王 瑜

（承德市口腔醫(yī)院，河北 承德 067000）

檔案是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的重要資料，包括文件、圖片、視頻、音頻等，以這些資料為依據(jù)，可以更好地規(guī)范事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)行為，推動(dòng)事業(yè)單位更好發(fā)展。然而就目前來(lái)看，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作還不夠重視，檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)模式下，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，以至于檔案的利用率不高。檔案管理是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效、協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保障，面對(duì)日益嚴(yán)峻的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變觀念，重視起檔案管理工作，加大檔案管理的創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）檔案管理意識(shí)淡薄?，F(xiàn)階段來(lái)看，許多事業(yè)單位卻在思想層面上都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不管是領(lǐng)導(dǎo)層，還是管理層，都沒(méi)有準(zhǔn)確估量檔案管理工作所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，這也造成事業(yè)單位許多檔案信息收集不及時(shí)、不全面，檔案得不到高效利用，從而嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的 發(fā)展。

2）檔案管理手段落后。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下，檔案信息的收集、存儲(chǔ)、調(diào)用依然是靠人工方式，這種方式不僅效率低，而且很容易造成檔案信息的失真。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，這種紙質(zhì)檔案多次使用后容易出現(xiàn)損毀情況，進(jìn)而影響到檔案價(jià)值。另外，我國(guó)大部分事業(yè)單位中的檔案管理設(shè)施建設(shè)都存在差異，軟硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)不一，沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加上我國(guó)事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資料的不斷增加，這種傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位檔案管理工作需求，迫切需要?jiǎng)?chuàng)新。

3）檔案管理機(jī)制不完善。管理制度是檔案管理工作開(kāi)展的依據(jù)和保障，管理制度完善與否直接影響到了檔案管理工作實(shí)效。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理制度存在許多問(wèn)題，檔案管理工作中的權(quán)責(zé)關(guān)系沒(méi)有明確，檔案工作中缺少有效的監(jiān)督機(jī)制，從而使得檔案管理工作比較混亂。另外，我國(guó)大部分事業(yè)單位中存留朝令夕改問(wèn)題，使得檔案管理人員整理檔案時(shí)無(wú)從下手。

4）專業(yè)的檔案管理人才不足。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，對(duì)檔案管理人員的能力素養(yǎng)有著一定的要求。但是就目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理人員大多不夠?qū)I(yè)，多為兼職人員。在實(shí)際工作中，檔案管理人員無(wú)法嚴(yán)格按照相關(guān)要求來(lái)辦事，無(wú)法從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理過(guò)程中獲得有效信息。另外，事業(yè)單位檔案管理人員工作不夠主動(dòng)，缺乏“工匠”精神，總是抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，不注重檔案的真實(shí)性、完整性，從而影響到檔案管理質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

1）提高檔案管理意識(shí)。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)記錄，檔案管理水平直接影響到了事業(yè)單位的生存發(fā)展，因此，事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作[1]。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，加大檔案管理工作的宣傳，提高各部門管理者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使他們積極配合檔案管理工作；其次，明確檔案管理工作的地位，將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，與事業(yè)單位的發(fā)展結(jié)合起來(lái)，全面抓好檔案管理工作[2]。

2）檔案管理方式的創(chuàng)新?，F(xiàn)行社會(huì)形勢(shì)下，事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案信息數(shù)量也不斷增加，這也決定了傳統(tǒng)的檔案管理方式不適用。信息時(shí)代里，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)為事業(yè)單位檔案管理工作的高效開(kāi)展提供了保障。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可以將事業(yè)單位各部門有效聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的共享，從而提高檔案管理效率。鑒于此，事業(yè)單位要加大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，以信息技術(shù)推進(jìn)檔案工作的有效開(kāi)展[3]。如，事業(yè)單位可以利用專門的檔案管理軟件，構(gòu)建相應(yīng)的檔案目錄，對(duì)檔案目錄和目錄下的相關(guān)信息進(jìn)行歸類，然后輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，用軟件對(duì)錄入的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，事業(yè)單位還可以建立現(xiàn)代化的檢索窗口，檔案使用者只需要輸入關(guān)鍵詞或相關(guān)名稱，就可以快速找到檔案所在位置及簡(jiǎn)要概括，進(jìn)而提高檔案的利用率。

3）完善檔案管理制度。事業(yè)單位只有建立起完善的檔案管理制度，才能更好地約束和規(guī)范檔案管理工作行為，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。首先，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，設(shè)置科學(xué)的檔案管理機(jī)制，從制度層面對(duì)檔案的收集、存儲(chǔ)、調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)作出全面的規(guī)定，確保檔案工作有序、高效進(jìn)行；其次，建立審查機(jī)制，對(duì)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料要反復(fù)核對(duì)，確認(rèn)檔案信息真實(shí)、完整后再歸檔；再者，落實(shí)責(zé)任制，將檔案管理工作相關(guān)職責(zé)落實(shí)到具體部門、具體人身上，從而更好地規(guī)范檔案管理工作[4]。另外，事業(yè)單位要建立有效的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)各種激勵(lì)手段來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使其主動(dòng)投入到檔案管理工作中去，從而提高檔案管理實(shí)效。

4）強(qiáng)化專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其業(yè)務(wù)能力直接影響到了檔案管理水平。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，對(duì)待引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，在引進(jìn)人才時(shí)，要注重人才的考核，包括人才的專業(yè)知識(shí)、管理能力以及檔案管理技術(shù)實(shí)力等，確保引進(jìn)的人才能夠滿足事業(yè)單位檔案管理工作需要；其次，定期對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，向檔案管理人員傳輸新知識(shí)、新技術(shù)，確保檔案管理人員能夠跟上時(shí)代步伐[5]。另外，為了留住人才，事業(yè)單位需要設(shè)置完善的福利制度，提供具有吸引力的福利政策。

5）加強(qiáng)檔案信息安全管理。檔案的價(jià)值是建立在檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上的，因此，事業(yè)單位要高度注重檔案信息安全管理，確保檔案信息不被惡意篡改或竊取。首先，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時(shí)，要加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案信息安全、可靠；其次，注重檔案信息的檢查，確保檔案信息真實(shí)、完整[6]。另外，事業(yè)單位要注重檔案工作環(huán)境的管理，確保檔案工作環(huán)境穩(wěn)定。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位檔案管理工作至關(guān)重要，做好檔案管理工作，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用，更好地服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展。新形勢(shì)，事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了變化，這種變化要求事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理方法，不斷完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，從而提高檔案管理實(shí)效，促進(jìn)檔案作用的高效發(fā)揮。