了向生產(chǎn)單位提交檔案以外，還要結(jié)合相關(guān)規(guī)定，向城建檔案館提交檔案。對(duì)于規(guī)范區(qū)以外的項(xiàng)目，則由建設(shè)單位直接向建設(shè)主管檔案機(jī)構(gòu)提交檔案。這樣不僅能夠滿足項(xiàng)目單位對(duì)于檔案的實(shí)際需求，還能夠確保規(guī)劃區(qū)以外的項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與安全性。7）提升檔案開(kāi)發(fā)與利用工作。檔案工作人員要完善檔案保管工作，強(qiáng)化對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，在日常工作過(guò)程中，增強(qiáng)與現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員的溝通，使其了解檔案資料在項(xiàng)目建設(shè)中的重要作用，從而更好地對(duì)檔案進(jìn)行利用，發(fā)揮出檔案實(shí)際作用；此外，還要科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范。作為檔案工作人員，保持負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，將檔案進(jìn)行分類整理，方便后期使用，在歸檔過(guò)程中，要對(duì)每一項(xiàng)檔案詳細(xì)進(jìn)行檢查，看是否存在遺漏，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊，并根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)用途與功能，對(duì)檔案進(jìn)行分類，確保檔案的規(guī)范化。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，在工作開(kāi)展過(guò)程中，針對(duì)存在的問(wèn)題，檔案人員要明確工作流程，對(duì)檔案收集工作管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，制定完善的方法，為檔案驗(yàn)收工作提供可靠保障。