◎何云媛

現(xiàn)如今信息技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)都朝著信息化的方向前進，當然城市規(guī)劃檔案管理也不除外，實現(xiàn)了對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，有助于更好地推動城市發(fā)展，提高城市規(guī)劃工作水平。為了能夠進一步加快城市規(guī)劃管理檔案的前進步伐，提高其工作質(zhì)量。本文從城市規(guī)劃管理檔案的特點及現(xiàn)狀出發(fā)，對其數(shù)字化建設(shè)展開分析。

一、城市規(guī)劃管理檔案的特點

根據(jù)時間可以將城市規(guī)劃管理方案劃分為前期及后期兩個時間段的管理檔案資料。前期資料涵蓋內(nèi)容較多，主要涵蓋了建設(shè)單位建房申請書、個人建房申請書、基礎(chǔ)建設(shè)計劃批準相關(guān)文件、建設(shè)規(guī)劃申請表、踏勘報告表、土地征用批準書，多為工程建設(shè)相關(guān)的穩(wěn)健材料。這些文件完整是保證工程合法性的重要依據(jù)。上述材料中，工程建設(shè)圖、土地協(xié)議書、建房申請書以及建設(shè)用地審批表等均為核心組成部分，后續(xù)進行查考工作也需要上述材料完成。規(guī)劃檔案管理同工程竣工檔案有著明顯的不同。工程竣工檔案的重點在于工程情況的體現(xiàn)，其內(nèi)容主要包括工程記錄、材料記錄及報告、工程質(zhì)量驗收材料等，體現(xiàn)工程技術(shù)水平。但是規(guī)劃管理檔案主要記錄個人在建設(shè)工程的過程中辦理的相關(guān)手續(xù)及前期準備工作，主要體現(xiàn)在工程的合法性及政策性方面。某種程度來說，相較于工程竣工檔案，城市規(guī)劃管理檔案更加重要。

二、城市規(guī)劃管理檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

數(shù)字化信息檔案主要指對一些紙質(zhì)的檔案資料使用信息技術(shù)完成收集、篩選和加工，從形式上改變，從紙質(zhì)材料成為文獻信息，被人們應(yīng)用。通過對各種信息技術(shù)的利用實現(xiàn)檔案單位資源的數(shù)字化，進而能夠使檔案信息的價值得以發(fā)揮和實現(xiàn)。同時信息技術(shù)的出現(xiàn)為檔案工作帶來了諸多便利，提高了其效率但是同時也伴隨著巨大的挑戰(zhàn)，信息時代檔案工作的模式需要對傳統(tǒng)模式進行革新。加快城市規(guī)劃檔案管理數(shù)字化建設(shè)有助于提高工作效率，解決廣大群眾所關(guān)心的問題，如小區(qū)環(huán)境建設(shè)、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證等等，使城市建設(shè)檔案單位成為高效、便利的服務(wù)部門。

三、城市規(guī)劃檔案管理現(xiàn)狀

目錄管理是當下城市規(guī)劃檔案管理的主要方式，根據(jù)其形式的差異性可將其劃分為簿式目錄和目錄管理軟件兩種。前者也被稱為卡片式目錄，多用于手工檢索，但是便利度較差，效率不佳，并且工作人員的工作量較大，費時費力。在查目錄的全程都需要保持精神高度集中，否則可能稍微走神，尋找的東西便溜走了。后者是一項發(fā)展較快的信息技術(shù)，使用該方法能夠有效整理和檢索存儲于數(shù)據(jù)庫中的目錄信息，具有極高的工作效率。通過這一方法，只需要搜索關(guān)鍵詞便能夠在短時間內(nèi)獲得查找的信息，方便快捷。

四、城市規(guī)劃管理檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

1.檔案數(shù)字化。

傳統(tǒng)模式紙張為檔案的主要形式，為人們提供了諸多便利，因此當務(wù)之急便是對其進行數(shù)字化改革。鍵盤錄入屬于一種數(shù)字化的形式，但是存在一定的局限性，例如錄入速度較慢，準確性不佳，無法有效保留檔案信息中的圖表、手印等。為了能夠有效提高效率，需要使用掃描儀。主要原理為：保留相應(yīng)的空間間隔，將紙張分散為點陣，使用數(shù)字描述每一個點，由數(shù)字組合形成圖像文件，將其存于計算機硬盤或者光盤中。例如城市規(guī)劃管理檔案中的建房申請書、土地協(xié)議書等均可以使用該方法儲存于硬盤中。

2.圖像壓縮法。

通過鍵盤敲打出的文字，均為計算機的標準內(nèi)碼，所占用的空間非常少。例如，一般情況下一張軟盤所能夠儲存的漢字量約為50 萬字，1G 的硬盤所能儲存的漢字量為5 億字，如果假設(shè)每頁有1000 字，那么軟盤則能夠儲存500 頁，硬盤則能夠儲存50 萬頁。相較于文字，圖片在軟盤及硬盤中所占據(jù)的存儲空間較大，假設(shè)使用150DPI 黑白方式對一頁A4 大小的檔案紙進行掃描，所形成的文件約為300K 左右，在軟盤中均可以存儲幾頁，而大小為1GB的硬盤僅可以存儲4000 頁左右。因此可以使用圖像壓縮法將一些冗雜無用的信息消除，這樣便能夠大大節(jié)省空間，通過壓縮后300K 的圖片會縮至25K 左右，那么這樣來看，1GB 的硬盤大約能夠村村4 萬頁，能夠滿足檔案管理工作的需要。

3.圖像管理。

通常情況下，可以將圖像的存儲方法分為下述兩種：一種指的是將圖像壓縮為文件，但是需要為其一一起名，在使用的過程中需要通過文件名進行詳細查找，具有一定的復雜性和繁瑣性，并且由于所有圖像以文件的形式存儲，導致硬盤中出現(xiàn)大量的碎片，存儲效率較差，查找不便。其第二種方法便是建立專門的圖像庫，在圖像存儲于圖像庫中，通過圖像指針鏈接目錄與圖像，這樣大大提高了效率，省去了編輯名字等無用環(huán)節(jié)。

4.圖像信息局部消藍。

局部消藍指的使一些時間較久，字跡不清的檔案得以恢復，一些年代久遠的檔案可能會出現(xiàn)字跡模糊現(xiàn)象，通常需要調(diào)整亮度，將檔案中的大部分文字掃描出來，但部分地方仍然很淺無法有效識別，這邊需要與不同情況結(jié)合，對完成掃描的圖像設(shè)置不同的亮度及比較值，之后進行轉(zhuǎn)化，再儲存。該方法能夠?qū)⒛：牡胤角逦仫@示出來，對于恢復年代久遠的檔案具有重要作用。

5.檔案數(shù)據(jù)庫管理。

實際應(yīng)用的過程中，數(shù)據(jù)庫是關(guān)鍵組成部分，其結(jié)構(gòu)較為交單，但是卻能夠記錄非常大的數(shù)量。數(shù)字庫的元素為數(shù)字與文字，不包含圖像，將指針字段設(shè)置在數(shù)據(jù)庫中便能夠有效聯(lián)系文字和圖像，這一聯(lián)系較為復雜。例如通常一份檔案頁數(shù)為幾十頁，而在數(shù)據(jù)庫僅有一條記錄，這一條記錄便對應(yīng)諸多圖片和數(shù)十頁文字。實現(xiàn)這些功能都需要對數(shù)據(jù)庫的合理利用。

6.數(shù)字化檔案安保體系建設(shè)。

為了保證數(shù)據(jù)庫的安全性，需要強化對電子文件的監(jiān)管工作，確保文件的真實性和有效性。因此數(shù)據(jù)庫中的局域網(wǎng)需要完全隔離外網(wǎng)，尤其是在身份認證及密鑰管理方面，勢必做到滴水不漏，進而保證網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?。同時要深化信息安全意識，以防出現(xiàn)泄密等不良情況。一些沒有公開的檔案信息禁止錄入外網(wǎng)，優(yōu)化防火墻、備份等防護措施，保證信息及系統(tǒng)的安全。

五、結(jié)語

總而言之，數(shù)字化建設(shè)時城市規(guī)劃檔案管理工作前進的方向，合理應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段及管理方式能夠保證信息的高效、安全，并且滿足檔案管理工作的需求，為城市發(fā)展規(guī)劃提供更為優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。